Proses Pemasangan Iklan Proses Aktual

5.1.2. Proses Pemasangan Iklan

Dalam proses pemasangan iklan, iklan dapat berupa iklan produk, iklan ucapan selamat ataupun dukacita, dan iklan lainnya. Customer juga dapat berupa perorangan ataupun perusahaan yang ingin memasangkan iklannya. Customer dapat memberikan desain iklan yang telah jadi atau dapat menggunakan jasa dari pihak PT. Abdi Wibawa Press untuk melakukan desain iklan sesuai dengan keinginan customer. Sistem pemasangan iklan aktual dapat dilihat pada tabel 5.3. Diagram proses pemasangan iklan dapat dilihat pada gambar 5.2. Keterangan proses pemasangan iklan pada gambar 5.2. 1. Customer melakukan permintaan untuk pemasangan iklan di surat kabar Xun Bao melalui staff sales dan marketing. Customer dalam hal ini dapat berupa perorangan maupun badan usaha. 2. Staff sales dan marketing menyerahkan laporan pemasangan iklan kepada administrasi sales dan marketing untuk dilakukan proses pemasukan data customer. 3. Administrasi sales dan marketing akan melakukan proses pengecekan terhadap data customer. Jika customer baru maka akan dilakukan proses pemasukan data customer, namun jika data customer telah ada maka data tidak akan dimasukkan lagi. 4. Administrasi sales dan marketing akan melakukan proses pengecekan terhadap desain iklan. Jika tidak ada desain iklan, maka administrasi sales dan marketing akan memberikan formulir data iklan untuk diisi. Jika ada desain iklan, maka desain iklan akan dilaporkan kepada kepala sales dan marketing Universitas Sumatera Utara Tabel 5.3. Sistem Pemasangan Iklan Aktual Divisi Input Proses Output Pelanggan Formulir pemasangan iklan Pengisian formulir pemasangan iklan Data pelanggan pada formulir pemasangan iklan Staff Sales dan Marketing Formulir pemasangan iklan pada pelanggan Penyerahan laporan permintaan pemasangan iklan kepada administrasi sales dan marketing Laporan permintaan pemasangan iklan kepada administrasi sales dan marketing Administrasi Sales dan Marketing Data pelanggan pada laporan pemasangan iklan Pengecekan pelanggan baru Pelanggan yang telah terdaftar atau belum Administrasi Sales dan Marketing Data pelanggan pada laporan pemasangan iklan Input data pelanggan baru Data pelanggan yang telah terdaftar Administrasi Sales dan Marketing Desain iklan pada pelanggan Pengecekan desain iklan Desain iklan yang telah ada atau belum Administrasi Sales dan Marketing Form data iklan pada staff sales dan marketing Memberikan form data iklan kepada pelanggan Form data iklan pada pelanggan Pelanggan Form data iklan pada pelanggan Pelanggan mengisi form data iklan Form data iklan yang telah terisi Pelanggan Form data iklan pada pelanggan Menyerahkan form data iklan kepada staff sales dan marketing Form data iklan pada staff sales dan marketing Staff Sales dan Marketing Form data iklan pada staff sales dan marketing Menyerahkan laporan data iklan kepada kepala sales dan marketing Form laporan data iklan kepada kepala sales dan marketing Kepala Sales dan Marketing Form laporan data iklan kepada kepala sales dan marketing Menyerahkan laporan data iklan kepada kepala produksi Form laporan data iklan kepada kepala produksi Universitas Sumatera Utara Tabel 5.3. Sistem Pemasangan Iklan Aktual Lanjutan Divisi Input Proses Output Kepala Produksi Form laporan data iklan kepada kepala produksi Menyerahkan laporan data iklan kepada staff layout Form laporan data iklan kepada staff layout Staff Layout Form laporan data iklan kepada staff layout Merancang desain iklan Desain iklan Staff Layout Desain iklan pada staff layout Menyerahkan desain iklan kepada kepala produksi Desain iklan pada kepala produksi Kepala Produksi Desain iklan pada kepala produksi Menyerahkan desain iklan kepada kepala sales dan marketing Desain iklan pada kepala sales dan marketing Kepala Sales dan Marketing Desain iklan pada kepala sales dan marketing Menyerahkan desain iklan kepada staff sales dan marketing Desain iklan pada staff sales dan marketing Staff Sales dan Marketing Desain iklan pada staff sales dan marketing Menyerahkan desain iklan kepada pelanggan Desain iklan pada pelanggan Pelanggan