Pembagian Siklus Akuntansi Pengendalian Internal

mengenai informasi-informasi seperti aturan akuntansi yang didasarkan pada opini masing-masing orang yang biasa bekerja pada proses tersebut. Pemakaian kuesioner merupakan langkah yang paling berguna dalam hal mengkoleksi sejumlah pendapat dan informasi dari group yang besar yang biasanya tidak dapat di interview secara perorangan. Selain detail dari pertanyaan- pertanyaan yang dilontarkan, yang tidak kalah pentingnya adalah mempelajari teori-teori yang berdasarkan manual dan laporan-laporan yang merupakan sumber informasi yang tertulis, yang biasanya merupakan prosedur dasar dan hasil keluaran atas suatu sistem yang sedang bekerja. Jika detail sudah didapatkan maka, kita mempelajari suatu sistem baru yang didasarkan atas permintaan data yang tidak dapat dipenuhi oleh suatu sistem lama, termasuk informasi-informasi yang berkenaan dengan informasi apa yang akan diproduksi dari sistem baru tersebut dan kriteria optional suatu sistem seperti kontrol. Hubungan antara Sistem Akuntansi dan Pengendalian Internal terhadap kerugian ataupun kehilangan yang ditimbulkan oleh Sistem Informasi Akuntansi harus dijadikan bahan pertimbangan.

3. Pembagian Siklus Akuntansi

Menurut definisi daari Bodnar dan Hopwood 2005 : 6 Siklus Akuntansi terdiri atas : a. “Revenue Cycle, events related to the distribution of goods and services of the entities and the collection of related payments. b. Expenditure Cycle, related acquisition of goods and services from others i entities and the statement of related obligation. Universitas Sumatera Utara c. Production Cycle, events related to the transformation of resources into goods and services. d. Finance Cycle, events related to the acquisition and management of capital funds, including cash”. Berdasarkan pendapat Bodnar tersebut penagihan billing termasuk dalam Siklus Pendapatan atau Revenue Cycle yang termasuk di dalamnya piutang usaha atau Account Receivable, dan pelaporan uang kas atau Cash Report. Berikut ini adalah ilustrasi dari gambaran atas Siklus tersebut : Gambar 2.1. Economic Equity

4. Pengendalian Internal

a. Definisi Pengendalian internal Economic Equity Transaction Revenue Cycle Expenditure Cycle Production Cycle Financial Cycle Financial Equity Report Financial Report Universitas Sumatera Utara Menurut Romney dalam bukunya Accounting Information System 2000 : 253 : “Pengendalian Internal adalah suatu rencana dari organisasi atau metode bisnis yang digunakan untuk memelihara harta, menyediakan informasi yang dan dapat diandalkan, mempromosikan dan meningkatkan efisiensi jalannya operational dan menentukan kebijaksanaan yang akan dicapai didalam manajerial perusahaan”. Sedangkan menurut AICPA sebagai berikut : “Pengawasan intern meliputi struktur organisasi dan semua cara-cara serta alat-alat yang dikoordinasikan yang digunakan didalam perusahaan dengan tujuan untuk menjaga keamanan harta milik perusahaan, memeriksa ketelitian dan kebenaran data akuntansi, memajukan efisiensi dalam operasi dan membantu menjaga dipatuhinya kebijaksanaan manajemen yang telah ditetapkan lebih dahulu”. b. Tujuan pengendalian Internal Menurut Baridwan dalam bukunya yang berjudul Sistem Akuntansi 2003 : 13, bahwa sistem pengendalian internal yang baik itu akan berguna untuk • Menjaga keamanan harta milik perusahaan. • Memeriksa ketelitian dan kebenaran data akuntansi. • Memajukan efisiensi dalam operasi. • Membantu manajer agar tidak ada yang menyimpang dari kebijaksanaan manajemen yang telah ditetapkan terlebih dahulu. c. Struktur pengendalian internal Menurut Romney dalam bukunya Accounting Information System 2000 : 254, struktur