Rancang Bangun Sistem Informasi Pengendalian Persediaan Buah Dan Sayur (Studi Kasus Di PT. Hero Supermarket Tbk).

RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI PENGENDALIAN

PERSEDIAAN BUAH DAN SAYUR

(STUDI KASUS DI PT. HERO SUPERMARKET TBK)

Oleh:

Nugroho Iman Prakoso

A 141 01 108

PROGRAM STUDI MANAJEMEN AGRIBISNIS

FAKULTAS PERTANIAN

INSTITUT PERTANIAN BOGOR

2008

RINGKASAN

NUGROHO IMAN PRAKOSO. Rancang Bangun Sistem Informasi Pengendalian Persediaan Buah Dan Sayur (Studi Kasus Di PT. Hero Supermarket Tbk). Di bawah bimbingan ARIF IMAM SUROSO.

Berbagai perusahaan di Indonesia baik yang berskala kecil, menengah maupun besar (multinasional) saat ini sedang mempersiapkan diri ke arah perdagangan bebas. Perdagangan bebas ini menempatkan perusahaan dalam sebuah persaingan usaha yang sangat ketat. Untuk dapat bersaing dengan perusahaan lain sebuah perusahaan harus menggunakan sarana pendukung diluar kekuatan modal dan sumber daya fisik. Saat ini, diperlukan sumber daya lain, yaitu sumber daya konseptual berupa informasi.

Perkembangan pesat dalam teknologi komputer sangat berperan dalam pengembangan sistem informasi berbasis komputer (computer-based information system), atau CBIS. Pada CBIS pengolahan data dilakukan secara otomatis oleh komputer sesuai dengan kebutuhan manajemen dan informasi yang dihasilkan digunakan dalam proses pengambilan keputusan. Aplikasi komputer utama pada CBIS terdiri dari lima subsistem, yaitu sistem informasi akuntansi, sistem informasi manajemen, sistem pendukung keputusan, otomatisasi kantor dan sistem pakar.

Konsep sistem informasi manajemen (SIM) menerapkan suatu tujuan utama, yaitu untuk menghasilkan informasi manajemen. Bagi bisnis ritel dan grosir terutama yang berskala besar, SIM berbasis komputer sudah merupakan bagian yang tidak terpisahkan.

Di Indonesia, usaha supermarket sedang memulai babak dimana persaingan antara pengusaha supermarket, baik itu lokal maupun asing, semakin ketat.

Hypermarket dan supermarket umumnya menawarkan berbagai macam barang kebutuhan konsumen, mulai dari kebutuhan kantor sampai dengan rumah tangga. Salah satu bahan kebutuhan yang biasa tersedia di supermarket adalah buah dan sayur.

Pada umumnya, divisi berbagai perusahaan yang menangani penjualan buah dan sayur selalu memiliki kesamaan, yakni memesan persediaan ke pihak pemasok dalam jumlah dan rentang waktu yang ditentukan berdasarkan unsur pengalaman kerja pengorder (pihak perusahaan), bukan kepada suatu metoda perhitungan yang sistematis. Hal ini disebabkan sulitnya menghitung jumlah persediaan aktual yang dimiliki, karena buah dan sayur memiliki ciri khas yang unik dibandingkan dengan produk yang lain. Oleh karena itu manajemen supermarket harus mampu memperoleh, mengolah dan menyimpan data-data penting yang berkaitan dengan penyediaan buah dan sayur. Selanjutnya data-data tersebut disajikan dalam bentuk informasi yang dibutuhkan dalam proses pengambilan keputusan untuk mendapatkan metode pengendalian persediaan yang tepat. Hal ini dapat diwujudkan dengan dukungan suatu sistem informasi pengendalian persediaan berbasis komputer yang baik.

Dalam penelitian ini akan diuraikan bagaimana suatu sistem pengendalian persediaan (Inventori Control System) dalam suatu perusahaan (PT. Hero Supermarket Tbk.) berperan dalam memberikan suatu kerangka berpikir yang logis dan prosedur aliran data (sejak masih berupa data mentah hingga menjadi

informasi yang berguna) sehingga dapat mendukung pencapaian tujuan ganda perusahaan di bidang persediaan (biaya rendah dan persediaan terjamin).

Berdasarkan uraian tersebut, penelitian ini bertujuan untuk (1) Menganalisa sistem informasi pengendalian inventori buah dan sayur yang telah ada di PT Hero Supermarket, (2) Merancang bangun sistem informasi yang baru dengan berdasarkan pada pola sistem sebelumnya yang mampu menunjang ketersediaan inventori buah dan sayur di PT Hero Supermarket Tbk.

Keterbatasan waktu, biaya, dan kemampuan dalam melakukan penelitian membuat ruang lingkup penelitian ini terbatas pada disain data dan struktur data, yaitu hanya sampai pembuatan diagram hubungan entitas. Sedangkan pembuatan

interface dan pemrograman tidak dilakukan.

Penelitian ini merupakan studi kasus pada PT. Hero Supermarket dengan lokasi di Jalan Gatot Subroto, Jakarta. Pemilihan lokasi dilakukan secara sengaja (purposive) dengan pertimbangan bahwa PT. Hero Supermarket termasuk perusahaan grosir yang memiliki jaringan luas dan terus berkembang dengan membuka cabang-cabang barunya di beberapa daerah. Penelitian untuk pengambilan data primer dilakukan pada bulan Juli sampai Agustus 2007. Dasar dari konsep penelitian ini merujuk kepada kerangka siklus hidup pengembangan sistem informasi, sebagaimana yang dikembangkan oleh O’Brien, 1996.

Ada tujuh subsistem yang saling berkaitan di dalam upaya mengendalikan persediaan buah dan sayur,yakni pengembangan dan promosi produk, negosiasi dengan supplier dan pemesanan barang, penerimaan barang, penyimpanan barang dan display barang, penjualan, penarikan dan perlakuan barang BS, dan stock opname. SIPPB&S menghasilkan 8 Tabel output yaitu suggested order, pembelian, evaluasi supplier, pembayaran tagihan, persediaan dalam pemesanan, persediaan akhir item beli harian, persediaan akhir item jual harian, stock opname, dan 15 tabel input yakni, supplier, item beli, item jual, item jual promosi, Gerai Hero Supermarket, pesanan pembelian, item siap proses, item hasil produksi, item

siap reproduksi, item hasil reproduksi, penerimaan barang, pemusnahan barang, retur pembelian, transfer masuk, dan transfer keluar.

Metode safety stock dan re order point yang digunakan saat ini kurang dapat memenuhi kebutuhan manajemen. Terutama untuk buah dan sayur, safety stock tentu juga akan mengalami penyusutan akibat kerusakan (shrinkage), dibuang atau retur pembelian (throw away).

Hal ini menyebabkan sistem yang ada tidak bisa menghasilkan nilai

Suggested Order per item, sehingga penentuan jumlah order per item oleh pihak

Merchandiser hanya didasarkan atas pengalaman, bukan pada suatu rumus penghitungan inventori. Hal ini menyebabkan timbulnya ketidakkonsistenan dalam frekuensi dan kuantitas pemesanan item. Seringkali pemesanan dengan cara konvensional seperti ini berhasil, namun adakalanya justru menimbulkan kekosongan ataupun kelebihan item.

Menghadapi dua kendala ini, diperlukan adanya suatu sistem informasi baru yang dibangun berdasarkan pola sistem yang telah ada di perusahaan.Titik berat perbaikan sistem adalah pada penerapan rumus penghitungan persediaan berdasarkan metode pelicinan rata-rata bergerak untuk menghasilkan nilai

RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI PENGENDALIAN

PERSEDIAAN BUAH DAN SAYUR

(STUDI KASUS DI PT. HERO SUPERMARKET TBK)

Oleh:

Nugroho Iman Prakoso

A 141 01 108

Skripsi

sebagai syarat untuk memperoleh gelar

Sarjana Pertanian

pada Fakultas Pertanian Institut Pertanian Bogor

PROGRAM STUDI MANAJEMEN AGRIBISNIS

FAKULTAS PERTANIAN

INSTITUT PERTANIAN BOGOR

2008

Judul Skripsi : Rancang Bangun Sistem Informasi Pengendalian Persediaan Buah Dan Sayur (Studi Kasus Di PT. Hero Supermarket Tbk).

Nama : Nugroho Iman Prakoso

NRP : A 141 01 108

Menyetujui, Dosen Pembimbing

Dr. Ir. Arif Imam Suroso, MSc.

NIP. 131578842

Mengetahui, Dekan Fakultas Pertanian

Prof. Dr. Ir. Didy Sopandie, M.Agr NIP. 131 124 019

PERNYATAAN

DENGAN INI SAYA MENYATAKAN BAHWA SKRIPSI YANG BERJUDUL

“RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI PENGENDALIAN

PERSEDIAAN BUAH DAN SAYUR (STUDI KASUS DI PT. HERO SUPERMARKET TBK)” BELUM PERNAH DIAJUKAN PADA PERGURUAN TINGGI LAIN ATAU LEMBAGA LAIN MANAPUN UNTUK TUJUAN

MEMPEROLEH GELAR AKADEMIK TERTENTU. SAYA JUGA

MENYATAKAN BAHWA SKRIPSI INI BENAR-BENAR HASIL KARYA SAYA SENDIRI DAN TIDAK MENGANDUNG BAHAN-BAHAN YANG PERNAH DITULIS ATAU DITERBITKAN OLEH PIHAK LAIN KECUALI SEBAGAI BAHAN RUJUKAN YANG DINYATAKAN DALAM NASKAH.

Bogor, Agustus 2008

Nugroho Iman Prakoso

RIWAYAT HIDUP

Penulis dilahirkan di Kota Depok, Jawa Barat pada tanggal 19 Mei 1983. Penulis merupakan anak ke empat dari empat bersaudara, dari pasangan Bapak S. Sabarudin P.Y. dan Ibu S. Suprihatin.

Penulis menempuh pendidikan di TK Taman Indria Yayasan Pendidikan Taman Siswa dari tahun 1988 sampai tahun 1989. Pada tahun 1989 sampai dengan tahun 1995 penulis melanjutkan pendidikan di SD Negeri Depok Jaya 5. Pada tahun 1995 penulis melanjutkan pendidikan di SMP Negeri 41 Ragunan, Jakarta Selatan dan lulus pada tahun 1998. Pada tahun 1998 penulis melanjutkan pendidikan di SMA Dwiwarna Boarding School dan lulus pada tahun 2001. Pada tahun yang sama penulis diterima sebagai mahasiswa Program Studi Manajemen Agribisnis, Departemen Ilmu-Ilmu Sosial Ekonomi Pertanian, Fakultas Pertanian, Institut Pertanian Bogor melalui jalur UMPTN.

Selama menjadi mahasiswa, penulis aktif dalam berbagai kegiatan kemahasiswaan, diantaranya sebagai amggota DPM-KM IPB, anggota KOPMA IPB, pengurus MISETA, dan ketua ATP (Agricultural Television Program). Penulis juga aktif menjadi pelatih Paskibra di Kabupaten Bogor.

KATA PENGANTAR

Alhamdulillah, segala puji kehadirat Allah SWT atas limpahan rahmat, taufik, dan hidayah-Nya sehingga penulisan skripsi ini dapat terselesaikan. Semoga setiap langkah selalu dalam niatan ikhlas untuk senantiasa beribadah kepada-Nya.

