54
B.9.1.3.Bersama-sama mempunyai suatu tujan B.9.2.
Organisasi non formal Organisasi non formal adalah setiap gabungan aktivitas pribadi tanpa tujuan untuk
bergabung secara sadar, meskipun dapat memberikan hasil bagi gabungan tersebut. misalnya para penumpang pesawat, aktivitas dipasar, penonton bioskop, dan sebagainya.
B.10. Pembagian Pekerjaan Dalam Organisasi
B.10.1. Pembagian pekerjaan antara pekerjaan pimpinan dan pekerjaan bawahan. B.10.2. Pembagian pekerjaan antara pekerjaan staf dan lini.
B.10.3. Pembagian pekerjaan menurut bagaimana organisasi itu disusun, digunakan 5 prinsip, yaitu :
B.10.3.1.Pembagian pekerjaan menurut fungsi berdasarkan tugas pokok. B.10.3.2.Pembagian pekerjaan menurut produksi barang dan jasa
B.10.3.3.Pembagian pekerjaan menurut wilayah, dipergunakan bila suatu usaha melayani suatu wilayah geografis yang mempunyai cirri tertentu.
B.10.3.4.Pembagian pekerjaan menurut proses B.10.3.5.Pembagian pekerjaan menurut rekanan client, dipergunakan bila suatu usaha
mempunyai golongan rekanan yang masing-masingmempunyai syarat-syarat tersendiri atau pelayanan yang khusus.
C. Actuating Penggerakan
C.1. Pengertian dan Peranan
Penggerakan adalah suatu fungsi pembimbingan dan pemberian pimpinan serta penggerakan orang-orang agar orang-orang tersebut mau dan suka bekerja. Berdasarkan
pengertian tersebut jelaslah bahwa peranan penggerakan actuating sangat penting, karena penggerakan berfungsi untuk menggerakan fungsi-fungsi manajemen yang lain, seperti
perencanaan, pengorganisasian, pengawasan.
55
Menggerakan orang-orang agar mau dan suka bekerja mempunyai arti bagimana menjadikan para pegawai sadar akan tugas dan kewajiban serta bertanggung jawa atas tugas
yang dibebankan kepadanya tanpa menunggu perintah dari siapapun. C.2.
Faktor-faktor penting dalam keberhasilan penggerakan Fungsi penggerakan tidak sekedar pekerjaan mekanis mesin, elektronik karena
manusia bukanlah robot, oleh karenanya diperlukan faktor-faktor pendukung, seperti : C.2.1. Segi Organisasi
C.2.1.1. Terdapat peraturan-peraturan Maksudnya adalah adanya ketentuan-ketentuan yang memberi kemungkinan adanya
kepastian perkembangan organisasi baik ke dalam maupun ke luar. C.2.1.2. Terdapat fasilitas-fasilitas
Maksudnya adalah fasilitas-fasilitas perangkat lunak atau perangkat keras yang diperlukan untuk gerak organisasi yang didasarkan atas pengkajian yang dapat dipertanggung
jawabkan untuk memenuhi aspek kuantitas dan kualitas. C.2.1.3.Terdapat sarana komunikasi yang memadai
Sarana komunikasi yang memadai adalah segala sesuatu yang digunakan untuk menyampaikan dan menerima informasi, misalnya telepon, internet, mimbar, publikasi, journal
dan sebagainya. C.2.1.4. Terdapat kader-kader pemimpin
Terdapat kader-kader pimimpin artinya bahwa untuk mendapatkan pimpinan yang jelas dan tegas ruang lingkup kepemimpinannya perlu dipertimbangkan dari dalam organisasi untuk
memotivasi gerak organisasi kearah yang sesyai tujuan organisasi. C.2.2. Segi Pemimpin
C.2.2.1. Wewenang Wewenang maksudnya adalah pemimpin harus memahami akan tugas dan wewenang
yang diembannya delegation of authority dengan memperhatikan hal-hal sebagai berikut : C.2.2.1.1.Antara tugas dan wewenang harus memperhatikan hukum keseimbangan
equilibrium.
56
C.2.2.1.2.Tidak menyalahgunakan wewenang. C.2.2.1.3.Wewenang harus dipertanggungjawabkan pada jalur organisasi tertentu.
C.2.2.1.4.Pembatasan waktu
memegang jabatan
memimpin, untuk
menghindari teori
absolutisme kekuasaan. C.2.2.2.Memiliki kelebihan-kelebihan
Maksudnya adalah suatu keadaan tertentu yang dimiliki seseorang dan tidak terdapat pada orang lain, kelebihan tersebut antara lain :
C.2.2.2.1.Kelebihan dalam pikiran dan rasio C.2.2.2.2.Kelebihan dalam fisik dan rohaniah.
