4.1.2.1 Masalah
– masalah dalam sistem berjalan
Di dalam menganalisa sistem yang berjalan, peneliti menemukan masalah yang terjadi pada proses penyewaan yaitu :
1. Dalam proses pencatatan sewa, staf merasa kesulitan karena dirasa
tidak praktis dengan menggunakan aplikasi Microsoft Excel. 2.
Banyaknya duplikasi data, masih banyaknya data yang tumpang tindih atau redundant sehingga sulit membedakan data yang valid dan hasil
laporan ke manager operasional sering terlambat, dan tidak user friendly
. 3.
Membutuhkan waktu yang lama, yaitu 2 hari untuk check up site dan untuk kirim semua dokumen kelengkapan agreement untuk proses
penyewaan, sementara customer meminta waktu lebih cepat.
4.1.3 Analisis Pemecahan Masalah Sistem Usulan
Untuk keefektifan kinerja perusahaan, perlu adanya sebuah sistem yang secara otomatis dan terkomputerisasi untuk mengolah data dalam menghasilkan
laporan. Berikut hal-hal yang perlu dirancang untuk pendukung sistem usulan:
Monitoring laporan Validasi penyewaan,
penyerahan Invoice dan dokumen
pendukung Staf Rental
Site
Manager Mitra
Laporan Menerima permintaan
customer dan proses penyewaangedung
dan infrastruktur
1.
2.
6. 5.
Terima invoice Update
laporan
3. 4.
Gambar 4.3 Sistem Usulan Rental Site
Keterangan gambar 4.3: 1.
Staf Rental Site menerima semua dokumen dari tim Indosat dan menerima permintaan customer, kemudian staf melakukan penyewaan gedung dan
infrastruktur dalam sistem. 2.
Mitra melakukan validasi atas permintaan staf, menyerahkan invoice dan dokumen pendukung kepada staf untuk proses penagihan.
3. Staf rental site menerima invoice dari mitra.
4. Staf melakukan update laporan dalam sistem.
5. Manager
melakukan login pada sistem dan memonitoring laporan yang telah di proses
6. Cetak laporan
4.1.4 Perbandingan antara Sistem Berjalan Dengan Sistem yang Diusulkan
Berdasarkan analisis yang kami lakukan, maka kami dapat melakukan perbandingan antara proses yang sedang berjalan dengan proses sistem usulan,
seperti yang dibawah ini:
PROSES SISTEM Tabel 4.1 Proses Sistem
SISTEM BERJALAN SISTEM USULAN
Belum terkomputerisasi. Sudah terkomputerisasi
Sulitnya membuat
laporan yang
diperlukan, karena sistem manual tidak dapat menghasilkan data secara tepat
dan akurat
serta sering
terjadi keterlambatan.
Membuat laporan menjadi lebih mudah, dan data yang dihasilkan lebih akurat
dibanding sistem manual user friendly
Banyak data yang tumpang tindih atau redudant
Semua data terminimalisir dengan baik sehingga tidak ada data yang tumpang
tindih
4.1.5 Syarat dan Ketentuan Penyewaan Gedung dan Infrastruktur TI
Berikut syarat dan ketentuan untuk proses penyewaan staf dengan mitra: 1.
Mitra kerjasama ditentukan melalui pemilihan calon mitra kerjasama
tender yang dilakukan dengan seleksi dari beberapa mitra yang ada.
2. Ada proses persetujuan agreement dan negosiasi antara staf dan mitra
untuk harga kontrak sewa yang di tawarkan.
3. Surat persetujuan kerjasama dinyatakan tidak berlaku apabila dalam
jangka waktu satu minggu sejak ditetapkan tidak dilanjutkan dengan
penandatanganan surat perjanjian kerjasama.
4. Satu bulan sebelum berakhirnya waktu kontrak sewa, ada notifikasi yang
menginformasikan staf untuk segera menindak lanjuti apakah sewa akan di
perpanjang atau tidak.
4.2 Workshop Design
Kategori