Penelitian ini berjudul “Rancang Bangun Sistem Informasi Pengendalian Persediaan Buah Dan Sayur (Studi Kasus Di PT. Hero Supermarket Tbk)”. Adapun tujuan penelitian ini adalah menganalisa sistem informasi pengendalian persediaan buah dan sayur yang telah ada di PT Hero Supermarket dan merancang bangun sistem informasi yang baru dengan berdasarkan pada pola sistem sebelumnya yang mampu menunjang ketersediaan persediaan buah dan sayur di PT Hero Supermarket Tbk.

Penulis menyadari bahwa penulisan skripsi ini masih memiliki banyak kekurangan mengingat keterbatasan-keterbatasan yang dihadapi selama berlangsungnya penelitian. Semoga penelitian ini dapat bermanfaat bagi semua pihak yang berkepentingan.

Bogor, Agustus 2008

Nugroho Iman Prakoso A141 01 108

UCAPAN TERIMA KASIH

Puji syukur penulis panjatkan ke hadirat Allah SWT yang telah memberikan rahmat dan hidayah-Nya kepada penulis sehingga penulis dapat menyelesaikan skripsi ini. Pada kesempatan ini penulis ingin mengucapkan terima kasih kepada: 1. Bapakku S. Sabarudin P.Y. dan Ibuku S. Suprihatin atas doa, kasih sayang,

dukungan, pengertian, dan pengorbanan yang tidak akan terbalas oleh apapun. 2. Dr. Ir. Arif Imam Suroso, MSc , selaku dosen pembimbing skripsi yang telah

memberikan bimbingan, masukan serta kesabaran yang luar biasa untuk penulis selama penelitian dan penyelesaian skripsi ini.

3. Ibu Henny K.S. Daryanto selaku Ketua Program Studi Manajemen Agribisnis terima kasih atas support nya pada saat menghadapi masa-masa akhir batas waktu studi yang mendebarkan.

4. Ir. Burhanuddin, MM atas kesediannya menjadi dosen penguji utama.

5. Tintin Sarianti, SP atas kesediannya menjadi dosen penguji wakil komisi pendidikan.

6. Ir. Nunung Kusnadi, MS pembimbing akademik penulis atas segala bantuan dan semangatnya sehingga penulis dapat melewati masa tersulit saat kuliah di IPB.

7. Bapak Untung dan Pak Alex selaku humas eksternal PT. Hero Supermarket atas bantuan dan kemudahan yang diberikan kepada penulis saat melakukan penelitian.

8. Papi dan Mami atas do’a, kasih sayang, dukungan moril maupun materil, serta pengorbanan yang tidak akan terbalas oleh apapun.

RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI PENGENDALIAN

PERSEDIAAN BUAH DAN SAYUR

(STUDI KASUS DI PT. HERO SUPERMARKET TBK)

Oleh:

Nugroho Iman Prakoso

A 141 01 108

PROGRAM STUDI MANAJEMEN AGRIBISNIS

FAKULTAS PERTANIAN

INSTITUT PERTANIAN BOGOR

2008

RINGKASAN

NUGROHO IMAN PRAKOSO. Rancang Bangun Sistem Informasi Pengendalian Persediaan Buah Dan Sayur (Studi Kasus Di PT. Hero Supermarket Tbk). Di bawah bimbingan ARIF IMAM SUROSO.

Berbagai perusahaan di Indonesia baik yang berskala kecil, menengah maupun besar (multinasional) saat ini sedang mempersiapkan diri ke arah perdagangan bebas. Perdagangan bebas ini menempatkan perusahaan dalam sebuah persaingan usaha yang sangat ketat. Untuk dapat bersaing dengan perusahaan lain sebuah perusahaan harus menggunakan sarana pendukung diluar kekuatan modal dan sumber daya fisik. Saat ini, diperlukan sumber daya lain, yaitu sumber daya konseptual berupa informasi.

Perkembangan pesat dalam teknologi komputer sangat berperan dalam pengembangan sistem informasi berbasis komputer (computer-based information system), atau CBIS. Pada CBIS pengolahan data dilakukan secara otomatis oleh komputer sesuai dengan kebutuhan manajemen dan informasi yang dihasilkan digunakan dalam proses pengambilan keputusan. Aplikasi komputer utama pada CBIS terdiri dari lima subsistem, yaitu sistem informasi akuntansi, sistem informasi manajemen, sistem pendukung keputusan, otomatisasi kantor dan sistem pakar.

Konsep sistem informasi manajemen (SIM) menerapkan suatu tujuan utama, yaitu untuk menghasilkan informasi manajemen. Bagi bisnis ritel dan grosir terutama yang berskala besar, SIM berbasis komputer sudah merupakan bagian yang tidak terpisahkan.

Di Indonesia, usaha supermarket sedang memulai babak dimana persaingan antara pengusaha supermarket, baik itu lokal maupun asing, semakin ketat.

Hypermarket dan supermarket umumnya menawarkan berbagai macam barang kebutuhan konsumen, mulai dari kebutuhan kantor sampai dengan rumah tangga. Salah satu bahan kebutuhan yang biasa tersedia di supermarket adalah buah dan sayur.

Pada umumnya, divisi berbagai perusahaan yang menangani penjualan buah dan sayur selalu memiliki kesamaan, yakni memesan persediaan ke pihak pemasok dalam jumlah dan rentang waktu yang ditentukan berdasarkan unsur pengalaman kerja pengorder (pihak perusahaan), bukan kepada suatu metoda perhitungan yang sistematis. Hal ini disebabkan sulitnya menghitung jumlah persediaan aktual yang dimiliki, karena buah dan sayur memiliki ciri khas yang unik dibandingkan dengan produk yang lain. Oleh karena itu manajemen supermarket harus mampu memperoleh, mengolah dan menyimpan data-data penting yang berkaitan dengan penyediaan buah dan sayur. Selanjutnya data-data tersebut disajikan dalam bentuk informasi yang dibutuhkan dalam proses pengambilan keputusan untuk mendapatkan metode pengendalian persediaan yang tepat. Hal ini dapat diwujudkan dengan dukungan suatu sistem informasi pengendalian persediaan berbasis komputer yang baik.

Dalam penelitian ini akan diuraikan bagaimana suatu sistem pengendalian persediaan (Inventori Control System) dalam suatu perusahaan (PT. Hero Supermarket Tbk.) berperan dalam memberikan suatu kerangka berpikir yang logis dan prosedur aliran data (sejak masih berupa data mentah hingga menjadi

informasi yang berguna) sehingga dapat mendukung pencapaian tujuan ganda perusahaan di bidang persediaan (biaya rendah dan persediaan terjamin).

Berdasarkan uraian tersebut, penelitian ini bertujuan untuk (1) Menganalisa sistem informasi pengendalian inventori buah dan sayur yang telah ada di PT Hero Supermarket, (2) Merancang bangun sistem informasi yang baru dengan berdasarkan pada pola sistem sebelumnya yang mampu menunjang ketersediaan inventori buah dan sayur di PT Hero Supermarket Tbk.

Keterbatasan waktu, biaya, dan kemampuan dalam melakukan penelitian membuat ruang lingkup penelitian ini terbatas pada disain data dan struktur data, yaitu hanya sampai pembuatan diagram hubungan entitas. Sedangkan pembuatan

interface dan pemrograman tidak dilakukan.

Penelitian ini merupakan studi kasus pada PT. Hero Supermarket dengan lokasi di Jalan Gatot Subroto, Jakarta. Pemilihan lokasi dilakukan secara sengaja (purposive) dengan pertimbangan bahwa PT. Hero Supermarket termasuk perusahaan grosir yang memiliki jaringan luas dan terus berkembang dengan membuka cabang-cabang barunya di beberapa daerah. Penelitian untuk pengambilan data primer dilakukan pada bulan Juli sampai Agustus 2007. Dasar dari konsep penelitian ini merujuk kepada kerangka siklus hidup pengembangan sistem informasi, sebagaimana yang dikembangkan oleh O’Brien, 1996.

Ada tujuh subsistem yang saling berkaitan di dalam upaya mengendalikan persediaan buah dan sayur,yakni pengembangan dan promosi produk, negosiasi dengan supplier dan pemesanan barang, penerimaan barang, penyimpanan barang dan display barang, penjualan, penarikan dan perlakuan barang BS, dan stock opname. SIPPB&S menghasilkan 8 Tabel output yaitu suggested order, pembelian, evaluasi supplier, pembayaran tagihan, persediaan dalam pemesanan, persediaan akhir item beli harian, persediaan akhir item jual harian, stock opname, dan 15 tabel input yakni, supplier, item beli, item jual, item jual promosi, Gerai Hero Supermarket, pesanan pembelian, item siap proses, item hasil produksi, item

siap reproduksi, item hasil reproduksi, penerimaan barang, pemusnahan barang, retur pembelian, transfer masuk, dan transfer keluar.

Metode safety stock dan re order point yang digunakan saat ini kurang dapat memenuhi kebutuhan manajemen. Terutama untuk buah dan sayur, safety stock tentu juga akan mengalami penyusutan akibat kerusakan (shrinkage), dibuang atau retur pembelian (throw away).

Hal ini menyebabkan sistem yang ada tidak bisa menghasilkan nilai

Suggested Order per item, sehingga penentuan jumlah order per item oleh pihak

Merchandiser hanya didasarkan atas pengalaman, bukan pada suatu rumus penghitungan inventori. Hal ini menyebabkan timbulnya ketidakkonsistenan dalam frekuensi dan kuantitas pemesanan item. Seringkali pemesanan dengan cara konvensional seperti ini berhasil, namun adakalanya justru menimbulkan kekosongan ataupun kelebihan item.

Menghadapi dua kendala ini, diperlukan adanya suatu sistem informasi baru yang dibangun berdasarkan pola sistem yang telah ada di perusahaan.Titik berat perbaikan sistem adalah pada penerapan rumus penghitungan persediaan berdasarkan metode pelicinan rata-rata bergerak untuk menghasilkan nilai

RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI PENGENDALIAN

PERSEDIAAN BUAH DAN SAYUR

(STUDI KASUS DI PT. HERO SUPERMARKET TBK)

Oleh:

Nugroho Iman Prakoso

A 141 01 108

Skripsi

sebagai syarat untuk memperoleh gelar

Sarjana Pertanian

pada Fakultas Pertanian Institut Pertanian Bogor

PROGRAM STUDI MANAJEMEN AGRIBISNIS

FAKULTAS PERTANIAN

INSTITUT PERTANIAN BOGOR

2008

Judul Skripsi : Rancang Bangun Sistem Informasi Pengendalian Persediaan Buah Dan Sayur (Studi Kasus Di PT. Hero Supermarket Tbk).

Nama : Nugroho Iman Prakoso

NRP : A 141 01 108

Menyetujui, Dosen Pembimbing

Dr. Ir. Arif Imam Suroso, MSc.

NIP. 131578842

Mengetahui, Dekan Fakultas Pertanian

Prof. Dr. Ir. Didy Sopandie, M.Agr NIP. 131 124 019

PERNYATAAN

DENGAN INI SAYA MENYATAKAN BAHWA SKRIPSI YANG BERJUDUL

“RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI PENGENDALIAN

PERSEDIAAN BUAH DAN SAYUR (STUDI KASUS DI PT. HERO SUPERMARKET TBK)” BELUM PERNAH DIAJUKAN PADA PERGURUAN TINGGI LAIN ATAU LEMBAGA LAIN MANAPUN UNTUK TUJUAN

MEMPEROLEH GELAR AKADEMIK TERTENTU. SAYA JUGA

MENYATAKAN BAHWA SKRIPSI INI BENAR-BENAR HASIL KARYA SAYA SENDIRI DAN TIDAK MENGANDUNG BAHAN-BAHAN YANG PERNAH DITULIS ATAU DITERBITKAN OLEH PIHAK LAIN KECUALI SEBAGAI BAHAN RUJUKAN YANG DINYATAKAN DALAM NASKAH.

