Secara umum, sistem adalah suatu kerangka kerja terpadu yang terdiri elemen-elemen yang saling berkaitan dan mempunyai sasaran yang akan dicapai
dengan mengkoordinasikan masukan input yang diproses menjadi keluaran
output.
2. Definisi Sistem Informasi dan Sistem Akuntansi
a. Sistem Informasi
Sistem informasi memiliki karakteristik umum, maksudnya adalah sistem informasi akan berkembang sepanjang masa, mempunyai jaringan arus
informal, melaksanakan tugas-tugas yang perlu sehubungan dengan data. Menyediakan informasi kepada pemakai untuk berbagai tujuan, dan menggunakan
berbagai sumber. Sistem informasi menyediakan informasi baik kepada pihak dalam
perusahaan maupun pihak luar perusahaan. Pengertian Sistem informasi menurut Wilkinson 2003 : 4 adalah “suatu kerangka kerja dengan mana sumber daya
manusia, komputer dikoordinasikan untuk mengubah masukan data menjadi informasi, guna mencapai sasaran perusahaan”.
Menurut Davis 2004 : 15 “Sebuah sistem informasi subsistem-subsistem fisik berupa perangkat
keras komputer, perangkat lunak yang terdiri dari perangkat lunak sistem umum, perangkat lunak terapan umum, dan program aplikasi, database data yang
tersimpan dalam media penyimpanan komputer, prosedur dan manusia petugas pengoperasiannya”.
Informasi merupakan apa yang dapat dikomunikasikan atau yang bergerak dalam arus komunikasi. Seringkali pengertiannya disamakan dengan
Universitas Sumatera Utara
data, padahal keduanya memiliki arti yang berbeda, seperti yang diuraikan oleh Davis 2004 : 6, yaitu :
“... data that has been proceed into a form that is meaningful to the recipient and is of real or perceived value in current or perspective action or
decision”. Dari pengertian di atas diketahui bahwa informasi yang diperoleh
biasanya masih berupa data. Data berkedudukan sebagai masukan input dan informasi adalah sebagian keluaran output. Data baru dapat dikatakan sebagai
informasi jika sudah diproses terlebih dahulu agar dapat dipergunakan dalam proses pengambilan keputusan.
Nilai informasi berhubungan dengan keputusan, sehingga karakteristik yang harus dimiliki informasi agar dapat digunakan dan diperoleh manfaatnya
semaksimal mungkin, menurut Wilkinson 2003 : 9 adalah : •
Timeliness tepat waktu Informasi baru berguna jika informasi tersebut disajikan tepat
waktunya. Dalam pengendalian, ketepatan waktu suatu informasi merupakan hal yang mutlak.
• Accuracy akurasi
Informasi harus dapat memberikan gambaran keadaan yang sebenarnya.
• Response Time saat yang dibutuhkan
Informasi tersedia saat informasi itu dibutuhkan, dengan maksud menghindari keputusan yang kurang efektif.
• Completeness kelengkapan.
Penyajian informasi harus lengkap dan mencakup hal-hal yang dibutuhkan dalam proses pengambilan keputusan.
• Relevance relevansi
Informasi harus berkaitan dengan kebutuhan akan informasi tersebut dalam pengambilan keputusan.
Tujuan dari sistem informasi adalah : •
Menyajikan informasi guna mendukung pengambilan keputusan
Universitas Sumatera Utara
• Menyajikan informasi guna mendukung operasi harian
• Menyajikan informasi yang berkenaan dengan kepengurusan
Sistem informasi berkembang selama masa hidup suatu perusahaan. Setiap sistem informasi mempunyai siklus hidup yang tertentu, sehingga
pengembangan sistem merupakan sesuatu yang bersiklus, dimana siklus pengembangan sistem terdiri dari :
• Perencanaan Sistem
Yaitu meletakkan landasan untuk suatu sistem baru atau revisi, dimana tahap ini disiapkan rencana sistem induk serta usulan
proyek sistem. •
Analisa Sistem Analisa atas informasi yang sedang dipakai untuk menentukan
jenis informasi dibutuhkan pemakai dari sistem yang baru dan persyaratan teknik untuk sistem tersebut.
• Pengkajian dan pemilihan sistem
Analisa manfaat biaya-biaya yang terinci untuk rancangan sistem yang dipilih.
• Implementasi Sistem
Mencakup langkah-langkah seperti perlengkapan rincian untuk rancangan baru, pengangkatan dan pelatihan karyawan baru,
penginstalan dan penyajian peralatan baru, dan penerapan awal dari sistem baru.