Desain iklan pada pelanggan Pelanggan menyetujui desain iklan Desain iklan yang disetujui pelanggan Pelanggan Form kekurangan desain iklan Mengisi form kekurangan desain iklan Form kekurangan desain iklan yang telah diisi Pelanggan Form kekurangan desain iklan yang telah diisi Menyerahkan laporan persetujuan desain iklan kepada staff sales dan marketing Laporan persetujuan desain iklan pada staff sales dan marketing Staff Sales dan Marketing Laporan persetujuan desain iklan pada staff sales dan marketing Menyerahkan laporan pemasangan iklan kepada kepala sales dan marketing Laporan persetujuan desain iklan pada kepala sales dan marketing Kepala Sales dan Marketing Laporan persetujuan desain iklan pada kepala sales dan marketing Menyerahkan laporan pemasangan iklan kepada kepala keuangan Laporan pemasangan iklan kepada kepala keuangan Universitas Sumatera Utara Tabel 5.3. Sistem Pemasangan Iklan Aktual Lanjutan Divisi Input Proses Output Kepala Keuangan Laporan pemasangan iklan kepada kepala keuangan Menyerahkan laporan pemasangan iklan kepada kepala pembukuan Laporan pemasangan iklan kepada kepala pembukuan Kepala Pembukuan Laporan pemasangan iklan kepada kepala pembukuan Mencetak kwitansi tagihan pemasangan iklan Kwitansi tagihan pemasangan iklan Kepala Pembukuan Kwitansi tagihan pemasangan iklan Menyerahkan kwitansi tagihan kepada pelanggan Kwitansi tagihan pada pelanggan Pelanggan Kwitansi tagihan pada pelanggan Pelanggan menyetujui tagihan Kwitansi tagihan yang disetujui Pelanggan Kwitansi tagihan yang disetujui Pelanggan membayar tagihan di kasir Kwitansi tagihan yang telah dibayar Kasir Kwitansi tagihan yang telah dibayar Kasir mencetak bukti pembayaran Bukti pembayaran pemasangan iklan Kasir Bukti pembayaran pemasangan iklan Menyerahkan laporan pemasangan iklan kepada kepala pembukuan Laporan pemasangan iklan kepada kepala pembukuan Kepala Pembukuan Laporan pemasangan iklan kepada kepala pembukuan Menyerahkan laporan pemasangan iklan kepada kepala keuangan Laporan pemasangan iklan kepada kepala keuangan Kepala Keuangan Laporan pemasangan iklan kepada kepala keuangan Menyerahkan laporan pemasangan iklan kepada kepala produksi Laporan pemasangan iklan kepada kepala produksi Kepala Produksi Laporan pemasangan iklan kepada kepala produksi Menyerahkan laporan pemasangan iklan kepada staff layout dan setting Laporan pemasangan iklan kepada staff layout dan setting Staff Layout dan Setting Laporan pemasangan iklan kepada staff layout dan setting Mengatur posisi iklan sebelum dicetak Posisi iklan siap cetak Staff Layout dan Setting Posisi iklan siap cetak Iklan diterbitkan dan pembuatan laporan pemasangan iklan Laporan pemasangan iklan di surat kabar Universitas Sumatera Utara Gambar 5.2. Diagram Proses Pemasangan Iklan Aktual Universitas Sumatera Utara 5. Customer melakukan pengisian formulir data iklan yang meliputi isi iklan, ukuran iklan, dan tanggal penerbitan. 6. Data iklan diterima dari customer kepada staff sales dan marketing. 7. Staff sales dan marketing menyerahkan laporan data iklan kepada kepala sales dan marketing. 8. Kepala sales dan marketing menyerahkan laporan data iklan kepada kepala produksi. 9. Kepala produksi menyerahkan laporan data iklan kepada staff layout untuk dilakukan desain iklan. 10. Staff layout menghasilkan desain iklan. 11. Staff layout menyerahkan desain iklan kepada kepala produksi. 12. Kepala produksi menyerahkan desain iklan kepada kepala sales dan marketing. 13. Kepala sales dan marketing menyerahkan desain iklan kepada staff sales dan marketing. 14. Staff sales dan marketing menyerahkan hasil desain iklan kepada customer untuk dilihat hasilnya. 15. Jika customer tidak menyetujui desain iklan yang telah dibuat, maka customer mengisi formulir kekurangan pada desain iklan. 16. Formulir kekurangan desain iklan kemudian diterima oleh staff sales dan marketing dan berlanjut sesuai dengan langkah 6 dan seterusnya. Universitas Sumatera Utara 17. Jika customer menyetujui desain iklan yang telah dibuat, maka customer melakukan pelaporan persetujuan desain iklan kepada staff sales dan marketing. 