pengendalian internal adalah : “kebijakan dan prosedur yang dibuat untuk menyediakan kepastian yang layak dimana tujuan khusus dari perusahaan akan tercapai. Sistem hanya menyediakan jaminan yang layak karena sistem yang meyediakan jaminan yang lengkap akan sulit untuk di desain dan mengeluarkan biaya relatif tinggi”. Universitas Sumatera Utara Sedangkan menurut Romney dalam bukunya Accounting Information System 2000 : 257 : “The Committee of Sponsoring Organisation COSO mewakili suatu cara signifikan, yang berbeda dengan definisi pengendalian internal yang terbatas pengendalian akuntansi yang digunakan secara luas dan tujuan manajemen”. Model pengendalian internal COSO memiliki komponen yang penting, yaitu : • Lingkungan Pengendalian Lingkungan pengendalian suatu organisasi merupakan inti dari suatu bisnis berhubungan dengan para karyawan yang dimiliki, kelengkapan individual mereka seperti integritas, nilai etika yang mereka miliki dan memiliki kemampuan dan lingkungan dimana mereka sendiri beroperasi. Orang-orang inilah yang nantinya mengendalikan perusahaan. Lingkungan pengendalian terdiri dari beberapa faktor : a Kesepakatan kepada integritas dan nilai budaya Renting bagi seluruh manajemen organisasi untuk menciptakan budaya organisasi yang memberikan penekanan prinsip integritas atau kesatuan dan nilai etika yang berlaku dalam organisasi. Perusahaan dapat menempatkan prinsip integritas sebagai prinsip dasar organisasi dan aktif untuk memberikan pengetahuan serta mempraktekkannya. b Filosoli dan Gaya Operasional Manajemen Universitas Sumatera Utara Falsafah manajeinen dan gaya operasional yang dianut perusahaan mencerminkan bagaimana para karyawan bertanggung jawab dalam tugas mereka masing-masing untuk mencapai tujuan perusahaan. c Struktur Organisasi Struktur organisasi perusahaan terbagi atas garis wewcnang dan tanggung jawab, dan biasanya di dalamnya terdapat kerangka kerja secara keseluruhan yang mencakup perencanaan, pengarahan dan pengendalian terhadap operasional perusahaan. d Komite Audit di dalam Dewan Komisaris dan Anggota- anggotanya Semua perusahaan yang terdaitar sebagai anggota bursa efek harus memiliki komite audit yang terdiri atas semua pimpinan. Komite audit bertanggung jawab untuk mengamati Struktur pengendalian internal perusahaan, proses pelaporan keuangan dan pelaksanaannya yang tidak menyimpang dari hukum yang berlaku, regulasi serta standar yang telah ditetapkan. e Metode-metode Otoritas dan Tanggung Jawab Manajemen seharusnya mendelegasikan tanggung jawab untuk tujuan yang lebih khusus kepada setiap wartawan dan mengandalkan mereka untuk mencapai tujuan tersebut. Wewenang dan tanggung jawab dapat didelegasikan melalui Universitas Sumatera Utara job description yang bersifat formal, pelatihan karyawan, rencana operasional, jadwal dan melalui anggaran. f Kebijakan dan Praktik-praktik kepenyesuaian Kebijakan sumber daya manusia berkaitan dengan perekrutan, pelatihan, pengevaluasian dan promosi pegawai yang nantinya dapat mempengaruhi kemampuan perusahaan untuk meminimalisasi ancaman, serta resiko yang mungkin dihadapi g Pengaruh dari luar Pengaruh eksternal dapat mempengaruhi lingkungan pengendalian organisasi misalnya, persyaratan yang ditentukan bursa efek dan oleh standar akuntansi keuangan Pengaruh eksternal ini juga tenuasuk peraturan pemerintah, seperti untuk bank dan perusahaan asuransi. • Kegiatan Pengendalian Kegiatan pengendalian adalah kebijuksanaan-kebijaksanaan dan peraturan-peraturan yang menyediakan jaminan atau kepastian yang beralasan yang tujuan pengendalian manajemen telah tercapai. Secara umum prosedur pengendalian dikategorikan sebagai berikut : a Memberikan wewenang yang tepat mengenai transaksi- transaksi dan kegiatan-kegiatan. Pemberian keputusan atau wewenang dinamakan authorization, yang merupakan bagian periling dari suatu prosedur Universitas Sumatera Utara pengendalian organisasi. Pemberian wewenang sering didokumentasikan dengan cara menandai, memberi inisial atau memasukkan kode wewenang pada dokumen transaksi atau catatan. b Pemisahan tugas-tugas kewajiban Permintaan internal control yang baik adalah tidak ada satupun pegawai yang diberi tanggung jawab terlalu banyak. Pemisahan tugas-tugas kewajiban yang efektif telah dicapai bila fungsi- fungsi berikut ini dipisahkan, yakni : i. Pemberian wewenang : membukt ikan transaksi-transaksi dan keputusan ii. Pencatatan : menyiapkan dokumen-dokumen sumber, memelihara harian, buku-buku besar, atau file-file lainnya, menyiapkan rekonsiliasi menyiapkan laporan-laporan pelaksanaan. iii. Pemeliharaan : Menangani uang kas, memelihara ruang penyimpanan persediaan, menerima cek-cek dari pembelian atau pelanggan yang masuk, menulis cek pada account bank milik organisasi c Merancang dan menggunakan dokumen-dokumen dan catatan- catatan yang cukup Desain dan penggunaan dokumen-dokumen dan catatan-catatan yang tepat membantu memastikan pencatatan yang akurat dan Universitas Sumatera Utara lengkap dari semua transaksi data yang relevan. Untuk mengurangi kemungkinan dokumen tersebut digunakan dengan curang, mereka harus memberikan nomor-nomor urutan supaya bisa dicatat dengan benar. d Perlindungan yang cukup mengenai asset harta dan catatan- catatan Berikut ini udalah prosedu perlindungan harta dari pencurian, penggunaan wewenang dan kerusakan, yaitu : i. Pengawasan secara efektif dari pemisahan tugas-tugas kewajiban ii. Memelihara catatan-catatan yang akurat mengenai asset- asset termasuk informasi. iii. Membatasi akses fisik menuju asset-asset. iv. Melindungi catatan-catatan dan dokumen-dokumen. v. Mengendalikan lingkungan vi. Membatasi akses menuju ruang computer, file-file komputer dan informasi. e Pengawasan yang mandiri pada pelaksanaan Bermacam-macam tipe dari pengawasan yang mandiri akan dibahas berikut ini : i. Rekonsiliasi dari dua catatan pemeliharaan yang mandiri. Suatu cara untuk membandingkan ketelitian dan kelengkapan catatan-catatan tersebut dengan catatan- Universitas Sumatera Utara catatan lainnya yang mempunyai keseimbangan yang sama. ii. Perbandingan dari kuantitas aktual dengan jumlah yang tercatat. Semua persediaan seharusnya dihitung setiap tahunnya dan hasilnya dibandingkan dengan catatan-catatan persediaan. iii. Akuntansi pembukuan berpasangan Pernyataan bahwa sisi debet harus sama dengan sisi kredit menyediakan banyak kesempatan untuk perbandingan internal. Kesimpulannya, pada dua sistem operasi ini, perbandingan dari total debet dengan total kredit menyediakan perbandingan yang kuat pada kedua proses tersebut. iv. Total tumpukan Dalam aplikasi proses penumpukan, dokumen sunibcr dipasang pada grup-grup tertentu dan total tumpukan yang secara manual telah diperhitungkan sebelum sumber data memasuki sistem. Setelah data diproses, total pengendalian harus dihasilkan selama tiap-tiap langkah diproses. Berikut ini ada lima total tumpukan yang digunakan dalam sistem komput er, yaitu : Total keuangan adalah jumlah dari bidang Dollar seperti total penjualan atau total kas penerimaan. Universitas Sumatera Utara Total kasar adalah dari bidang yang biasanya tidak ditambahkan seperti nomor perkiraan pelanggan dari nomor tanda pengenal dari para pegawai. Jumlah pencatatan adalah nomor dari batasan-batasan dari data yang dimasukkan. Batas perhitungan adalah nomor dari batasan-batasan