commit to user
40
BAB IV PEMBAHASAN MASALAH
4.1 Prosedur Pengadaan Bahan Pustaka di UPT Perpustakaan Institut
Agama Islam Negeri IAIN Surakarta.
Prosedur Pengadaan Bahan Pustaka di UPT Perpustakaan Institut Agama Islam Negeri IAIN Surakarta dilakukan melalui dua cara yaitu
pembelian dan hadiah. Untuk pengadaan melalui tukar-menukar belum dilakukan karena memang belum ada kebijakan yang mengarah ke sana.
Pengadaan secara pembelian dan hadiah saat ini dinilai telah memenuhi kebutuhan informasi pengguna. Menurut Kepala UPT Perpustakaan IAIN
Surakarta, Erland Cahyo Saputro, S.Sos berikut adalah cara pengadaan bahan pustaka yang dilakukan oleh UPT Perpustakaan IAIN Surakarta.
4.1.1 Pembelian
Tahapan pembelian dapat dibagi ke dalam tiga 3 tahapan, yaitu tahapan pra-pengadaan bahan pustaka, tahapan pengadaan
bahan pustaka, dan tahapan pasca-pengadaan bahan pustaka.
1. Tahapan Pra-pengadaan Bahan Pustaka.
Untuk menjaga dan meningkatkan mutu koleksi, perpustakaan Institut Agama Islam Negeri IAIN Surakarta
melaksanakan pengadaan bahan pustaka dengan beberapa prosedur. Tahap pertama sebelum dilakukan pengadaan bahan
pustaka, terlebih dahulu perpustakaan membuat list daftar buku
commit to user
yang akan di beli, dana pengadaan bahan pustaka diperoleh setiap tahun dari DIPA Daftar Isian Pelaksanaan Anggaran
dengan jumlah
yang tidak
dapat ditentukan.
Yang bertanggungjawab melakukan seleksi bahan pustaka adalah
koordinator pengadaan bahan pustaka perpustakaan Institut Agama Islam Negeri IAIN Surakarta. Tugas pokok
koordinator pengadaan bahan pustaka adalah membuat Bank data pengadaan yang datanya mengacu pada SIPRUS sistem
informasi perpustakaan dengan melihat buku yang paling laku dipinjam Namun memiliki eksemplar yang sedikit, yang dapat
dilihat melalui daftar pinjam sirkulasi. Perpustakaan juga meminta usulan buku dari sivitas akademika, yaitu mahasiswa,
dosen, dan karyawan IAIN Surakarta sebagai referensi dalam membuat daftar desiderata pengadaan. Untuk mempermudah
seleksi bahan pustaka digunakan seleksi tools berupa katalog penerbit dan katalog online.
Untuk koleksi referensi seleksi bahan pustaka
dilakukan tanpa menunggu usulan dari pengguna, Koordinator pengadaan bahan pustaka langsung membuat list daftar yang
akan dibeli berdasarkan koleksi refrensi yang dinilai memiliki kualitas isi yang bagus dan bermanfaat bagi pengguna. Setelah
terpilih koleksi yang akan dibeli lalu dibuat order list yang nantinya akan diserahkan kepada panitia pengadaan yang
commit to user
berada dibawah
tanggujawab kabiro
Kepala Biro.
Perpustakaan IAIN Surakarta tidak memiliki wewenang untuk melakukan pembelian bahan pustaka secara mandiri dalam
jumlah yang besar, sehingga harus dilempar ke pihak ketiga yang memiliki sertifikat dalam pembelian bahan pustaka.
Namun, untuk pengadaan dalam jumlah yang relatif kecil, dapat dilakukan oleh perpustakaan secara mandiri.
2. Tahapan Pengadaan Bahan Pustaka
Dalam melakukan pengadaan bahan pustaka, ada berbagai cara yang diterapkan oleh pengelola perpustakaan.
Cara pengadaannya adalah sebagai berikut : a.
