Ineke Kusumawati Armayana D1809031

(1)

commit to user

PENGADAAN BAHAN PUSTAKA DI UPT PERPUSTAKAAN

INSTITUT AGAMA ISLAM NEGERI (IAIN) SURAKARTA

TUGAS AKHIR

Diajukan Untuk Memenuhi Persyaratan Guna

Memperoleh Gelar Vokasi Ahli Madya (A.Md) dalam Bidang Ilmu Perpustakaan

Disusun oleh :

Ineke Kusumawati Armayana D1809031

PROGRAM STUDI DIPLOMA III PERPUSTAKAAN FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK

UNIVERSITAS SEBELAS MARET SURAKARTA

(2)

commit to user

PERSETUJUAN

Telah disetujui oleh Dosen Pembimbing untuk dipertahankan di hadapan Dewan Penguji Tugas Akhir Program Diploma III Perpustakaan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta.

Pada hari :Jum’at

Tanggal : 01 Juni 2012

Dosen Pembimbing

Drs. Sutarno, S.Sos

(3)

commit to user

SURAT PERNYATAAN

ORISINALITAS KARYA ILMIAH

Yang bertanda tangan dibawah ini, saya mahasiswa Program Studi Diploma III Perpustakaan Fakultas Ilmu Sosial Dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta

Nama : Ineke Kusumawati Armayana

Nim : D 1809031

Menyatakan dengan sesungguhnya bahwa Tugas Akhir

Judul : PENGADAAN BAHAN PUSTAKA DI UPT

PERPUSTAKAAN INSTITUT AGAMA ISLAM NEGERI (IAIN) SURAKARTA

Pembimbing : Drs. Sutarno, S.Sos Tanggal Diuji : 08 Juni 2012

adalah benar-benar karya saya sendiri. Apabila kemudian terbukti bahwa saya ternyata melakukan tindakan menyalin atau meniru tulisan orang lain seolah-olah hasil pemikiran saya sendiri, saya bersedia menerima sanksi sesuai peraturan yang berlaku di Fakultas termasuk pencabutan gelar Vokasi yang telah saya peroleh.

Demikian surat pernyataan ini saya buat dengan sebenar-benarnya dan apabila dikemudian hari terbukti melakukan kebohongan maka saya sanggup menanggung segala konsekuensinya.

Surakarta, 2012

Ineke Kusumawati Armayana NIM. D 1809031

(4)

commit to user

PERNYATAAN PESETUJUAN PUBLIKASI

TUGAS AKHIR UNTUK KEPENTINGAN AKADEMIS

Sebagai Sivitas Akademik Universitas Sebelas Maret Surakarta, saya yang bertanda tangan di bawah ini :

Nama : Ineke Kusumawati Armayana

NIM : D1809031

Program Studi : Diploma III Perpustakaan

Fakultas : Ilmu Sosial Dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta

Jenis Karya : Tugas Akhir

Demi pengembangan ilmu pengetahuan, menyetujui untuk memberikan kepada Universitas Sebelas Maret Surakarta Hak Bebas Royalti Noneksklusif

( Nonexclusive Royalty Fee Right ) atas Tugas Akhir saya yang berjudul :

PENGADAAN BAHAN PUSTAKA DI UPT PERPUSTAKAAN INSTITUT AGAMA ISLAM NEGERI (IAIN) SURAKARTA

Beserta instrument/ desain/ perangkat (jika ada). Berhak menyimpan, mengalihkan bentuk, mengalihmediakan, mengelola dalam bentuk pangkalan data

(database), merawat serta mempublikasikan tugas akhir saya selama tetap

mencantumkan nama saya sebagai penulis (Author) dan pembimbing sebagai

co Author atau pencipta dan juga pemilik Hak Cipta.

Demikian pernyataan ini saya buat dengan sesungguhnya secara sadar dan tanpa paksaan dari pihak manapun.

Dibuat di : Surakarta Pada Tanggal : Juni 2012

Ineke Kusumawati A D1809031

(5)

commit to user

PENGESAHAN

Telah disetujui oleh Dosen Pembimbing untuk dipertahankan dihadapan Dewan Penguji Tugas Akhir Program Diploma III Perpustakaan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta.

Hari : Jum’at

Tanggal : 08 Juni 2012

Tim Penguji

Penguji I Penguji II

Drs. Is Hadri Utomo, M.Si. Drs. Sutarno, S.Sos

NIP.19590907 198702 1 001 NIP.19600305 198702 1 001

Mengesahkan

Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Dekan,

Prof. Drs. Pawito, Ph. D NIP. 19540805 198503 1 002

(6)

commit to user

MOTTO

“ Sukses bukanlah suatu Kewajiban, namun berusaha untuk menjadi Sukses merupakan suatu Kewajiban “

(7)

commit to user

PERSEMBAHAN

Penulis persembahkan kepada :

1. Ayah dan Ibu yang telah mendidik dan membesarkan ku.

2. Ke-dua kakak ku, adik dan keponakan ku tersayang.

3. Teman Kecil ku dan Seseorang yang selalu membantu ku.

4. Teman-teman D3 Perpustakaan angkatan 2009.

(8)

commit to user

viii

ABSTRAK

Ineke Kusumawati Armayana. DI809031. 2012. Pengadaan Bahan Pustaka di

Institut Agama Islam Negeri (IAIN) Surakarta. Tugas Akhir : Program studi

Diploma III Perpustakaan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta.

Pengadaan bahan pustaka adalah suatu kegiatan yang berperan besar dalam mendukung eksistensi suatu perpustakaan. Tujuan penelitian ini adalah untuk mengetahui prosedur pengadaan bahan pustaka, mengetahui kendala-kendala yang dihadapi saat melakukan pengadaan bahan pustaka serta mengetahui usaha-usaha yang dilakukan dalam menyelesaikan hambatan pada pengadaan bahan pustaka. Metode pengumpulan data yang digunakan adalah metode wawancara, dokumentasi dan studi pustaka.

Hasil yang didapat dari kegiatan magang yaitu mengetahui prosedur pengadaan bahan pustaka yang dilakukan melalui dua cara. Yaitu pembelian dan hadiah. Pembelian dilakukan melalui tiga cara yaitu pembelian mandiri, penunjukan langsung dan lelang. Kendala-kendala yang dihadapi saat melakukan pengadaan bahan pustaka diantaranya Proses pengadaan melampaui batas waktu yang telah ditentukan, Rekanan mengganti buku pesanan yang tidak ada tanpa pemberitahuan kepada pihak perpustakaan terlebih dahulu, Terlambatnya respon mahasiswa dan dosen tentang jadwal pengadaan buku. Upaya yang dilakukan untuk mengatasi kendala tersebut adalah Seawal mungkin memasukkan daftar koleksi pengadaan, Perpustakaan membuat perjanjian dengan rekanan dan Menggunakan katalog penerbit

Saran yang dapat diberikan adalah Lebih selektif dalam menentukan rekanan sebagai pelaksana pengadaan bahan pustaka, Koordinator pengadaan bahan pustaka aktif menanyakan buku-buku apa saja yang dibutuhkan pengguna.

(9)

commit to user

KATA PENGANTAR

Assalamu’alaikum W_{arohmatullahi Wabarokatuh.}

Puji syukur penulis panjatkan kepada Allah SWT, atas berkat rahmat-Nya yang dilimpahkan kepada penulis sehingga dapat menyelesaikan tugas akhir dengan judul “PENGADAAN BAHAN PUSTAKA DI UPT PERPUSTAKAAN INSTITUT AGAMA ISLAM NEGERI (IAIN)SURAKARTA” dengan baik.

Penulisan tugas akhir ini dimaksudkan untuk memenuhi sebagai persyaratan untuk mencapai gelar vokasi ahli madya (A.Md) pada Program Studi D3 Perpustakaan Fakultas Ilmu Sosial Dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta.

Penulis menyadari bahwa dalam penyusunana tugas akhir ini masih jauh dari sempurna karena keterbatasan dan kemampuan penulis miliki. Penulisan tugas akhir ini tidak akan berhasil dengan baik dan lancar tanpa adanya kerja sama serta bantuan dari pihak-pihak lain. Oleh karena itu, penulis ingin mengucapkan terimakasih kepada:

1. Bapak Prof. Drs. Pawito, Ph. D, selaku Dekan Fakultas Ilmu Sosial Dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta.

2. Bapak Drs. Haryanto, M.Lib, selaku Ketua Program Diploma III perpustakaan Fakultas Ilmu Sosial Dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta.

3. Bapak Drs. Sutarno, S.Sos selaku dosen pembimbing yang dengan perhatian memberi bimbingan dan pengarahan kepada penulis sehingga Tugas Akhir ini dapat selesai.

4. Bapak Drs. Is Hadri Utomo, M.Si selaku penguji I Tugas Akhir ini.

5. Bapak Erland Cahyo Saputro, M.Hum, selaku kepala UPT Perpustakaan Institut Agama Islam Negeri (IAIN) Surakarta yang telah berkenan mengijinkan penulis melaksanakan KULIAH KERJA PUSDOKINFO di UPT Perpustakaan Institut Agama Islam Negeri (IAIN) Surakarta.

(10)

commit to user

6. Seluruh pegawai UPT Perpustakaan Institut Agama Islam Negeri (IAIN) Surakarta yang telah memberikan bimbingan kepada penulis selama melaksanakan KULIAH KERJA PUSDOKINFO.

7. Seluruh staf dosen Fakultas Ilmu Sosial Dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta yang telah memberikan bekal dengan berbagai ilmu pengetahuan kepada penulis.

Dengan segala kerendahan hati, penulis menyadari bahwa tugas akhir ini masih jauh dari sempurna. Oleh karena itu, saran dan kritik dari semua pihak sangat diharapkan untuk menyempurnakan karya tulis ini. Sehingga Tugas Akhir ini dapat bermanfaat bagi kita semua serta menjadi jembatan untuk penelitian selanjutnya. Amin

Wassalamu’alaikum Wr. Wb.