• Pengoperasian Sistem
Universitas Sumatera Utara
Mencakup operasi rutin, pemeliharaan dan manajemen dari sistem bam, atau revisi dimana akan diadakan evaluasi terhadap prestasi
sistem dan keandalan keluarannya. Ada lima konsep penting yang perlu diketahui dalam sistem informasi
menurut Sidharta 2003 : 19 bahwa : •
Sistem informasi mempermudah operasi-operasi, yaitu dengan memelihara inventaris dan catatan-catatan pelanggan dan
menyediakan dokumen-dokumen yang
digunakan untuk melakukan transaksi-transaksi.
• Sistem informasi menyediakan cara-cara yang dapat digunakan
oleh bagian manajemen untuk mengamati sistem operasi. Sebagai contoh bagian manajemen dapat mengetahui hasil penjualan cukup
dengan melihat pada laporan penjualan.
• Sistem informasi menyediakan integrasi antar proses-proses yang
berhubungan dengan operasi dan proses-proses yang bcrhubungan dengan akuntansi, misalnya : pembaharuan catatan penjualan dan
accounts receivable.
• Manajemen menyusun operasi-operasi dan sistem informasi
dengan menggunakan manusia, peralatan, komponen-komponen fisik yang lain dan kebijaksanaan.
• Pemakai sistem informasi meliputi personel bagian operasi,
personel bagian manajemen dan orang-orang yang berada diluar organisasi, misal pelanggan.
b. Sistem Akuntansi
Sistem akuntansi merupakan bidang khusus yang berhubungan dengan perencanaan, prosedur yang mempunyai tujuan untuk memberikan informasi-
informasi yang berubah-ubah tergantung dari waktu dan berkaitan dengan kegiatan operasional dan juga sebagai alat pengendalian dan pengawasan dalam
kegiatan operasional. Menurut Mulyadi 2004 : 6 membagi sistem akuntansi menjadi lima
tingkatan yaitu : •
Dokumen
Universitas Sumatera Utara
Adalah bukti terjadinya transaksi yang masuk ke dalam sistem, dimana berisi semua informasi yang berasal dari transaksi yang
terjadi. •
Buku Harian Adalah kegiatan pengurutan dan pengelompokan data transaksi
sebelum dibukukan ke buku besar. •
Buku Besar Adalah catatan yang terdiri atas data-data yang sudah
dikelompokkan dan diurutkan dan sebelumnya telah tercatat dalam buku harian.
• Neraca Saldo
Merupakan daftar dari saldo-saldo yang ada dalam buku besar yang berguna untuk memeriksa ketepatan perhitungan aritmatik dan
mendeteksi kesalahan-kesalahan.
• Laporan
Adalah informasi yang berupa hasil akhir dari sistem yang di desain.
Pada dasarnya sistem informasi akuntansi lebih terkonsentrasi pada bagaimana mencatat dan menggunakan catatan yang dihasilkan akibat dari adanya
transaksi akuntansi, dimana catatan tersebut merupakan salah satu cara perusahaan untuk mengadakan kontrol terhadap internal sebagai bagian dari
keseluruhan sistem perusahaan yang paling inti. c.
Sistem Informasi Akuntansi Manajemen suatu perusahaan dalam menjalankan fungsi-fungsinya
mencapai tujuan perusahaan yang telah ditetapkan mutlak memerlukan informasi yang bersifat relevan, dimana informasi yang dibutuhkan tersebut baik yang
bersifat keuangan atau non keuangan dihasilkan oleh sebuah sistem. Menurut Wilkinson 2003 : 50 “sistem informasi akuntansi
merupakan sistem formal yang mengandung karakteristik meliputi tujuan kegunaan, tahap, tugas, pengguna, dan sumber daya”.