Pembelian mandiri Perpustakaan diizinkan melakukan pembelian secara
mandiri kepada penerbit maupun toko buku sebatas pada koleksi yang jumlahnya sedikit atau koleksi susulan yang
belum atau tidak tercantum pada order list. Pembelian secara mandiri juga dipergunakan untuk menambah buku
yang eksemplarnya terbatas. b.
Penunjukan langsung Penunjukan langsung menitikberatkan pada penunjukan
salah satu rekanan dari beberapa rekanan yang telah ditunjuk oleh panitia pengadaan. Penunjukan rekanan
tersebut berdasarkan kelengkapan syarat administratif,
commit to user
antara lain rekanan atau CV tersebut harus berbadan hukum, berpengalaman dalam bidang pengadaan bahan
pustaka, dan memiliki penawaran yang signifikan. Artinya penawaran yang diberikan oleh rekanan tidak terlalu tinggi
dan tidak terlalu rendah. Proses pemilihan rekanan tersebut
dilakukan secara
tertutup. Pada
proses penunjukan langsung, anggaran yang direncanakan kurang
dari seratus juta rupiah Rp. 100.000.000,00. c.
Lelang Panitia melakukan publish melalui website IAIN Surakarta
untuk pemberitahuan bahwa UPT Perpustakaan IAIN Surakarta akan melaksanakan pengadaan bahan pustaka.
Melalui website
tersebut akan
mempermudah pengumuman
pengadaan bahan
pustaka, sehingga
memungkinkan menarik jumlah calon rekanan sebanyak- banyaknya. Kemudian calon rekanan tersebut mendaftar
ke panitia dan selanjutnya akan mempresentasikan keunggulan mereka masing-masing. Kriteria pemilihan
rekanan juga berdasarkan pada kelengkapan syarat administratif. Dengan banyaknya calon rekanan yang
mendaftar akan memberikan pilihan yang bervariasi. Pada proses lelang, anggaran yang direncanakan lebih dari
seratus juta rupiah Rp. 100.000.000,00.
commit to user
Untuk koleksi koran perpustakaan berlangganan beberapa koran lokal dan nasional. Untuk koleksi koran lokal
perpustakaan berlangganan Solopos, sedangkan untuk koran nasional perpustakaan berlangganan Kompas, dan untuk koran
yang bernuansa islam perpustakaan berlangganan koran Republika.
Selain berlangganan
koran, Perpustakaan
IAIN Surakarta juga berlangganan majalah. Di antaranya adalah
majalah Horison yang dipilih untuk memenuhi kebutuhan informasi jurusan sastra, majalah Sabili yang bernuansa islam
dan Visi Media untuk menambah wawasan pengguna akan perkembangan media informasi.
Sedang untuk koleksi jurnal, UPT perpustakaan IAIN Surakarta menerima jurnal terbitan dari IAIN Surakarta
diantaranya yaitu, Al-ahkam, Dinika, Jurnal At-Tarbawi, Jurnal Sastra dan Bahasa, Komunitas, Naadya, dan Syirkah.
3. Tahapan Pasca-pengadaan Bahan Pustaka
Untuk koleksi yang di peroleh melalui pembelian tahapan yang dilakukan adalah setelah semua buku terbeli
buku dikirim ke perpustakaan, panitia pemeriksa dari pihak perpustakaan memeriksa buku dengan mencocokan dengan
daftar pesanan dan juga faktur. Jika ada buku yang tidak sesuai dengan pesanan pihak perpustakaan berhak meminta rekanan
commit to user
untuk mengganti buku dengan jangka waktu yang telah ditentukan. Jika semua proses telah selesai dilakukan, berkas
pengecekan dilembalikan kepada panitia pengadaan bahan pustaka dan ditandatanganinya berita acara.
Buku yang telah diterima lalu diolah sesuai dengan prosedur pengolahan bahan pustaka di perpustakaan IAIN
Surakarta, sampai pada tahap bahan pustaka tersebut siap dimanfaatkan oleh pemustaka.
4.1.2 Hadiah
Kategori