dari data yang dimasukkan. Teks keseimbangan cross-footing. Banyak kertas kerja yang mempunya, total baris dan total kolom Teks ini dibandingkan dengan total keseluruhan dari semua baris dengan total keseluruhan pada kolom untuk apakah jumlahnya sama. • Resiko Penilaian Akuntan memainkan peranan dalain membantu pengawasan manajemen basis yang merancang sistem pengawasan yang efektif. Akuntan dapat mengevaluasi sistem pengawasan internal menggunakan strategi resiko penilaian. Identifikasi Ancaman Perusahaan harus mengidentifikasikan ancaman yang terlihat untuk mendisain pengendalian internal yang sesuai. Adapun ancaman-ancaman ini dapat berupa : - Strategic, seperti melakukan sesuatu yang salah. Universitas Sumatera Utara - Operating, seperti melakukan sesuatu yang benar dengan cara yang salah. - Financial, seperti kehilangan sumber keuangan, pemborosan atau pantas. - Information, seperti kesalahan atau informasi yang tidak relevan, sistem yang tidak dipercaya dan laporan yang salah atau menyesatkan. Perkiraan Resiko Beberapa ancaman merupakan resiko yang lebih baik karena kemungkinan dari kejadian itu lebih memungkinkan. Contoh, para karyawan lebih memungkinkan membuat kesalahan yang tidak disengaja dari pada melakukan aksi penipuan yang disengaja. Perkiraan Pembongkaran Resiko dari gempa bumi mungkin sangat kccil tetapi pembongkaran dapat menjadi besar, ini dapat secara menyeluruh merusak perusahaan dan kekuatannya masuk kedalam kebangkrutan. Kedapatan dari kesalahan biasanya tidak bagus, banyak kecurangan yang mengancam eksistensi perusahaan. Pembongkaran dari kesalahan ymg tidak disengaja dapat di unit dari yang sangat kecil hingga yang sangat besar, tergantung pada kesalahan alami dan berapa lama ini berlangsung. Sebagai penambahan, material dari ancaman dan kebutuhan untuk melindungi serangan yang beresiko. Identifikasi Pengawasan Universitas Sumatera Utara Manajemen harus mengidentifikasi satu atau lebih kendali yang dapat melindungi perusahaan dari ancaman lain. Dalam mengevaluasi keuntungan dari prosedur pengawasan internal yang spesifik, manajemen harus mempertimbangkan keefektifan dari waktu mereka. Semua faktor lain menjadi sama, pengawasan pencegahan adalah yang tertinggi untuk suatu penyelidik. Bagaimanapun, jika pengawasan pencegahan ditolak, pengawasan penyelidik adalah esensial untuk menemukan masalah yang menutupinya. Kemudian pengawasan pencegahan dan pcnyelidikan melengkapi satu sama lain dari sistem pengawasan internal yang baik dan harus menggunakan keduanya. Estimasi Biaya dan Keuntungan Tidak ada sistem pengawasan internal yang dapat menyediakan perlindungan yang mudah dan aman dari semua serangan ancaman pengawasan internal. Biaya dari sistem yang mudah dan aman dapat menjadi penghalang yang tinggi. Untuk tambahan, selama banyak pengawasan negatif mempengaruhi efisiensi operational, juga banyak pengawasan yang memperlambat sistem dan menjadi tidak efisien. Sampai saat itu, ke objektifan dalam rancangan sistem pengawasan internal adalah menyediakan alasan jaminan yang mungkin bahwa masalah pengawasan tidak dapat mengambil tempat. d. Klasifikasi pengendalian internal Menurut Romney dalam bukunya Accounting Information System 2000 : 254-255, klasifikasi pengendalian internal : • Pengendalian Umum General Control Didesain untuk memastikan bahwa pengendalian lingkungan organisasi berjalan baik dan stabil untuk meningkatkan efektifitas aplikasi pengendalian. Universitas Sumatera Utara • Pengendalian Aplikasi Application Control Digunakan untuk mencegah, mendeteksi dan mcngoreksi kesalahan-kesalahan di dalam transaksi saat mereka proses. • Pengendalian Administratif Administrative