Surakarta , 2012

(11)

commit to user

DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL ... i

HALAMAN PERSETUJUAN ... ii

SURAT PERNYATAAN ORISINALITAS KARYA ILMIAH ... iii

PERSETUJUAN PUBLIKASI ... iv

HALAMAN PENGESAHAN ... v

MOTTO ... vi

HALAMAN PERSEMBAHAN ... vii

ABSTRAK... viii

KATA PENGANTAR... ix

DAFTAR ISI ... xi

DAFTAR TABEL ... xiii

DAFTAR BAGAN ... xiv

DAFTAR LAMPIRAN ... xv

BAB I. PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang ... 1

1.2 Rumusan Masalah ... 3

1.3 Tujuan ... 4

1.4 Metode Pengumpulan Data... 4

BAB II. LANDASAN TEORI 2.1 Perpustakaan ... 7

2.2 Perpustakaan Perguruan Tinggi ... 8

2.3 Pengadaan Bahan Pustaka ... 9

2.4 Prosedur Pengadaan Bahan Pustaka... 11

BAB III GAMBARAN UMUM INSTITUSI 3.1 Profil Perpustakaan ... 18

(12)

commit to user

xii

3.3 Visi, Misi, dan Tujuan ... 21

3.4 Struktur Organisasi dan Sumber Daya Manusia ... 22

3.5 Tata Ruang Perpustakaan ... 24

3.6 Keanggotaan ... 25

3.7 Koleksi ... 27

3.8 Layanan ... 30

3.9 Sanksi dan Denda ... 37

3.10 Bebas Pustaka ... 38

3.11 Pengembangan ... 39

BAB IV ANALISIS DAN PEMBAHASAN 4.1 Prosedur Pengadaan Bahan Pustaka di UPT Perpustakaan Institut Agama Islam Negeri (IAIN) Surakarta ... 40

4.2 Hambatan-Hambatan yang Ditemui dalam Pengadaan Bahan Pustaka di UPT Perpustakaan Institut Agama Islam Negeri (IAIN) Surakarta ... 47

4.3 Usaha yang Dilakukan Pihak UPT Perpustakaan Institut Agama Islam Negeri (IAIN) Surakarta untuk menyelesaikan hambatan dalam pengadaan bahan pustaka ... 48

BAB V PENUTUP 5.1 Simpulan ... 50

5.2 Saran ... 51

DAFTAR PUSTAKA LAMPIRAN

(13)

commit to user

DAFTAR TABEL

Tabei 3.1 Daftar staff UPT Perpustakaan IAIN Surakarta tahun 2012 ... 24 Tabel 3.2 Perbandingan klasifikasi umum dengan klasifikasi islam ... 28 Tabel 3.3 Daftar koleksi UPT Perpustakaan IAIN Surakarta tahun 2011/

(14)

commit to user

xiv

DAFTAR BAGAN

Bagan 3.1 Srtuktur Organisasi UPT Perpustakaan IAIN Surakarta Tahun 2012 ... 23 Bagan 3.2 Alur peminjaman buku di UPT Perpustakaan IAIN Surakarta... 31 Bagan 3.3 Alur pengembalian UPT Perpustakaan IAIN Surakarta... 32

(15)

commit to user

DAFTAR LAMPIRAN

Lampiran 1 Surat Tugas

Lampiran 2 Form Penilaian Kuliah Kerja PUSDOKINFO Lampiran 3 Surat Keterangan Magang

Lampiran 4 Jadwal Magang Lampiran 5 Laporan Periodik

Lampiran 6 Form Usulan Buku pada OPAC Perpustakaan Institut Agama Islam Negeri Surakarta

Lampiran 7 Form Usulan Buku Pemustaka

Lampiran 8 Kerangka Acuan Kerja Pengadaaan Buku Perpustakaan Institut Agama Islam Negeri Surakarta

Lampiran 9 Daftar Pengadaan Buku Perpustakaan Institut Agama Islam Negeri Surakarta Tahun 2012

Lampiran 10 Katalog Penerbit Lampiran 11 Hasil Wawancara

(16)

commit to user

BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Perpustakaan merupakan salah satu sarana yang tepat dalam mendukung suatu pembelajaran. Pada Perguruan Tinggi peran perpustakaan sangat besar guna mendukung Tri Dharma Perguruan Tinggi yaitu pendidikan, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat. Oleh karena itu perpustakaan dituntut untuk dapat menyediakan informasi yang mengacu pada kebutuhan pengguna. Tugas utama setiap perpustakaan adalah membangun koleksi yang kuat demi kepentingan pemakai. Membangun koleksi perpustakaan dapat dilakukan melalui pengembangan koleksi, pengembangan koleksi mencakup semua kegiatan untuk memperluas koleksi yang ada di perpustakaan.

Pengadaan bahan pustaka adalah bagian dari ruang lingkup kegiatan yang terdapat dalam pengembangan koleksi. Pengadaan bahan pustaka merupakan kerja pelayanan teknis yang dilakukan oleh perpustakaan dalam menyediakan informasi kepada pengguna demi tercapainya tujuan perpustakaan. Agar koleksi yang diberikan perpustakaan

relevan dengan minat dan kebutuhan pengguna maka dalam pengadaan

bahan pustaka dibutuhkan penanganan yang terencana dan terarah sehingga memudahkan pemustaka menemukan informasi yang dibutuhkan.

(17)

commit to user

Pengadaan bahan pustaka hendaknya dilakukan oleh orang yang telah ahli dibidang tersebut, mereka adalah orang yang dipandang memiliki

otoritas untuk pengadaan bahan pustaka agar kegiatan pengembangan

koleksi khususnya pada kegiatan pengadaan bahan pustaka tepat sasaran. Pihak yang akan melakukan pengadaan bahan pustaka hendaknya memperhatikan usulan atau kebutuhan pengguna, jenis lembaga induk yang akan mengadakan pengadaan, besar anggaran yang dimiliki, prioritas pemustaka, jenis bahan pustaka yang dibutuhkan dan sarana prasarana yang mendukung. Kegiatan pengadaan bahan pustaka melalui pembelian tidak sekedar membeli buku pada toko buku maupun penerbit, namun pengadaan memiliki prosedur tertentu agar tujuan perpustakaan tercapai.

UPT Perpustakaan Institut Agama Islam Negeri (IAIN) Surakarta merupakan salah satu perpustakaan yang rutin melakukan pengadaan bahan pustaka setiap tahunnya. Jumlah koleksi UPT Perpustakaan IAIN Surakarta sampai pada tahun 2012 ini sudah mencapai 16.362 judul dengan jumlah eksemplar keseluruhan mencapai 44.156 (Arsip UPT Perpustakaan IAIN Surakarta, 2012). Setiap tahun koleksi perpustakaan IAIN Surakarta mengalami penambahan untuk mengimbangi perkembangan informasi yang semakin hari semakin berkembang. Dengan diadakannya pengadaan bahan pustaka diharapkan perpustakaan dapat memenuhi kebutuhan informasi pengguna.

Berdasarkan gambaran di atas penulis tertarik untuk memaparkan prosedur pengadaan bahan pustaka di UPT Perpustakaan Institut Agama

(18)

commit to user

Islam Negeri (IAIN) Surakarta. Hal ini diwujudkan penulis dengan pembuatan karya ilmiah yang berupa Tugas Akhir (TA) dengan judul “PENGADAAN BAHAN PUSTAKA DI UPT PERPUSTAKAAN INSTITUT AGAMA ISLAM NEGERI (IAIN) SURAKARTA”. Adapun sumber-sumber mengenai data dan fakta dari isi TA ini didasarkan pada masa Kuliah PUSDOKINFO yang dilakukan penulis selam dua bulan di UPT Perpustakaan Institut Agama Islam Negeri (IAIN) Surakarta, terhitung sejak 13 Februari 2012 sampai 13 April 2012.

1.2 Rumusan Masalah

Setelah diuraikan dalam latar belakang masalah yang dikemukakan di atas, maka rumusan masalah yang dapat penulis kemukakan adalah : 1.2.1 Bagaimana prosedur pengadaan bahan pustaka di UPT

Perpustakaan Institut Agama Islam Negeri (IAIN) Surakarta? 1.2.2 Apa saja hambatan-hambatan yang ditemui dalam pengadaan

bahan pustaka di UPT Perpustakaan Institut Agama Islam Negeri (IAIN) Surakarta?

1.2.3 Apakah usaha yang telah dilakukan pihak UPT Perpustakaan Institut Agama Islam Negeri (IAIN) Surakarta untuk menyelesaikan hambatan-hambatan dalam pengadaan bahan pustaka?

(19)

commit to user

1.3 Tujuan

Tujuan dari pembahasan Pengadaan Bahan Pustaka Di UPT Perpustakaan Institut Agama Islam Negeri (IAIN) Surakarta adalah :

1.3.1 Untuk mengetahui prosedur pengadaan bahan pustaka di UPT Perpustakaan Institut Agama Islam Negeri (IAIN) Surakarta. 1.3.2 Untuk mengetahui hambatan-hambatan saja yang ditemui dalam

pengadaan bahan pustaka di UPT Perpustakaan Institut Agama Islam Negeri (IAIN) Surakarta.

1.3.3 Untuk mengetahui usaha yang dilakukan pihak UPT Perpustakaan Institut Agama Islam Negeri (IAIN) Surakarta untuk menyelesaikan hambatan dalam pengadaan bahan pustaka.

1.4 Metode Pengumpulan Data

Pelaksanaaan Kuliah Kerja PUSDOKINFO di UPT Perpustakaan Institut Agama Islam Negeri (IAIN) Surakarta, Jalan Pandawa Pucangan Kartasura, Sukoharjo, Jawa Tengah dilaksanakan tanggal 13 Februari sampai dengan 13 April. Pada jam kerja yaitu :

Senin s/d Kamis : 08.00 - 15.30 WIB

Jumat : 08.00 - 11.00 WIB

Dalam melakukan kegiatan pengumpulan data yang diperlukan dalam penyusunan Tugas Akhir ini Penulis menggunakan berbagai macam metode pengumpulan data yaitu:

(20)

commit to user

1.4.1 Interview atau Wawancara

Singarimbun (1989:192) menyatakan: “Wawancara yaitu mendapatkan informasi dengan cara bertanya langsung kepada responden”.

Untuk memperoleh informasi tentang pengadaan bahan pustaka di UPT Perpustakaan IAIN Surakarta penulis telah melakukan interview dengan pegawai UPT Perpustakaan IAIN Surakarta yang berhubungan dengan pengadaan koleksi yaitu Bapak Erland Cahyo S, S.Sos dan Ibu Khoirul Maslahah, SIP.

