Persiapan Mempelajari dan Menganalisi Proses yang Ada

5. Perbaikan berkelanjutan Hasil yang dicapai berupa Continually Improved Performance. Aktivitas kunci berupa pengukuran dan refleksi kritis terus-menerus oleh unit operasi.

6.2. Output Pelaksanaan Business Process Reengineering

Setiap hasil yang diperoleh dalam melakukan tahap rekayasa ulang proses bisnis akan dijabarkan sebagai berikut.

6.2.1. Persiapan

Reengineering Output dari persiapan reengineering berupa Project Framework Statement yang dapat dilihat pada tabel 6.1. Tabel 6.1. Project Framework Statement Hal Keterangan Sejarah bisnis dalam konteks reengineering Sejarah bisnis awal setelah dilakukan observasi yang mendetail menunjukkan tidak adanya pertumbuhan yang berarti, bahkan menunjukkan kestatisan yang diakibatkan rangkaian aktivitas yang panjang dan waktu pelayanan yang lama. Tujuan bisnis yang memacu reengineering Keinginan perusahaan untuk dapat menyederhanakan proses dan meningkatkan penjualan yang memacu pelaksanaan reengineering. Batasan dan ruang lingkup Yang menjadi batasan dan ruang lingkup dalam melakukan proses reengineering hanya pada aliran proses divisi Sales dan Marketing. Hal-hal yang mendukung keberhasilan reengineering Ketersediaan modal dan dukungan yang tepat dari SDM. Hambatan yang ada Kinerja SDM yang kurang kompeten. Universitas Sumatera Utara Tabel 6.1. Project Framework Statement Lanjutan Hal Keterangan Rekomendasi Setelah proses reengineering selesai dilakukan, perlu dilakukan pelatihan yang intensif pada tiap SDM yang terlibat.

