5.1.2. Proses Pemasangan Iklan
Dalam proses pemasangan iklan, iklan dapat berupa iklan produk, iklan ucapan selamat ataupun dukacita, dan iklan lainnya. Customer juga dapat berupa
perorangan ataupun perusahaan yang ingin memasangkan iklannya. Customer dapat memberikan desain iklan yang telah jadi atau dapat menggunakan jasa dari
pihak PT. Abdi Wibawa Press untuk melakukan desain iklan sesuai dengan keinginan customer. Sistem pemasangan iklan aktual dapat dilihat pada tabel 5.3.
Diagram proses pemasangan iklan dapat dilihat pada gambar 5.2. Keterangan proses pemasangan iklan pada gambar 5.2.
1. Customer melakukan permintaan untuk pemasangan iklan di surat kabar Xun Bao melalui staff sales dan marketing. Customer dalam hal ini dapat berupa
perorangan maupun badan usaha. 2. Staff sales dan marketing menyerahkan laporan pemasangan iklan kepada
administrasi sales dan marketing untuk dilakukan proses pemasukan data customer.
3. Administrasi sales dan marketing akan melakukan proses pengecekan terhadap data customer. Jika customer baru maka akan dilakukan proses
pemasukan data customer, namun jika data customer telah ada maka data tidak akan dimasukkan lagi.
4. Administrasi sales dan marketing akan melakukan proses pengecekan terhadap desain iklan. Jika tidak ada desain iklan, maka administrasi sales dan
marketing akan memberikan formulir data iklan untuk diisi. Jika ada desain iklan, maka desain iklan akan dilaporkan kepada kepala sales dan marketing
Universitas Sumatera Utara
Tabel 5.3. Sistem Pemasangan Iklan Aktual Divisi
Input Proses
Output
Pelanggan Formulir pemasangan iklan
Pengisian formulir pemasangan iklan
Data pelanggan pada formulir pemasangan iklan
Staff Sales dan Marketing Formulir pemasangan iklan
pada pelanggan Penyerahan laporan permintaan
pemasangan iklan kepada administrasi sales dan marketing
Laporan permintaan pemasangan iklan kepada
administrasi sales dan marketing
Administrasi Sales dan Marketing
Data pelanggan pada laporan pemasangan iklan
Pengecekan pelanggan baru Pelanggan yang telah terdaftar
atau belum Administrasi Sales dan
Marketing Data pelanggan pada laporan
pemasangan iklan Input data pelanggan baru
Data pelanggan yang telah terdaftar
Administrasi Sales dan Marketing
Desain iklan pada pelanggan Pengecekan desain iklan
Desain iklan yang telah ada atau belum
Administrasi Sales dan Marketing
Form data iklan pada staff sales dan marketing
Memberikan form data iklan kepada pelanggan
Form data iklan pada pelanggan
Pelanggan Form data iklan pada
pelanggan Pelanggan mengisi form data iklan
Form data iklan yang telah terisi
Pelanggan Form data iklan pada
pelanggan Menyerahkan form data iklan
kepada staff sales dan marketing Form data iklan pada staff
sales dan marketing
Staff Sales dan Marketing Form data iklan pada staff
sales dan marketing Menyerahkan laporan data iklan
kepada kepala sales dan marketing Form laporan data iklan
kepada kepala sales dan marketing
Kepala Sales dan Marketing
Form laporan data iklan kepada kepala sales dan
marketing Menyerahkan laporan data iklan
kepada kepala produksi Form laporan data iklan
kepada kepala produksi
Universitas Sumatera Utara
Tabel 5.3. Sistem Pemasangan Iklan Aktual Lanjutan Divisi
Input Proses
Output
Kepala Produksi Form laporan data iklan
kepada kepala produksi Menyerahkan laporan data iklan
kepada staff layout Form laporan data iklan
kepada staff layout Staff Layout
Form laporan data iklan kepada staff layout
Merancang desain iklan Desain iklan
Staff Layout Desain iklan pada staff layout
Menyerahkan desain iklan kepada kepala produksi
Desain iklan pada kepala produksi
Kepala Produksi Desain iklan pada kepala
produksi Menyerahkan desain iklan kepada
kepala sales dan marketing Desain iklan pada kepala sales
dan marketing Kepala Sales dan
Marketing Desain iklan pada kepala sales
dan marketing Menyerahkan desain iklan kepada
staff sales dan marketing Desain iklan pada staff sales
dan marketing Staff Sales dan Marketing
Desain iklan pada staff sales dan marketing
Menyerahkan desain iklan kepada pelanggan
Desain iklan pada pelanggan Pelanggan
Desain iklan pada pelanggan Pelanggan menyetujui desain iklan
Desain iklan yang disetujui pelanggan
Pelanggan Form kekurangan desain iklan
Mengisi form kekurangan desain iklan