1.4.2 Dokumentasi

Susanto (2006:136) menyatakan: “Dokumentasi adalah teknik pengumpulan data yang diperoleh melalui dokumen-dokumen”.

Dalam penulisan Tugas Akhir ini penulis menggunakan dokumen-dokumen yang relevan dengan kebutuhan penulis. Di antaranya adalah data karyawan UPT Perpustakaan IAIN Surakarta.

1.4.3 Studi Pustaka

Mestika Zed (2004:89), menyatakan:“Studi pustaka adalah penelitian yang dilakukan di perpustakaan dimana objek penelitian biasanya digali lewat beragam informasi kepustakaan (buku, ensiklopedi, jurnal, kamus dan juga koleksi karya ilmiah)”.

(21)

commit to user

Penulis menggali informasi melalui beberapa koleksi perpustakaan. Antaralain Buku teks, Jurnal dan Arsip UPT Perpustakaan IAIN Surakarta .

(22)

commit to user

BAB II

LANDASAN TEORI

2.1 Perpustakaan

Perpustakaan adalah salah satu tempat yang menyediakan berbagai macam informasi untuk seluruh lapisan masyarakat.

Menurut Sutarno NS (2003:7), “Perpustakaan adalah suatu ruangan, bagian dari gedung/ bangunan, atau gedung itu sendiri yang berisi buku-buku koleksi, yang disusun dan diatur demikian rupa sehingga mudah untuk dicari dan dipergunakan apabila sewaktu-waktu diperlukan oleh pembaca”. Kemudian, menurut Soejono Trimo (1992:1): “Perpustakaan adalah salah satu alat yang vital dalam setiap program pendidikan, pengajaran, dan penelitian (research) bagi setiap lembaga pendidikan dan ilmu pengetahuan”.

Selanjutnya Sutarno NS (2003:58), mendefinisikan fungsi perpustakaan sebagai berikut: “Fungsi atau fungsi-fungsi perpustakaan adalah suatu tugas atau jabatan yang harus dilakukan di dalam perpustakaan tersebut”.

Lebih lanjut fungsi-fungsi sebuah perpustakaan dirinci sebagai berikut :

Pengadaan bahan pustaka, meliputi kegiatan : 1. Menghimpun atau mengumpulkan

2. Membeli

(23)

commit to user

4. Tukar-menukar

5. Menggandakan 6. Menerbitkan

7. Kerjasama koleksi (Sutarno NS, 2003:58)

2.2 Perpustakaan Perguruan Tinggi

Jika diterjemahkan secara sederhana definisi perpustakaan Perguruan Tinggi adalah sebuah perpustakaan yang didirikan di sebuah perguruan tinggi dengan sasaran utama pemakainya adalah masyarakat yang berada dalam perguruan tinggi tersebut. Namun beberapa para ahli menjelasakan definisi perpustakaan perguruan tinggi sebagai berikut,

Pengertian perpustakaan perguruan tinggi menurut Noerhayati (1987:1), disebutkan bahwa:

Pada hakikatnya Perpustakaan perguruan tinggi adalah suatu unit kerja yang merupakan bagian integral dari suatu lembaga induknya, yang bersama-sama dengan unit lainnya tetapi dalam peranan yang berbeda, bertugas membantu perguruan tinggi yang bersangkutan dalam melaksanakan tri dharmanya.

Sedangkan pengertian perpustakaan perguruan tinggi menurut Sulistyo Basuki (1993:51), “Perpustakaan perguruan tinggi yaitu perpustakaan yang terdapat pada perguruan tinggi, badan bawahannya, maupun lembaga yang berafiliasi dengan perguruan tinggi dengan tujuan utama membantu perguruan tinggi mencapai tujuannya”.

(24)

commit to user

2.3 Pengadaan Bahan Pustaka

2.3.1 Definisi Pengadaan Bahan Pustaka

Dalam memenuhi kebutuhan pengguna dalam penyediaan informasi, perpustakaan dituntut untuk selalu menambah ragam koleksinya. Penambahan koleksi pada perpustakaan dapat dilakukan dengan cara pengadaan bahan pustaka. Pengadaan bahan pustaka sering juga disebut sebagai acquisition yaitu suatu kegiatan menambah koleksi suatu perpustakaan melalui berbagai macam cara berdasarkan pada suatu prosedur. Pengertian pengadaan bahan pustaka menurut Yuyu Yulia ( 2009:5.2), disebutkan bahwa :

Pengadaan adalah terjemahan dari acquisition, yaitu kegiatan yang merupakan implementasi dari keputusan dalam melakukan seleksi yang mencakup semua kegiatan untuk mendapatkan bahan pustaka yang telah dipilih dengan cara membeli, tukar menukar dan hadiah termasuk dalam menyelesaikan administrasinya.

Sedangkan pengertian pengadaan bahan pustaka secara singkat dipaparkan oleh Sutarno NS (2006:174), yaitu: “ Pengadaan atau akuisisi koleksi bahan pustaka merupakan proses awal dalam mengisi perpustakaan dengan sumber-sumber informasi.”

Selanjutnya pengertian pengadaan Menurut soeatminah (1992:71) disebutkan bahwa: “Pengadaan koleksi adalah proses menghimpun bahan pustaka yang akan dijadikan koleksi suatu perpustakaan”.

(25)

commit to user

2.3.2 Jenis Bahan Pustaka

Seiring berkembangnya ilmu pengetahuan dan teknologi bahan pustaka yang terdapat pada perpustakaan saat ini semakin beragam bentuknya, tidak hanya didominasi oleh koleksi berbentuk buku. Kini hasil karya pemikiran manusia dituangkan dalam berbagai jenis media, Baik yang tercetak maupun non cetak.

Menurut Yuyu Yulia (2006:1.3), jenis-jenis bahan pustaka antara lain:

1. Karya Cetak

Karya cetak adalah hasil pikiran manusia yang dituangkan dalam bentuk cetak, seperti buku, terbitan berseri

2. Karya Noncetak

Karya non cetak adalah hasil pikiran manusia yang dituangkan tidak dalam bentuk cetak seperti buku atau majalah, melainkan dalam bentuk lain seperti rekaman suara, rekaman vidio, rekaman gambar, dan sebagainya. 3. Bentuk Mikro

Bentuk mikro adalah suatu istilah yang digunakan untuk menunjukkan semua bahan pustaka yang menggunakan media film dan tidak dapat dibaca dengan mata biasa melainkan harus memakai alat yang dinamakan

microreader.

4. Karya Dalam Bentuk Elektronik

Dengan adanya teknologi informasi, maka informasi dapat dituangkan ke dalam media elektronik seperti pita magnetis dan cakram atau disk.

2.3.3 Tujuan dan Fungsi Pengadaan Bahan Pustaka

Pada intinya kegiatan pengadaan bahan pustaka bertujuan untuk menambah koleksi perpustakaan guna menambah sumber informasi yang dibutuhkan pemustaka . Menurut Yuyu Yulia (2006:1.21), “Tujuan dari pengadaan bahan pustaka adalah untuk

(26)

commit to user

mengembangkan koleksi perpustakaan yang baik dan seimbang sehingga mampu melayani kebutuhan pemakai yang berubah dan tuntutan pemakai masa kini dan masa mendatang”

Sedangkan fungsi dari kegiatan pengadaan bahan pustaka adalah menghimpun dan menyediakan bahan pustaka yang akan dijadikan koleksi suatu perpustakaan. Fungsi pengadaan bahan pustaka menurut Noerhayati (1987:144), disebutkan bahwa:

Fungsi pengadaan bahan pustaka adalah menerima dan mencari buku-buku pesanan dari fakultas, meneliti tentang macam atau jenis bahan pustaka cetak maupun non cetakan mengusahakan kelengkapannya, mengadakan pengamatan langsung tentang buku-buku baru misalnya langsung menanyakan ke penerbit atau toko buku.

2.4 Prosedur Pengadaan Bahan Pustaka 2.4.1 Seleksi bahan pustaka

Sebelum melakukan proses pengadaan bahan pustaka terlebih dahulu dilakukan seleksi bahan pustaka karena prinsip penyeleksian bahan pustaka sangat penting dalam menunjang kemajuan suatu perpustakaan agar koleksi yang diadakan dapat memenuhi kebutuhan pengguna. Menurut Soetminah (1992:76), bahan pustaka yang dipilih harus sesuai dengan:

1. Minat dan kebutuhan pemakai

2. Tujuan, fungsi dan ruang lingkungan layanan perpustakaan. 3. Kemajuan pengetahuan dan kekayaan jiwa dalam arti

positif.

(27)

commit to user

Untuk melakukan seleksi bahan pustaka diperlukan orang yang memiliki pengetahuan luas. Pihak yang berwenang melakukan seleksi pada perpustakaan perguruan tinggi menurut Yuyu Yulia (2009:4.6) disebutkan bahwa:

Pada perpustakaan perguruan tinggi , pihak yang berwenang melakukan seleksi adalah pimpinan universitas, pimpinan fakultas dan dosen atau mungkin juga sebuah komisi penasihat/ pengawas perpustakaan yang dibentuk khusus dengan salah satu tugasnya adalah memilih atau menyarankan bahan pustaka yang akan dijadikan koleksi. Komisi itu bisa saja terdiri dari pustakawan, dosen, pimpinan fakultas, dan lain-lain. Mahasiswa boleh saja menyarankan, tetapi harus dipertimbangkan apakah sesuai dengan kebutuhan perkuliahan.

Dalam melakukan seleksi bahan pustaka diperlukan alat bantu seleksi untuk mempermudah pemilihan bahan pustaka. Menurut Syarikin Pangribuan (2009:8), jenis alat bantu seleksi yang masing-masing mempunyai fungsi sebagai berikut:

1. Alat bantu seleksi

Yaitu alat yang dapat membantu pustakawan untuk memutuskan apakah bahan pustaka yang dipilih atau tidak, karena informasi yang diberikan tidak terbatas pada data bibliografi saja, dan keterangan lain yang diperlukan untuk mengambil keputusan. Informasi ini dapat diberikan dalam bentuk anotasi singkat, tinjauan (review) dengan panjang yang bervariasi.

