BAB III PEMBAHASAN
A. Pengertian Sekretaris
Menurut Saiman 2002:24 kata sekretaris yang biasa kitabaca dan ditemui pada berbagai literature berasal dari bahasa latin, yaitu sebagai berikut:
1. Secretum yang mempunyai arti rahasia
2. Secretarium atau secretaries yang mempunyai arti orang yang memegang
rahasia 3.
Sedangkan dari bahasa perancis, kata sekretaris disebut dengan kata secretarie yang mempunyai arti sekretaris.
4. Dalam bahasa inggris kata sekretaris disebut dengan kata Secretary yang
berarti sekretaris Sedangkan secara defenisi kata sekretaris dapat kita pahami dari beberapa
defenisi menurut ahli sebagai berikut. 1.
Menurut Daniel dan Ramon.C.Portugal dalam Arsika 2009:2 sekretaris adalah pembantu pimpinan untuk menerima dikte, mengonsep surat atau
korespondensi, menerima tamu, memeriksa dan mengingatkan pimpinannya atas kewajibannya resmi atau janji-janjinya dan melakukan banyak tugas lain
yang ada hubungannya, untuk meningkatkan efektifitas kerja pimpinan. 2.
Menurut Louis C.Nanasay and William Selden dalam Arsika 2009:2 sekretaris adalah seorang pengawai kantor yang memiliki kedudukan lebih
bertanggung jawab dari pada seorang stenogrefer dan tugas-tugasnya biasanya
19
Universitas Sumatera Utara
3. penyalinan dikte, berurusan dengan masyarakat untuk menjawab telepon,
mengundang untuk pertemuan, membuat perjanjian, memelihara atau mengarsip warkat-warkat, surat-surat dan lain-lain. Sekretaris sering bertindak
sebagai seorang pembantu administrator atau sebagai pimpinan muda.
B. Sekretariat Perusahaan Bulog
Sekretariat perusahaan bulog adalah unit pembantu Direksi dalam melaksanakan kegiatan di bidang tata usaha dan hubungan masyarakat.Di dalam
bulog ada beberapa terdapat tata usaha,salah satunya yaitu: Subbagian Surat Ekspedisi, Subbagian Penyusunan Laporan, Subbagian Perjalanan Dinas. Ketiga
tata usaha ini masing-masing mempunyai tugas yang harus mereka kerjakan di dalam bulog.
1. Subbagian Surat dan Ekspedisi mempunyai tugas merencanakan,
mengkoordinasikan, memonitor, mengevaluasi dan melakukan kegiatan urusan penomoral, pengagendaan. Pendistribusian, penggandaan surat dan
dokumen serta penyimpanan, penggunaan arsip dan dokumen serta penerimaan dan penyiriman surat dokumen berita dan pemeliaraan dokumen
perusahaan yang berkaitan dengan perikatan pihak luar. 2.
Subbagian Penyusunan Laporan mempunyai tugas merencanakan, mengkoordinasikan, memonitor, mengevaluasi dan melakukan kegiatan
penyiapan bahan laporan perusahaan, antara lain berupa rapat kerja dengan DPR, bahan pidatosambutanceramah serta laporan lainnya yang berkaitan
dengan perusahaan.
Universitas Sumatera Utara
3. Subbagian Perjalanan Dinas mempunyai tugas merencanakan, melakukan dan
mengkoordinasikan kegiatan administrasi perjalanan dinas Direksi dan Pegawai atau pelayanan dinas lainnya.
Bagian Hubungan Masyarakat dan kelembagaan Bulog mempunyai fungsi merencanakan dan mengkoordinasikan kegiatan hubungan kemasyarakatan,
kegiatan hubungan kelembagaan, dan kegiatan corporate govermance. Bagian Hubungan Masyarakat dan Kelembagaan terdiri dari:
1. Subbagian Hubungan Masyarakat mempunyai tugas merencanakan,
memonitor, mengevaluasi dan melakukan kegiatan npeningkatan citra dan mutu pelayanan serta mengkomunikasikannya kepada masyarakat dan
pelanggan serta pembinaan hubungan dengan media massa melalui kegiatan pemberitaan, pembuatan press release dan konferensi pers, menganalisa berita
dan informasi. 2.
Subbagian Hubungan Kelembagaan mempunyai tugas merencanakan, mengkoordinasikan, memonitor, mengevaluasi dan melakukan kegiatan
menjalin hubungan internal perusahaan yang meliputi hubungan antar direktur, antara Direksi dengan Dewan Pengawas, antara Direksi dengan
DivisiPusat SPI serta hubungan perusahaan dengan lembaga lain. 3.
Subbagian Corporate Govermance mempunyai tugas merencanakan, mengkoordinasikan, memonitor, mengevaluasi dan melakukan kegiatan
Pembinaan good corporate govermance didalam perusahaan antara lain kepatuhan perusahaan terhadap peraturan tentang persyaratan kerterbukaan
yang berlaku.
Universitas Sumatera Utara
Bagian Sekretaris Direksi Bulog mempunyai fungsi merencanakan, mengkoordinasikan, mengendalikan, mengevaluasi dan melaksanakan kegiatan
ketatausahaan DIRUT, pelayanan direksi dan protocol serta menyiapkan bahan penyusunan pedomanprosedur dibidang sekretaris Direksi.
Bagian Sekretaris Direksi Bulog terdiri dari: 1.
Subbagian TU DIRUT mempunyai tugas merencanakan, mengkoordinasikan, memonitor, mengevaluasi dan melakukan pengaturan jadwalacara,
administrasi surat menyuratperkantoran, pengelolaan informasidokumentasi kegiatan, keuangan, logistik, dan kerumahtanggaan DIRUT serta
penghimpunan laporan-laporan terkait. 2.
Subbagian Pelayanan Direksi mempunyai tugas merencanakan, mengkoordinasikan, memonitor, mengevaluasi dan melakukan
pengkoordinasian sekretaris direktur dalam hal penyusunan agenda rapat- rapat, penyiapan bahan, perjalanan dinas direksi serta kerumahtanggaan
direksi. 3.
Subbagian protokol mempunyai tugas merencanakan, mengkoordinasikan, memonitor, mengevaluasi dan melakukan kegiatan keprotokolan perusahaan
meliputi pengaturan penjemputan dan pengantaran direksi serta pelayanan tamu direksi.
C. Peran, Fungsi, dan Tugas Sekretaris