Peran, Fungsi, dan Tugas Sekretaris

Bagian Sekretaris Direksi Bulog mempunyai fungsi merencanakan, mengkoordinasikan, mengendalikan, mengevaluasi dan melaksanakan kegiatan ketatausahaan DIRUT, pelayanan direksi dan protocol serta menyiapkan bahan penyusunan pedomanprosedur dibidang sekretaris Direksi. Bagian Sekretaris Direksi Bulog terdiri dari: 1. Subbagian TU DIRUT mempunyai tugas merencanakan, mengkoordinasikan, memonitor, mengevaluasi dan melakukan pengaturan jadwalacara, administrasi surat menyuratperkantoran, pengelolaan informasidokumentasi kegiatan, keuangan, logistik, dan kerumahtanggaan DIRUT serta penghimpunan laporan-laporan terkait. 2. Subbagian Pelayanan Direksi mempunyai tugas merencanakan, mengkoordinasikan, memonitor, mengevaluasi dan melakukan pengkoordinasian sekretaris direktur dalam hal penyusunan agenda rapat- rapat, penyiapan bahan, perjalanan dinas direksi serta kerumahtanggaan direksi. 3. Subbagian protokol mempunyai tugas merencanakan, mengkoordinasikan, memonitor, mengevaluasi dan melakukan kegiatan keprotokolan perusahaan meliputi pengaturan penjemputan dan pengantaran direksi serta pelayanan tamu direksi.

C. Peran, Fungsi, dan Tugas Sekretaris

W.J.S Poerwadarminta dalam Saiman 2002:37 mengatakan peranan ialah sesuatu yang menjadi bagian atau yang memegang pimpinan utama, Universitas Sumatera Utara yaitu sesuatu yang dapat menentukan terjadinya suatu peristiwa atau kegiatan selanjutnya.Sehingga peranan sekretaris dinilai sangat penting dalam kegiatan yang harus dilakukan selanjutnya oleh seorang pimpinan.Peranan sekretaris tentunya juga tidak terlepas dari fungsi-fungsi yang harus dilakukan oleh seorang sekretaris. Peranan sekretaris ini juga tentunya berbeda antara sesuai dengan jabatan sekretaris pada masing-masing organisasi, lembaga ataupun kantor. a. Peran Sekretaris Menurut Eddy Aziz dalamArsika 2009:13 peran sekretaris adalah sebagai pembantu pimpinan dalam perusahaan yang mana seorang sekretaris dituntut mampu mengerjakan dan menyelesaikan pekerjaannya dengan penuh tanggung jawab. Sekretaris memegang peranan yang penting dan dapat menentukan atau mempengaruhi berhasil tidaknya tujuan kantor atau perusahaan. Pentingnya peranan seorang sekretaris ini tentunya sesuai dengan jabatan sekretaris pada masing-masing organisasi, lembaga ataupun kantor. Peran yang dipegang sekretaris berporos pada kedudukan atau statusnya dalam lembaga perusahaan, organisasi, yayasan, tempat dia bekerja.Dalam setiap lembaga perusahaan, organisasi, yayasan terdapat dua kegiatan utama.Pertama, kegiatan yang langsung berhubungan dengan usaha mencapai tujuan lembaga, mencakup kegiatan produksi, distribusi, dan pembiayaan.Kedua, mendukung kegiatan perusahaan mencapai tujuannya.Untuk kegiatan ini diperlukan para petugas dibidang personalia, pembukuan, penelitian dan pengembangan, perkantoran, hukum, pemeliharaan, dan lain-lain. Universitas Sumatera Utara Pimpinan yang dibantu sekretaris dapat berfungsi dalam kegiatan utama atau kedua.Karena tugas sekretaris membantu pimpinan, maka pimpinan itu ada pada kegiatan lembaga utama yang pertama atau kedua, peran sekretaris adalah peran mendukung agar pimpinan dapat melaksanakan tugas dengan baik.Sedangkan tujuan tak langsungnya adalah tercapainya tujuan lembaga, karena pelaksanaan tugas pimpinan yang dibantunya bertujuan membantu lembaga mencapai tujuannya. Sekretaris dalam perusahaan pada umumnya mempunyai peranan: 1. Sebagai Penyedia Peranan sekretaris sebagai penyedia pada awalnya