Contoh alat bantu seleksi yaitu: a. Majalah tinjauan buku b. Resensi buku di surat kabar

c. Katalog penerbit secara online pada web 2. Alat identifikasi dan verifikasi

Yaitu alat bantu seleksi yang hanya menyantumkan data bibliografi bahan pustaka. Alat seperti ini dipakai untuk mengetahui judul yang telah terbit atau yang akan diterbitkan dalam bidang subjek tertentu. Alat bantu ini dipakai untuk mengetahui verifikasi, judul, edisi, nama

(28)

commit to user

pengarang, harga dan lain-lain. Tepat dengan yang diinformasikan oleh pihak lain.

Contoh alat identifikasi dan verifikasi adalah: a. Katalog penerbit

b. Katalog induk c. Bibliografi

d. Accession list, dan lain-lain.

2.4.2 Sistem pengadaan bahan pustaka

Untuk menambah koleksi suatu perpustakaan dapat dilakukan berbagai macam cara dengan prosedur tertentu sehingga dapat diperoleh bahan pustaka yang sesuai dengan kebutuhan pengguna.

Menurut Sulistyo Basuki (1993:222), perpustakaan membeli atau memperoleh buku dengan cara sebagai berikut:

1. Pembelian 2. Pertukaran 3. Hadiah

4. Keanggotaan organisasi

Berikut adalah penjabaran dari masing-masing pernyataan Sulistyo Basuki di atas

2.4.2.1 Pengadaan bahan pustaka melalui pembelian

Menambah koleksi bahan pustaka melalui pembelian merupakan cara yang sering dilakukan oleh perpustakaan, karena pembelian merupakan salah satu cara pengdaan bahan pustaka yang sangat mudah dan efektif.

(29)

commit to user

Menurut Yuyu Yulia (2009:5.7) pengadaan buku melalui pembelian dapat dilakukan dengan cara-cara sebagai berikut:

1. Pembelian secara langsung ke penerbit 2. Toko buku

3. Agen yang dikenal dengan istilah jobber atau vendor baik di dalam negeri maupun di luar negeri.

Pembelian buku melalui penerbit dapat dilakukan melalui penerbit dalam negeri maupun penerbit luar negeri. Penerbit dalam negeri melayani pembelian yang berasal dari perpustakaan. namun penerbit asing hanya melayani pembelian yang bersal dari toko buku ataupun penjaja (vendor) sehingga perpustakaan indonesia jika ingin memiliki koleksi dari luar negeri harus membeli melalui toko buku.

Pembelian melalui toko buku biasanya dilakukan perpustakaan untuk memenuhi kebutuhan sewaktu-waktu dengan eksemplar yang tidak banyak. Selain itu cara pembeliannya juga semakin dipermudah dengan tersedianya toko buku online.

Selain melalui penerbit dan toko buku biasanya perpustakaan juga dapat melakukan pembelian melalui agen yang dikenal dengan istilah jobber atau vendor. Mereka memperoleh buku-buku dari penerbit, baik penerbit dari

(30)

commit to user

dalam maupun luar negeri dengan mendapatkan potongan harga lalu menyimpan buku-buku tersebut untuk kemudian dijual kepada toko buku dan perpustakaan.

2.4.2.2 Pengadaan bahan pustaka melalui pertukaran

Selain dengan cara membeli, cara lain yang dapat digunakan perpustakaan untuk menambah koleksinya adalah dengan cara tukar menukar. Sebelum melakukan kegiatan tukar menukar, kedua belah pihak perpustakaan terlebih dahulu membuat perjanjian yang berisi tentang bahan pertukarannya. Buku yang akan ditawarkan dan ditukarkan dengan perpustakaan lain adalah buku-buku yang memiliki duplikat atau buku yang tidak lagi diperlukan perpustakaan. Lalu perpustakaan mengirimkan penawaran kepada perpustakaan-perpustakaan lain yang diperkirakan memiliki koleksi yang sesuai dengan buku yang ditawarkan.

Tujuan dilakukannya pertukaran antar perpustakaan menurut Yuyu Yulia ( 2009:2.25), adalah sebagai berikut:

1. Memperoleh buku-buku tertentu yang tidak dapat dibeli di toko buku, sebagai contoh terbitan pemerintah dan atau grey literatur

2. Mengeluarkan buku-buku hadiah yang tidak sesuai atau yang duplikat.

3. Mengembangkan kerja sama antar perpustakaan baik tingkat nasional maupun internasional.

(31)

commit to user

2.4.2.3 Pengadaan bahan pustaka melalui hadiah

Pengadaan buku melalui hadiah sangat penting dilakukan untuk membangun koleksi perpustakaan. Buku sumbangan atau hadiah memberikan keuntungan besar bagi perpustakaan. Dengan menerima buku-buku sumbangan, perpustakaan dapat memenuhi koleksi perpustakaan tanpa mengeluarkan anggaran dana untuk melakukan pembelian bahan pustaka. namun sebelum menerima buku sumbangan hendaknya perpustakaan memeriksa apakah buku tersebut sesuai dengan kebutuhan perpustakaan, jangan sampai buku yang diterima tidak sesuai dengan kebutuhan pengguna karena buku yang tidak sesuai hanya akan ditumpuk digudang yang mengakibatkan pemborosan tempat.

Menurut Yuyu Yulia ( 2009:5.29), cara untuk mendapatkan hadiah ada dua cara, yaitu:

1. Hadiah atas permintaan

a. Mempersiapkan daftar donatur yang akan diminta sumbangannya (lembaga ilmiah, lembaga pemerintah, perorangan dan sebagainya).

b. Menyusun daftar buku yang akan diajukan kepada pihak lain.

c. Mengirimkan surat permohonan disertai daftar buku yang dibutuhkan.

d. Menerima buku-buku sumbangan apabila diterima permohonannya.

e. Memeriksa buku yang datang dan mencocokannya dengan daftar pengantar.

f. Mengirimkan ucapan terimakasih.

g. Mengolah buku sumbangan sesuai dengan prosedur.

(32)

commit to user

2. Hadiah tidak atas permintaan

a. Buku yang diterima dicocokkan dengan surat pengantar.

b. Mengirimkan surat ucapan terimakasih.

c. Buku yang diterima diperiksa terlebih dahulu apakah subjeknya sesuai dengan kebijakan pengembangan koleksi yang ada. Bila sesuai dapat segera diproses.

d. Jika buku tidak sesuai, disisihkan sebagai buku untuk bahan pertukaran atau dihadiahkan kembali pada pihak lain.

2.4.2.4 Pengadaan bahan pustaka melalui keanggotaan organisasi

Jika suatu perpustakaan ataupun badan induk perpustakaan menjadi salah satu anggota suatu organisasi biasanya anggotanya akan memperoleh terbitan organisasi tersebut secara cuma-cuma. Jika mereka harus membeli mereka bisa memperoleh bahan pustaka tersebut dengan harga yang murah.

(33)

commit to user

BAB III

GAMBARAN UMUM INSTITUSI

3.1 Profil Perpustakaan

- Nama Instansi : UPT Perpustakaan Institut Agama Islam Negeri Surakarta

- Alamat : Jalan Pandawa, Pucangan, Kartasura,

Sukoharjo, Jawa Tengah

- Telepon : (0271) 781516

- Fax : (0271) 782774

- E-mail : [email protected] - Website : http://garden.iain-surakarta.ac.id - Jenis Industri/ Jasa : perpustakaan

- Nama Pimpinan : Erland Cahyo Saputro, S.Sos., M.Hum - Jumlah Staff : sembilan (9) staff

3.2 Sejarah dan Dinamika

Sejarah UPT Perpustakaan STAIN Surakarta tidak terlepas dari sejarah lahirnya STAIN Surakarta. Awal mula berdirinya STAIN Surakarta adalah dibukanya IAIN Walisongo kelas jauh yang berada di Surakarta. Fakultas kelas jauh yang dibuka di Surakarta merupakan relokasi dari fakultas Syariah di Pekalongan dan fakultas Ushuluddin di Kudus.

(34)

commit to user

Pada tahun 1992 IAIN Walisongo di Surakarta diresmikan oleh menteri Agama Dr. Munawir Sadzali, MA., dengan nama IAIN Walisongo di Surakarta yang memiliki dua fakultas yaitu fakultas Syariah dan Ushuluddin dengan rektor Drs. H. Ahmad Lujito (rektor IAIN Semarang pada saat itu). Keberadaan 2 fakultas tersebut, kemudian memiliki dan membuka perpustakaan fakultas yakni perpustakaan fakultas Syariah dan perpustakaan fakultas Ushuluddin. Sejak itulah perpustakaan fakultas Syariah dan perpustakaan fakultas Ushuluddin berdiri yang akan menjadi cikal bakal berdirinya Perpustakaan STAIN Surakarta.

Koleksi yang ada pada saat itu berasal dari koleksi Perpustakaan IAIN Walisongo Semarang dengan stempel Perpustakaan IAIN Walisongo Semarang. Untuk selanjutnya, pengadaan koleksi baru yang dibeli melalui fakultas masing-masing, diberi tanda stempel perpustakaan fakultas Syariah dan stempel perpustakaan fakultas Ushuluddin IAIN Walisongo Surakarta, begitu seterusnya berjalan sampai pada tahun 1997.

Di tahun 1997 ini, terjadi perubahan besar untuk seluruh wilayah di Indonesia, bahwa fakultas-fakultas yang berada di daerah berubah menjadi STAIN, berdiri sendiri lepas dari induknya. Demikian juga fakultas Syariah dan fakultas Ushuuddin yang berada di Surakarta melepaskan diri dari induknya (IAIN Walisongo Semarang) dan berdiri sendiri dengan nama STAIN Surakarta berdasarkan Kepres No. 11 tahun 1997. Sejak itulah perpustakaan fakultas Syariah dan perpustakaan fakultas Ushuluddin digabung dengan nama UPT Perpustakaan STAIN Surakarta.

(35)

commit to user

Pada awal berdirinya masih menggunakan sistem manual, sejalan dengan berkembangnya jaman maka Perpustakaan STAIN Surakarta dalam pengelolaannya mengarah pada sistem komputerisasi. Automasi Perpustakaan dimulai dengan dengan menggunakan program CDS-ISIS, selanjutnya pada tahun 2000 dikembangkan dengan program WINISIS.

