BAB V PENGUMPULAN DATA
5.1. Proses Aktual
Sesuai dengan kegiatan utamanya, divisi Sales dan Marketing pada PT Abdi Wibawa Press adalah melakukan proses penjualan baik penjualan surat
kabar dan penjualan iklan. Bagian Sales dan Marketing mempunyai tanggung jawab penuh dalam melakukan penjualan surat kabar dan pemenuhan kuota
penjualan iklan.
5.1.1. Proses Penjualan Surat Kabar
Dalam proses penjualan surat kabar, customer dapat berupa perorangan ataupun pedagang surat kabar. Proses penjualan surat kabar juga melibatkan
beberapa divisi, yakni divisi keuangan dan divisi distribusi. Sistem penjualan surat kabar aktual dapat dilihat pada tabel 5.1. Diagram proses penjualan surat kabar
dapat dilihat pada gambar 5.1.
Universitas Sumatera Utara
Tabel 5.1. Sistem Penjualan Surat Kabar Aktual Divisi
Input Proses
Output
Pelanggan Formulir berlangganan
Pengisian formulir berlangganan Formulir berlangganan
yang telah terisi data customer
Staff Sales dan Marketing Formulir berlangganan dari
customer Penyerahan formulir berlangganan
kepada administrasi sales dan marketing
Formulir berlangganan pada administrasi sales dan
marketing
Administrasi Sales dan Marketing
Data pelanggan pada formulir berlangganan
Pengecekan pelanggan baru Pelanggan yang telah
terdaftar atau belum Administrasi Sales dan
Marketing Data pelanggan pada
formulir berlangganan Pengisian data pelanggan
Data pelanggan pada file pelanggan dan laporan
penjualan
Administrasi Sales dan Marketing
Laporan penjualan pada administrasi sales dan
marketing Penyerahan laporan penjualan
kepada kepala sales dan marketing Laporan penjualan pada
kepala sales dan marketing Kepala Sales dan
Marketing Laporan penjualan pada
kepala sales dan marketing Penyerahan laporan penjualan
kepada kepala keuangan Laporan penjualan pada
kepala keuangan Kepala Keuangan
Laporan penjualan pada kepala keuangan
Penyerahan laporan penjualan kepada kepala pembukuan
Laporan penjualan pada kepala pembukuan
Kepala Pembukuan Laporan penjualan pada
kepala pembukuan Pengecekan tunggakan tagihan
Pelanggan memiliki tagihan tertunda atau tidak
Kepala Pembukuan Data tagihan pelanggan
Pencetakan kwitansi tagihan Kwitansi tagihan
pelanggan
Kepala Pembukuan Kwitansi tagihan
pelanggan pada kepala pembukuan
Kwitansi diserahkan kepada pelanggan
Kwitansi tagihan pelanggan pada pelanggan
Universitas Sumatera Utara
Tabel 5.1. Sistem Penjualan Surat Kabar Aktual Lanjutan Divisi
Input Proses
Output
Pelanggan Kwitansi tagihan
pelanggan pada pelanggan Pelanggan menyetujui tagihan
Persetujuan kwitansi tagihan
Pelanggan Persetujuan kwitansi
tagihan Pelanggan membayar tagihan di
kasir Kwitansi tagihan yang
telah dibayar Kasir
Kwitansi tagihan yang telah dibayar
Kasir mencetak bukti pembayaran Bukti pembayaran tagihan
Kasir Laporan penjualan pada
kasir Penyerahan laporan penjualan
kepada kepala pembukuan Laporan penjualan pada
kepala pembukuan Kepala Pembukuan
Laporan penjualan pada kepala pembukuan
Penyerahan laporan penjualan kepada kepala keuangan
Laporan penjualan pada kepala keuangan
Kepala Keuangan Laporan penjualan pada
kepala keuangan Penyerahan laporan penjualan
kepada kepala sirkulasi Laporan penjualan pada
kepala sirkulasi Kepala Sirkulasi
Laporan penjualan pada kepala sirkulasi
Penyerahan laporan penjualan kepada administrasi sirkulasi
Laporan penjualan pada administrasi sirkulasi
Administrasi Sirkulasi Laporan penjualan pada
administrasi sirkulasi Input data pengiriman
Data pelanggan laporan data pengiriman
Administrasi Sirkulasi Laporan penjualan pada
administrasi sirkulasi Penyerahan laporan penjualan
kepada staff distribusi Laporan penjualan pada
staff distribusi Staff Sirkulasi
Laporan penjualan pada staff distribusi
Pengiriman surat kabar Laporan pengiriman surat
kabar
Universitas Sumatera Utara
Gambar 5.1. Diagram Proses Penjualan Surat Kabar Aktual
Universitas Sumatera Utara
Keterangan proses penjualan surat kabar pada gambar 5.1. 1. Customer melakukan permintaan berlangganan surat kabar Xun Bao kepada
staff sales dan marketing dengan melampirkan data berlangganan. Customer yang dimaksud dapat berupa perorangan yang berlangganan setiap bulan atau
pengusaha penjualan surat kabar yang akan menjual baik secara grosir ataupun eceran.