dapat dimulai dengan mengawasi seorang atau beberapa orang pegawai yang bertugas sebagai pembantuasisten.Posisi sebagai penyedia dapat dimulai persiapannya sejak mulai bekerja sebagai seorang sekretaris.Setelah kesempatan menjadi penyedia telah diperoleh maka keterampilan dalam hubungannya antara manusia dan aspek-aspek teknis pekerjaan penyedia perlu segera dipahami dan diterapkan.Sebagai penyedia sekretaris minimal harus memahami perbedaan cirri masing-masing pembantu atau bawahan baik latar belakang, kebutuhan maupun tujuannya. 2. Sebagai Penghubung Antara Pimpinan dan Staf lainnya Jika pimpinan perlu mendistribusikan pekerjaan kepada sesama staf maka sekretaris berperan sebagai penghubung antara pimpinan dengan para staf yang bersangkutan.Sekretaris bisa melakukan pendekatan diri kepada staf agar mereka melaksanakan instruksi yang diberikan oleh pimpinan. Universitas Sumatera Utara 3. Sebagai Koordinator Sekretaris sebagai coordinator apabila sekretaris bekerja sebagai suatu tim maka mereka hendaknya bertanggung jawab kepada penyedia. Tim sekretaris mengerjakan pekerjaan dari beberapa pimpinan yang memberikan pekerjaan akan diselesaikan melalui seorang coordinator sekretaris. Koordinator harus mampu mengkoordinir pelaksanaan tugas serta bertanggung jawab penuh terhadap selesainya pekerjaan dengan baik dan tepat waktu.Koordinasikan efektif apabila masing-masing pegawai jelas tugasnya dan tahu tujuan mengapa tugas itu dilaksanakan. Adapun peran Sekretaris terhadap atasan adalah: Pertama, sebagai perantara atau saluran komunikasi dan pembinaan hubungan yang baik bagi orang yang ingin berhubungan dengan pimpinan. Kedua, sebagai sumber informasi yang diperlukan pimpinan dalam memenuhi fungsi, tugas, dan tanggung jawab.Ketiga, sebagai faktor penunjang dalam keberhasilan pekerjaan dan cerminan pimpinan bagi bawahan.Keempat, sebagai pelanjut keinginan pimpinan kepada bawahan dalam pelaksanaan tugas. Adapun peran Sekretaris terhadap bawahan adalah: Pertama, penentuan kebijakan yang berlaku bagi pegawai bawahan secara adil yaitu mengenai pengaturan penempatan pegawai yang sesuai dengan kemampuan. Kedua, memberikan motivasi kerja kepada pegawai bawahan sehingga pekerjaan dapat berjalan lancar dan berhasil baik.Ketiga, memberikan rasa bangga dan puas kepada pegawai bawahan dalam menjalankan pekerjaan.Keempat, mengadakan Universitas Sumatera Utara pendekatan kepada pegawai bawahan untuk lebih mengetahui kelemahan dan kehendak pegawai bawahan. Jadi peranan sekretaris terhadap bawahan juga merupakan penilaian dari bawahan sehingga bagaimana sikap dan tingkah laku sekretaris akan berpengaruh terhadap pekerjaan pegawai bawahan. Bagi sekretaris yang ramah dan komunikatif tentunya akan memberikan suasana hubungan kerja yang baik bagi bawahan, sehingga segala permasalahan kiranya dapat didiskusikan dan dicari cara penyelesaiannya. b. Peran Sekretaris diPerum Bulog Dalam kegiatan sehari-hari seorang sekretaris diPerum Bulog dituntut untuk dapat membantu atasan secara maksimal, sehingga terkadang sekretaris tidak mempunyai jam kerja yang tetap karena semua tergantung pada pekerjaan atasan.Guna menunjang kegiatan atasan tersebut, seorang sekretaris Perum Bulog harus mempunyai perannya sebagai seorang sekretaris. Oleh karena itu peran seorang sekretaris diPerum Bulog adalah membantu kelancaran kegiatan pimpinan terutama pada kegiatan administrasi, hal ini cukup sederhana dalam kalimat tetapi dalam prakteknya cukup berat karena apapun pekerjaan atasan yang berhubungan dengan kegiatan mencapai tujuan perusahaan Perum Bulog seorang sekretaris harus membantunya, seperti: 1. Bila atasan akan melakukan hubungan bisnis melalui surat, maka sekretaris Perum Bulog yang menyiapkan mulai dari pengetikan sampai pada pengiriman dan tindak lanjutnya. Universitas Sumatera Utara 2. Bila pimpinan akan mengadakan rapat, maka semua persiapan saat pelaksanaan rapat sampai setelah rapat pun sekretaris di Perum Bulog yang melakukan kelancaran rapat tersebut. 