Seiring dengan perkembangan teknologi informasi yang semakin pesat, tuntutan kebutuhan informasi dari pemustaka (pemakai perpustakaan) dan tanggung jawab atas fungsi dan peran perpustakaan yang menjadi bagian infrastruktur yang sangat vital di STAIN Surakarta, maka pada tahun 2004/2005 perpustakaan menerapkan Sistem Informasi Perpustakaan Berbasis Web (SIPRUS) dengan harapan dapat menyajikan data yang cepat, akurat dan tepat. Sistem SIPRUS ini mempunyai fleksibilitas dan integrasi data yang tinggi, fleksibel karena aplikasi ini dapat dijalankan dalam dua plafform yaitu linux dan windows. Disamping itu SIPRUS telah dipersiapkan untuk diakses pada jaringan public (internet). Pengembangan perpustakaan yang terbaru adalah program perpustakaan digital yaitu Library Garden (2009). Sehingga sistem yang digunakan untuk sekarang ( 2009/2010) adalah perpaduan SIPRUS dan Library Garden.

Berdasarkan Peraturan Presiden RI Nomor 1/2011 tanggal 3 Januari 2011 tentang Perubahan status dari Sekolah Tinggi Agama Islam Negeri (STAIN) Surakarta menjadi Institut Agama Islam Negeri (IAIN) Surakarta dan peresmian perubahan status dari Sekolah Tinggi Agama Islam Negeri (STAIN) Surakarta menjadi Institut Agama Islam Negeri (IAIN)

(36)

commit to user

Surakarta dilaksanakan pada hari Kamis tanggal 28 Juli 2011 di Graha IAIN Surakarta oleh Menteri Agama RI Drs. Suryadharma Ali, M.Si. Maka nama perpustakaan berubah menjadi UPT Perpustakaan IAIN Surakarta.

3.3 Visi, Misi, dan Tujuan 3.3.1 Visi

Mewujudkan UPT Perpustakaan IAIN Surakarta sebagai Pusat Sumber Informasi Ilmu Pengetahuan dan Budaya Islam.

3.3.2 Misi

2.3.2.1 Menunjang pelaksanaan Tridharma Perguruan Tinggi, meliputi bidang Pendidikan dan Pengajaran, Penelitian dan Pengabdian pada masyarakat serta menunjang kegiatan belajar mengajar di lingkungan IAIN Surakarta.

2.3.2.2 Memberikan layanan informasi kepada pemustaka dengan menerapkan sistem informasi perpustakaan yang berbasis komputer dan mengikuti perkembangan teknologi informasi.

3.3.3 Tujuan

Mendukung, memperlancar, serta mempertinggi kualitas pelaksanaan proses belajar mengajar, penelitian dan pengabdian pada masyarakat dengan cara menghimpun, mengolah dan menyebarkan informasi kepada seluruh sivitas akademika IAIN Surakarta.

(37)

commit to user

3.4 Struktur Organisasi dan Sumber Daya Manusiaa 3.4.1 Struktur organisasi

UPT Perpustakaan IAIN Surakarta berada di bawah dan tanggung jawab langsung kepada Rektor IAIN Surakarta, serta pembinanya dilakukan oleh Pembantu Rektor I Bidang Akademik.

(38)

commit to user

BAGAN 3.1

Srtuktur Organisasi UPT Perpustakaan IAIN Surakarta Tahun 2012

Sumber: PMA RI Nomor 19 Tahun 2011 Tentang Ortaker IAIN Surakarta. Kepala

Perpustakaan

Bidang Administrasi

Bidang Pemeliharaan dan

Perbaikan Buku Bidang Pengadaan

dan Pengembangan

Koleksi

Bidang Teknologi Informasi

Bidang Pengolahan Bahan Pustaka

Bidang Layanan Koleksi Referensi dan

Tandon Bidang Layanan

Sirkulasi Pembantu Rektor I Bidang Akademik

Rektor IAIN Surakarta

(39)

commit to user

3.4.2 Sumber Daya Manusia

Sumber daya manusia di UPT Perpustakaan IAIN Surakarta saat ini memiliki sembilan (9) orang.

TABEL 3.1

Daftar staff UPT Perpustakaan IAIN Surakarta tahun 2012

No. Nama Jabatan Pendidikan

1. Erland Cahyo Saputro, S.Sos, M.Hum

Kepala Perpustakaan Pustakawan Muda

S2 Ilmu Perpustakaan 2. Syihabumilla, S.Ag.,S.S.,

M.Hum

Pustakawan Muda S2 Ilmu Perpustakaan 3. Khoirul Maslahah, SIP Pustakawan Pertama S1 Ilmu

Perpustakaan 4. Triningsih, SIP Pustakawan Pertama S1 Ilmu

Perpustakaan 5. Nushorul Hasanah R.

A,Md.,S.Pd.

Pustakawan

Pelaksana Lanjutan

D3 Ilmu Perpustakaan

6. Sri Harjono PNS (Adm) SMA

7. Waluyo, Lc.MA PNS (Dosen) S2 Ekonomi Islam

8. Dewi Nuria Khodijah, A.Md PNS (Adm) D3 Ilmu Perpustakaan

9. M. Zaki Mubarok, A.Md HR D3 Ilmu

Perpustakaan Sumber : Arsip UPT Perpustakaan IAIN Surakarta tahun 2012

3.5 Tata Ruang Perpustakaan

UPT Perpustakaan IAIN Surakarta menempati bangunan berlantai dua, dengan luas 750 m2dengan pembagian ruang sebagai berikut :

Lantai 1 : ruang sirkulasi (peminjaman dan pengembalia buku), ruang baca, ruang koleksi, ruang tempat katalog online, loker, toilet,

(40)

commit to user

ruang cybernet, ruang Javanesse corner dan ruang kepala perpustakaan

Lantai 2 : ruang referensi, ruang pengolahan, ruang tandon, dan mushola.

3.6 Keanggotaan

Anggota UPT Perpustakaan IAIN Surakarta adalah sivitas akademika IAIN Surakarta yang telah memenuhi persyaratan keanggotaan.

3.6.1 Mahasiswa

1. Mengisi formulir permohonan menjadi anggota.

2. Menyerahkan pas foto terakhir ukuran 2x3 sebanyak tiga lembar.

3. Membayar biaya administrasi sebesar Rp 25.000,00.

4. Mengikuti Program Pendidikan Pemakai UPT Perpustakaan IAIN Surakarta bagi mahasiswa baru.

5. Masa berlaku keanggotaan selama satu tahun dan sesudahnya dapat dilakukan herregristrasi.

3.6.2 Dosen dan Karyawan tetap IAIN Surakarta

1. Mengisi formulir permohonan menjadi anggota.

2. Menyerahkan pas foto terakhir ukuran 2x3 sebanyak tiga lembar.

3. Membayar biaya administrasi sebesar Rp 25.000,00.

4. Mengikuti Program Pendidikan Pemakai UPT Perpustakaan IAIN Surakarta bagi mahasiswa baru.

(41)

commit to user

5. Masa berlaku keanggotaan selama satu tahun dan sesudahnya dapat dilakukan herregristrasi.

3.6.3 Pemustaka Luar Sivitas Akademika IAIN Surakarta

Pemustaka dari luar sivitas akademika IAIN Surakarta dapat memanfaatkan koleksi UPT Perpustakaan IAIN Surakarta dengan ketentuan:

1. Mengisi daftar buku tamu.

2. Melakukan transaksi administrasi sebagai persyaratan masuk UPT Perpustakaan IAIN Surakarta, kontrak administrasi berupa:

a. Membayar biaya administrasi sebesar Rp 2.000,00 dan mendapatkan kartu tanda masuk yang berlaku pada saat hari kunjungan.

b. Atau membayar biaya administrasi sebesar Rp 20.000,00 dan mendapatkan kartu baca yang berlaku tiga bulan sejak kontrak administrasi dilakukan.

c. Pemanfaatan koleksi berupa layanan baca di tempat atau fotokopi.

(42)

commit to user

3.7 Koleksi

Ada dua macam koleksi yang dimiliki UPT Perpustakaan IAIN Surakarta, yaitu:

3.7.1 Koleksi tercetak

Koleksi ini berupa buku yang terdapat di rak-rak yang penyusunannya dengan sisitem pengelompokan tertentu.

3.7.2 Koleksi digital

Koleksi digital ini adalah koleksi peneliian mahasiswa (skripsi dan tesis) juga karya ilmiah dosen yang dapat dipublis lewat internet dan dapat didownload dengan syarat tertentu.

Sedangkan untuk pengelompokan ada dua cara yaitu, berdasarkan klasifikasi dan berdasarkan penggunaan.

3.7.3 Klasifikasi

Berdasarkan klasifikasinya, koleksi UPT Perpustakaan IAIN Surakarta dibedakan menjadi dua, yaitu:

1. Koleksi umum yang menggunakan klasifikasi DDC (Dewey

Decimal Classification).

(43)

commit to user

TABEL 3.2

Perbandingan klasifikasi umum dengan klasifikasi islam

Klasifikasi Umum Klasifikasi Islam

000 KARYA UMUM 100 FILSAFAT 200 AGAMA

300 ILMU-ILMU SOSIAL 400 BAHASA

500 ILMU-ILMU MURNI 600 ILMU TERAPAN

700 KESENIAN DAN OLAHRAGA 800 KESUSASTRAAN

900 SEJARAH DAN GEOGRAFI

2X0 ISLAM (UMUM) 2X1 AL QUR’AN

2X2 HADITS 2X3 ILMU KALAM 2X4 FIQIH

2X5 AKHLAK DAN TASAWUF 2X6 SOSIAL DAN BUDAYA ISLAM 2X7 FILSAFAT ISLAM

2X8 ALIRAN DAN SEKTE 2X9 TARIKH DAN BIOGRAFI Sumber: Buku Panduan Perpustakaan IAIN Surakarta 2011/2012

3.7.4 Penggunaan

Berdasarkan penggunaanya, koleksi UPT Perpustakaan IAIN Surakarta dibedakan menjadi enam, yaitu:

3.7.4.1 Koleksi Sirkulasi

Koleksi sirkulasi adalah adalah koleksi yang dapat dipinjam oleh anggota dengan menggunakan Kartu Anggota Perpustakaan dalam jangka waktu tujuh hari, kcuali untuk koleksi berbahasa Iinggris. Koleksi berbahasa Inggris bisa dibaca ditempat atau difotokopi. Kode koleksi ini adalah “SR” (untuk buku yang berbahasa Indonesia dan Inggris) dan “AS” (untuk buku yang berbahasa Arab).