Bogor, Agustus 2008

Nugroho Iman Prakoso

RIWAYAT HIDUP

Penulis dilahirkan di Kota Depok, Jawa Barat pada tanggal 19 Mei 1983. Penulis merupakan anak ke empat dari empat bersaudara, dari pasangan Bapak S. Sabarudin P.Y. dan Ibu S. Suprihatin.

Penulis menempuh pendidikan di TK Taman Indria Yayasan Pendidikan Taman Siswa dari tahun 1988 sampai tahun 1989. Pada tahun 1989 sampai dengan tahun 1995 penulis melanjutkan pendidikan di SD Negeri Depok Jaya 5. Pada tahun 1995 penulis melanjutkan pendidikan di SMP Negeri 41 Ragunan, Jakarta Selatan dan lulus pada tahun 1998. Pada tahun 1998 penulis melanjutkan pendidikan di SMA Dwiwarna Boarding School dan lulus pada tahun 2001. Pada tahun yang sama penulis diterima sebagai mahasiswa Program Studi Manajemen Agribisnis, Departemen Ilmu-Ilmu Sosial Ekonomi Pertanian, Fakultas Pertanian, Institut Pertanian Bogor melalui jalur UMPTN.

Selama menjadi mahasiswa, penulis aktif dalam berbagai kegiatan kemahasiswaan, diantaranya sebagai amggota DPM-KM IPB, anggota KOPMA IPB, pengurus MISETA, dan ketua ATP (Agricultural Television Program). Penulis juga aktif menjadi pelatih Paskibra di Kabupaten Bogor.

KATA PENGANTAR

Alhamdulillah, segala puji kehadirat Allah SWT atas limpahan rahmat, taufik, dan hidayah-Nya sehingga penulisan skripsi ini dapat terselesaikan. Semoga setiap langkah selalu dalam niatan ikhlas untuk senantiasa beribadah kepada-Nya.

Penelitian ini berjudul “Rancang Bangun Sistem Informasi Pengendalian Persediaan Buah Dan Sayur (Studi Kasus Di PT. Hero Supermarket Tbk)”. Adapun tujuan penelitian ini adalah menganalisa sistem informasi pengendalian persediaan buah dan sayur yang telah ada di PT Hero Supermarket dan merancang bangun sistem informasi yang baru dengan berdasarkan pada pola sistem sebelumnya yang mampu menunjang ketersediaan persediaan buah dan sayur di PT Hero Supermarket Tbk.

Penulis menyadari bahwa penulisan skripsi ini masih memiliki banyak kekurangan mengingat keterbatasan-keterbatasan yang dihadapi selama berlangsungnya penelitian. Semoga penelitian ini dapat bermanfaat bagi semua pihak yang berkepentingan.

Bogor, Agustus 2008

Nugroho Iman Prakoso A141 01 108

UCAPAN TERIMA KASIH

Puji syukur penulis panjatkan ke hadirat Allah SWT yang telah memberikan rahmat dan hidayah-Nya kepada penulis sehingga penulis dapat menyelesaikan skripsi ini. Pada kesempatan ini penulis ingin mengucapkan terima kasih kepada: 1. Bapakku S. Sabarudin P.Y. dan Ibuku S. Suprihatin atas doa, kasih sayang,

dukungan, pengertian, dan pengorbanan yang tidak akan terbalas oleh apapun. 2. Dr. Ir. Arif Imam Suroso, MSc , selaku dosen pembimbing skripsi yang telah memberikan bimbingan, masukan serta kesabaran yang luar biasa untuk penulis selama penelitian dan penyelesaian skripsi ini.

3. Ibu Henny K.S. Daryanto selaku Ketua Program Studi Manajemen Agribisnis terima kasih atas support nya pada saat menghadapi masa-masa akhir batas waktu studi yang mendebarkan.

4. Ir. Burhanuddin, MM atas kesediannya menjadi dosen penguji utama.

5. Tintin Sarianti, SP atas kesediannya menjadi dosen penguji wakil komisi pendidikan.

6. Ir. Nunung Kusnadi, MS pembimbing akademik penulis atas segala bantuan dan semangatnya sehingga penulis dapat melewati masa tersulit saat kuliah di IPB.

7. Bapak Untung dan Pak Alex selaku humas eksternal PT. Hero Supermarket atas bantuan dan kemudahan yang diberikan kepada penulis saat melakukan penelitian.

8. Papi dan Mami atas do’a, kasih sayang, dukungan moril maupun materil, serta pengorbanan yang tidak akan terbalas oleh apapun.

9. Istriku Nadia Farhanah Syafhan atas kasih sayang, cinta, dan semangat yang diberikan serta selalu mendampingiku di masa senang maupun sulit.

10.Mba Yogi, Mas Yogo, Mba Sari, Ka Anne, A’ Opan, Miftah dan keponakan Baladhika, Kanya, Keefa, Putri, Kinanti, Kayla, Zahiya yang lucu-lucu atas doa dan keceriaan yang mewarnai hari-hari penulis.

11.Rekan-rekan AGB 38, Crew Bengkel Akhlak, Sundawa Perjuangan, Mba Dewi dan Mba Dian di Sekretariat AGB atas bantuan dan informasi yang bermanfaat untuk penulis.

12.Keluarga Besar Abituren Dwiwarna Boarding School, Keluarga Besar Dompet Dhuafa dan LPI Dompet Dhuafa.

13.Rekan-rekan di PT. Dwiwarna Inti Sejahtera, Agung Dharma Indra Sanjaya, Edy Priyanto Utomo, Eka Permana, dan Wisnu Wira Atmadja Efendi atas bantuannya ketika penulis harus sering izin untuk mengerjakan skripsi. Dan Apotek Rawa Pule beserta karyawan.

14.Pihak-pihak yang tidak dapat penulis sebutkan satu persatu, namun tidak menghilangkan rasa hormat dan terima kasih atas bantuan dan dukungan kepada penulis.

DAFTAR ISI

Halaman DAFTAR TABEL ... xiii

DAFTAR GAMBAR ... xiv

DAFTAR LAMPIRAN ... xvii I. PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang ... 1 1.2. Perumusan Masalah ... 5 1.3. Tujuan Penelitian ... 6 1.4. Ruang Lingkup Penelitian ... 6 1.5. Kegunaan Penelitian ... 7 II. KERANGKA PEMIKIRAN

2.1. Kerangka Pemikiran Teoritis ... 8 2.1.1. Definisi dan Ruang Lingkup Inventori ... 8 2.1.2. Jenis-Jenis Inventori ... 10 2.1.3. Pendekatan Terhadap Pengendalian Inventori ... 11 2.1.3.1. Dependent Demand System ... 11 2.1.3.2. Independent Demand System ... 13 2.1.4. Metode Peramalan Persediaan ... 19 2.1.4.1. Metode Pelicinan Rata-Rata Bergerak ... 19 2.1.5. Sistem Informasi ... 22 2.1.5.1. Konsep Sistem ... 22 2.1.5.2. Pendekatan Sistem ... 25 2.1.5.3. Sistem Informasi Manajemen ... 26 2.1.5.4. Sistem Informasi Persediaan ... 29 2.1.5.5. Input yang Dibutuhkan SIP ... 33 2.1.6. Dokumentasi Sistem Informasi ... 39 2.1.6.1. Diagram Arus Data ... 39 2.1.6.2. Algoritma Sistem ... 41 2.1.6.3. Bagan Alir Sistem ... 41 2.1.6.4. Diagram Hubungan Entitas ... 42 2.1.6.5. Struktur Data ... 44 2.1.6.6. Kamus Data ... 45 2.2. Kerangka Pemikiran Konseptual ... 48

III. METODE PENELITIAN

3.1. Lokasi dan Waktu Penelitian ... 51 3.2. Jenis dan Sumber Data ... 51 3.3. Metodologi ... 52

3.3.1. Teknik Perancangan Sistem Informasi Pengendalian

Persediaan Buah dan Sayur ... 53 3.3.1.1. Investigasi Sistem ... 53 3.3.1.2. Analisis Sistem ... 54 3.3.1.3. Desain Sistem ... 56

IV. GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN

4.1. Sejarah Singkat ... 58 4.2. Visi dan Misi PT. Hero Supermarket Tbk. ... 58 4.3. Jenis Produk ... 59 4.4. Struktur Organisasi PT. Hero Supermarket Tbk ... 60

4.4.1. Struktur Gerai PT. Hero Supermarket Tbk... 63 4.4.2. Struktur Gudang Sentral Cibitung ... 66

V. RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI PENGENDALIAN PERSEDIAAN BUAH DAN SAYUR

5.1. Investigasi Sistem ... 68 5.1.1. Sistem Perusahaan ... 68 5.1.2. Sistematika Arus Data dan Informasi ... 71 5.2. Analisis Sistem ... 81 5.2.1. Identifikasi Kelompok Informasi ... 81 5.2.2. Diagram Konteks Arus Data ... 84 5.2.3. Algoritma Sistem dan Diagram Arus Data ... 85 5.2.3.1. Subsistem Pengembangan dan Promosi Produk ... 89 5.2.3.2. Subsistem Negosiasi dengan Supplier dan

Pemesanan Barang ... 91 5.2.3.3. Subsistem Penerimaan Barang ... 96 5.2.3.4. Subsistem Penyimpanan dan Display Barang ... 98 5.2.3.5. Subsistem Penjualan ... 102 5.2.3.6. Subsistem Penarikan dan Perlakuan Barang BS ... 104 5.2.3.7. Subsistem Stock Opname ... 113 5.2.4. Kamus Data ... 126 5.3. Perancangan Sistem ... 131 5.3.1. Diagram Hubungan Entitas ... 132 5.3.2. Struktur Data ... 148 5.4. Alternatif Sistem Pengendalian Persediaan Buah dan Sayur ... 149

VI. KESIMPULAN DAN SARAN

6.1. Kesimpulan ... 153 6.2. Saran ... 154

DAFTAR PUSTAKA ... 155

DAFTAR TABEL

Nomor Halaman

1 Presentase Pengeluaran Rata-Rata pe Kapita Subkelompok

Makanan di Indonesia Tahun 1996-2005 ... 3 2. Keterangan Aliran Data Diagram Konteks Data Level 0 dan

Diagram 0 Arus rata SIPPB&S Level I ... 88 3. Contoh Peramalan dengan Menggunakan Metode Rata-Rata