C.2.2.3.Memiliki sifat-sifat kepemimpinan Menurut Ord Way Tead dalam bukunya “ The Art of Leadership”, menyebutkan sifat-sifat
yang harus dimiliki pemimpin adalah : C.2.2.3.1.Energi jasmani dan rokhani physical and nerveus energy
C.2.2.3.2.Semangat untuk mencapai tujuan a sence of purpose an direction C.2.2.3.3.Ramah dan penuh perasaan frend lyness and effection
C.2.2.3.4.Integritas integrity C.2.2.3.5.Kecakapan teknis technical skill
C.2.2.3.6.Mudah mengambil keputusan decisive ness C.2.2.3.7.Cerdas intelligence
C.2.2.3.8.Kecakapan mengajar teaching skill C.2.2.3.9.Keyakinan faith.
C.2.2.4.Memahami teknik-teknik kepemimpinan Teknik-teknik kepemimpinan dimaksudkan suatu cara atau metode yang dapat
dilakukan untuk meningkatkan penggerakan sehinggah pekerja melakukan pekerjaan dengan sebaik baiknya. Teknik kepemimpinan dapat digolongkan dalam 2 golongan, yaitu :
C.2.2.4.1.Teknik kepemimpinan pokok, yaitu teknik-teknik dasar pokok yang dapat digunakan untuk berbagai macam kepemimpinan, antara lain :
57
C.2.2.4.2.Teknik menyiapkan orang-orang supaya bersedia menjadi pengikut. C.2.2.4.3.Teknik human relation
C.2.2.4.3.Teknik untuk menjadi teladan. C.2.2.4.4.Teknik kepemimpinan khusus adalah teknik kepemimpinan
untuk menggerakan orang-orang agar supaya suka dan dapat bekerja, tediri atas :
C.2.2.4.4.1.Teknik persuasif dalam memberikan perintah. C.2.2.4.4.2.Teknik menggunakan sistem komunikasi yang cocok.
C.2.2.4.4.3.Teknik memberikan fasilitas-fasilitas. C.2.1.
Segi Pegawai Pegawai yang akan digerakkan harus mempunyai kemampuan untuk menerima dan
memahami apa yang diberikan pimpinan baik petunjuk, bimbingan ataupun perintah, kemampuan itu antara lain :
C.2.1.1. Memiliki pengetahuan dan keterampilan yang memadai Pengetahuan dan keterampilan mutlak harus dipunyai oleh pegawai, terutama yang
berkaitan dengan organisasi tempat bekerja. C.2.1.2. Memiliki pandangan bahwa pengabdian adalah untuk organisasi, masyarakat dan
negara bukan kepada pimpinan. Ada kemungkinan bahwa pegawai baru mau bekerja bila diawasi oleh pimpinannya,
bila pimpinan tidak ada maka pegawai akan malas-malasan. Ada juga pegawai yang baru bekerja bila ada perintah dari pimpinan, bila tidak ada perintah sama sekali tida ada inisiatif
untuk bekerja. C.2.1.3. Mau dipimpim, maksudnya adalah pegawai mempunyai rasa kesadaran, rasional dan
terarah pada pengabdian yang seluas-luasnya, dan bukan karena terpaksa. Hal ini juga penting bagi pemimpin, bahwa kepemimpinan bukan diarahkan untuk menguasai pegawai, tetapi
pegawai tetap dibimbing sampai ke tingkat kesadaran tanggung jawab yang diinginkan. C.2.1.4. Terpeliharanya tim kerja, maksudnya bahwa untuk berhasilnya fungsi penggerakan
harus tetap terpeliharanya kekompakan tim kerja, tim kerja harus kokoh dan kuat baik kualitas maupun kuantitas ataupun baik fisik maupun batiniah. Kesamaan pandangan tentang
organisasi akan tetap terpeliharanya tim kerja.
58
D.PengendalianPengawasan Controlling
D.1. Arti, Maksud dan Tujuan Pengawasan
D.1.1. Arti Pengawasan
Mc. Farland memberikan definisi, pengawasan adalah suatu proses dimana pimpinan ingin mengetahui apakah hasil pelaksanaan pekerjaan yang dilakukan oleh bawahan sesuai
dengan rencana, perintah, tujuan atau kebijakan yang telah ditentukan. Menurut Mc. Farland pengawasan harus berpedoman pada hal-hal sebagai berikut :
D.1.1.1. Rencana yang telah ditentukan D.1.1.2. Perintah terhadap pelaksanaan pekerjaan
D.1.1.3. Tujuan D.1.1.4. Kebijakan-kebijakan.