3.7.4.2 Koleksi Referensi

Koleksi referensi adalah koleksi-koleksi yang hanya dapat dibaca ditempat atau difotokopi. Jenis koleksi ini seperti kamus, ensiklopedi, direktori, atlas, dan lain-lain.

(44)

commit to user

Kode koleksi ini adalah “RF” (untuk buku yang berbahasa Indonesia dan Inggris) dan“R”(untuk buku yang berbahasa Arab).

3.7.4.3 Koleksi Serial

Koleksi serial adalah koleksi-koleksi berseri/ berkala yang dilanggan seperti surat kabar, majalah, jurnal, makalah dan hasil penelitian. Koleksi ini hanya dapat dibaca ditempat atau difotokopi.

3.7.4.4 Koleksi Tandon

Koleksi tandon adalah semua koleksi copy 1 (C.1) yang dimiliki oleh UPT Perpustakaan IAIN Surakarta. Koleksi ini juga dilayankan untuk difotokopikan petugas.

3.7.4.5 Koleksi Skripsi

Koleksi skripsi merupakan koleksi yang merupakan hasil karya mahasiswa yang berupa hasil penelitian yang telah dilakukan guna memperoleh gelar sarjana. Kode koleksi ini adalah “SK”.

3.7.4.6 Makalah dan Laporan Penelitian

Makalah adalah koleksi yang berupa hasil karya dari dosen. Sedangkan laporan penelitian adalah hasil penelitian dosen yang didokumentasikan di perpustakaan.

(45)

commit to user

TABEL 3.3

Daftar koleksi UPT Perpustakaan IAIN Surakarta tahun 2011/2012

No. Jenis Koleksi Judul Eksemplar

1. Buku Teks dan Kitab 10.022 36.212

2. Buku Referensi 292 1.523

3. Skripsi dan Tesis 3.810 3.810

4. Jurnal 173 516

5. Majalah 4 48

6. Laporan Penelitian Dosen 571 571

7. Surat Kabar 3

-8. E-Books/ CD Room 77 77

9 Koleksi Digital 1.411 1.411

Jumlah 16.362 44.156

Sumber : Arsip UPT perpustakaan IAIN Surakarta tahun 2012

3.8 Layanan

Layanan yang dibeikan UPT Perpustakaan IAIN Surakarta terhadap pemustakanya di antaranya:

3.8.1 Layanan bahan pustaka

Layanan bahan pustaka adalah layanan yang diberikan kepada pemustaka dalam bentuk penelusuran, peminjaman, dan pengembalian koleksi. Dalam layanan bahan pustaka ini UPT Perpustakaan IAIN Surakarta menggunakan sistem terbuka (open

acces), yaitu pemustaka dapat memilih, membaca, dan mengambil

(46)

commit to user

3.8.1.1 Peminjaman

Pemustaka yang telah menjadi anggota dapat meminjam bahan pustaka dengan ketentuan yang sudah ditetapkan.

BAGAN 3.2

Alur peminjaman buku di UPT Perpustakaan IAIN Surakarta

Sumber: Buku Panduan Perpustakaan IAIN Surakarta 2011/2012 Periksa katalog perpustakaan Periksa buku/ browsing Input ke dalam siprus Ambil slip pinjam Hubungi petugas Koleksi tandon Cap tanggal kembali Serahkan kartu anggota perpustakaan Bawa ke meja sirkulasi Hanya untuk di copy selesai selesa i selesai Jumlah 1 Ada? Ada? mulai

(47)

commit to user

3.8.1.2 Pengembalian

Bahan pustaka yang dipinjam oleh pemustaka setelah batas waktu tertentu wajib dikembalikan sesuai aturan yang telah ditetapkan.

BAGAN 3.3

Alur pengembalian UPT Perpustakaan IAIN Surakarta

Sumber: Buku Panduan Perpustakaan IAIN Surakarta 2011/2012 mulai

Buku dikembalikan

Kembalikan kartu sanksi

Perpanjangan dalam siprus

Cap tanggal kembali yang

baru Terlambat?

Perpanjangan?

selesai

selesai ii

(48)

commit to user

3.8.1.3 Pemesanan bahan pustaka

UPT Perpustakaan IAIN Surakarta menyediakan layanan pemesanan bahan pustaka yang dapt dilakukan dengan cara:

1. Pemesanan apabila pemustaka datang langsung ke perpustakaan

a. Pemustaka mengisi slip pemesanan buku yang dikehendaki.

b. Membayar biaya administrasi sebesar Rp 1.000,00/ pesanan.

c. Pesanan buku dicarikan petugas dan jika sudah tersedia, langsung konfirmasi ke nomor pemesan buku dan buku bisa langsung dipinjam.

2. Pemesanan bahan pustaka lewat SMS

a. Pemustaka memesan buku lewat SMS dengan format pengetikan yang telah ditentukan dan dikirim ke nomor 085740929805.

Format pengetikan:

Pesanan_judul buku_pengarang_nama pemesan _ NIM _ tanggal akan meminjam

b. Petugas sirkulasi mencarikan buku yang telah dipesan. Jika sudah tersedia, langsung konfirmasi ke pemesannya.

(49)

commit to user

c. Pemustaka datang langsung ke UPT Perpustakaan IAIN Surakarta.

d. Pemustaka membayar administrasi Rp 1.000,00/ pesanan dan buku bisa langsung dipinjam.

Sistem peminjaman dan pengembalian koleksi perpustakaan menggunakan Kartu Tanda Anggota UPT Perpustakaan IAIN Surakarta. Dalam memperlancar layanan kepada pemustaka UPT Perpustakaan IAIN Surakarta menggunakan software khusus, yaitu SIPRUS yang terkoneksi dengan jaringan internet.

3.8.1.4 Jam buka layanan

Berdasarkan pada Keputusan Rektor IAIN Surakarta Nomor 310/2011 Tentang Perubahan Penetapan Waktu (Jam Kerja) dalam 5 (lima) Hari Kerja di Lingkungan IAIN Surakarta maka, jam buka layanan perpustakaan mulai 1 Desember 2011 adalah sebagai berikut :

Senin–Kamis : 08.00 - 15.30 WIB Jum'at : 08.00 - 11.00 WIB

3.8.1.5 Jangka waktu dan jumlah peminjaman

1. Koleksi Sirkulasi

a. Koleksi yang dapat dipinjam adalah semua kode yang berkode “SR” dan ”AS”

(50)

commit to user

b. Jumlah koleksi yang dipinjam

- 2 judul, 2 eksemplar bagi mahasiswa non skripsi

- 5 judul, 5 eksemplar bagi mahasiswa skripsi - 10 judul, 10 eksemplar bagi mahasiswa

munaqasyah

- 5 judul, 5 eksemplar bagi mahasiswa seminar - 5 judul, 5 eksemplar bagi dosen dan karyawan c. Masa peminjaman

- 7 hari dari tanggal peminjaman dan dapat diperpanjang 1 kali bagi mahasiswa

- 4 minggu dari tanggal peminjaman dan tidak dapat diperpanjang bagi dosen dan karyawan tetap

- 1 hari bagi mahasiswa munaqayah dan seminar 2. Koleksi Referensi

a. Pemustaka diwajibkan mengisi daftar hadir yang telah disediakan.

b. Menyerahkan kartu identitas berupa KTM atau Kartu Anggota yang masih berlaku bagi mahasiswa IAIN Surakarta dan KTP/SIM serta tanda transaksi administrasi bagi pemustaka dari luar IAIN Surakarta.

(51)

commit to user

c. Koleksi referensi hanya bisa dibaca ditempat atau difotokopi.

d. Skripsi boleh difotokopi mulai halaman judul sampai Bab I.

e. Layanan fotokopi akan dilakukan oleh petugas dengan cara:

- Pemustaka mengambil sendiri koleksi yang akan difotokopi kemudian mengisi slip yang disediakan.

- Hasil fotokopi dapat diambil satu hari dari waktu penyerahan.

- Layanan fotokopi dikenakan biaya Rp 300,00/ lembar untuk kleksi referensi dan Rp 500,00/ lembar untuk koleksi skripsi.

3. Koleksi Tandon

Koleksi tandon dapat dapat dimanfaatkan dengan ketentuan:

a. Apabila jumlah koleksi sirkulasi hanya satu eksemplar.

b. Koleksi tandon hanya dapat difotokopi dengan bikenakan biaya Rp 300,00/ lembar.

c. Pemanfaatan koleksi tandon harus dengan izin petugas.

(52)

commit to user

3.8.2 Layanan cybernet

Layanan cybernet adalah layanan pemakaian internet yang dipergunakan bebas kepada pemustaka yang telah menjadi anggota perpustakaan. Jam layanan buka cybernet yaitu hari Senin sampai Kamis pukul 08.00 – 13.00 dengan biaya pemakaian Rp 1.000,00/ jam.

3.8.3 Layanan peminjaman loker

Layanan peminjaman loker adalah layanan peminjaman tempat penyimpanan barang yang dimiliki pemustaka karena barang-barang tersebut tidak diperbolehkan dibawa masuk ke dalam perpustakaan. Untuk mendapatkan kunci loker, pemustaka wajib menyerahkan kartu identitas yang masih berlaku dengan masa pinjam hanya satu hari. Terlambat mengembalikan akan dikenakan sanksi Rp 2.000,00/ hari.

3.9 Sanksi dan Denda

3.9.1 Anggota akan dikenakan sanksi atau denda:

1. Denda keterlambatan pengembalian koleksi perhari/ eksemplar Rp 300,00.

2. Denda keterlambatan pengembalian koleksi sirkulasi yang difotokopi perhari/ eksemplar Rp 500,00.

3.9.2 Anggota yang menghilangkan buku harus mengganti dengan buku yang sama, atau mengganti dengan uang sebesar 3x harga buku

(53)

commit to user

tersebut dan ditambah membayar peroses buku sebesar Rp 5.000,00.