DAFTAR GAMBAR

Nomor Halaman 1. Fungsi dari Inventori ... 9 2. Pengklasifikasian Sistem Pengendalian Inventori ... 12 3. Model Sistem Umum Suatu Perusahaan ... 23 4. Sistem Informasi Manajemen ... 28 5. Peramalan Sebagai Input dalam Pengambilan Keputusan ... 32 6. Aliran Informasi untuk Menghasilkan Peramalan Permintaan ... 33 7. Input dan Output Utama dalam SIP ... 35 8. Sumber dan Tujuan dari Informasi ... 36 9. Simbol Elemen Lingkungan ... 40 10.Simbol-simbol Proses ... 40 11.Simbol-simbol Arus Data ... 41 12.Simbol-simbol Penyimpanan Data ... 41 13.Kerangka Pemikiran Konseptual Penelitian ... 50 14.Struktur Jaringan LAN PT. HERO Supermarket Tbk ... 68 15.Diagram Konteks Arus Data SIPPD&S Level 0 ... 86 16.Diagram 0 Arus Data SIPPD & S Level 1 ... 87 17.Diagram 1 (Subsistem Pengembangan dan Promosi Produk) Level 2 ... 89 18.Diagram 1.1 (Subsistem Pengembangan dan Promosi Produk) Level 3 .... 90 19.Diagram 1.2 (Subsistem Pengembangan dan Promosi Produk) Level 3 .... 92 20.Diagram 2 (Subsistem Negosiasi dengan Supplier dan

Pemesanan Barang) Level 2 ... 93 21.Diagram 2.1 (Subsistem Negosiasi dengan Supplier dan

Pemesanan Barang) Level 3 ... 95 22.Diagram 2.2 (Subsistem Negosiasi dengan Supplier dan

Pemesanan Barang) Level 3 ... 96 23.Diagram 3 (Subsistem Penerimaan Barang) Level 2 ... 99 24.Diagram 3.1 (Subsistem Penerimaan Barang) Level 3 ... 100 25.Diagram 4 (Subsistem Penyimpanan dan Display Barang) Level 2 ... 101 26.Diagram 5 (Subsistem Penjualan) Level 2 ... 103 27.Diagram 6 (Subsistem Penarikan dan Perlakuan Barang BS) Level 2 ... 106

28.Diagram 6.2 (Subsistem Penarikan dan Perlakuan Barang BS) Level 3 .... 107 29.Diagram 6.2.1 (Subsistem Penarikan dan Perlakuan Barang BS) Level 4..108 30.Diagram 6.2.2 (Subsistem Penarikan dan Perlakuan Barang BS) Level 4..110 31.Diagram 6.2.3 (Subsistem Penarikan dan Perlakuan Barang BS) Level 4..112 32.Diagram 6.2.4 (Subsistem Penarikan dan Perlakuan Barang BS) Level 4..113 33.Diagram 7 Subsistem Stock Opname Level 2 ... 117 34.Diagram 7.1 (Subsistem Stock Opname) Level 3 ... 118 35.Diagram 7.1.1 (Subsistern Stock Opname) Level 4 ... 119 36.Diagram 7.1.2 Subsistem Stock Opname Level 4 ... 120 37.Diagram 7.3 (Subsistem Stock Opname) Level 3 ... 124 38.ERD untuk Gerai Hero Supermarket ... 132 39.ERD untuk Item Beli dan Item Jual ... 133 40.ERD untuk Item Jual Promosi ... 134 41.ERD untuk Supplier ... 134 42.ERD untuk Suggested Order ... 135 43.ERD untuk Pesanan Pembelian ... 136 44.ERD untuk Persediaan dalam Pemesanan ... 137 45.ERD untuk Penerimaan Barang ... 138 46.ERD untuk Pembelian ... 139 47.ERD untuk Evaluasi Supplier ... 139 48.ERD untuk Pembayaran Tagihan ... 140 49.ERD untuk Item Siap Proses dan Item Hasil Produksi ... 141 50.ERD untuk Transfer Barang ... 141 51.ERD untuk Retur ... 142 52.ERD untuk Item BS Slap Reproduksi dan Item Jual Hasil Reproduksi ... 143 53.ERD untuk Persediaan Akhir Item Beli Harian ... 144 54.ERD untuk Persediaan Akhir Item Jual Harian ... 146 55.ERD untuk Stock Opname ... 147 56.ERD untuk Pemusnahan Barang BS ... 148

DAFTAR LAMPIRAN

No Halaman 1. Konsumsi perkapita sayuran dan buah di Indonesia periode 2003-2006 ... 157 2. Struktur Organisasi Head Office PT. Hero Supermarket Tbk ... 159 3. Struktur Gerai PT. Hero Supermarket Tbk ... 160 4. Struktur Gudang Sentral Cibitung ... 161

I. PENDAHULUAN

Latar Belakang

Berbagai perusahaan di Indonesia baik yang berskala kecil, menengah maupun besar (multinasional) saat ini sedang mempersiapkan diri ke arah perdagangan bebas. Perdagangan bebas ini menempatkan perusahaan dalam sebuah persaingan usaha yang sangat ketat. Untuk dapat bersaing dengan perusahaan lain sebuah perusahaan harus menggunakan sarana pendukung diluar kekuatan modal dan sumber daya fisik. Saat ini, diperlukan sumber daya lain, yaitu sumber daya konseptual berupa informasi.

Revolusi dalam teknologi komputer dan telekomunikasi telah berkembang pesat. Teknologi ini mampu menekan kendala ruang dan waktu dalam kegiatan manajerial maupun dalam hubungan perusahaan dengan konsumen. Teknologi informasi kini tidak saja sekedar alat yang mendukung bisnis, namun juga bertindak sebagai agen perubahan besar mengenai bagaimana perusahaan harus dikelola (Makmun, 1998).

Teknologi informasi membantu dalam pemrosesan informasi untuk digunakan sebagai alat mencari keuntungan yang cukup signifikan dan berkompetisi dengan perusahaan lain. Pemanfaatan telekomunikasi, paket

software yang terspesialisasi, sistem jaringan komputer dan database dalam satu paket teknologi informasi yang mutakhir akan membantu dalam mempercepat riset pasar, pengembangan produk, produksi dan distribusi, pemrosesan pesanan dan meningkatkan pelayanan konsumen.

Perkembangan pesat dalam teknologi komputer sangat berperan dalam pengembangan sistem informasi berbasis komputer (computer-based information system), atau CBIS. Pada CBIS pengolahan data dilakukan secara otomatis oleh komputer sesuai dengan kebutuhan manajemen dan informasi yang dihasilkan digunakan dalam proses pengambilan keputusan. Komputer membantu penanganan data dalam jumlah besar yang dihubungkan dengan penyimpanan, pengolahan dan pengambilan kembali informasi dengan cepat dan akurat. Aplikasi komputer utama pada CBIS terdiri dari lima subsistem, yaitu sistem informasi akuntansi, sistem informasi manajemen, sistem pendukung keputusan, otomatisasi kantor dan sistem pakar (McLeod, 1996).

Konsep sistem informasi manajemen (SIM) menerapkan suatu tujuan utama, yaitu untuk menghasilkan informasi manajemen. Bagi bisnis ritel dan grosir terutama yang berskala besar, SIM berbasis komputer sudah merupakan bagian yang tidak terpisahkan.

Di Indonesia, usaha supermarket sedang memulai babak dimana persaingan antara pengusaha supermarket, baik itu lokal maupun asing, semakin ketat. Hypermarket dan supermarket umumnya menawarkan berbagai macam barang kebutuhan konsumen, mulai dari kebutuhan kantor sampai dengan rumah tangga. Namun ada juga beberapa supermarket yang khusus menyediakan produk tertentu, seperti produk makanan saja. Produk-produk tersebut ditempatkan sesuai dengan klasifikasinya masing-masing agar konsumen mudah menemukan barang atau produk yang dibutuhkan mereka. Penempatan ini sangat penting sebab hypermarket maupun supermarket

memakai sistem swalayan. Salah satu bahan kebutuhan yang biasa tersedia di supermarket adalah buah dan sayur.

Berdasarkan data terakhir yang dikeluarkan Departemen Pertanian (Lampiran 1), terlihat bahwa enam dari sembilan belas komoditi buah yang paling sering dikonsumsi oleh masyarakat Indonesia mengalami peningkatan produksi sebesar 5,05 sampai 56,52 persen antara tahun 2004 sampai tahun 2006. Peningkatan dalam bisnis buah ini tidak berbeda jauh dengan peningkatan yang dialami oleh bisnis sayur, terlihat bahwa enam dari sembilan belas komoditi sayur yang paling sering dikonsumsi oleh masyarakat Indonesia mengalami peningkatan produksi sebesar 2,54 sampai 19,78 persen antara tahun 2004 sampai tahun 2006.

Peningkatan ini menjadi cukup signifikan karena presentase pengeluaran rata-rata per kapita untuk produk buah dan sayur berkisar antara 1,02 sampai 46,18 persen seperti yang ditunjukkan oleh Tabel 1.

Tabel 1. Presentase Pengeluaran Rata-Rata pe Kapita Subkelompok Makanan di Indonesia Tahun 1996-2005

No. Jenis Makanan 1996 2002 2004 2005 1. Sayur-sayuran 16.558 44.382 47.189 48.168 2. Buah-buahan 12.495 33.942 41.964 39.999 Sumber : BPS, 2006

Dalam pengelompokkan produk di supermarket, buah dan sayur termasuk dalam kategori produk segar. Produk-produk segar ditempatkan di bagian yang memiliki mesin pendingin agar tidak cepat layu atau busuk. Namun demikian dalam jangka waktu beberapa hari produk segar sudah tidak layak lagi dikonsumsi sehingga harus diganti dengan yang baru. Kondisi

seperti ini membutuhkan suatu manajemen pengendalian persediaan yang baik agar perusahaan tidak rugi sekaligus tetap dapat memenuhi kebutuhan konsumen.

Pada umumnya, divisi berbagai perusahaan yang menangani penjualan buah dan sayur selalu memiliki kesamaan, yakni memesan persediaan ke pihak pemasok dalam jumlah dan rentang waktu yang ditentukan berdasarkan unsur pengalaman kerja pengorder (pihak perusahaan), bukan kepada suatu metoda perhitungan yang sistematis. Hal ini disebabkan sulitnya menghitung jumlah persediaan aktual yang dimiliki, karena buah dan sayur memiliki ciri khas yang unik dibandingkan dengan produk yang lain. Sifat mudah rusak dan mudah menyusut (kehilangan berat) adalah dua hal yang mengakibatkan penghitungan jumlah persediaan aktual menjadi lebih rumit. Kendala ini mengakibatkan sistem informasi yang ada tidak dapat menyarankan jumlah persediaan yang harus diorder kepada pihak pengorder perusahaan.

Oleh karena itu manajemen supermarket harus mampu memperoleh, mengolah dan menyimpan data-data penting yang berkaitan dengan penyediaan buah dan sayur. Selanjutnya data-data tersebut disajikan dalam bentuk informasi yang dibutuhkan dalam proses pengambilan keputusan untuk mendapatkan metode pengendalian persediaan yang tepat. Hal ini dapat diwujudkan dengan dukungan suatu sistem informasi pengendalian persediaan berbasis komputer yang baik.

Perumusan Masalah

Pengelolaan persediaan pada perusahaan yang bergerak di bidang usaha non jasa, perusahaan harus mampu mencapai tujuan ganda yaitu biaya persediaan (holding cost dan ordering cost) yang rendah dan kesinambungan penjualan yang terjamin. Dengan mempertahankan jumlah persediaan pada tingkat yang rendah, hal ini menjadikan biaya persediaan rendah namun kesinambungan penjualan belum terjamin. Hal sebaliknya, bila jumlah persediaan tinggi maka biaya persediaan akan tinggi dan kesinambungan penjualan akan terjamin sejauh yang menyangkut persediaan barang bersangkutan.