Gambar 5. Ilustrasi Alur pemikiran Proses Pengawasan
D.2. Maksud Pengawasan
Pengawasan dimkasudkan
untuk mencegah
atau memperbaiki
kesalahan, penyimpangan, ketidak sesuaian dan lain-lainnya yang tidak sesuai dengan tugas dan
wewenang yang telah ditentukan. Jadi pengawasan bukan mencari kesalahan terhadap orangnya, tetapi mencari kebenaran terhadap hasil pelaksanaan pekerjaan.
D.3. Tujuan Pengawasan
Tujuan pengawasan adalah agar hasil pelaksanaan pekerjaan diperoleh secara berhasil guna efektif dan berdaya guna efisien sesuai dengan rencana yang telah ditentukan.
D.4. TugasFungsi Pengawasan
D.4.1. Mempertebal rasa dan tanggung jawab terhadap yang diserahi tugas dan wewenang
dan pelaksanaan pekerjaan.
Perencanaan Pelaksanaan
Pekerjaan Pengawasa
n
59
D.4.2. Mendidik para pejabatpimpinan agar dalam melaksanakan pekerjaan sesuai dengan
prosedur yang telah ditentukan. D.4.3.
Untuk mencegah terjadinya penyimpangan, penyelewengan, kelalaian, dan kelemahan untuk menghindari kerugian yang tidak diinginkan.
D.4.4. Suatu usaha untuk memperbaiki kesalahan dan penyelewengan, agar pelaksanaan
pekerjaan tidak mengalami hambatan dan pemborosan. D.2.
Macam-Macam Pengawasan D.2.1.
Pengawasan dari dalam orgnisasi Pengawasan Internal Adalah pengawasan yang dilakukan oleh oleh aparatunit pengawasan yang dibentuk
dari dalam organisasi itu sendiri dalam satu atap. Aparatunit pengawasan ini bertugas mengumpulkan data dan informasi yang diperlukan oleh pimpinan untuk melihat dan menilai
kemajuan atau kemunduran dalam pelaksanaan pekerjaan. Selain itu pimpinan dapat mengambil suatu tindakan korektif terhadap hasil pelaksanaan pekerjaan yang dilakukan oleh
bawahannya internal control, misalnya unit kerja Inspektorat Jenderal sebagai unit pengawasan di tingkat departemen.
D.2.2. Pengawasan Luar Organisasi Pengawasan Ekstenal
Adalah pengawasan yang dilakukan oleh AparatUnit Pengawasan dari luar organisasi terhadap departemen lembaga pemerintah lainnya atas nama pemerintah. Selain itu
pengawasan dapat pula dilakukan oleh pihak luar yang ditunjuk oleh suatu organisasi untuk minta
bantuan pemeriksaanpengawasan
terhadap organisasinya.
Misalnya Konsultan
Pengawas, Akuntan swasta dan sebagainya. D.2.3.
Pengawasan Preventif Pengawasan preventif adalah pengawasan yang dilakukan sebelum rencana itu
dilaksanakan. Maksud
pengawasan preventif
adalah untuk
mencegah terjadinya
kekeliruankesalahan. Adapun dalam pengawasan preventif yang dilakukan adalah : D.2.3.1. Menentukan peraturan-peraturan yang berlaku yang berhubungandengan sistem
prosedur, hubungan dan tata kerjanya. D.2.3.2. Membuat pedomanmanual sesuai dengan peraturan yang ditetapkan.
D.2.3.3. Menentukan kedudukan, tugas, wewenang dan tanggung jawab.
60
D.2.3.4. Mengorganisasikan segala macam kegiatan, penempatan pegawai dan pembagian pekerjaan.
D.2.3.5. Menentukan sistem koordinasi, pelaporan dan pemeriksaan. D.2.3.6. Memberikan sanksi-sanksi terhadap pejabat yang menyimpang dari peraturan, sesuai
dengan peraturan yang berlaku. D.2.4.