3.9.3 Anggota perpustakaan yang kartu anggotanya hilang, harap segera melapor kepetugas dan dapat membuat kartu anggota baru dengan biaya administrasi sebesar biaya herregristrasi anggota.

3.9.4 Anggota yang merusak, mencuri, atau membawa keluar koleksi tanpa melalui prosedur kayanan yang benar, akan dicabut haknya sebagai anggota selama 2 semester dan dikenakan sanksi akademis. 3.9.5 Anggota yang menggunakan kartu anggota orang lain, tidak berhak

mendapat layanan dari petugas dan kartu ditahan.

3.9.6 Mengubah/ merusak koleksi, fasilitas, dan program komputer dikenakan sanksi ganti rugi sesuai dengan tingkat kerusakan.

3.10 Bebas Pustaka

Mahasiswa yang telah lulus dan hendak mendaftar mengikuti Wisuda Sarjana wajib memiliki Surat Keterangan Bebas Pustaka dari UPT Perpustakaan IAIN Surakarta dengan persyaratan:

1. Tidak memiliki pinjaman buku dan tanggungan lainnya. 2. Menyerahkan kartu anggota

3. Menyerahkan skripsi disertai compact disc (CD). 4. Membayar biaya pengembangan perpustakaan.

(54)

commit to user

3.11 Pengembangan

Kedepannya, UPT Perpustakaan IAIN Surakarta akan dikembangkan menjadi perpustakaan research. Perpustakaan research merupakan basis untuk memdukung perkembangan ilmu pengetahuan para dosen atau mahasiswa dengan cara menyediakan segala bentuk referensi yang dibutuhkan untuk kepentingan research.

(55)

commit to user

BAB IV

PEMBAHASAN MASALAH

4.1 Prosedur Pengadaan Bahan Pustaka di UPT Perpustakaan Institut Agama Islam Negeri (IAIN) Surakarta.

Prosedur Pengadaan Bahan Pustaka di UPT Perpustakaan Institut Agama Islam Negeri (IAIN) Surakarta dilakukan melalui dua cara yaitu pembelian dan hadiah. Untuk pengadaan melalui tukar-menukar belum dilakukan karena memang belum ada kebijakan yang mengarah ke sana. Pengadaan secara pembelian dan hadiah saat ini dinilai telah memenuhi kebutuhan informasi pengguna. Menurut Kepala UPT Perpustakaan IAIN Surakarta, Erland Cahyo Saputro, S.Sos berikut adalah cara pengadaan bahan pustaka yang dilakukan oleh UPT Perpustakaan IAIN Surakarta.

4.1.1 Pembelian

Tahapan pembelian dapat dibagi ke dalam tiga (3) tahapan, yaitu tahapan pra-pengadaan bahan pustaka, tahapan pengadaan bahan pustaka, dan tahapan pasca-pengadaan bahan pustaka.

1. Tahapan Pra-pengadaan Bahan Pustaka.

Untuk menjaga dan meningkatkan mutu koleksi, perpustakaan Institut Agama Islam Negeri (IAIN) Surakarta melaksanakan pengadaan bahan pustaka dengan beberapa prosedur. Tahap pertama sebelum dilakukan pengadaan bahan pustaka, terlebih dahulu perpustakaan membuat list daftar buku

(56)

commit to user

yang akan di beli, dana pengadaan bahan pustaka diperoleh setiap tahun dari DIPA ( Daftar Isian Pelaksanaan Anggaran) dengan jumlah yang tidak dapat ditentukan. Yang bertanggungjawab melakukan seleksi bahan pustaka adalah koordinator pengadaan bahan pustaka perpustakaan Institut Agama Islam Negeri (IAIN) Surakarta. Tugas pokok koordinator pengadaan bahan pustaka adalah membuat Bank data pengadaan yang datanya mengacu pada SIPRUS (sistem informasi perpustakaan) dengan melihat buku yang paling laku dipinjam Namun memiliki eksemplar yang sedikit, yang dapat dilihat melalui daftar pinjam sirkulasi. Perpustakaan juga meminta usulan buku dari sivitas akademika, yaitu mahasiswa, dosen, dan karyawan IAIN Surakarta sebagai referensi dalam membuat daftar desiderata pengadaan. Untuk mempermudah seleksi bahan pustaka digunakan seleksi tools berupa katalog penerbit dan katalog online.

Untuk koleksi referensi seleksi bahan pustaka dilakukan tanpa menunggu usulan dari pengguna, Koordinator pengadaan bahan pustaka langsung membuat list daftar yang akan dibeli berdasarkan koleksi refrensi yang dinilai memiliki kualitas isi yang bagus dan bermanfaat bagi pengguna. Setelah terpilih koleksi yang akan dibeli lalu dibuat order list yang nantinya akan diserahkan kepada panitia pengadaan yang

(57)

commit to user

berada dibawah tanggujawab kabiro (Kepala Biro). Perpustakaan IAIN Surakarta tidak memiliki wewenang untuk melakukan pembelian bahan pustaka secara mandiri dalam jumlah yang besar, sehingga harus dilempar ke pihak ketiga yang memiliki sertifikat dalam pembelian bahan pustaka. Namun, untuk pengadaan dalam jumlah yang relatif kecil, dapat dilakukan oleh perpustakaan secara mandiri.

2. Tahapan Pengadaan Bahan Pustaka

Dalam melakukan pengadaan bahan pustaka, ada berbagai cara yang diterapkan oleh pengelola perpustakaan. Cara pengadaannya adalah sebagai berikut :

a. Pembelian mandiri

Perpustakaan diizinkan melakukan pembelian secara mandiri kepada penerbit maupun toko buku sebatas pada koleksi yang jumlahnya sedikit atau koleksi susulan yang belum atau tidak tercantum pada order list. Pembelian secara mandiri juga dipergunakan untuk menambah buku yang eksemplarnya terbatas.

b. Penunjukan langsung

Penunjukan langsung menitikberatkan pada penunjukan salah satu rekanan dari beberapa rekanan yang telah ditunjuk oleh panitia pengadaan. Penunjukan rekanan tersebut berdasarkan kelengkapan syarat administratif,

(58)

commit to user

antara lain rekanan atau CV tersebut harus berbadan hukum, berpengalaman dalam bidang pengadaan bahan pustaka, dan memiliki penawaran yang signifikan. Artinya penawaran yang diberikan oleh rekanan tidak terlalu tinggi dan tidak terlalu rendah. Proses pemilihan rekanan tersebut dilakukan secara tertutup. Pada proses penunjukan langsung, anggaran yang direncanakan kurang dari seratus juta rupiah (Rp. 100.000.000,00).

c. Lelang

Panitia melakukan publish melalui website IAIN Surakarta untuk pemberitahuan bahwa UPT Perpustakaan IAIN Surakarta akan melaksanakan pengadaan bahan pustaka. Melalui website tersebut akan mempermudah pengumuman pengadaan bahan pustaka, sehingga memungkinkan menarik jumlah calon rekanan sebanyak-banyaknya. Kemudian calon rekanan tersebut mendaftar ke panitia dan selanjutnya akan mempresentasikan keunggulan mereka masing-masing. Kriteria pemilihan rekanan juga berdasarkan pada kelengkapan syarat administratif. Dengan banyaknya calon rekanan yang mendaftar akan memberikan pilihan yang bervariasi. Pada proses lelang, anggaran yang direncanakan lebih dari seratus juta rupiah (Rp. 100.000.000,00).

(59)

commit to user

Untuk koleksi koran perpustakaan berlangganan beberapa koran lokal dan nasional. Untuk koleksi koran lokal perpustakaan berlangganan Solopos, sedangkan untuk koran nasional perpustakaan berlangganan Kompas, dan untuk koran yang bernuansa islam perpustakaan berlangganan koran Republika.

Selain berlangganan koran, Perpustakaan IAIN Surakarta juga berlangganan majalah. Di antaranya adalah majalah Horison yang dipilih untuk memenuhi kebutuhan informasi jurusan sastra, majalah Sabili yang bernuansa islam dan Visi Media untuk menambah wawasan pengguna akan perkembangan media informasi.

Sedang untuk koleksi jurnal, UPT perpustakaan IAIN Surakarta menerima jurnal terbitan dari IAIN Surakarta diantaranya yaitu, Al-ahkam, Dinika, Jurnal At-Tarbawi, Jurnal Sastra dan Bahasa, Komunitas, Naadya, dan Syirkah.

3. Tahapan Pasca-pengadaan Bahan Pustaka

Untuk koleksi yang di peroleh melalui pembelian tahapan yang dilakukan adalah setelah semua buku terbeli buku dikirim ke perpustakaan, panitia pemeriksa dari pihak perpustakaan memeriksa buku dengan mencocokan dengan daftar pesanan dan juga faktur. Jika ada buku yang tidak sesuai dengan pesanan pihak perpustakaan berhak meminta rekanan

(60)

commit to user

untuk mengganti buku dengan jangka waktu yang telah ditentukan. Jika semua proses telah selesai dilakukan, berkas pengecekan dilembalikan kepada panitia pengadaan bahan pustaka dan ditandatanganinya berita acara.

Buku yang telah diterima lalu diolah sesuai dengan prosedur pengolahan bahan pustaka di perpustakaan IAIN Surakarta, sampai pada tahap bahan pustaka tersebut siap dimanfaatkan oleh pemustaka.

4.1.2 Hadiah

Selain dengan cara pembelian, pengadaan bahan pustaka juga dilakukan dengan cara menerima sumbangan atau hadiah. Dengan menerima hadiah atau sumbangan. Perpustakaan IAIN Surakarta dapat menambah koleksinya tanpa mengeluarkan anggaran untuk melakukan pembelian bahan pustaka. Namun, dalam menerima sumbangan perpustakaan terlebih dahulu menyeleksi hadiah yang akan diterima.

Untuk hadiah berupa buku perpustakaan hanya menerima buku-buku yang relevan dengan kebutuhan pengguna. Sedangkan hadiah berupa jurnal perpustakaan tidak melakukan seleksi, semua sumbangan jurnal langsung diterima dan diolah untuk kemudian dimanfaatkan oleh pengguna.

(61)

commit to user

Ada beberapa pihak yang memberi hadiah/ sumbangan kepada Perpustakaan IAIN Surakarta, anatara lain:

1. Pemerintah

Sumbangan yang berasal dari pemerintah biasanya diperoleh dari Kementerian Agama RI dan Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan Nasional. Koleksi dari Kementerian Agama RI seperti hadits dan kitab, sedangkan dari Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan Nasional berupa buku teks.

