43
Sebagai masukan dari penulis, penulis menambahkan satu fungsi manajemen yang cukup penting yaitu Staffing, sehingga pokok bahasan menjadi POAC + S Staffing
A. Perencanaan Planning
Perencanaan adalah sesuatu yang akan direncanakan tentang apa yang akan dicapai, yang kemudian memberkan pedoman, garis-garis besar tentang apa yang akan dituju.
Perencanaan merupakan persiapan-persiapan untuk pelaksanaan suatu tujuan, berupa rumusan-rumusan tentang “apa” dan “bagaimana “ suatu pekerjaan dapat dilaksanakan.
Persiapan-persiapan tesebut dapat berupa tindakan-tindakan administrasi atas tindakan-
tindakan selanjutnya. Perencanaan tidak harus dalam bentuk tulisan tetapi mungking hanya dalam pemikiran benak, terutama untuk hal yang bersifat pribadi dan rahasia misalnya
rencana operasi lokasi perjudian, pelacuran, sarang narkoba dan lain-lainnya. Dalam sistem pembangunan di Indonesia, tugas perencanaan dilaksanakan oleh Badan
Perencanaan Nasional Bapenas, yang merupakan himpunan dari perencanaan sektor pemerintah yang paling kecil.
Setiap organisasi biasanya selalu membuat perencanaan untuk lancarnya perputaran roda organisasi. Demikan hal dengan
individu, hendaknya membiasakan diri untuk
membuatmenentukan rencana agar aktivitas jelas dan terarah.
A.1. Membuat Perencanaan .
Untuk membuat suatu perencanaan yang baik, ada dua pertanyaan yang harus dijawab, yaitu “ Apa dan Bagaimana “ What and How. Pertanyaan “what” menunjukkan maksud dari
pembuatan perencanaan, tegasnya menjawab tentang tujuan apa yang hendak dicapai. Kalau sudah terjawab maka dilanjutkan dengan menjawab pertanyaan “How”, yaitu bagaimana cara
terbaik yang digunakan demi tercapainya tujuan. Jawaban pertanayaan “how” dapat
merupakan cara, metodesistem serta teknik-teknik yang digunakan. Persoalan perencanaan belum selesai, karena harus berhadapan dengan pertanyaan :
Why, Where, When dan Who. Pertanyaan why menunjukkan
mengapa atau apa sebabnya perencanaan dibuat, pertanyaan where menunjukkan dimana kegiatan ak an dilaksanakan, pertanyaan when kapan
rencana tersebut akan dilaksanakan dan pertanyaan who yang menunjukkan siapa yang akan melaksanakan.
Contoh :
44
Misalnya, kantor
AMG pada
tahun akademik
2009, akan
menyelenggarakan penerimaan tarunamahasiswa baru untuk empat jurusan, yaitu jurusan meteorologi, jurusan
klimatologi, jurusan geofisika dan jurusan instrumentasi dengan total 120 tarunamahasiswa baru.
1. Apa tujuannya
?, jawabnya
adalah untuk
memenuhi kebutuhan
tenaga ahli
Meteorologiklimatologigeofisika instrumentasi. 2. Bagaimana caranya pelaksanaannya?, jawabnya adalah melalui tahapan-tahapan sistem
penerimaan calon taruna Sipencatar. 3. Dimana pelaksanaannya? jawabnya adalah di kantor AMG
4. Kapan dimulai pelaksanaannya?, jawabnya misalnya mulai bulan April 2009. 5. Siapa yang melaksanakannya ?, jawabnya adalah panitia sipencatar
Kemudian dari tahapan-tahapan seleksi dibuat lagi perencanaannya: a.
Apa tujuan seleksi administrasi, akademik, kesehatan dan wawancara ? b.
Bagaimana pelaksanaan tahapan masing-masing ? c.
Dimana pelaksanaan tahapan-tahapan tersebut ? d.
Kapan pelaksanaan tahapan-tahapan tersebut ? e.
Siapa yang melaksanakan tahapan-tahapan tersebut ?
A.2. Sifat Perencanaan
Suatu perencanaan yang baik harus bersifat : A.2.1.
Rasional Perencanaan bersifat rasional artinya perencanaan dibuat berdasarkan pemikiran-
pemikiran dan perhitungan yang matang, sehingga dapat dibahas secara logis. A.2.2.
Perencanaan bersifat lentur Perencanaan bersifat lentur artinya perencanaan tersebut bersifat luwes, dapat
dilaksanakan dimanapun, kapanpun dan oleh siapapun tentunya disesuaikan dengan situasi dan kondisi
A.2.3. Perencanaan harus bersifat kontinyu
Perencanaan bersifat kontinyu artinya perencanaan harus terus menerus dibuat dan perlu ditinjau kembali guna perbaikan-perbaikan pada pelaksanaan waktu berikutnya dan
disesuaikan dengan perkembangan situasi dan kondisi masyarakat, pemerintah dan negara.
45
A.3. Kegagalan Perencanaan :
Kegagalan perencanaan dapat disebabkan oleh beberapa faktor,antara lain : A.3.1.
Perencanaan tidak matang Perencanaan tidak matang karena tidak mempunyai pandangan jauh ke depan, kurang
pengalaman, tidak rasional. A.3.2.
Wewenang yang tidak jelastegas Instruksi yang diberikan oleh pimpinan kepada para pelaksana tidak jelas atau tidak
tegas sehinggah terjadi tumpang tindih disana sini. A.3.3.
Anggaran kurang Hal ini adalah hal yang logis, karena banyak kemungkinan terjadinya kurang anggaran,
misalnya pengaruh-pengaruh ekonomi global, perubahan kebijakan pimpinanpemerintah, perubahan-perubahan dalam pelaksanaan karena keadaan tidak terduga.
A.3.4. Pelaksanaan kurang baik
Perencanaan yang baik tidak menjamin hasilnya juga baik, karena sangat tergantung pada baik buruknya pada pelaksanaannya.
A.3.5. Tidak ada dukungan moral dari masyarakat
Dukungan atau resfon masyarakat cukup mempengarahui berhasil tidaknya suatu perencanaan. Tidak adanya partisipasi aktif dari masyarakat dapat membuat gagal suatu
perencanaan. A.4.
Pandangan-pandangan Para Ahli Mengenai Fungsi Manajemen Sedangkan pandangan-pandangan dari para ahli lainnya mengenai fungsi manajemen,
antara lain : A.4.1.
Henry Fayol A.4.1.1. Planning Perencanaan
46
A.4.1.2. Organizing Pengorganisasian A.4.1.3. Commanding Perintah
A.4.1.4. Coordinating Koordinasi A.4.2.
Luther Gulick A.4.2.1. Planning Perencanaan
A.4.2.4. Organizing Pengorganisasian A.4.2.3. Staffing
a.4.2.4. Directing A.4.2.5. Coordinating
A.4.2.6. Reporting A.4.2.7. Budgeting
A.4.3. Koontz O’Donnel
A.4.3.1. Planning Perencanaan A.4.3.2. Organizing Pengorganisasian
A.4.3.3. Staffing A.4.3.4. Directing
A.4.3.5. Controlling A.4.4
Dr.Sondang .P. Siagian A.4.4.1. Planning Perencanaan
A.4.4.2. Organizing Pengorganisasian A.4.4.3. Motivating
A.4.4.4. Controlling
47
A.4.4.5. Evaluating
B. Pengorganisasian Organizing