2. Staff sales dan marketing menyerahkan laporan permintaan berlangganan kepada administrasi sales dan marketing untuk dilakukan proses pemasukan
data customer. 3. Administrasi sales dan marketing akan melakukan proses pengecekan
terhadap data customer. Jika customer baru maka akan dilakukan proses pemasukan data customer, namun jika data customer telah ada maka data
tidak akan dimasukkan lagi. 4. Administrasi sales dan marketing melakukan penyerahan laporan penjualan
kepada kepala sales dan marketing. 5. Kepala sales dan marketing menyerahkan laporan penjualan kepada kepala
keuangan. 6. Laporan penjualan kemudian diserahkan kepada kepala pembukuan oleh
kepala keuangan untuk diproses. 7. Staff pembukuan kemudian akan melakukan pemeriksaan terhadap laporan
penjualan. Jika customer adalah customer lama maka akan diperiksa apakah masih ada kwitansi yang belum dibayar. Jika masih ada kwitansi yang belum
lunas, maka akan dicetak kwitansi tagihan tertunda dan kwitansi berlangganan
Universitas Sumatera Utara
baru. Jika tidak ada kwitansi yang belum lunas, maka akan dicetak kwitansi berlangganan baru. Jika customer adalah customer baru maka akan dicetak
kwitansi berlangganan baru. 8. Kwitansi diserahkan kepada customer.
9. Kwitansi diterima oleh customer. Jika pelanggan menyetujui kwitansi tagihan berlangganan, maka pelanggan melakukan proses pembayaran kepada kasir.
10. Setelah melakukan proses pembayaran, kasir akan mencetak bukti pembayaran.
11. Kasir menyerahkan laporan penjualan kepada kepala pembukuan. 12. Kepala pembukuan menyerahkan laporan penjualan kepada kepala keuangan.
13. Kepala keuangan menyerahkan laporan penjualan kepada kepala sirkulasi. 14. Kepala sirkulasi menyerahkan laporan penjualan kepada administrasi sirkulasi
15. Administrasi sirkulasi melakukan proses pemasukan data pengiriman. 16. Administrasi sirkulasi menyerahkan laporan penjualan kepada staff distribusi.
17. Staff distribusi melakukan mengirim surat kabar dan membuat laporan pengiriman surat kabar.
Proses penjualan surat kabar dengan komposisi sumber daya pada masing- masing proses dan waktu rata-rata pelayanan dapat dilihat pada tabel 5.2.
Tabel 5.2. Proses Penjualan Surat Kabar Aktual
No. Kegiatan
Waktu menit
SDM Jumlah
Jabatan
1 Permintaan berlangganan surat kabar
3.43 Customer
2 Penyerahan laporan kepada administrasi
sales dan marketing 1.56
1 Staff sales dan
marketing
Universitas Sumatera Utara
Tabel 5.2. Proses Penjualan Surat Kabar Aktual Lanjutan
No. Kegiatan
Waktu menit
SDM Jumlah
Jabatan
3 Pengecekan data customer
3.54 1
Administrasi sales dan marketing
4 Pemasukan data customer
2.37 1
Administrasi sales dan marketing
5 Penyerahan laporan penjualan kepada
kepala sales dan marketing 1.54
1 Administrasi sales
dan marketing 6
Penyerahan laporan penjualan kepada kepala keuangan
1.37 1
Kepala sales dan marketing
7 Penyerahan laporan penjualan kepada
kepala pembukuan 1.48
1 Kepala keuangan
8 Pengecekan data keuangan customer
3.63 1
Kepala pembukuan 9
Pencetakan kwitansi tagihan tertunda dan berlangganan baru
1.98 1
Kepala pembukuan 10
Pencetakan kwitansi tagihan berlangganan baru
1.66 1
Kepala pembukuan 11
Penyerahan kwitansi penagihan kepada customer
1.41 1
Staff sales dan marketing
12 Customer memeriksa tagihan
2.51 Customer
13 Pembayar tagihan kepada kasir
3.30 Customer
14 Mencetak bukti pembayaran
1.48 1
Kasir 15
Penyerahan laporan penjualan kepada kepala pembukuan
1.79 1
Kasir 16
Penyerahan laporan penjualan kepada kepala keuangan
1.38 1
Kepala pembukuan 17
Penyerahan laporan penjualan kepada kepala sirkulasi
1.34 1
Kepala keuangan 18
Penyerahan laporan penjualan kepada administrasi sirkulasi
1.34 1
Kepala sirkulasi 19
Pemasukan data pengiriman customer 3.51
1 Administrasi sirkulasi
20 Penyerahan laporan penjualan kepada
staff distribusi 1.55
1 Administrasi sirkulasi
21 Laporan pengiriman surat kabar
3.52 1
Staff Distribusi
Universitas Sumatera Utara
5.1.2. Proses Pemasangan Iklan