3. Demikian juga apabila atasan akanmelakukan perjalanan keluar daerah, maka semua persiapan sebelum berangkat, atau saat berangkat sampai setelah atasan kembali, sekretaris diPerum Bulog yang memperlancar kegiatan atasan tersebut. Untuk memenuhi peran seorang sekretaris diPerum Bulog, maka syarat yang di wajibkan untuk menduduki jabatan seorang sekretaris adalah : kemampuan sepuluh jari, penanganan kearsipan, dapat mengoperasikan perangkat komputer untuk berbagai keperluan dan sistem, korespondesi, tata krama lingkungan kerja, tata krama bertelepon, dan penampilan. c. Fungsi Sekretaris Sekretaris dibutuhkan pimpinan untuk membantu meringankan pekerjaan pimpinan terutama dalam tugas-tugasnya yang bersifat rutin dan operasional sehingga pimpinan dapat berkonsentrasi dalam mengurus tugas-tugas manajerial. Pada dasarnya fungsi sekretaris adalah membantu meringankan tugas-tugas pimpinan, menangani informasi untuk pimpinan, dan menjadi jembatan penghubung. Untuk itu seorang pimpinan sangat membutuhkan sekretaris yang tidak hanya mampu menangani tugas-tugas rutin seperti menelpon atau mengetik, tetapi lebih dari itu sekretaris harus mampu diajak berfikir logis dan pandai Universitas Sumatera Utara berkomunikasi.Sekretaris juga harus selalu mencari tahu informasi tentang peristiwa-peristiwa atau hal-hal yang terjadi dalam perusahaan atau organisasi disini sekretaris harus bertindak sebagai mata, telinga dari pimpinan. Untuk kepentingan seperti itu maka seorang sekretaris harus rajin membaca majalah, koran, mendengar radio, atau berita di TV, membuat artikel, berita atau informasi dari berbagai media cetak untuk disampaikan kepada pimpinan. Selain itu sekretaris juga harus bekerja efektif, kreatif, dan proaktif tanpa menunggu perintah terlebih dahulu.Sekretaris harus bisa dan mampu menentukan prioritas kerja, seperti tugas yang mendesak yang harus didahulukan. Dalam fungsinya sebagai jembatan penghubung antara pimpinan dengan pihak-pihak yang berkepentingan dengan pimpinan, sekretaris harus pandai membina hubungan, meningkatkan citrareputasi organisasi perusahaan.Disini sekretaris menjalankan tugasnya sebagai Public Relation. Fungsi sekretaris dalam organisasi bisa dilihat dari tiga aspek, yaitu berdasarkan ruang lingkup tugas sekretaris, kedudukan sekretaris dalam organisasi, dan hubungan sekretaris dengan pimpinan. Fungsi sekretaris dilihat dari ruang lingkup tugasnya dibagi dua, yaitu: 1. Fungsi Primer Fungsi primer sekretaris adalah memberikan jasa atau pelayanan jasa administratif yang menunjang kegiatan operasional organisasiperusahaanunit organisasi melalui keterampilan, meliputi pengetikan, penanganan telepon, pengelolaan surat dan arsip lainnya, penanganan agenda, dan lain-lain. Universitas Sumatera Utara 2. Fungsi Sekunder Fungsi Sekunder sekretaris adalah turut menjamin kelancaran kegiatan organisasiperusahaan serta bertanggung jawab atas aktivitas rutin kantor dengan memanfaatkan beberapa pengetahuan, misalnya bisnis perusahaan, perbankan, statistik