c. Prosedur Pemeriksaan Account Pelanggan
Pemeriksaan Account Pelanggan biasanya dilakukan setiap bulan sebagai kegiatan regular. Biasanya dilakukan pencetakkan seluruh account
pelanggan dalam spread-sheet untuk melihat realisasi pembayaran pelanggan dan melihat jumlah account-account yang tidak terealisasi pembayarannya.
Pencetakan dilakukan setelah dikeluarkan invoice pada akhir bulan, atau pada masa akhir pembayaran PT. Telkomsel menetapkan tanggal 20, setiap
bulannya sebagai batas akhir pembayaran. Pencetakan segera diperiksa oleh bagian keuangan. Bagian keuangan akan mengeluarkan laporan realisasi pada
awal bulan sebagai batas pemeriksaan yang merupakan masukan untuk pihak manager dan direksi.
Pengecekan account pelanggan akan dikonfirmasikan dengan jumlah yaag diterima melalui pemeriksaan bukti transaksi yang dikeluarkan oleh bank.
4. Analisis Pengendalian Internal Proses Penagihan di PT. Telkomsel
a. Pengendalian Umum
i. Pengendalian Praktek Organisasi
Di PT. Telkomsel, khususnya dalam penanganan kegiatan proses penagihan terdapat pemisahan-pemisahan tugas. Pemisahan tugas adalah sebagai
berikut : unit otorisasi, yaitu unit yang akan menentukan kebijakan, unit pembukuan, yang akan membukukan semua transaksi yang terjadi, lalu yang
terakhir unit penjagaan, yang akan menjaga atau menyimpan secara fisik semua asset yang terkait.
Universitas Sumatera Utara
Pada departemen sistem informasinya juga sudah terpisahkan dengan baik antara yang berfungsi sebagai user maupun developer. Yang
bertungsi sebagai pengembang adalah orang-orang yang ditugasi untuk merancang sistem informasi tersebut ataupun manajer keuangan. Sedangkan yang
berfungsi sebagai user adalah orang-orang yang berkepentingan untuk membaca hasil dari sistem tersebut. Antara lain manajer, pajak dan lain-lain.
Pengendalian tersebut sudah terancang dengan baik dan pemisahan tugas tersebut juga sudah hampir tidak ada cacat lagi. Karena dengan begitu dapat
mengurangi kemungkinan adanya tindakan kecurangan dan penyimpangan.
ii. Pengendalian Dokumentasi
Dokumentasi-dokumentasi pada PT.Telkomsel secara garis besar sudah dikatakan baik dan lengkap. Karena semua syarat-syarat kelengkapan suatu
dokumentasi yang baik sudah terpenuhi semuanya. •
Dokumentasi Sistem Terkomput erisasi
o
Dokumentasi Prosedural
Pada PT. Telkomsel terdapat buku yang menjelaskan standar-standar dalam pelaksanaan sistem informasi khususnya yang berkaitan
dengan proses penagihan. Buku tersebut memuat skema dari sistem secara keseluruhan, operasi-operasi terkait, standar pemrograman sistem tersebut, standar
dokumentasi, dan lain sebagainya.
o Dokumentasi Sistem
Pada PT. Telkomsel terdapat suatu arsip yang memuat dokumentasi mengenai sistem pasang baru. Arsip ini berguna bagi siapapun yang
ingin menganalisis pengendalian pemasangan baru pada PT. Telkomsel. Karena
Universitas Sumatera Utara
arsip ini mancakup kegunaan sistem pemrosesan, bagan arus komputer, deskripsi masukan, deskripsi keluaran, deskripsi arsip, pesan kesalahan, dan daftar
pengendalian.
o
Dokumentasi Program
Arsip yang menguraikan kegunaan suatu program dan mencantumkan bagan program, label keputusan, daftar program, aspek-aspek
pengendalian, Catatan, format dan contoh masukan dan keluaran, data uji, hasil uji, operasi, dan notasi perubahan- perubahan program yang berkaitan dengan sil
informasi pada PT. Telkomsel telah ada dan tersedia untuk membantu para
programmer yang bertugas untuk merevisi program tersebut.
o Dokumentasi Data
Semua mata data yang terkait dengan proses penjualan sistem penagihan terkandung dalam suatu pendokumentasian yang akan
mempermudah auditor dalam menganalisa.
•
Dokumentasi Sistem Manual
Dokumentasi untuk pemrosesan secara manual seperti rangkaian pengauditan, penyusunan buku besar, penyusunan ledger, dll telah
tersedia dan berguna bagi mereka para karyawan yang akan melakukan tindakan- tindakan tersebut.
Secara garis besar tindakan pengendalian dokumentasi pada PT. Telkomsel sudah lengkap dan sudah terancang dengan baik. Sehingga
kapanpun dibutuhkan dapat dengan mudah diperoleh
iii. Pengendalian Otorisasi
Universitas Sumatera Utara
Pada PT. Telkomsel ada bcberapa otorisasi yang terkait di dalamnya. Seorang kepala bagian keuangan biasanya diberi tugas dan wewenang
untuk mengepalai dan memantau semua kegiatan yangterkait dengan proses penagihan. Dia berwenang mengetahui dan memutuskan semua hal yang
berhubungan dengan kegiatan tersebut dalam suatu area. Orang tersebut nantinya akan bertanggung jawab kepada pimpinan pusat.
