b. Kemudian Ren-Kal membuat TUG-7 Surat Perintah untuk Mengirim Barang.
c. Berdasarkan TUG-7 bagian Gudang membuat Kode-7 dan mengirimkan barang yang diminta oleh bagian Pemakai atau User.
3.1.2 Pencatatan Persediaan Material Pada PT. PLN Persero Distribusi Jawa Barat dan Banten
Berdasarkan penerimaan dan pemakaian persediaan material maka di
perlukan pencatatan terhadap penerimaan dan pemakaian tersebut. Dimana dalam pencatatan persediaan material pada PT. PLN Persero Distribusi Jawa Barat dan
Banten meliputi : 1. Kode-1 Bon Penerimaan Barang-barang Gudang
2. Kode-2 Bon Penerima Barang Pesanan 3. Kode-4 Surat Pesanan Barang
4. Kode-6 Bon Pengeluaran Barang 5. Kode-7 Bon Pemakaian Barang
3.2 Teknik Pelaksanaan Kerja Praktek
Dalam melaksanakan Kuliah Kerja Praktek di PT. PLN Persero Distribusi
Jawa Barat dan Banten bagian akuntansi, penulis melakukan berbagai kegiatan pada perusahaan yang bersangkutan diantaranya :
1. Pencatatan surat-surat yang masuk ke bagian akuntansi dan dimasukan ke
dalam buku agenda yang diklasifikasikan sebagai berikut : a.
Agenda surat-surat. b.
Agenda data-data akuntansi. c.
Agenda surat-surat perjanjian. 2. Pengarsipan surat-surat, yaitu meliputi :
a. Surat masukan ke bagian akuntansi dan surat keluar dari bagian akuntansi. b. Surat pejanjian antara PT. PLN Persero Distribusi Jawa Barat dan Banten
dengan pihak-pihak lain yang berkepentingan. c. Penerimaan laporan keuangan dari masing-masing cabang pada akhir
periode. d. Faksimile dari dan untuk pusat.
e. Faksimile untuk cabang dan wilayah. f. Surat keputusan, surat edaran, pengumuman, dan berita acara.
g. Nota dinas masuk dan nota dinas keluar.
3. Memasukan data rekap laporan keuangan dari setiap Area Pelayanan dan
Jaringan serta Area Pelayanan dan Distribusi ke dalam laporan keuangan Kantor Distribusi.
3.2.1 Teknik Prosedur Persediaan Material Pada PT. PLN Persero Distribusi Jawa Barat dan Banten
Teknik prosedur persediaan material pada PT. PLN Persero Distribusi
Jawa Barat dan Banten meliputi teknik prosedur penerimaan material dari rekanan, teknik prosedur penerimaan material dari unit lain dan pemakaian
persediaan material.
Fowchart Prosedur Penerimaan Persediaan Material dari Rekanan Pada PT. PLN Persero Distribusi Jawa Barat dan Banten
Ren-kal Gudang
PengadaanTim Pelelangan
Gambar 3.1
Keb.Materia l
Keb.Materia l
Membua t surat
kontrak
7 6
5 4
3 2
Kontra k
D 1
2 3
4 5
6 1
Kontrak D
2 Kontrak
D
Dokumen B
7
Membuat surat jalan
dokumen Pendukung
surat jalan dokumen
Pendukung
8 TUG-4
D 9
1
Kontrak D
Membua t Kode-2
4 3
2 Kode-2
D
1 2
1 3
1 4
1 2
Kode-2 D
RekananVendor Pemeriksa
Akuntansi Keuangan
Gambar 3.2
Fowchart Prosedur Penerimaan Persediaan Material dari Rekanan Pada PT. PLN Persero Distribusi Jawa Barat dan Banten
Lanjutan Gambar 3.1
3 Kontrak
D 5
Kontrak D
6 Kontrak
D
Memb uat
dokum en
Dokumen B
7 8
Kontrak D
4
surat jalan dokumen
Pendukung Membua
t TUG-4
4 3
2 TUG-4
D 9
1
1 1
1
1 TUG-4
D
1 3
Kode-2 D
1 4
Kode-2 D
Permintaan penagihan 1
5
1
5
