Pengertian Sekretaris Sekretariat Perusahaan Bulog

BAB III PEMBAHASAN

A. Pengertian Sekretaris

Menurut Saiman 2002:24 kata sekretaris yang biasa kitabaca dan ditemui pada berbagai literature berasal dari bahasa latin, yaitu sebagai berikut: 1. Secretum yang mempunyai arti rahasia 2. Secretarium atau secretaries yang mempunyai arti orang yang memegang rahasia 3. Sedangkan dari bahasa perancis, kata sekretaris disebut dengan kata secretarie yang mempunyai arti sekretaris. 4. Dalam bahasa inggris kata sekretaris disebut dengan kata Secretary yang berarti sekretaris Sedangkan secara defenisi kata sekretaris dapat kita pahami dari beberapa defenisi menurut ahli sebagai berikut. 1. Menurut Daniel dan Ramon.C.Portugal dalam Arsika 2009:2 sekretaris adalah pembantu pimpinan untuk menerima dikte, mengonsep surat atau korespondensi, menerima tamu, memeriksa dan mengingatkan pimpinannya atas kewajibannya resmi atau janji-janjinya dan melakukan banyak tugas lain yang ada hubungannya, untuk meningkatkan efektifitas kerja pimpinan. 2. Menurut Louis C.Nanasay and William Selden dalam Arsika 2009:2 sekretaris adalah seorang pengawai kantor yang memiliki kedudukan lebih bertanggung jawab dari pada seorang stenogrefer dan tugas-tugasnya biasanya 19 Universitas Sumatera Utara 3. penyalinan dikte, berurusan dengan masyarakat untuk menjawab telepon, mengundang untuk pertemuan, membuat perjanjian, memelihara atau mengarsip warkat-warkat, surat-surat dan lain-lain. Sekretaris sering bertindak sebagai seorang pembantu administrator atau sebagai pimpinan muda.

B. Sekretariat Perusahaan Bulog

Sekretariat perusahaan bulog adalah unit pembantu Direksi dalam melaksanakan kegiatan di bidang tata usaha dan hubungan masyarakat.Di dalam bulog ada beberapa terdapat tata usaha,salah satunya yaitu: Subbagian Surat Ekspedisi, Subbagian Penyusunan Laporan, Subbagian Perjalanan Dinas. Ketiga tata usaha ini masing-masing mempunyai tugas yang harus mereka kerjakan di dalam bulog. 1. Subbagian Surat dan Ekspedisi mempunyai tugas merencanakan, mengkoordinasikan, memonitor, mengevaluasi dan melakukan kegiatan urusan penomoral, pengagendaan. Pendistribusian, penggandaan surat dan dokumen serta penyimpanan, penggunaan arsip dan dokumen serta penerimaan dan penyiriman surat dokumen berita dan pemeliaraan dokumen perusahaan yang berkaitan dengan perikatan pihak luar. 2. Subbagian Penyusunan Laporan mempunyai tugas merencanakan, mengkoordinasikan, memonitor, mengevaluasi dan melakukan kegiatan penyiapan bahan laporan perusahaan, antara lain berupa rapat kerja dengan DPR, bahan pidatosambutanceramah serta laporan lainnya yang berkaitan dengan perusahaan. Universitas Sumatera Utara 3. Subbagian Perjalanan Dinas mempunyai tugas merencanakan, melakukan dan mengkoordinasikan kegiatan administrasi perjalanan dinas Direksi dan Pegawai atau pelayanan dinas lainnya. Bagian Hubungan Masyarakat dan kelembagaan Bulog mempunyai fungsi merencanakan dan mengkoordinasikan kegiatan hubungan kemasyarakatan, kegiatan hubungan kelembagaan, dan kegiatan corporate govermance. Bagian Hubungan Masyarakat dan Kelembagaan terdiri dari: 1. Subbagian Hubungan Masyarakat mempunyai tugas merencanakan, memonitor, mengevaluasi dan melakukan kegiatan npeningkatan citra dan mutu pelayanan serta mengkomunikasikannya kepada masyarakat dan pelanggan serta pembinaan hubungan dengan media massa melalui kegiatan pemberitaan, pembuatan press release dan konferensi pers, menganalisa berita dan informasi. 2. Subbagian Hubungan Kelembagaan mempunyai tugas merencanakan, mengkoordinasikan, memonitor, mengevaluasi dan melakukan kegiatan menjalin hubungan internal perusahaan yang meliputi hubungan antar direktur, antara Direksi dengan Dewan Pengawas, antara Direksi dengan DivisiPusat SPI serta hubungan perusahaan dengan lembaga lain. 3. Subbagian Corporate Govermance mempunyai tugas merencanakan, mengkoordinasikan, memonitor, mengevaluasi dan melakukan kegiatan Pembinaan good corporate govermance didalam perusahaan antara lain kepatuhan perusahaan terhadap peraturan tentang persyaratan kerterbukaan yang berlaku. Universitas Sumatera Utara Bagian Sekretaris Direksi Bulog mempunyai fungsi merencanakan, mengkoordinasikan, mengendalikan, mengevaluasi dan melaksanakan kegiatan ketatausahaan DIRUT, pelayanan direksi dan protocol serta menyiapkan bahan penyusunan pedomanprosedur dibidang sekretaris Direksi. Bagian Sekretaris Direksi Bulog terdiri dari: 1. Subbagian TU DIRUT mempunyai tugas merencanakan, mengkoordinasikan, memonitor, mengevaluasi dan melakukan pengaturan jadwalacara, administrasi surat menyuratperkantoran, pengelolaan informasidokumentasi kegiatan, keuangan, logistik, dan kerumahtanggaan DIRUT serta penghimpunan laporan-laporan terkait. 2. Subbagian Pelayanan Direksi mempunyai tugas merencanakan, mengkoordinasikan, memonitor, mengevaluasi dan melakukan pengkoordinasian sekretaris direktur dalam hal penyusunan agenda rapat- rapat, penyiapan bahan, perjalanan dinas direksi serta kerumahtanggaan direksi. 3. Subbagian protokol mempunyai tugas merencanakan, mengkoordinasikan, memonitor, mengevaluasi dan melakukan kegiatan keprotokolan perusahaan meliputi pengaturan penjemputan dan pengantaran direksi serta pelayanan tamu direksi.

C. Peran, Fungsi, dan Tugas Sekretaris