Pada umumnya, divisi berbagai perusahaan retail yang menangani penjualan buah dan sayur selalu memiliki kesamaan, yakni memesan persediaan ke pihak supplier dalam jumlah dan rentang waktu yang ditentukan berdasarkan unsur pengalaman kerja pihak perusahaan pengorder, bukan kepada suatu metoda perhitungan yang sistematis. Hal ini disebabkan sulitnya menghitung jumlah persediaan aktual yang dimiliki, karena buah dan sayur memiliki ciri khas yang unik dibandingkan dengan produk yang lain. Sifat mudah rusak dan mudah menyusut (kehilangan berat) adalah dua hal yang mengakibatkan penghitungan jumlah persediaan aktual menjadi rumit. Kendala ini mengakibatkan sistem informasi yang ada tidak dapat menyarankan jumlah persediaan yang harus diorder kepada pihak perusahaan pengorder.

Dalam penelitian ini akan diuraikan bagaimana suatu sistem pengendalian persediaan (Inventori Control System) dalam suatu perusahaan

berperan dalam memberikan suatu kerangka berpikir yang logis dan prosedur aliran data (sejak masih berupa data mentah hingga menjadi informasi yang berguna) sehingga dapat mendukung pencapaian tujuan ganda perusahaan di bidang persediaan (biaya rendah dan persediaan terjamin).

Tujuan Penelitian

Tujuan penelitian adalah sebagai berikut :

(1) Menganalisa sistem informasi pengendalian inventori buah dan sayur yang telah ada di PT Hero Supermarket.

(2) Merancang bangun sistem informasi yang baru dengan berdasarkan pada pola sistem sebelumnya yang mampu menunjang ketersediaan inventori buah dan sayur di PT Hero Supermarket yang meliputi :

a. Menentukan jenis-jenis informasi berguna yang dibutuhkan dari bagian inventori.

b. Menentukan metode perhitungan inventori yang tepat untuk memproses berbagai data mentah menjadi informasi yang berguna. c. Mengidentifikasi berbagai komponen yang bertindak sebagai input

(sumber data mentah) dalam bagian inventori buah dan sayur.

Ruang Lingkup Penelitian

Keterbatasan waktu, biaya, dan kemampuan dalam melakukan penelitian membuat ruang lingkup penelitian ini terbatas pada disain data dan struktur data, yaitu hanya sampai pembuatan diagram hubungan entitas. Sedangkan pembuatan interface dan pemrograman tidak dilakukan.

Pada tahapan investigasi sistem, studi kelayakan pengembangan sistem juga tidak dilakukan karena pengembangan sistem dianggap layak secara teknis.

Kegunaan Penelitian

Penelitian ini memberikan kegunaan sebagai berikut :

Memberikan alternatif rancang bangun sistem informasi pengendalian persediaan terutama pada perhitungan nilai suggested order dengan menggunakan metode peramalan, khususnya pada divisi produce di PT Hero Supermarket Tbk.

II. KERANGKA PEMIKIRAN

Kerangka Pemikiran Teoritis

Definisi dan Ruang Lingkup Inventori

Assauri (1980), menyatakan bahwa inventori adalah suatu aktiva yang meliputi barang-barang milik perusahaan dengan maksud untuk dijual dalam suatu periode usaha normal ataupun inventori bahan baku yang menunggu penggunaannya dalam suatu proses produksi. Schroeder (1994) mengatakan inventori adalah stok bahan. Sementara itu, Dilworth (1986) menyatakan bahwa inventori adalah kelebihan sumber daya yang digunakan di masa yang akan datang. Sedangkan Heizer, Render (1993) mendefinisikan inventori sebagai semua sumber daya yang tersimpan, yang digunakan untuk memberikan kepuasan baik pada kebutuhan sekarang maupun yang akan datang. Waters (1992) membedakan pengertian antara stok dan inventori dimana stok terdiri dari berbagai jenis barang dan material yang disimpan oleh suatu organisasi, yang akan digunakan untuk kepentingan masa yang akan datang sedangkan inventori adalah suatu daftar barang-barang yang tersimpan sebagai stok.

Namun pada kenyataannya, penggunaan kata ‘inventori’ seringkali dicampuradukkan antara pengertian inventori itu sendiri dengan stok, dan untuk beberapa tahun terkahir ini, penggunaan kata inventori ini sudah menjadi sangat umum, sehingga dalam penelitian ini tidak ditekankan perbedaan yang berarti antara inventori dan stok, dan untuk selanjutnya kita hanya akan menggunakan istilah inventori.

Secara khusus ditekankan bahwa inventori berada di antara peubah pemasok dan peubah pelanggan. Karakteristik pemasok adalah pengantaran tidak teratur dalam jumlah yang besar. Sedangkan karakteristik pelanggan adalah pengurangan secara teratur dalam jumlah yang kecil, seperti yang ditunjukkan oleh Gambar 1. Suatu alur yang pada umumnya dijalani biasanya diawali dengan pengantaran bahan baku/item oleh pemasok, kemudian item dalam jumlah besar ini dipisahkan atas unit yang lebih kecil. Unit-unit ini disimpan sebagai inventori sampai saatnya dibutuhkan. Adanya permintaan dari pihak pelanggan menyebabkan inventori ini diikutsertakan dalam proses produksi untuk memenuhi permintaan pelanggan. Setelah jangka waktu tertentu diadakan pemesanan kembali atas item yang bersangkutan.

Gambar 1. Fungsi dari Inventori Sumber : Waters, 1992

Kegunaan inventori secara keseluruhan (Young, 1991) adalah sebagai penyangga bagi operasi manufaktur yang berbeda, untuk menyesuaikan bila terjadi ketidakcocokkan antara tingkat penawaran dan tingkat permintaan, juga bila terjadi permintaan yang lebih besar dari yang diharapkan atau terjadi pada saat yang tidak terduga serta bila terjadi keterlambatan atau kekurangan dalam pemasokan bahan baku. Inventori juga berguna untuk menghindari

Jumlah kecil, pengurangan secara teratur untuk memenuhi permintaan pelanggan Jumlah besar, pengantaran

tidak teratur dari pemasok untuk mengisi inventori

keterlambatan penjualan produk kepada pelanggan, untuk memperoleh keuntungan diskon karena pembelian bahan baku dalam jumlah besar, untuk membeli bahan baku pada saat harganya rendah dan diduga akan meningkat di waktu yang akan datang, untuk membeli bahan baku yang telah tidak dihasilkan atau sukar diperoleh, untuk mengurangi biaya transportasi item, dan sebagai tindakan pengamanan terhadap keadaan darurat (tidak terduga), serta untuk memelihara kestabilan jalannya operasi manufaktur.

Jenis-Jenis Inventori

Dilihat dari posisi bahan dalam urutan pengerjaan produk, inventori dapat dikelompokkan ke dalam (Assauri, 1980) :

a. Inventori bahan baku, adalah inventori barang berwujud yang digunakan dalam proses produksi.

b. Inventori komponen-komponen rakitan, adalah inventori bahan yang terdiri dari komponen yang diterima dari perusahaan lain, barang ini secara langsung dirakit dengan komponen lain tanpa melalui proses produksi sebelumnya.

c. Inventori bahan pembantu dan penolong, adalah inventori barang/bahan yang diperlukan dalam proses produksi atau telah diolah menjadi satu bentuk tetapi masih perlu diproses lebih lanjut untuk menjadi barang jadi.

d. Inventori barang jadi, adalah inventori barang yang telah selesai diproses atau diolah dalam pabrik dan siap untuk dijual ke pelanggan.

Pendekatan Terhadap Pengendalian Inventori

Investasi persediaan dan penganekaragaman jumlah sediaan barang merupakan elemen utama yang harus dikendalikan dalam usaha eceran. Untuk melengkapi perencanaan persediaan, sistem informasi persediaan harus mampu memberikan pengendalian terhadap penilaian terhadap nilai investasi dan unit sediaan. Pengendalian terhadap nilai investasi memperhitungkan “harga” dan mengidentifikasi nilai investasi pada barang sediaan. Pengendalian nilai investasi mengharuskan manajemen untuk mengumpulkan, mencatat dan menganalisa data barang dalam bentuk nilai investasi. Pengendalian unit sediaan berhubungan dengan jumlah jenis produk (penganekaragaman) dan jumlah sediaan barang pada setiap jenis produk. Dalam pengendalian unit sediaan, pencatatan dan penganalisaan dilakukan terhadap data jumlah unit fisik (penjualan, pembelian dan tingkat persediaan).

Dua pertanyaan utama yang dijawab dari model-model pengendalian inventori adalah kapan melakukan pemesanan untuk suatu barang dan berapa banyak barang yang perlu dipesan. Ada dua pendekatan dasar terhadap pengendalian inventori yang didasarkan atas metode memperkirakan permintaan produk jadi (methods of asessing demand), yaitu independent demand (permintaan bebas) dan dependent demand (permintaan bersyarat) seperti yang ditunjukkan oleh Gambar 2.

2.1.3.1.Dependent DemandSystem

Sistem ini mengasumsikan bahwa permintaan akan suatu item secara langsung berhubungan dengan permintaan akan item lainnya. Hal ini

berarti bahwa besarnya permintaan akan bahan baku berhubungan dengan besarnya permintaan produk akhir. Sebagai contoh, permintaan akan pupuk akan bergantung kepada permintaan beras. Model-model pengendalian inventori yang digunakan adalah :

(1) Model Sistem Rencana Kebutuhan Bahan (Material Requirements Planning Model = MRP System Model).

Gambar 2. Pengklasifikasian Sistem Pengendalian Inventori Sumber : Walters, 1992.

(2) Model Titik Pesanan Tingkatan Waktu (Time Phased Order Point = TPOP)

Dalam penelitian ini yang menjadi pusat perhatian adalah inventori buah dan sayur, maka sistem pengendalian inventori yang tepat adalah independent demand systems. Permintaan akan buah maupun sayur tidak bergantung kepada permintaan produk lain. Penguraian metode perhitungan untuk

dependent systems tidak diberikan dalam kerangka pemikiran teoritis ini.

Independent Demand Systems Dependent Demand

Systems

Sistem Pengendalian Inventori

2.1.3.2.Independent Demand System

Pendekatan ini mengasumsikan bahwa permintaan akan suatu produk akhir tidak tergantung kepada besarnya permintaan akan produk akhir yang lain (yang juga dihasilkan oleh perusahaan bersangkutan). Permintaan keseluruhan akan suatu produk akhir merupakan kumpulan dari semua permintaan pelanggan yang berbeda. Model-model yang biasanya digunakan adalah :

(1) Model kuantitas pesanan ekonomis (Economic Order Quantity = EOQ) Model kuantitas pesanan ekonomis (Economic Order Quantity = EOQ). Asumsi dalam model ini adalah (Tersine, 1985) :

a. permintaan diketahui dan konstan

b. waktu ancang-ancang/lead time (waktu antara pesanan dilakukan dan diterima).

c. keseluruhan ukuran lot ditambahkan ke dalam inventori pada waktu yang sama.

d. Stock out (kekurangan) dapat dihindari jika pesanan dilakukan tepat waktu.

e. Struktur biaya adalah tetap, biaya pesanan adalah sama tanpa memperhatikan ukuran lot (biaya penyimpanan adalah fungsi linear berdasarkan atas inventori rata-rata dan tidak diberikan potongan kuantitas dalam pembelian jumlah besar.

f. Terdapat ruangan, kapasitas dan modal yang mencukupi untuk memperoleh jumlah yang diinginkan

g. Barang merupakan produk tunggal, tidak berinteraksi dengan barang-barang inventori yang lain.