Untuk ruang lingkup yang lebih kecil lagi seorang manajer keuangan ditugasi untuk mengawasi dan membuat keputusan atas suatu kantor
cabang. Semua prosedur kerja yang berlaku di PT. Telkomsel sudah
ditetapkan terlebih dahulu oleh pimpinan pusatnya. Tetapi terkadang terjadi kasus-kasus yaag membutuhkan keputusan yang cepat dan apabila menunggu
jawaban dan pusat akan membuang waktu lebih lama dan terasa tidak efisien. Maka dari itu perlu adanya otorisasi dari manajer-manajer yang sudah disebutkan
di atas terlebih dahulu. Proses pengendalian otorisasi ini sudah bagus. Dan untuk lebih
mengefisienkan waktu, untuk kasus-kasus yang tidak terlalu berat dapat
diputuskan tanpa hams membawahya kepada pimpinan pusat
Universitas Sumatera Utara
iv. Pengendalian Akuntabilitas Aset
Pengendalian akuntabilitas aset pada PT. Telkomsel khususnya yang dengan proses pengihan, telah terpenuhi dengan baik.
•
Buku Besar Pembantu
Semua yang ada dalam buku besar umum telah dikontrol oleh beberapa buku pembantu yang akan mencatat transaksi yang masuk maupun yang
keluar di PT. Telkomsel. •
Rekonsiliasi
Setiap bulan diadakan rekonsiliasi antara jumlah setoran dan bank, dengan jumlah tagihan yang dikeluarkan. Pengendalian akuntabilitas aset
pada PT. Telkomsel sudah baik dan hampir tidak ada cacat.
b. Pengendalian Transaksi
i. Pengendalian Masukan Transaksi
Pada proses penagihan, setiap trrnsaksi yang masuk akan dicatat dan disajikan secara benar. Adapun yang terkait di dalamnya adalah :
•
Otorisasi Transaksi
Otorisasi berupa pemasukan kode sandi akan dilakukan oleh petugas yang untuk menangani penagihan billing. Kode ini
hanya diketahui oleh petugas yang bertugas.
•
Pencatatan Transaksi
Pencatatan transaksi pada proses penagihan dilakukan oleh si petugas yang melakukan pengotorisasian transaksi. Ini
sebenarnya adalah suatu pelanggaran. Tetapi hal tersebut
Universitas Sumatera Utara
dilakukan dengan maksud pertimbangan efisiensi waktu yang
lebih baik.
•
Menumpuk Data
Biasanya semua transaksi yang terjadi akan ditumpuk dan pada saatnya setiap hari akhir transaksi semua total jumlah dari
transaksi yang terjadi akan ditelusuri keabsahannya. Setelah itu jumlah total tersebut akan dihitung kembali. Mungkin saja
terjadi penginputan data yang salah pada komputer.
•
Mengedit Data Transaksi
Setiap penginputan transaksi data yang masuk akan dicek ulang. Ini untuk mengantisipasi adanya kekeliruan dalam
penulisan kode atau tdentitas penting lainnya dari pelanggan. Ataupun juga kesalahan penulisan kode-kode sandi yang
terkait dengan transaksi tagihan telpon. Berdasarkan penjabaran tentang pengendalian masukan transaksi di
atas, dapat disimpulkan bahwa pengendalian tersebut telah terprosedur dengan baik. Hanya saja terkadang terjadi penyimpangan-penyimpangan atas prosedur
yang telah ditetapkan yang sudah dijelaskan di atas.
ii. Pengendalian Pemrosesan Transaksi
Setiap kali akan memroses transaksi yang terjadi sehubungan dengan penagihan akan dikendalikan agar mengantisipasi hal-hal yang tidak
diinginkan.
Universitas Sumatera Utara
•
Cek Logic Pemrosesan
Setiap jumlah lembar tagihan yang dikeluarkan PT. Telkomsel
dan jumlah credit nota yang diterima dari bank akan diperiksa.
•
Cek Arsip dan Program
Setiap arsip ataupun file yang dipakai sehubungan dengan proses penagihan akan diberi label sehingga tidak terjadi
kesalahan pemasukkan data pada arsip yang salah.
•
Mata Rantai Rangkaian Audit
Untuk membantu pengauditan karyawan akan memberikan kode yang unik pada setiap transaksi yang berbeda. Hal
tersebut akan mempermudah pelaksanaan rangkaian audit yang terjadi. Penelusuran atas transaksi-transaksi yang terjadi akan
dilakukan untuk membuktikan keberadaan transaksi tersebut.
Sebagaimana yang telah disebutkan diatas, pengendalian pemrosesan transaksi yang ada pada proses penagihan dan pendapatan telah
bagus. Malah terasa sangat detail dan sudah dapat mengeliminasi kesalahan yang
mungkin terjadi.
iii. Pengendalian Keluaran Transaksi
Untuk menghasilkan data keluaran yang akurat, lengkap dan didistribusikan dengan baik, maka rangkaian pengendalian keluaran transaksi
yang baik sangatlah diperluka n •
Memeriksa Hasil-hasil Pemrosesan
Setiap perubahan dari suatu pemrosesan transaksi yang terjadi, misalnya perubahan atas total kas yang masuk akan dimuat
Universitas Sumatera Utara
untuk dapat dengan mudah dibaca oleh para pengguna. Perubahan-perubahan
tersebut harus disertai dengan
pengecekan ulang atas jumlah uang tunai yang ada di rekening
bank.
•
Distribusi Keluaran Transaksi
Semua hasil dari keluaran transaksi yang ada ikan
didistribusikan kepada pengguna yang berhak.
Menurut penjabaran yang ada di atas, proses pengendalian keluaran transaksi yang ada pada sistem penagihan sudah cukup bagus, dan sudah hampir
tidak ada cacatnya.
5. Tindakan Pengamanan Pada PT. Telkomsel