2. Penerbit

Penerbit yang telah lama bekerjasama dengan perpustakaaan sering kali memberi sumbangan buku baru. Penerbit yang sering memberi sumbangan kepada Perpustakaan IAIN Surakarta adalah penerbit ANDI.

3. Mahasiswa

Perpustakaan mewajibkan mahasiswa yang akan lulus atau selesai menempuh ujian skripsi atau tesis untuk menyumbangkan buku yang judulnya telah ditentukan oleh perpustakaan. Jika mahasiswa mengalami kesulitan dalam memperoleh buku tersebut mereka dapat menitipkan uang dan pihak perpustakaan yang membelikan.

(62)

commit to user

4. Perorangan

Ada kalanya perpustakaan memperoleh sumbangan dari perorangan. Biasanya sumbangan diperoleh dari dosen IAIN Surakarta.

4.2 Hambatan-Hambatan yang Ditemui dalam Pengadaan Bahan Pustaka di UPT Perpustakaan Institut Agama Islam Negeri (IAIN) Surakarta.

Dalam proses pengadaan bahan pustaka yang menghabiskan waktu yang panjang dan biaya yang besar tak terlepas dari kendala-kendala. Kendala-kendala yang dihadapi perpustakaan institut agama islam Negeri ( IAIN ) Surakarta adalah sebagai berikut :

1. Proses pengadaan melampaui batas waktu yang telah ditentukan.

Terjadi suatu kasus pembelian bahan pustaka oleh rekanan melampaui batas waktu yang telah ditentukan, padahal mereka telah berkomitmen untuk bekerja tepat waktu.

2. Rekanan mengganti buku pesanan yang tidak ada tanpa pemberitahuan kepada pihak perpustakaan terlebih dahulu.

Ada kalanya rekanan yang telah menyanggupi untuk membeli buku yang telah ditentukan, mengganti dengan judul buku yang lain walaupun dengan subjek yang sama.

(63)

commit to user

3. Terlambatnya respon mahasiswa dan dosen tentang jadwal pengadaan buku.

Sering terjadi kasus mahasiswa atau dosen yang hendak memberi usulan judul buku tidak tepat waktu. Mereka mengusulkan judul setelah order list diserahkan kepada panitia pengadaan. Padahal pihak perpustakaan telah memasang pengumuman tentang jangka waktu usulan pengadaan bahan pustaka.

4.3 Usaha yang Dilakukan Pihak UPT Perpustakaan Institut Agama Islam Negeri (IAIN) Surakarta untuk menyelesaikan hambatan dalam pengadaan bahan pustaka.

Untuk mengatasi masalah yang dihadapi koordinator pengadaan bahan pustaka di UPT Perpustakaan IAIN surakarta, pihak perpustakaan terutama bagian pengadaan mengambil langkah-langkah sebagai berikut:

1. Seawal mungkin memasukkan daftar koleksi pengadaan.

Proses pengadaan bahan pustaka membutuhkan waktu yang cukup lama, Koordinator pengadaan bahan pustaka berinisiatif untuk memasukkan order list kepada panitia pengadaan lebih awal dari jadwal pengadaan. Hal ini dimaksudkan agar koleksi yang dipesan sampai ke perpustakaan lebih awal atau tepat pada jadwal yang direncanakan.

2. Perpustakaan membuat perjanjian dengan rekanan.

Pihak rekanan diminta untuk menghubungi perpustakan jika buku yang dipesan tidak ada atau tidak beredar lagi dipasaran, agar

(64)

commit to user

perpustakaan dapat menentukan buku baru yang akan dibeli dengan subjek yang sama. Walaupun buku yang diganti oleh rekanan tersebut dalam subjek yang sama, tetap saja mereka tidak berhak mengganti buku tanpa persetujuan pihak perpustakaan.

3. Menggunakan katalog penerbit

Terlambatnya respon mahasiswa dan dosen dalam menanggapi usulan pengadaan bahan pustaka membuat koordinator pengadaan bahan pustaka mengalami kesulitan untuk memilih buku-buku yang akan dibeli. Untuk mengatasi hal tersebut, mereka menggunakan katalog penerbit sebagai alat untuk mempermudah pemilihan bahan pustaka.

(65)

commit to user

BAB V

PENUTUP

5.1 Simpulan

Berdasarkan hasil pembahasan masalah tentang pengadaan bahan pustaka di UPT Perpustakaan IAIN Surakarta, penulis menyampaikan beberapa kesimpulan dan saran yang dapat digunakan sebagai koreksi guna meningkatkan meningkatkan mutu perpustakaan. Simpulan yang dapat penulis sampaikan adalah sebagai berikut :

1. Prosedur Pengadaan Bahan Pustaka di UPT Perpustakaan Institut Agama Islam Negeri (IAIN) Surakarta dapat digolongkan menjadi dua cara yaitu pembelian dan hadiah. Prosedur pengadaan bahan pustaka melalui pembelian dilakukan dengan cara seleksi bahan pustaka, pembuatan order list, penyerahan order list kepada panitia pengadaan, penunjukan rekanan, pembelian buku oleh rekanan, penyerahan buku kepada perpustakaan, pengecekan buku pesanan dan pengolahan. Sedangkan prosedur pengadaan melalui hadiah yaitu buku diterima perpustakaan untuk selanjutnya dilakukan seleksi, setelah itu lalu dilakukan pengolahan.

2. Hambatan-hambatan yang ditemui dalam pengadaan bahan pustaka di UPT Perpustakaan Institut Agama Islam Negeri (IAIN) Surakarta antara lain, proses pengadaan melampaui batas waktu yang telah ditentukan, rekanan mengganti buku pesanan yang tidak ada tanpa

(66)

commit to user

pemberitahuan kepada pihak perpustakaan terlebih dahulu, serta terlambatnya respon mahasiswa dan dosen tentang jadwal pengadaan buku.

3. Usaha yang dilakukan pihak UPT Perpustakaan Institut Agama Islam Negeri (IAIN) Surakarta untuk menyelesaikan hambatan-hambatan dalam pengadaan bahan pustaka antara lain, seawal mungkin memasukkan daftar koleksi pengadaan, perpustakaan membuat perjanjian dengan rekanan, dan menggunakan katalog penerbit.

5.2 Saran

Dalam Tugas Akhir ini, penulis memberi saran kepada pengelola UPT Perpustakaan IAIN Surakarta sebagai mitra magang, antara lain : 1. Untuk mengurangi resiko keterlambatan datangnya buku-buku yang

dipesan perpustakaan melalui rekanan, hendaknya pihak panitia pengadaan bahan pustaka lebih selektif dalam menentukan rekanan sebagai pelaksana pengadaan bahan pustaka.

2. Untuk mengurangi keterlambatan respon pemustaka dalam memberi usulan bahan pustaka, sebaiknya koordinator pengadaan bahan pustaka aktif menanyakan buku-buku apa saja yang dibutuhkan pengguna.

(1)

Ada beberapa pihak yang memberi hadiah/ sumbangan kepada Perpustakaan IAIN Surakarta, anatara lain:

1. Pemerintah

2. Penerbit

Penerbit yang telah lama bekerjasama dengan perpustakaaan sering kali memberi sumbangan buku baru. Penerbit yang sering memberi sumbangan kepada Perpustakaan IAIN Surakarta adalah penerbit ANDI.

3. Mahasiswa

(2)

commit to user

4. Perorangan

Ada kalanya perpustakaan memperoleh sumbangan dari perorangan. Biasanya sumbangan diperoleh dari dosen IAIN Surakarta.

4.2 Hambatan-Hambatan yang Ditemui dalam Pengadaan Bahan Pustaka

di UPT Perpustakaan Institut Agama Islam Negeri (IAIN) Surakarta.

1. Proses pengadaan melampaui batas waktu yang telah ditentukan.

Terjadi suatu kasus pembelian bahan pustaka oleh rekanan melampaui batas waktu yang telah ditentukan, padahal mereka telah berkomitmen untuk bekerja tepat waktu.

2. Rekanan mengganti buku pesanan yang tidak ada tanpa

pemberitahuan kepada pihak perpustakaan terlebih dahulu.

Ada kalanya rekanan yang telah menyanggupi untuk membeli buku yang telah ditentukan, mengganti dengan judul buku yang lain walaupun dengan subjek yang sama.

(3)

3. Terlambatnya respon mahasiswa dan dosen tentang jadwal pengadaan buku.

4.3 Usaha yang Dilakukan Pihak UPT Perpustakaan Institut Agama Islam

Negeri (IAIN) Surakarta untuk menyelesaikan hambatan dalam pengadaan bahan pustaka.

Untuk mengatasi masalah yang dihadapi koordinator pengadaan bahan pustaka di UPT Perpustakaan IAIN surakarta, pihak perpustakaan terutama bagian pengadaan mengambil langkah-langkah sebagai berikut:

1. Seawal mungkin memasukkan daftar koleksi pengadaan.

(4)

commit to user

3. Menggunakan katalog penerbit

(5)

BAB V

PENUTUP

5.1 Simpulan

2. Hambatan-hambatan yang ditemui dalam pengadaan bahan pustaka di UPT Perpustakaan Institut Agama Islam Negeri (IAIN) Surakarta antara lain, proses pengadaan melampaui batas waktu yang telah

(6)

commit to user

pemberitahuan kepada pihak perpustakaan terlebih dahulu, serta terlambatnya respon mahasiswa dan dosen tentang jadwal pengadaan buku.

5.2 Saran

Dalam Tugas Akhir ini, penulis memberi saran kepada pengelola UPT Perpustakaan IAIN Surakarta sebagai mitra magang, antara lain : 1. Untuk mengurangi resiko keterlambatan datangnya buku-buku yang

dipesan perpustakaan melalui rekanan, hendaknya pihak panitia pengadaan bahan pustaka lebih selektif dalam menentukan rekanan sebagai pelaksana pengadaan bahan pustaka.

2. Untuk mengurangi keterlambatan respon pemustaka dalam memberi usulan bahan pustaka, sebaiknya koordinator pengadaan bahan pustaka aktif menanyakan buku-buku apa saja yang dibutuhkan pengguna.