Control Memastikun bahwa operasional berjalan seefisien dan sesuai dengan kebijakan manajerial. Dan sebaliknya. accounting controls membantu untuk memelihara asset dan memastikan kebenaran catatan keuangan. • Pencegahan, pendeteksian dan pembetulan Preventive, detective and corrective control Pencegahan Preventive Control: menccgah masalah sebelum mereka muncul. Pendeteksian Detective Controls: dibutuhkan untuk mengontrol masalah begitu muncul. Pembetulan Corrective Controls: Pemecahan pada masalah yang ditemukan ditahap pendektesian meliputi: mengidentifikasi penyebab dari suatu problem, mengkoreksi kesalahan atau kesulitan yang dihadapi. Memodifikasi kembali sistem yang dimiliki sehingga dimasa yang akan datang masalah dapat diminimalisasi atau dihapuskan. e. Alat pengendalian internal Menurut Bodnar dan Hopwood dalam bukunya sistem informasi Akuntansi 2005 : 186-195, “alat pengendalian internal adalah prosedur-prosedur yang dirancang untuk meyakinkan bahwa elemen-elemen struktur pengendalian internal diimplementasikan dalam sistem aplikasi khusus yang terdapat didalam setiap siklus transaksi organisasi”. Alat pengendalian internal ini terbagi : • Pengendalian Umum General Control Pengendalian umum mempengaruhi seluruh pemrosesan transaksi. Pengendalian umum mencakup hal-hal berikut ini : o Rencana pengorganisasian pemrosesan transaksi Umumnya mencakup hal-hal, seperti : pemisahan tugas dan pemisahan dalam pengolahan data Universitas Sumatera Utara o Prosedur-prosedur operasi Umum Umumnya mencakup hal-hal, seperti : definisi tanggung jawab, personal, kompetensi personel. Rotasi tugas, rancangan formulir, formulir-formulir dipranomori, formulir-formulir di pracetak, penyajian secara simultan perputaran dokumen, dokumentasi, pelabelan. o Masalah pengendalian peralatan Umumnya mencakup hal-hal, seperti : back-up dan pemulihan, jejak statistik sumber kekeliruan. o Pengendalian peralatan dan akses data Umumnya mencakup hal-hai, seperti : penanganan yang aman, gandapengendalian ganda. • Pengendalian Aplikasi Application Control Pengendalian aplikast dikhususkan untuk aplikasi individual. Pengendalian aplikasi dikategorikan sebagai berikut : o Pengendalian masukan Pengendalian masukan dirancang untuk mencegah atau mendeteksi kekeliruan dalam tahap masukan pemrosesan data Jika computer digunakan pemrosesan, maka tahap masukkan mencakup konversi data transaksi ke format yang terbaca mesin. Pengendalian masukan mencakup hal-hal berikut ini : otorisasi, persetujuan, masukan terformat, penandaan, pembatalan, masukkan khusus, password, verifikasi visual, Universitas Sumatera Utara pengecekan seluruh arus, pengecekaa format, pengecekan kelengkapan, pengecekan digit pengujian kelayakan, pengecekan batas, pengecekan validitas, batas kadaluarsa, verifikasi kunci. o Pengendalian pemrosesan Pengendalian pemrosesan dirancang untuk memberikan jaminan bahwa pemrosesan telah terjadi sesuai dengan spesifikasi yang ditentukan dan tidak ada transaksi yang hilang atau tidak tepat yang dimasukkan ke jalur. Pengendalian pemrosesan mencakup: mekanisasi, standarisasi, pilihan default, saldo batch, run-to-run total, penyajian saldo, pemadanan, akun kliring, label untuk penjejak, koreksi kekeliruan secara otomatis. o Pengendalian keluaran Pengendalian keluaran dirancang untuk memeriksa apakah masukan pemrosesan berpengaruh pada keluaran secara absah dan apakah keluaran didistribusikan secara memadai. Pengendalian keluaran mencakup : rekorsiliasi, penyajian umur aging, suspense file, suspense account, audit periodic, laporan ketidaksesuaian, up-stream resumbmission.

5. Definisi Sistem Penagihan dan ISP Billing System