6.2.2. Mempelajari dan Menganalisi Proses yang Ada

Analisis permasalahan yang terjadi pada proses bisnis yang sedang berjalan dengan menggunakan cause and effect diagram. Dengan menggunakan cause and effect diagram, dapat diketahui faktor-faktor yang menyebabkan kurang efektif dan efisiennya proses bisnis yang sedang berjalan. Hasil analisis dengan menggunakan cause and effect diagram dapat dilihat pada gambar 6.1 Proses bisnis kurang efektif dan efisien Manusia Karyawan yang bekerja secara manual Waktu Waktu proses yang panjang Proses Proses yang terlalu panjang Teknologi Teknologi yang tidak dimafaatkan dengan baik Adanya proses yang dapat dihilangkan Karyawan yang kurang efektif dalam bekerja Teknologi yang masih semi manual Adanya kegiatan yang dapat dikerjakan dalam waktu yang lebih singkat Gambar 6.1. Cause and Effect Diagram Proses Bisnis Aktual Universitas Sumatera Utara Penyebab proses bisnis yang kurang efektif dan efisien adalah faktor manusia, proses, waktu, dan teknologi. Dari faktor manusia, penyebabnya adalah karyawan yang kurang efektif saat bekerja dan karyawan yang masih bekerja secara manual. Dari faktor proses, penyebabnya adalah proses yang terlalu panjang dan adanya proses yang dapat dihilangkan. Dari faktor waktu, penyebabnya adalah waktu pelayanan yang panjang dan adanya kegiatan yang dapat dikerjakan dengan waktu yang lebih singkat. Dan dari faktor teknologi, penyebabnya adalah teknologi yang tidak dimanfaatkan dengan baik dan teknologi yang masih semi manual. Kemudian dilakukan analisis aktivitas proses untuk mengetahui aktivitas yang tidak memiliki nilai tambah. Sehingga penyederhanaan proses bisnis dapat dilakukan dengan menghilangkan kegiatan yang tidak memiliki nilai tambah. Adapun kegiatan-kegiatan yang untuk berlangganan surat kabar adalah sebagai berikut: 1. Permintaan berlangganan surat kabar 2. Penyerahan laporan kepada administrasi sales dan marketing 3. Pengecekan data customer 4. Pemasukan data customer 5. Penyerahan laporan penjualan kepada kepala sales dan marketing 6. Penyerahan laporan penjualan kepada kepala keuangan 7. Penyerahan laporan penjualan kepada kepala pembukuan 8. Pengecekan data keuangan customer 9. Pencetakan kwitansi tagihan tertunda dan berlangganan baru Universitas Sumatera Utara 10. Pencetakan kwitansi tagihan berlangganan baru 11. Penyerahan kwitansi penagihan kepada customer 12. Customer memeriksa tagihan 13. Pembayar tagihan kepada kasir 14. Mencetak bukti pembayaran 15. Penyerahan laporan penjualan kepada kepala pembukuan 16. Penyerahan laporan penjualan kepada kepala keuangan 17. Penyerahan laporan penjualan kepada kepala sirkulasi 18. Penyerahan laporan penjualan kepada administrasi sirkulasi 19. Pemasukan data pengiriman customer 20. Penyerahan laporan penjualan kepada staff distribusi 21. Laporan pengiriman surat kabar Dari rangkaian aktivitas penjualan surat kabar di atas, terdapat empat buah aktivitas yang tidak memiliki nilai tambah dikarenakan berupa laporan yang dapat dilakukan sekaligus tanpa dilakukan terpisah dan melalui perantara serta pemasukan data pengiriman yang tidak perlu dilakukan secara berulang. Rangkaian aktivitas yang dihilangkan adalah kegiatan penyerahan laporan penjualan kepada kepala keuangan, penyerahan laporan penjualan kepada kepala pembukuan, penyerahan laporan penjualan kepada kepala sirkulasi, dan pemasukan data pengiriman customer. Sedangkan kegiatan-kegiatan yang untuk pemasangan iklan adalah sebagai berikut: Universitas Sumatera Utara 1. Permintaan pemasangan iklan 2. Penyerahan laporan pemasangan iklan kepada administrasi sales dan marketing 3. Pengecekan data customer 4. Pemasukan data customer 5. Pengecekan desain iklan 6. Pemberian formulir data iklan kepada customer 7. Customer melakukan pengisian formulir data iklan 8. Menyerahkan form iklan kepada staff sales dan marketing 9. Penyerahan laporan data iklan kepada kepala sales dan marketing 10. Penyerahan laporan data iklan kepada kepala produksi 11. Penyerahan data iklan kepada staff layout 12. Menghasilkan desain iklan 13. Hasil desain iklan diserahkan kepada kepala produksi 14. Hasil desain iklan diserahkan kepada kepala sales dan marketing 15. Hasil desain iklan diserahkan kepada staff sales dan marketing 16. Hasil desain iklan diberikan kepada customer 17. Customer memeriksa kesesuaian iklan dengan keinginan 18. Customer mengisi form kekurangan desain iklan 19. Penyerahan laporan penyetujuan desain iklan kepada staff sales dan marketing 20. Penyerahan laporan penyetujuan desain iklan kepada kepala sales dan marketing Universitas Sumatera Utara 21. Penyerahan laporan pemasangan iklan kepada kepala keuangan 22. Penyerahan laporan pemasangan iklan kepada kepala pembukuan 23. Pencetakan kwitansi penagihan pemasangan iklan 24. Penyerahan kwitansi penagihan kepada customer 25. Customer menyetujui tagihan 26. Pembayaran biaya pemasangan iklan kepada kasir 27. Pencetakan bukti pembayaran pemasangan iklan 28. Penyerahan laporan pemasangan iklan kepada kepala pembukuan 29. Penyerahan laporan pemasangan iklan kepada kepala keuangan 30. Penyerahan laporan pemasangan iklan kepada kepala produksi 31. Penyerahan laporan pemasangan iklan kepada staff layout dan setting 32. Pengaturan posisi iklan sebelum dicetak 33. Laporan pemasangan iklan di surat kabar Dari rangkaian aktivitas pemasangan iklan di atas, terdapat delapan buah aktivitas yang tidak memiliki nilai tambah dikarenakan berupa laporan yang dapat dilakukan sekaligus tanpa dilakukan terpisah dan melalui perantara serta pemasukan data pengiriman yang tidak perlu dilakukan secara berulang. Rangkaian aktivitas yang dihilangkan adalah kegiatan pemberian formulir data iklan kepada customer, penyerahan laporan data iklan kepada kepala sales dan marketing, penyerahan laporan data iklan kepada kepala produksi, hasil desain iklan diserahkan kepada kepala sales dan marketing, hasil desain iklan diserahkan kepada staff sales dan marketing, penyerahan laporan pemasangan iklan kepada Universitas Sumatera Utara kepala keuangan, penyerahan laporan pemasangan iklan kepada kepala pembukuan, dan penyerahan laporan pemasangan iklan kepada kepala produksi. Setelah menganalisis proses yang ada, dilakukan realisasi dari visi, nilai, dan tujuan reengineering yang dapat dilihat pada tabel 6.2. Tabel 6.2. Realisasi Visi, Nilai, dan Tujuan Hal Realisasi Visi Berusaha sebaik mungkin dalam kinerja dan meningkatkan penjualan. Nilai Selalu mendukung proses kerja reengineering perusahaan. Tujuan Pemahaman yang mendalam dari tiap SDM terhadap penerapan proses bisnis yang baru dan kinerja yang baik dalam melakukan setiap tugas yang dibebankan kepada masing-masing personil.

6.2.3. Merancang Proses yang Baru