Penentuan kuantitas pesanan yang optimum adalah : TC = RP + [(RC)/Q + [(QH)/2]

Ukuran lot dengan biaya minimum diperoleh pada saat turunan pertama dari biaya total tahunan sama dengan nol (0), sehingga diperoleh rumus :

Q0 = v([(2CR)/H]) = v[(2CR)/PF]

Ketika posisi inventori mencapai titik pemesanan kembali, dilakukan pemesana sebesar Q0 unit. Rumus titik pemesanan kembali adalah :

B = d x L dimana L = waktu ancang-ancang dalam hari B = (RL)/12 dimana L = waktu ancang-ancang dalam bulan Biaya total minimum per tahun diperoleh dengan mensubsitusikan Q0

untuk Q di dalam fungsi biaya tahunan total, sehingga biaya minimum menjadi :

Tco = (RP) + (HQ0)

Dimana :

R = permintaan per tahun dalam unit d = permintaan harian dalam unit

P = biaya pembelian per barang dalam Rp C = biaya pemesanan per pesanan dalam Rp

F = biaya penyimpanan tahunan sebagai fraksi biaya unit dalam %

Q = ukuran lot atau kuantitas pesanan dalam unit Q0 = kuantitas pemesanan ekonomis dalam unit

TC = biaya tahunan total dalam Rp

TC0 = biaya tahunan total minimum dalam Rp

(2) Model kuantitas pesanan produksi (Production Order Quantity)

Model ini sering disebut sebagai model kuantitas produksi ekonomis (Economic Production Quantity = EPQ). Asumsi dalam model ini adalah :

a. semua pesanan diterima ke dalam inventori pada satu waktu. b. Tidak terjadi kekurangan barang (stockout).

Inventori rata-rata dirumuskan sebagai berikut : Inventori rata-rata = [Q(p-r)]/(2p)

Dimana :

Q = kuantitas pesanan produksi dalam unit p = tingkat produksi

r = tingkat permintaan

Asumsi dasar dari model ini sama dengan model-model sebelumnya. Dengan beberapa asumsi tambahan penjualan tidak akan hilang karena adanya kekurangan. Kuantitas pesanan optimal diperoleh dengan cara :

Q* = v{[(2CR)/H][(H+O)/O]}

b* = v{[(2CR)/H][O/(O+H)]} = Q* [O/(O+H)] Q*.b* = Q* - Q*[O/(O+H)] = Q*{1-[O/(O+H)]} Dimana :

R = Permintaan per tahun dalam unit P = Biaya pembelian per barang C = Biaya pemesanan per pesanan

H=PF = Biaya penyimpanan per unit per tahun F = Biaya penyimpanan tahunan

O = Biaya pemesanan kembali per unit per tahun Q = Ukuran lot atau kuantitas pesanan dalam unit b = Unit yang ada setelah pesanan kembali terpenuhi Q-b = Jumlah pemesanan kembali

Q* = Ukuran pesanan optimum dalam unit b* = Unit optimal setelah pemesanan kembali

Q*-b* = Jumlah optimal pemesanan kembali dalam unit

(4) Model Interval Pesanan Tetap

Dalam model ini, tingkat inventori diperiksa pada frekuensi waktu yang seragam serta dipesan pada selang waktu yang tetap, yaitu pada waktu yang telah ditetapkan sebelumnya. Besarnya pesanan bervariasi

tergantung dari fluktuasi pemakaian antar periode peninjauan pesanan. Inventori dihitung pada waktu pemesanan terjadi. Kuantitas pesanan adalah jumlah yang diperlukan untuk membawa tingkat inventori mencapai tingkat target yang telah ditentukan sebelumnya, yaitu tingkat inventori maksimum. Karena itu besar pesanan adalah selisih antara tingkat inventori maksimum dan tingkat inventori saat ini. Biaya inventori total tahunan adalah :

TC = RP + (mC) + [(RFP)/(2m)] = RP + (C/T) + [(RFPT)/2]

Inventori rata-rata dalam unit = R/(2m) = (RT)/2

Interval pesanan yang memberikan biaya minimum diperoleh pada saat turunan pertama biaya total tahunan sama dengan nol, sehingga diperoleh rumus :

T0 = v(2C/RFP)

m0 = 1/T0 = v(RFP/2C)

Jumlah pesanan untuk interval pesanan tetap adalah

Q = RT, atau Q0 = RT0

=Rv(2C/RFP) =v(2RC/FP) = v(2RC/H)

Tingkat inventori maksimum ketika interval pesanan dan waktu ancang-ancang dinyatakan dalam tahun :

E = (RT) + (RL) = R(T+L) = Q+B

Rumus di bawah ini memberikan tingkatan pesanan maksimum ketika interval pesanan dan waktu ancang-ancang dinyatakan dalam hari dan terdapat N hari operasi dalam setahun :

E = [(RT)/N] + [(RL)/N] = [R(T+L)]/N = Q + B

Biaya total minimum per tahun menjadi : TC0 = RP + RHT0

Dimana :

R = Permintaan per tahun dalam unit P = Biaya pembelian per unit dalam Rp C = Biaya pemesanan per pesanan dalam Rp

H=PF = Biaya penyimpanan per unit per tahun dalam Rp F = Biaya penyimpanan per unit per tahun dalam % E = Inventori maksimum dalam unit

Q = Ukuran lot atau kuantitas pesanan dalam unit Q0 = Kuantitas pesanan optimal dalam unit

m=1/T = Jumlah pesanan atau peninjauan per tahun m0 = Jumlah pesanan optimal dalam setahun

T=1/m = Interval pesanan dalam tahun

T0 = Interval pesanan optimal dalam tahun

2.1.4. Metode Peramalan Persediaan

Peramalan merupakan bagian lain yang penting dari sistem manajemen persediaan. Masalah yang sering dihadapi oleh para manajer bisnis adalah mempersiapkan ramalan jangka pendek. Dalam banyak situasi peramalan jangka pendek, pengembangan dan penerapan sebuah metode peramalan yang canggih untuk setiap produk tidak praktis. Yang diperlukan adalah sebuah teknik yang dapat dipergunakan dengan mudah untuk setiap produk dan akan memberikan ramalan yang cukup baik untuk horison waktu jangka pendek ketika ramalan-ramalan tersebut diperlukan (Makridakis, 1994). Metode pelicinan menjadi salah satu metode terbaik yang sering digunakan dalam situasi tersebut. Data yang digunakan dalam metode ini merupakan data penjualan sebelumnya selama jangka waktu tertentu.

2.1.4.1.Metode Pelicinan Rata-Rata Bergerak

Metode pelicinan rata-rata bergerak memiliki gagasan dasar yang tersirat yaitu terdapatnya sebuah pola dasar dalam nilai-nilai variabel yang diramalkan dan observasi historis terhadap setiap variabel yang mewakili pola dasar tersebut di samping fluktuasi random. Sasaran metode peramalan ini adalah membedakan antara fluktuasi random itu dengan pola dasar tersebut dengan melicinkan (merata-ratakan) data historis (Makridakis, 1994). Hal ini menghapus faktor random yang ditemukan dalam urutan data historis dan ramalan dibuat atas dasar pola data yang telah dilicinkan tersebut.

Untuk mengatasi kerandoman, kita mempertimbangkan penggunaan rata-rata dari beberapa nilai yang diamati terakhir. Metode rata-rata bergerak

melakukan hal ini dengan mengambil sekelompok nilai pengamatan, mencari rata-ratanya dan lalu menggunakan rata-rata tersebut sebagai ramalan untuk periode berikutnya. Istilah rata-rata bergerak dipergunakan, karena setiap kali observasi baru tersedia, maka angka rata-rata yang baru dihitung dan dipergunakan sebagai ramalan.

Karakteristik yang lain dari rata-rata bergerak adalah semakin besar jumlah observasi yang dimasukkan dalam perhitungan rata-rata bergerak, efek pelicinan semakin terlihat dalam ramalan. Dengan, demikian, menambah jumlah periode yang dimasukkan ke dalam rata-rata bergerak memiliki pengaruh yang terlihat dalam jumlah pelicinan yang dilakukan. Jika menginginkan nilai yang lebih licin,karena kita berpendapat bahwa observasi historis tersebut memuat kerandoman yang cukup besar atau karena berpendapat bahwa hanya terdapat sedikit perubahan terhadap pola dasar, sebaiknya digunakan jumlah observasi yang besar untuk menghitung ramalan rata-rata bergerak. Sebaliknya, jika kita merasa bahwa pola dasar data tersebut mengalami perubahan atau bahwa hanya terdapat sedikit kerandoman dalam nilai-nilai yang diamati, jumlah observasi yang dipergunakan dalam menghitung rata-rata bergerak sebaiknya lebih sedikit.

Representasi matematis dari metode ini sebagai berikut :

Ft+1 = St = Xt + X t -1... + X t -N+1

N Keterangan :

Ft+1 = ramalan untuk waktu t + 1 (ramalan baru)

St = nilai yang dilicinkan untuk waktu t

Xt = nilai aktual untuk waktu t

i = periode waktu

Hal ini berarti bahwa setelah kita memiliki ramalan untuk periode t (yaitu F), kita dapat memperoleh ramalan untuk periode t + 1 dengan menambahkan Xt /N dan

menguranginya dengan X t –N / N. Nilai Ft+1 dapat ditentukan secara alternatif

dengan

Ft+1 = (Xt /N) – (X t –N / N) + Ft

Ditulis dengan bentuk ini, setiap ramalan baru yang didasari oleh rata-rata bergerak merupakan penyesuaian atas ramalan rata-rata bergerak periode sebelumnya. Mudah juga untuk dilihat mengapa pengaruh pelicinan meningkat sementara N semakin besar; penyesuaian yang dibuat antara setiap ramalan menjadi jauh lebih kecil.

Ada 2 persamaan yang digunakan untuk menentukan besar kecilnya jumlah observasi yang tepat dalam melakukan peramalan dengan metode pelicinan rata-rata bergerak, yakni :

a. Deviasi absolut rata-rata (MAD) n

MAD =

|

e

i

|

i = 1

b. Kesalahan kuadrat rata-rata (MSE) n

MSE =

|

e

i

|

2

i = 1

Keterangan :

e = nilai kesalahan n = jumlah pengamatan i = periode

2.1.5. Sistem Informasi 2.1.5.1.Konsep Sistem

Suatu sistem secara sederhana dapat digambarkan sebagai seperangkat elemen yang bergabung bersama untuk mencapai tujuan tertentu (Murdick, Ross & Clagget, 1997). Elemen dari suatu sistem adalah unsur (entity) yang mempunyai tujuan dan/atau realitas fisik. Setiap elemen mengandung atribut yang dapat berupa nilai bilangan, formula intensitas ataupun suatu keberadaan fisik seperti seseorang, mesin, organisasi dan sebagainya (Eriyatno, 1998).