Universitas Sumatera Utara
Gushing 2005 : 6 menggambarkan peranan sistem informasi akuntansi dalam suatu perusahaan modern sebagai berikut :
“How can the modern business organization plan, coordinate, and control the multitude of activities that is undertaken? How can it supply information to many
people and institution that are interested in its activities. The accounting information system plays a vital role in accomplishing these tasks”
Terdapat perbedaan pada sistem informasi akuntansi dengan sistem informasi manajemen. Perbedaannya terdapat pada jenis informasi yang
dihasilkannya. Pada sistem informasi akuntansi, informasi yang dihasilkan bersifat
finansial atau sering disebut sebagai hasil transaksi keuangan, sedangkan sistem informasi manajemen informasi yang dihasilkan digunakan untuk pengambilan
keputusan. Gushing 2005 : 23 ada beberapa syarat yang harus dipenuhi untuk
menciptakan suatu sistem informasi akuntansi yang baik, adapun syarat-syarat tersebut adalah :
• Sistem harus Iengkap dan terperinci
Lengkap, artinya adalah sistem tersebut harus dapat mencakup seluruh transaksi perusahaan yang terjadi, yaitu transaksi yang
sebenarnya. Sedangkan terperinci artinya adalah langkah-langkah yang dilakukan dalam pelaksanaan sistem haruslah jelas, baik dari
segi peralatan maupun perlengkapan yang digunakan, bentuk laporan yang dihasilkan.
• Sistem harus fleksibel
Adalah harus adanya pertimbangan akan timbulnya kemungkinan- kemungkinan perubahan-perubahan yang terjadi di masa yang akan
datang.
• Sistem haruslah bersifat sederhana
Sederhana artinya adalah sistem tersebut harus dapat mencapai tujuan perusahaan dengan penggunaan biaya yang seminimal
mungkin namun tanpa adanya pengurangan fungsi pengendalian internalnya. Hal itu sangat penting karena system baik dinilai dari
Universitas Sumatera Utara
pengendalian internalnya dan diharapkan dengan biaya yang seminimal mungkin.
• Dapat diterima oleh semua pihak pengguna informasi tersebut
Disini dimaksudkan bahwa sistem yang akan digunakan tersebut harus dapat digunakan oleh semua bagian dalam perusahaan, baik
pihak manajemen, pengelola, dan bahkan pemimpinnya Selain itu sistem yaug baik juga menghasilkan keluaran yang dapat
digunakan oleh semua pihak baik perusahaan tersebut maupun pemakai jasa dalam perusahaan tersebut.
Analisa dalam sistem informasi akuntansi harus dapat bekerja sedekat mungkin dengan sumber yang membutuhkan dan melakukan informasi tersebut,
misal dengan pekerja-pekerja maupun terutama dengan pihak manajemen. Seorang analis harus memiliki kemampuan untuk mengetahui dan memahami
proses akuntansi dan bisnis untuk menjawab pertanyaan- pertanyaan dalam studi terhadap suatu sistem akuntansi.
Adapun pertanyaan-pertanyaan yang sering muncul, biasanya merupakan kunci pokok permasalahan dalam mengetahui suatu sistem.
Dalam buku Seen 2004 : 30, dikatakan bahwa : “Analyst, working closely with employees and managers, must study
the business process to answer these key questions: 1. What is being done ?
2. How is it being done ? 3. How frequently does it occur ?
4. How great is the volume of transaction or decisions ? 5. How well is the task being performed ?
6. Does a problem exist ? 7. If a problem exist how serious is it ?
8. If a problem exist, what is underlying cause ?”
Untuk menjawab pertanyaan-pertanyaan seperti tersebut diatas, dalam menganalisa suatu sistem terutama dalam sistem informasi akuntansi, harus dapat
memperoleh sesuatu secara detail dan terperinci. Baik mengenai proses bisnis atau
Universitas Sumatera Utara
mengenai informasi-informasi seperti aturan akuntansi yang didasarkan pada opini masing-masing orang yang biasa bekerja pada proses tersebut.
Pemakaian kuesioner merupakan langkah yang paling berguna dalam hal mengkoleksi sejumlah pendapat dan informasi dari group yang besar yang
biasanya tidak dapat di interview secara perorangan. Selain detail dari pertanyaan- pertanyaan yang dilontarkan, yang tidak kalah pentingnya adalah mempelajari
teori-teori yang berdasarkan manual dan laporan-laporan yang merupakan sumber informasi yang tertulis, yang biasanya merupakan prosedur dasar dan hasil
keluaran atas suatu sistem yang sedang bekerja. Jika detail sudah didapatkan maka, kita mempelajari suatu sistem baru
yang didasarkan atas permintaan data yang tidak dapat dipenuhi oleh suatu sistem lama, termasuk informasi-informasi yang berkenaan dengan informasi apa yang
akan diproduksi dari sistem baru tersebut dan kriteria optional suatu sistem seperti kontrol.
Hubungan antara Sistem Akuntansi dan Pengendalian Internal terhadap kerugian ataupun kehilangan yang ditimbulkan oleh Sistem Informasi Akuntansi
harus dijadikan bahan pertimbangan.
3. Pembagian Siklus Akuntansi