18. Staff sales dan marketing menyerahkan laporan pemasangan iklan kepada kepala sales dan marketing. 19. Kepala sales dan marketing menyerahkan laporan pemasangan iklan kepada kepala keuangan. 20. Kepala keuangan menyerahkan laporan pemasangan iklan kepada staff pembukuan. 21. Staff pembukuan kemudian mencetak kwitansi biaya pemasangan iklan. 22. Kwitansi tagihan pemasangan iklan diserahkan kepada customer. 23. Jika customer menyetujui biaya pemasangan iklan, maka customer melakukan pembayaran biaya pemasangan iklan kepada kasir. 24. Biaya pemasangan iklan diterima oleh kasir dan kasir mencetak bukti pembayaran. 25. Kasir menyerahkan laporan pemasangan iklan kepada staff pembukuan. 26. Staff pembukuan menyerahkan laporan pemasangan iklan kepada kepala keuangan. 27. Kepala keuangan menyerahkan laporan pemasangan iklan kepada kepala produksi. 28. Kepala produksi menyerahkan laporan pemasangan iklan kepada staff layout dan setting. 29. Staff layout dan setting mengatur posisi iklan sebelum dicetak. Universitas Sumatera Utara 30. Iklan dimuat dalam surat kabar dan dibuat laporan pemasangan iklan. Proses pemasangan iklan dengan komposisi sumber daya pada masing- masing proses dan waktu rata-rata pelayanan dapat dilihat pada tabel 5.2. Tabel 5.4. Proses Pemasangan Iklan Aktual No. Kegiatan Waktu menit SDM Jumlah Jabatan 1 Permintaan pemasangan iklan 3.67 Customer 2 Penyerahan laporan pemasangan iklan kepada administrasi sales dan marketing 1.47 1 Staff sales dan marketing 3 Pengecekan data customer 3.48 1 Administrasi sales dan marketing 4 Pemasukan data customer 2.37 1 Administrasi sales dan marketing 5 Pengecekan desain iklan 2.11 1 Administrasi sales dan marketing 6 Pemberian formulir data iklan kepada customer 1.46 1 Administrasi sales dan marketing 7 Customer melakukan pengisian formulir data iklan 5.21 Customer 8 Menyerahkan form iklan kepada staff sales dan marketing 2.52 Customer 9 Penyerahan laporan data iklan kepada kepala sales dan marketing 1.44 1 Staff sales dan marketing 10 Penyerahan laporan data iklan kepada kepala produksi 1.61 1 Kepala sales dan marketing 11 Penyerahan data iklan kepada staff layout 2.59 1 Kepala produksi 12 Menghasilkan desain iklan 82.21 1 Staff layout dan setting 13 Hasil desain iklan diserahkan kepada kepala produksi 2.46 1 Staff layout dan setting 14 Hasil desain iklan diserahkan kepada kepala sales dan marketing 1.25 1 Kepala produksi 15 Hasil desain iklan diserahkan kepada staff sales dan marketing 1.55 1 Kepala sales dan marketing 16 Hasil desain iklan diberikan kepada customer 1.53 1 Staff sales dan marketing Universitas Sumatera Utara Tabel 5.4. Proses Pemasangan Iklan Aktual Lanjutan No. Kegiatan Waktu menit SDM Jumlah Jabatan 17 Customer memeriksa kesesuaian iklan dengan keinginan 3.30 Customer 18 Customer mengisi form kekurangan desain iklan 4.35 Customer 19 Penyerahan laporan penyetujuan desain iklan kepada staff sales dan marketing 1.22 Customer 20 Penyerahan laporan penyetujuan desain iklan kepada kepala sales dan marketing 1.45 1 Staff sales dan marketing 21 Penyerahan laporan pemasangan iklan kepada kepala keuangan 1.52 1 Kepala sales dan marketing 22 Penyerahan laporan pemasangan iklan kepada kepala pembukuan 1.32 1 Kepala keuangan 23 Pencetakan kwitansi penagihan pemasangan iklan 1.52 1 Kepala pembukuan 24 Penyerahan kwitansi penagihan kepada customer 1.45 1 Kepala pembukuan 25 Customer menyetujui tagihan 3.60 Customer 26 Pembayaran biaya pemasangan iklan kepada kasir 3.61 Customer 27 Pencetakan bukti pembayaran pemasangan iklan 1.67 1 Kasir 28 Penyerahan laporan pemasangan iklan kepada kepala pembukuan 1.61 1 Kasir 29 Penyerahan laporan pemasangan iklan kepada kepala keuangan 1.55 1 Kepala pembukuan 30 Penyerahan laporan pemasangan iklan kepada kepala produksi 1.53 1 Kepala keuangan 31 Penyerahan laporan pemasangan iklan kepada staff layout dan setting 1.50 1 Kepala produksi 32 Pengaturan posisi iklan sebelum dicetak 46.00 1 Staff layout dan setting 33 Laporan pemasangan iklan di surat kabar 3.51 1 Staff layout dan setting Universitas Sumatera Utara BAB VI BUSINESS PROCESS REENGINEERING

6.1. Tahapan Pelaksanaan