Sebuah sistem diuraikan dengan cara menentukan :

a. Elemen-elemen yang merupakan bagian dari sistem (Elemen-elemen Sistem)

b. Elemen-elemen yang bukan merupakan bagian dari sistem (Lingkungan) c. Hubungan-hubungan antara elemen-elemen sistem (Struktur Intern)

d. Hubungan-hubungan antara elemen-elemen sistem dan Lingkungan (Struktur Ekstern)

Menurut Winardi (1996), Tindakan menetapkan elemen-elemen yang masih tergolong atau tidak tergolong dalam sistem yang bersangkutan disebut menetapkan suatu batas sistem (system boundary). Setiap sistem memiliki suatu batas yang memisahkan sistem dengan lingkungannya. Dalam mendefinisikan sebuah sistem, batas juga perlu dibuat sebab batas tersebut menggambarkan suatu wilayah tanggung jawab dalam sistem (Schultheis and Sumner, 1992).

Model umum sebuah sistem terdiri dari tiga komponen atau fungsi dasar yang saling berinteraksi, yaitu :

Lingkungan

Standar

Manajemen Pengolah

Informasi

Proses Transformasi Sumber

Daya Input

Sumber Daya Output Sumber Daya

Fisik

Keputusan Informasi

Sumber Daya Fisik Informasi Dan Data

a. Input ; berhubungan dengan memperoleh dan mengumpulkan elemen-elemen yang masuk ke dalam sistem untuk diproses. b. Pemrosesan ; berhubungan dengan proses transformasi yang

mengubah input menjadi output.

c. Output ; berhubungan dengan memindahkan elemen-elemen yang telah dihasilkan oleh suatu proses transformasi ke tujuan akhirnya.

Selain ketiga komponen di atas terdapat dua komponen lainnya, yaitu :

Umpan Balik ; ialah data mengenai kinerja sebuah sistem

Pengendalian ; berhubungan dengan pengawasan dan evaluasi umpan balik untuk menentukan apakah sebuah sistem bergerak menuju pencapaian tujuannya.

Gambar 3. Model Sistem Umum Suatu Perusahaan Sumber : McLeod, 1996, hal. 192.

Kemudian fungsi pengendalian akan membuat penyesuaian-penyesuaian yang dianggap perlu terhadap komponen-komponen input dan pemrosesan untuk memastikan akan dihasilkan output yang tepat (O’Brien, 1996).

Setiap sistem terdiri dari beberapa subsistem, dan subsistem terdiri pula atas beberapa subsistem. Suatu subsistem adalah bagian dari sistem lain yang lebih besar (Murdick, Ross, & Clagget, 1997). Sistem dapat digolongkan dalam tiga klasifikasi : berdasarkan wujud sumber dayanya, berdasarkan hubungan dengan lingkungannya dan berdasarkan cara beroperasinya.

a. Klasifikasi sistem berdasarkan wujud sumber dayanya, yaitu (McLeod, 1996) :

Sistem fisik; adalah sistem yang terdiri dari sejumlah sumber daya fisik.

Sistem konseptual; adalah sistem yang menggunakan sumber daya konseptual – informasi dan data – untuk mewakili suatu sistem fisik.

b. Klasifikasi sistem berdasarkan hubungannya dengan lingkungannya, yaitu (Winardi, 1996) :

Sistem terbuka; adalah sistem yang memiliki struktur ekstern. Sistem tertutup; adalah sistem yang tidak memiliki struktur ekstern.

c. Klasifikasi sistem berdasarkan sifat cara beroperasinya, yaitu (Davis, 1993) :

Sistem deterministik; adalah sistem yang beroperasi dalam cara yang dapat diramalkan. Interaksi antar bagian diketahui dengan pasti.

Sistem probabilistik; adalah sistem yang dapat diuraikan dalam istilah perilaku yang mungkin, tetapi selalu ada sedikit kesalahan atas ramalan terhadap jalannya sistem.

2.1.5.2.Pendekatan Sistem

Pendekatan sistem merupakan cara penyelesaian persoalan yang dimulai dengan dilakukannya identifikasi terhadap adanya sejumlah kebutuhan sehingga dapat menghasilkan suatu operasi sistem yang dianggap efektif. Pendekatan sistem umumnya ditandai oleh dua hal, yaitu : (1) mencari semua faktor penting yang ada dalam mendapatkan solusi yang baik untuk menyelesaikan dan (2) dibuat suatu model kuantitatif untuk membantu keputusan secara rasional (Eriyatno, 1998).

Aplikasi sistem sebaiknya disesuaikan dengan keterbatasan tenaga, waktu dan biaya, dengan kata lain tidak semua persoalan manajemen diselesaikan dengan pendekatan sistem. Pembatasan ruang lingkup seringkali digunakan untuk mendapatkan pengkajian yang efisien dan operasional (Eriyatno, 1998). Dengan mempertimbangkan berbagai kendala dalam pendekatan sistem maka pengkajian suatu persoalan sebaiknya memenuhi karakteristik ; (1) kompleks; interaksi antarelemen cukup rumit, (2) dinamis; dalam arti faktornya ada yang berubah menurut waktu dan ada pandangan ke

masa depan, (3) probabilistik, yaitu diperlukannya fungsi peluang dan inferensi kesimpulan maupun rekomendasi (Eriyatno, 1998).

Pendekatan sistem dapat dikatakan sebagai modifikasi metode penelitian yang menekankan pada suatu proses sistematik terhadap pemecahan masalah. Permasalahan dan peluang digambarkan dalam sebuah konteks sistem. Mempelajari suatu masalah dan memformulasikan sebuah pemecahan menjadi sebuah sistem aktivitas saling terkait yang terorganisasi. Sistem ini dapat dikelompokkan menjadi tiga tingkatan pemecahan masalah, yaitu (O’Brien, 1996) :

1. memahami suatu masalah, terdiri dari aktivitas :

Merumuskan masalah atau peluang dalam konteks sistem

Mengumpulkan data yang berhubungan dengan masalah atau peluang 2. mengembangkan suatu pemecahan masalah (solusi), terdiri dari aktivitas :

mengidentifikasi alternatif solusi mengevaluasi setiap alternatif solusi memilih solusi yang terbaik

3. mengimplementasikan solusi

mengimplementasikan solusi yang terpilih mengevaluasi keberhasilan implementasi solusi

2.1.5.3.Sistem Informasi Manajemen

Sistem Informasi Manajemen (SIM) merupakan suatu sistem informasi bisnis yang dirancang untuk menyediakan informasi bagi para manajer untuk mengambil keputusan manajerial (Megginson, hal. 585). Aktivitas yang

terjadi dalam SIM mengurangi ketidakpastian pada pengambilan keputusan dengan menghasilkan informasi untuk manajer pada waktu mereka dapat menggunakannya dengan paling efisien (Murdick, Ross, & Clagget, 1997).

Kebutuhan umum manajer terhadap informasi mengikuti suatu pola yang didasarkan pada sifat aktivitas manajerial pada masing-masing level. Sebagian besar sistem informasi bagi manajer level bawah harus didasarkan pada aktivitas operasi dan sistem informasi yang mengolah transaksi aktivitas-aktivitas tersebut untuk organisasi, rancangan sistem informasi level bawah ini disebut rancangan Bottom-up. Sebaliknya sebagian besar sistem informasi level atas harus harus memilih sebuah sasaran kebutuhan manajemen atas, artinya sistem informasi tersebut dikembangkan secara kurang lebih bebas dari sistem pengolahan transaksi dan sistem pengendalian operasi. Rancangan sistem informasi untuk manajemen atas disebut top-down (Scott, 1986).

Pada level manajemen menengah rancangan sistem informasi harus sangat dipengaruhi oleh sistem informasi perencanaan level atas (rancangan

top-down) dan sistem informasi pengendalian level rendah (rancangan bottom-up). Sistem informasi perencanaan yang dirancang bagi manajemen atas harus disampaikan ke bawah untuk menyediakan informasi perencanaan yang telah dipisah-pisahkan kepada manajemen level menengah, yang kemudian dipecah lebih lanjut untuk memberikan informasi perencanaan yang dibutuhkan manajer level rendah (Scott, hal.56).

Suatu sistem informasi yang efektif menghasilkan informasi dengan karakteristik sebagai berikut (O’Leary & Williams, 1989) :

1) Akurasi; ketepatan tinggi yaitu informasi yang benar-benar bebas dari kesalahan, dan ini biasanya mahal.

2) Ketepatan Waktu; informasi harus dipenuhi secepatnya sebab informasi hari ini belum tentu merupakan informasi esok hari.

Gambar 4. Sistem Informasi Manajemen

Sumber : Murdick, Ross, & Clagget, 1997, hal.16.

Sistem Informasi Pengolahan Transaksi Sistem Informasi Manajemen

Menengah Sistem Informasi Manajemen Atas

3) Kelengkapan sekaligus ringkas dan padat; informasi harus lengkap dan memiliki fakta yang dibutuhkan manajer, namun bukan berarti berisi seluruh rincian yang tidak penting dan tidak diinginkan.

Sebelum merancang SIM perlu dibuat suatu desain konseptual untuk menentukan arah bagi proyek SIM. Tugas-tugas pokok yang dilakukan selama membuat desain konseptual adalah (Murdick, Ross, & Clagget, 1997) :

1) Menetapkan tujuan

2) Mengidentifikasi kendala sistem

3) Menentukan kebutuhan dan sumber informasi

4) Mengembangkan desain alternatif dan memilih salah satunya 5) Mendokumentasikan desain konseptual

2.1.5.4.Sistem Informasi Persediaan

Sumber informasi persediaan bagi usaha eceran adalah sistem persediaan. Sistem persediaan berbeda-beda tergantung pada kapan persediaan dicatat (perpetual atau periodik) dan bagaimana persediaan dicatat (buku atau fisik). Berdasarkan kedua faktor di atas prosedur persediaan dapat diklasifikasikan sebagai sistem persediaan buku perpetual (perpetual book inventory) dan sistem persediaan fisik periodik (periodically physical inventor).

Persediaan buku perpetual berhubungan dengan sistem pencatatan dan pengumpulan informasi persediaan secara terus menerus dengan menggunakan berbagai macam catatan keuangan untuk memperhitungkan persediaan saat ini (stock at hand) setiap saat diperlukan. Sistem ini

menggambarkan suatu sistem keuangan dengan data terbaru, yang memperhitungkan seluruh transaksi yang mempengaruhi persediaan segera setelah transaksi-transaksi tersebut muncul.

Persediaan fisik periodik berhubungan dengan sistem pengumpulan informasi persediaan secara berkala pada waktu-waktu tertentu. Sistem ini menggunakan perhitungan fisik aktual dan pemeriksaan sediaan barang untuk memperhitungkan penjualan selama periode setelah pemeriksaan persediaan fisik sebelumnya. Keterbatasan sistem ini adalah banyaknya waktu yang diperlukan untuk mendapatkan perhitungan fisik aktual setiap jenis barang, sementara perusahaan lain memiliki metode yang lebih cepat, mudah dan hemat waktu untuk mendapatkan informasi pen jualan.

Sistem informasi persediaan (SIP) merupakan sekumpulan metode dan prosedur pengumpulan dan pemrosesan data barang sediaan yang berhubungan dengan perencanaan dan pengendalian persediaan barang. Dalam bisnis ritel atau retailing, persediaan memainkan beberapa fungsi berbeda namun semuanya terkait pada fakta mendasar bahwa tidak selalu memungkinkan untuk mengetahui secara pasti jumlah permintaan produk, penjualan, ataupun persediaan suatu perusahaan. Pengelolaan persediaan yang baik memerlukan pencatatan, penjualan , ataupun persediaan yang akurat dan terbaru untuk setiap jenis produk. Hasil kegiatan tersebut dipakai untuk mengambil keputusan sebagai berikut :

Pembelian untuk penambahan persediaan

Pengurangan persediaan dari jenis-jenis produk yang sudah tidak lagi dibutuhkan konsumen

Penambahan jenis-jenis produk

Dalam melakukan pengendalian persediaan, banyak perusahaan yang menggunakan komputer sebagai basis dan tidak jarang menggunakan

database yang tersentralisir. Inventori merupakan elemen kunci di dalam pengoperasian perusahaan, dimana banyak fungsi perusahaan yang berkaitan secara langsung dengannya (akuntansi, logistik, pembelian, pergudangan).