Permintaan penagihan
Pembayaran Di proses dengan
menggunakan progran SAP
Permintaan penagihan harus melampirkan
Kontrak, TUG-4, Kode-2, asal-usul barang dan
dokumen pendukung
Diproses melalui Software SAP
kemudian terbit jurnal Pembayaran
dilakukan bila semua persyaratan dokumen
telah dipenuhi
A. Teknik Prosedur Penerimaan Persediaan Material dari Rekanan pada Pada PT. PLN Persero Distribusi Jawa Barat dan Banten
Teknik prosedur penerimaan persediaan material dari rekanan pada PT. PLN
Persero Distribusi Jawa Barat dan Banten merupakan penjabaran dari prosedur penerimaan persediaan material dari rekanan pada PT. PLN Persero Distribusi
Jawa Barat dan Banten. Dimana tekniknya sebagai berikut : a. Bagian Ren-Kal Perencanaan Perbekalan membuat daftar kebutuhan
material. b. Daftar kebutuhan material dikirim ke bagian Pengadaan atau Tim Pelelangan
untuk dianalisis, jika kebutuhan material tersedut diatas Rp 100.000.000,- maka diadakan seleksi untuk memilih rekanan dan jika kurang dari Rp
100.000.000,- maka bisa langsung menunjuk rekanan. c. Setelah Rekanan terpilih Bagian Pengadaan atau Tim Pelelangan membuat
Surat Kontrak sebanyak 7 rangkap. Rangkap ke-1 diarsipkan di bagian Tim Pengadaan, rangkap ke-2 dikirim ke bagian Ren-Kal kemudian diarsipkan,
rangkap ke-3 dikirim ke bagian Gudang kemudian diarsipkan, rangkap ke-4 dikirim ke bagian Rekanan kemudian diarsipkan, rangkap ke-5 dikirim ke
bagian Pemerisa kemudian diarsipkan, rangkap ke-6 dikirim ke bagian Akuntansi kemudian diarsipkan, dan rangkap ke-7 dikirim ke bagian
keuangan kemudian diarsipkan. Semuanya di arsipkan berdasarkan tanggal. d. Bagian Rekanan mengirimkan material dan dokumen ke bagian Gudang.
Setelah itu bagian Gudang membuat surat jalan dan dokumen pendukung lalu dikirim ke bagian pemeriksa.
e. Dengan adanya surat jalan dan dokumen pendukung bagian Pemeriksa mengirimkan Tim Pemeriksa untuk memeriksa barang yang dikirin oleh
rekanan yang ada di gudang.
f. Setelah barang diperiksa oleh Tim Pemeriksa, bagian Pemeriksa membuat
TUG-4 Berita Acara Pemeriksaan Barang sebanyak 4 rangkap. Dimana rangkap ke-1 diarsipkan di bagian Pemeriksa, rangkap ke-2 dikirim ke bagian
Ren-Kal kemudian diarsipkan, rangkap ke-3 dikirim ke bagian Gudang kemudian diarsipkan, rangkap ke-4 dikirim ke bagian Rekanan kemudian
diarsipkan. Semuanya di arsipkan berdasarkan tanggal. g. Kemudian bagian Gudang setelah menerima TUG-4 dari Pemeriksa, bagian
Gudang membuat Kode-2 Bon Penerima sebanyak 4 rangkap. Dimana rangkap ke-1 diarsipkan di bagian Gudang, rangkap ke-2 dikirim ke bagian
Ren-Kal kemudian diarsipkan, rangkap ke-3 dikirim ke bagian Rekanan kemudian diarsipkan, dan rangkap ke-4 dikirim ke bagian Akuntansi
kemudian diarsipkan dan diproses menggunakan aplikasi SAP yang akan menghasilkan jurnal. Semuanya di arsipkan berdasarkan tanggal.
Flowchart Prosedur Penerimaan Persediaan Material Impor dari Unit Lain Pada PT. PLN Persero Distribusi Jawa Barat dan Banten
h.
Ren-Kal GudangPenerima
TU. Gudang
i. Gambar 3.3