Form kekurangan desain iklan yang telah diisi
Pelanggan Form kekurangan desain iklan
yang telah diisi Menyerahkan laporan persetujuan
desain iklan kepada staff sales dan marketing
Laporan persetujuan desain iklan pada staff sales dan
marketing
Staff Sales dan Marketing Laporan persetujuan desain
iklan pada staff sales dan marketing
Menyerahkan laporan pemasangan iklan kepada kepala sales dan
marketing Laporan persetujuan desain
iklan pada kepala sales dan marketing
Kepala Sales dan Marketing
Laporan persetujuan desain iklan pada kepala sales dan
marketing Menyerahkan laporan pemasangan
iklan kepada kepala keuangan Laporan pemasangan iklan
kepada kepala keuangan
Universitas Sumatera Utara
Tabel 5.3. Sistem Pemasangan Iklan Aktual Lanjutan Divisi
Input Proses
Output
Kepala Keuangan Laporan pemasangan iklan
kepada kepala keuangan Menyerahkan laporan pemasangan
iklan kepada kepala pembukuan Laporan pemasangan iklan
kepada kepala pembukuan Kepala Pembukuan
Laporan pemasangan iklan kepada kepala pembukuan
Mencetak kwitansi tagihan pemasangan iklan
Kwitansi tagihan pemasangan iklan
Kepala Pembukuan Kwitansi tagihan pemasangan
iklan Menyerahkan kwitansi tagihan
kepada pelanggan Kwitansi tagihan pada
pelanggan Pelanggan
Kwitansi tagihan pada pelanggan
Pelanggan menyetujui tagihan Kwitansi tagihan yang
disetujui Pelanggan
Kwitansi tagihan yang disetujui
Pelanggan membayar tagihan di kasir
Kwitansi tagihan yang telah dibayar
Kasir Kwitansi tagihan yang telah
dibayar Kasir mencetak bukti pembayaran
Bukti pembayaran pemasangan iklan
Kasir Bukti pembayaran
pemasangan iklan Menyerahkan laporan pemasangan
iklan kepada kepala pembukuan Laporan pemasangan iklan
kepada kepala pembukuan Kepala Pembukuan
Laporan pemasangan iklan kepada kepala pembukuan
Menyerahkan laporan pemasangan iklan kepada kepala keuangan
Laporan pemasangan iklan kepada kepala keuangan
Kepala Keuangan Laporan pemasangan iklan
kepada kepala keuangan Menyerahkan laporan pemasangan
iklan kepada kepala produksi Laporan pemasangan iklan
kepada kepala produksi
Kepala Produksi Laporan pemasangan iklan
kepada kepala produksi Menyerahkan laporan pemasangan
iklan kepada staff layout dan setting
Laporan pemasangan iklan kepada staff layout dan setting
Staff Layout dan Setting Laporan pemasangan iklan
kepada staff layout dan setting Mengatur posisi iklan sebelum
dicetak Posisi iklan siap cetak
Staff Layout dan Setting Posisi iklan siap cetak
Iklan diterbitkan dan pembuatan laporan pemasangan iklan
Laporan pemasangan iklan di surat kabar
Universitas Sumatera Utara
Gambar 5.2. Diagram Proses Pemasangan Iklan Aktual
Universitas Sumatera Utara
5. Customer melakukan pengisian formulir data iklan yang meliputi isi iklan, ukuran iklan, dan tanggal penerbitan.
6. Data iklan diterima dari customer kepada staff sales dan marketing. 7. Staff sales dan marketing menyerahkan laporan data iklan kepada kepala sales
dan marketing. 8. Kepala sales dan marketing menyerahkan laporan data iklan kepada kepala
produksi. 9. Kepala produksi menyerahkan laporan data iklan kepada staff layout untuk
dilakukan desain iklan. 10. Staff layout menghasilkan desain iklan.
11. Staff layout menyerahkan desain iklan kepada kepala produksi. 12. Kepala produksi menyerahkan desain iklan kepada kepala sales dan
marketing. 13. Kepala sales dan marketing menyerahkan desain iklan kepada staff sales dan
marketing. 14. Staff sales dan marketing menyerahkan hasil desain iklan kepada customer
untuk dilihat hasilnya. 15. Jika customer tidak menyetujui desain iklan yang telah dibuat, maka customer
mengisi formulir kekurangan pada desain iklan. 16. Formulir kekurangan desain iklan kemudian diterima oleh staff sales dan
marketing dan berlanjut sesuai dengan langkah 6 dan seterusnya.
Universitas Sumatera Utara
17. Jika customer menyetujui desain iklan yang telah dibuat, maka customer melakukan pelaporan persetujuan desain iklan kepada staff sales dan
marketing. 18. Staff sales dan marketing menyerahkan laporan pemasangan iklan kepada
kepala sales dan marketing. 19. Kepala sales dan marketing menyerahkan laporan pemasangan iklan kepada
kepala keuangan. 20. Kepala keuangan menyerahkan laporan pemasangan iklan kepada staff
pembukuan. 21. Staff pembukuan kemudian mencetak kwitansi biaya pemasangan iklan.