Pengawasan Represif Pengawasan represif adalah pengawasan yang dilakukan setelah adanya pelaksanaan
pekerjaan. Maksud dilakukannya pengawasan represif adalah untuk menjamin kelangsungan pelaksanaan pekerjaan agar hasilnya tidak menyimpang dari yang telah direncanakan dalam
pengawasan anggaran disebut post- audit. D.2.4.1. Sistem Pengawasan Represif, dibagi menjadi :
D.2.4.1.1. Sistem Komperatif, yaitu :
D.2.4.1.1.1. Mempelajari laporan kemajuan pekerjaan D.2.4.1.1.2. Membandingkan laporan hasil-hasil pelaksanaan pekerjaan dengan rencana
D.2.4.1.1.3. Mengadakan analisa terhadap perbedaan-perbedaan, temasuk pengaruh faktor lingkungan.
D.2.4.1.1.4. Memberikan penilaian terhadap hasil pekerjaan termasuk para penanggung jawabnya.
D.2.4.1.1.5. Membuat suatu keputusan untuk perbaikan dan penyempurnaan pelaksanaan pekerjaan.
D.2.4.2. Sistem Verifikatif, yaitu : D.2.4.2.1. Menentukan ketentuan-ketentuan yang berhubungan dengan prosedur pemeriksaan.
D.2.4.2.2. Membuat laporan secara periodic terhadap hasil pemeriksaan. D.2.4.2.3.Mempelajari laporan untuk mengetahui perkembangan dari hasil pelaksanaan.
D.2.4.2.4.Mengadakan penilaian terhadap hasil pelaksanaan. D.2.4.2.5.Mengambil keputusan untuk tindakan-tindakan perbaikan atau penyempurnaan.
61
D.2.4.3. Sistem Inspeksi Inspeksi dimaksudkan untuk mengecek kebenaran dari hasil laporan . selain itu
inspeksi bertujuan untuk memberikan penjelasan-penjelasan terhadap kebijaksanaan pimpinan, dilakukan dengan rasa kesetiakawanan, solidaritas dan morak yang tinggi.
D.2.4.4. Sistem Investigasi Sistem ini lebih menitik beratkan pada penyelidikanpenelitian yang lebih mendalam
terhadap masalah-masalah yang bersifat negatif. Hal ini karena dari hasil laporan masih bersifat hipotesa anggapan, laporan tersebut mungkin benar dan mungkin salah, oleh karena itu pelu
diteliti lebih dalam untuk dapat mengungkap hipotesis tersebut. Tahapan-tahapan yang dilakukan adalah pengumpulan data, menganalisamengolah data dan penelitian terhadap data
tersebut validitas data . Kemudian dari hasil penelitian tersebut segera diambil keputusan. D.3.
Metode Pengawasan D.3.1.
Pengawasan Langsung, adalah pengawasan yang dilakukan secara langsung pada lokasi pelaksanaan pekerjaan sistem inspektif, verifikatif dan investigasi.
D.3.2. Pengawasan tidak langsung, adalah pengawasan yang dilakukan terhadap hasil-hasil
laporan yang berupa uraian kalimat, angka-angka atau statistic yang berupa gambar-gambar.
D.3.3. Pengawasan formal, adalah pengawasan yang dilakukan secara formal oleh aparatunit
pengawasan dilingkungan organisasi itu sendiri. Dalam pengawasan ini telah ditentukan prosedur, hubungan dan tata kerjanya.
D.3.4. Pengawasan informal, adalah pengawasan yang dilakukan pejabatpimpinan dengan
melalui kunjungan yang tidak resmi secara pribadi = secara incognito. Hal ini untuk menghindari kekakuan antara atasan dan bawahan dan diharapkan terciptanya suatu
keterbukaan dalam memperoleh informasi dan pimpinanpun dapat langsung memberikan jalan keluar bila ditemui maslah dalam pelakanaan pekerjaan.
D.3.5. Pengawasan administratif, meliputi pengawasan bidang keuangan, kepegawaian dan
materiil. D.4.
Prinsip-Prinsip Pengawasan D.4.1.
Berorientasi pada tujuan organisasi D.4.2.
Pengawasan harus objektif, jujur dan mendahulukan kepentingan umum dari pada kepentingan pribadi
62
D.4.3. Pengawasan harus berorientasi pada kebenaran menurut peraturan yang berlaku dan
kebenaran atas prosedur yang telah ditetapkan dan berorientasi pada tujuan manfaat dalam pelaksanaan pekerjaan.
D.4.4. Pengawasan harus menjamin hasil guna dan daya guna.
D.4.5. Pengawasan harus berdasarkan standar yang objektif, teliti dan tepat.
D.4.6. Pengawasan harus terus menerus.
D.4.7. Hasil peengawasan harus dapat memberikan umpan balik feed back terhadap
perbaikan dan penyempurnaan dalam perencanaan dan kebijaksanaan di masa yang akan datang.
E. Staffing