dan keuangan. d. Fungsi Sekretaris diPerum Bulog Fungsi sekretaris diPerum Bulog bertanggung jawab memberikan dan menyiapkan informasi untuk Direksi dan Dewan Pengawas secara berkala apabila diminta. Sesuai peraturan Menteri Negara BUMN Nomor 01-MBU2011 tanggal 1 Agustus 2011 tentang penerapan tata kelola yang baik Good Corporate Governance pada Badan Usaha Milik Negara, sekretaris Perum Bulog memiliki fungsi: a. Memastikan BUMN mematuhi peraturan tentang persyaratan keterbukaan sejalan dengan penerapan prinsip-prinsip GCG. b. Memberikan informasi yang dibutuhkan oleh Direksi dan Dewan Pengawas secara berkala dan sewaktu-waktu apabila diminta. c. Sebagai penghubung. d. Menatausahakan serta menyimpan dokumen perusahaan, tetapi tidak terbatas pada daftar pemegang saham, daftar khusus dan risalah rapat Direksi, rapat Dewan Komisaris atau Dewan Pengawas. Dengan keempat fungsi sekretaris pada Perum Bulog, sekretaris diharapkan memiliki kemampuan dan kualitas pemahaman dibidang manajerial, komunikasi Universitas Sumatera Utara dan interpersonal skill, pengelolaan keuangan perusahaan dan legal.Mengingat kompleksnya fungsi Corporate Secretary, maka Direksi dalam keputusannya memberikan semacam kelonggaran bahwa jabatan Corporation Sekretary ini dapat dirangkap oleh salah satu direktur perusahaan Perum Bulog.Melaksanakan kegiatan perusahaan Perum Bulog membutuhkan personal perusahaan. Salah satu personal perusahaan yang berkaitan erat dengan tugas pekerjaan perusahaan Perum Bulog adalah sekretaris.Fungsi seorang sekretaris diPerum Bulog yaitu selain membantu pimpinannya, sekretaris juga harus menyelesaikan pekerjaan- pekerjaan perusahaan Perum Bulog yang menjadi tanggung jawabnya sendiri. e. Tugas Sekretaris Menurut Saiman 2002:40 Tugas sekretaris adalah pelaksanaan tugas-tugas yang bersifat membantu manajer atau pimpinan untuk menjalankan roda organisasi, lembaga, maupun kantor. Tugas seorang sekretaris sangat kompleks dan beragam sehingga apabila tidak dikuasai, tugas-tugas tersebut akan menghambat pekerjaan pemimpin. Untuk memahami tugas-tugas tersebut, diperlukan pedoman praktis yang mudah dipahami dan dikerjakan. Tugas sekretaris pada dasarnya mencakup dua hal.Pertama, tugas-tugas yang berhubungan dengan tugas kesekretarisannya.Kedua, yang sekaligus merupakan tugas utama dari seorang sekretaris, yaitu membantu pimpinan agar pimpinan dapat bekerja secara optimal, berhasil, berdaya guna, dan lebih professional. Tugas tersebut dapat berupa tugas ketatausahaan yang meringankan Universitas Sumatera Utara pekerjaan pimpinan, memberikan pelayanan pada relasi, dan mengadakan hubungan kerja sama dengan pimpinan atau relasinya. Begitu banyaknya tugas seorang sekretaris dalam melaksanakan fungsinya sebagai pembantu pimpinan terutama dalam bidang administratif sehingga tugas sekretaris dapat dikelompokkan menjadi empat kelompok besar, yaitu tugas rutin, tugas instruktif, tugas kreatif, dan tugas koordinatif. 1. Tugas rutin Merupakan tugas-tugas umum yang hampir tiap hari dihadapi tanpa menunggu instruksi khusus dari pimpinan atau tanpa menunggu waktu harus dilaksanakan sesuai aturan yang diterapkan dalam uraian tugasnya. Biasanya dilakukan secara berskala atau rutin setiap hariminggubulan dan umumnya tercantum dalam uraian tugas job descriptions. Contoh tugas rutin adalah mengurus dan mengendalikan surat, korespondensi, menangani tamu dan bertamu, menelepon dan menerima telepon, mengatur jadwal kegiatan pimpinan, dan membuat laporan, serta membuat notulen dan risalah rapat. 