22. Kwitansi tagihan pemasangan iklan diserahkan kepada customer. 23. Jika customer menyetujui biaya pemasangan iklan, maka customer melakukan
pembayaran biaya pemasangan iklan kepada kasir. 24. Biaya pemasangan iklan diterima oleh kasir dan kasir mencetak bukti
pembayaran. 25. Kasir menyerahkan laporan pemasangan iklan kepada staff pembukuan.
26. Staff pembukuan menyerahkan laporan pemasangan iklan kepada kepala keuangan.
27. Kepala keuangan menyerahkan laporan pemasangan iklan kepada kepala produksi.
28. Kepala produksi menyerahkan laporan pemasangan iklan kepada staff layout dan setting.
29. Staff layout dan setting mengatur posisi iklan sebelum dicetak.
Universitas Sumatera Utara
30. Iklan dimuat dalam surat kabar dan dibuat laporan pemasangan iklan. Proses pemasangan iklan dengan komposisi sumber daya pada masing-
masing proses dan waktu rata-rata pelayanan dapat dilihat pada tabel 5.2.
Tabel 5.4. Proses Pemasangan Iklan Aktual
No. Kegiatan
Waktu menit
SDM Jumlah
Jabatan
1 Permintaan pemasangan iklan
3.67 Customer
2 Penyerahan laporan pemasangan iklan
kepada administrasi sales dan marketing 1.47
1 Staff sales dan
marketing 3
Pengecekan data customer 3.48
1 Administrasi sales
dan marketing 4
Pemasukan data customer 2.37
1 Administrasi sales
dan marketing 5
Pengecekan desain iklan 2.11
1 Administrasi sales
dan marketing 6
Pemberian formulir data iklan kepada customer
1.46 1
Administrasi sales dan marketing
7 Customer melakukan pengisian formulir
data iklan 5.21
Customer 8
Menyerahkan form iklan kepada staff sales dan marketing
2.52 Customer
9 Penyerahan laporan data iklan kepada
kepala sales dan marketing 1.44
1 Staff sales dan
marketing 10
Penyerahan laporan data iklan kepada kepala produksi
1.61 1
Kepala sales dan marketing
11 Penyerahan data iklan kepada staff layout
2.59 1
Kepala produksi 12
Menghasilkan desain iklan 82.21
1 Staff layout dan
setting 13
Hasil desain iklan diserahkan kepada kepala produksi
2.46 1
Staff layout dan setting
14 Hasil desain iklan diserahkan kepada
kepala sales dan marketing 1.25
1 Kepala produksi
15 Hasil desain iklan diserahkan kepada staff
sales dan marketing 1.55
1 Kepala sales dan
marketing 16
Hasil desain iklan diberikan kepada customer
1.53 1
Staff sales dan marketing
Universitas Sumatera Utara
Tabel 5.4. Proses Pemasangan Iklan Aktual Lanjutan
No. Kegiatan
Waktu menit
SDM Jumlah
Jabatan
17 Customer memeriksa kesesuaian iklan
dengan keinginan 3.30
Customer 18
Customer mengisi form kekurangan desain iklan
4.35 Customer
19 Penyerahan laporan penyetujuan desain
iklan kepada staff sales dan marketing 1.22
Customer 20
Penyerahan laporan penyetujuan desain iklan kepada kepala sales dan marketing
1.45 1
Staff sales dan marketing
21 Penyerahan laporan pemasangan iklan
kepada kepala keuangan 1.52
1 Kepala sales dan
marketing 22
Penyerahan laporan pemasangan iklan kepada kepala pembukuan
1.32 1
Kepala keuangan 23
Pencetakan kwitansi penagihan pemasangan iklan
1.52 1
Kepala pembukuan 24
Penyerahan kwitansi penagihan kepada customer
1.45 1
Kepala pembukuan 25
Customer menyetujui tagihan 3.60
Customer 26
Pembayaran biaya pemasangan iklan kepada kasir
3.61 Customer
27 Pencetakan bukti pembayaran
pemasangan iklan 1.67
1 Kasir
28 Penyerahan laporan pemasangan iklan
kepada kepala pembukuan 1.61
1 Kasir
29 Penyerahan laporan pemasangan iklan
kepada kepala keuangan 1.55
1 Kepala pembukuan
30 Penyerahan laporan pemasangan iklan
kepada kepala produksi 1.53
1 Kepala keuangan
31 Penyerahan laporan pemasangan iklan
kepada staff layout dan setting 1.50
1 Kepala produksi
32 Pengaturan posisi iklan sebelum dicetak
46.00 1
Staff layout dan setting
33 Laporan pemasangan iklan di surat kabar
3.51 1
Staff layout dan setting
Universitas Sumatera Utara
BAB VI BUSINESS PROCESS REENGINEERING
6.1. Tahapan Pelaksanaan