2. Tugas instruksi Merupakan tugas yang tidak selalu setiap hari dilaksanakan oleh sekretaris, tetapi hanya dilaksanakan oleh sekretaris bila ada instruksi khusus dari pimpinan.Jadi, tugas tersebut tidak rutin setiap hariminggubulan, bahkan terkadang tidak tercantum dalam uraian tugas. Berkaitan dengan kekhususan dari tugas tersebut, untuk kelancaran pekerjaan yang dibebankan kepadanya, seorang sekretaris harus memerhatikan hal-hal berikut: konsentrasi penuh, Universitas Sumatera Utara mendengarkan dengan sungguh-sungguh, bertanya untuk hal yang kurang jelas, mencatat hal-hal yang penting, dan meningkatkan wawasan. Contoh tugas intruksi adalah mempersiapkan rapat, membuat notulen rapat, membuat konsep surat keluar, mempersiapkan perjalanan dinas, dan mengurus hal-hal tertentu di bank. 3. Tugas kreatif Merupakan tugas atau pekerjaan yang dilaksanakan atas prakarsa sekretaris sendiri.Dengan demikian, seorang sekretaris yang berdaya guna dan berhasil guna harus penuh inisiatif dan dinamis.Tugas tersebut dilakukan guna meringankan beban pekerjaan atau menciptakan efisiensi dan efektivitas kerja.Tugas kreatif ini pun tidak terdapat dalam uraian tugas. Contoh tugas kreatif adalah membuat rencana kerja sekretaris, mempelajari pengetahuan penunjang pekerjaannya, membuat kliping Koran dari perusahaan atau instansi pesaing, mengusahakan pengembangan kepribadian, mengetahui ruang kerja, dan peralatan penting bagi sekretarismempersiapkan alat-alat perlengkapan sekretaris, memahami cara kerja mesin kantor. 4. Tugas koordinatif Merupakan tugas yang diartikan sebagai penyampaian kegiatan-kegiatan secara teratur untuk mewujudkan keseluruhan waktu dan arah yang tepat dalam pelaksanaan sehingga terdapat tindakan-tindakan yang seragam dan serasi untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Tugas koordinatif seorang sekretaris adalah melakukan koordinasi dengan orang lain agar tugasnya Universitas Sumatera Utara terlaksana dengan baik dan menjaga arus komunikasi dengan orang lain guna menumbuhkan hubungan baik. Dalam melaksanakan tugas koordinasi, sekretaris perlu memerhatikan prinsip- prinsip tertentu agar pelaksanaan tugasnya dapat berjalan dengan baik. Prinsip-prinsip tersebut diantaranya adalah koordinasi harus dimulai dari tahap permulaan, koordinasi merupakan proses yang terus-menerus sepanjang memungkinkan, koordinasi harus dilakukan melalui berbagai pertemuan secara bersama-sama, dan perbedaan dalam pandangan harus dikemukakan secara terbuka dan diselidiki secara menyeluruh untuk menjaga keharmonisan situasi organisasi. Tugas seorang sekretaris tentunya sesuai dengan fungsi jabatan sekretaris tersebut.Bagi perusahaan, tugas sekretaris jauh lebih berat karena selain bertugas dan bertanggung jawab terhadap pimpinannya, seorang sekretaris juga harus bertanggung jawab untuk mengatur dan mengawasi tugas dan kegiatan bawahannya. Adapun tugas sekretaris diPerum Bulog adalah: a. Menerima dikte dari pimpinan. b. Melaksanakan korspondensi menerima dan mengirim surat-surat termasuk telepon dan facsimile c. Menyimpan arsip-yang dinilai penting. d. Menerima tamu-tamu pimpinan e. Mengatur rapat-rapat dan seminar pimpinan dengan bawahan. Universitas Sumatera Utara f. Membuat jadwal pertemuan dan perjanjian-perjanjian dengan teman relasi maupun kegiatan lainnya. g. Menyiapkan bahan-bahan keterangan kepada pimpinan sesuai dengan kebutuhan pimpinan.

D. Motivasi dan Efektifitas Kerja Sekretaris pada Perum Bulog