Salah satu input utama bagi SIP adalah peramalan (Young, 1991). Peramalan dalam suatu organisasi meliputi banyak hal, bukan hanya meramalkan permintaan untuk banyaknya persediaan yang dibutuhkan saja. Semua kegiatan perencanaan dan pengambilan keputusan sangat bergantung kepada hasil peramalan. Gambar 5 menunjukkan bagaimana peramalan, tujuan perusahaan, dan kejadian masa lalu sampai ke tangan pembuat keputusan untuk digunakan dalam perencanaan masa yang akan datang. Selanjutnya, kejadian aktual perusahaan harus terus dimonitor dan diperbaiki serta dijadikan sebagai umpan balik bagi peramalan masa mendatang. Dalam Gambar 5 juga ditunjukkan aliran informasi yang dibutuhkan untuk mendukung pengambilan keputusan. Kegiatan perusahaan saat ini didukung oleh sumber daya yang dimiliki dan rencana kerja sebagai pedoman sehingga menghasilkan data-data aktual.

Data-data aktual dijadikan sebagai salah satu parameter dalam melakukan peramalan permintaan. Hasil peramalan ini, di samping data-data aktual dan tujuan perusahaan, akan mendukung Decision Making Systems. Seluruh keputusan bergantung kepada ketepatan dan keterkaitan informasi yang diberikan. Informasi ini dikoordinasikan oleh sistem informasi

manajemen, yang bertujuan mengatur aliran informasi agar setiap individu perusahaan dapat mengakses berbagai jenis informasi yang dapat digunakan. SIM ini sangat beragam bentuknya, dari yang informal (pertemuan antar personal) sampai yang bersifat formal (berbasiskan program komputer).

Gambar 5. Peramalan Sebagai Input dalam Pengambilan Keputusan Sumber : Waters, 1992

Hasil peramalan permintaan (produk jadi) menyediakan input yang penting bagi pengambilan keputusan dalam suatu perusahaan, namun sebaliknya dia juga membutuhkan berbagai input dari sumber lainnya. Jenis input (informasi) ini meliputi model perhitungan peramalan yang digunakan, nilai parameter dan data historis. Data historis dihubungkan dengan nilai parameter melalui pola permintaan berupa kalkulasi atas eror dan pembaharuan model. Aliran informasi yang dibutuhkan ini dirangkum dalam Gambar 6.

OBJECTIVES

DECISION MAKING SYTEMS

RESOURCES OPERATIONS

PLANNED PERFORMANCE

ACTUAL PERFORMANCE FORECASTS

Gambar 6. Aliran Informasi untuk Menghasilkan Peramalan Permintaan Sumber : Waters, 1992

2.1.5.5.Input yang Dibutuhkan SIP

Tindakan pengendalian dan perencanaan persediaan yang efektif sangat bergantung kepada berbagai informasi selain peramalan. Suatu SIP harus memiliki 3 komponen, yakni jumlah persediaan aktual per item, jumlah pemesanan ulang dalam satu satuan waktu dan kuantitas pesanan setiap kali dilakukan pemesanan ulang dan yang telah dipesan tetapi belum diterima. Sedangkan untuk SIP yang lebih lengkap dibutuhkan jumlah informasi yang lebih jamak seperti rentang jumlah persediaan aktual yang masih diijinkan (jumlah maksimum dan minimum), peramalan permintaan persediaan untuk setiap periode waktu dengan memperhitungkan unsur ketidakpastian, unsur persediaan dalam gudang penyimpanan untuk memperhitungkan resiko kekunoan, dan lain-lain.

POLA PERMINTAAN AKTUAL DATA HISTORIS PARAMETER DAN MODEL LAINNYA MODEL PERAMALAN KALKULASI ATAS ERROR, PEMBAHARUAN MODEL PERAMALAN PERMINTAAN PENILAIAN/ PENAKSIRAN MANAJER INPUT POKOK

Ada beberapa sumber informasi, yaitu :

1. Input umum seperti rencana produksi, peramalan permintaan, inventori aktual, tujuan perusahaan, informasi pemasok, jumlah pesanan yang belum sampai dan lain-lain.

2. Kendala-kendala seperti kebijakan manajemen, keterbatasan modal, keterbatasan ruangan, keterbatasan kapasitas, ukuran pasar, tingkat persaingan, biaya pemeliharaan dan lain-lain.

3. Informasi biaya seperti biaya per unit, biaya setup, biaya penyimpanan, biaya kekurangan, diskon, dan lain-lain.

Berbagai input ini akan diproses sehingga menghasilkan berbagai laporan dan informasi. Input yang dibutuhkan tidak terbatas kepada suatu bagian perusahaan saja, tetapi bisa berasal dari banyak bagian perusahaan, seperti yang ditunjukkan oleh Gambar 7. Hasil pemrosesan ini akan diteruskan kepada pihak manajemen ataupun ke berbagai sistem lainnya.

Gambar 7. Input dan Output Utama dalam SIP Sumber : Waters, 1992

Sekarang kita dapat memperhatikan bagian input secara lebih detil. Beberapa di antaranya bersumber dari bagian pembelian, bagian pergudangan dan bagian-bagian lainnya. Demikian juga halnya dengan output sistem yang akan dikirimkan kembali ke bagian pergudangan, penjualan dan bagian-bagian lainnya. Sebagai contoh, data jumlah persediaan aktual dari bagian pergudangan akan diterima bagian penjualan dan bagian keuangan. Hal ini dapat dilihat pada Gambar 8.

KENDALA Kebijakan manajemen Keterbatasan modal Keterbatasan ruangan Keterbatasan kapasitas Ukuran pasar Tingkat persaingan Biaya pemeliharaan OUTPUT Jumlah item yang

diinventorikan Kuantitas yang dipesan

Jadwal pemesanan Pemasok Jumlah investasi

INFORMASI BIAYA Biaya per unit

Biaya setup Biaya penyimpanan Biaya kekurangan Diskon INPUT UMUM Rencana produksi Tujuan perusahaan Peramalan permintaan Jumlah inventori aktual

Informasi pemasok Jumlah pesanan yang

belum sampai

SISTEM INFORMASI PERSEDIAAN

Dari bag. Penjualan Dari bag. Pergudangan Dari bag. Pembelian Dari bag. Keuangan Darbag. Akuntansi Pesanan pelanggan Pengembalian Tanggal pembayaran Penerimaan barang Jumlah persediaan aktual Pesanan yang dilakukan Kuantitas pesanan Batas jumlah investasi Jumlah investasi sekarang Biaya

Gambar 8. Sumber dan Tujuan dari Informasi Sumber: Waters, 1992

Namun karena jenis informasi sangat bervariasi di antara berbagai perusahaan, mengakibatkan pembagian yang ditunjukkan dalam Gambar 8 tidak mudah diterapkan oleh suatu perusahaan. Oleh karena itu akan ditambahkan beberapa ide mengenai jenis input yang dibutuhkan oleh SIP, yaitu :

Ke bag. Penjualan Ke bag.

Pergudangan Ke bag. Pembelian Ke bag. Keuangan Ke bag. Akuntansi Jumlah persediaan aktual Analisis penjualan Jangka waktu penerimaan barang yang telah dipesan Kuantitas pesanan Jadwal pengiriman Jumlah yang harus dipesan Keragaan pemasok Jumlah persediaan aktual Analisis penjualan Jangka waktu penerimaan barang yang telah dipesan Faktur pembayaran Jadwal penerimaan barang SIP

1. Kebijakan Manajemen

Tingkat pelayanan (service levels), rencana investasi dalam persediaan, total biaya, peramalan terhadap penjualan total, tingkat persaingan, tujuan dan strategi perusahaan yang terorganisir, keragaan aktual (pengembalian persediaan).

2. Informasi yang harus diperoleh (dari dalam dan luar lingkungan perusahaan) :

a. Informasi pemasok (daftar calon, alamat, jenis item, lokasi, kehandalan)

b. Pembelian (biaya per unit, diskon jumlah, kuantitas minimum pembelian, pembayaran kredit, waktu tunggu, kualitas item, pembatasan pesanan, kemungkinan pengembalian)

c. Lingkungan (Tarif, kuota, pajak, ijin, nilai pertukaran)

d. Produksi (proses produksi, desain, keputusan membeli atau membuat sendiri, material dan komponen yang dibutuhkan)

e. Pengiriman (jalur alternatif, kecepatan, kehandalan, frekuensi, biaya asuransi)

3. Informasi pergudangan

Lokasi, ruangan, kondisi, peralatan (alat-alat) berat, keamanan, jumlah persediaan tiap lokasi.

4. Informasi logistik

Model transportasi alternatif, kecepatan, frekuensi, kehandalan, kualitas, kapasitas, biaya, pengembalian material

Informasi biaya, tingkat perputaran persediaan, jumlah investasi dalam bentuk persediaan, biaya imbangan

6. Informasi pemasaran :

Biaya akibat kekurangan, tingkat pelayanan yang diminta pelanggan, kebijakan pesaing, mutu persediaan, lokasi persediaan, perencanaan promosi/iklan, kecendrungan pasar, permintaan terhadap produk baru. 7. Informasi penjualan

Jumlah persediaan di tiap cabang perusahaan, tanggal batas pembayaran, kuantitas item yang sedang dipesan, harga jual, jadwal pengiriman (dari tempat penyimpanan kepelanggan), karakteristik produk, pembatalan dan pengembalian penjualan, tingkat komisi.

8. Informasi pelanggan

Identifikasi pelanggan, lokasi, peramalan permintaan, pelayanan yang diminta pelanggan, cara pengiriman yang lebih disukai, elastisitas harga, pengembalian oleh pelanggan, keluhan pelanggan

9. Informasi biaya

Biaya, pemesanan, biaya penyimpanan, biaya distribusi internal, biaya pengiriman ke pelanggan, biaya pengolahan bahan baku, biaya asuransi, biaya akibat kekunoan, biaya modal, biaya setup produksi

10.Faktor lingkungan

a. Biaya akibat kurang aktual, biaya akibat kekurangan di masa mendatang, tingkat persaingan, kebijakan pemerintah, tingkat pengangguran, nilai pertukaran.

KONSUMSI PERKAPITA

BUAH DI INDONESIA

PERIODE 2003 - 2006

No

KOMODITAS

KONSUMSI PERKAPITA

( Kg/Th )

2003*)

2004*)

2005

2006*)

1

Alpukat

0.21

0.21

0.10

0.36

2

Belimbing

0.05

0.05

0.05

0.05

3

Duku

0.73

0.62

0.10

0.52

4

Durian

1.56

0.94

0.21

0.78

5

Jambu

0.21

0.16

0.21

0.21

6

Jeruk

2.44

2.70

6.14

3.07

7

Mangga

3.12

1.04

0.26

0.16

8

Nangka/Cempedak

0.68

0.52

0.26

0.31

9

Nenas

0.47

0.52

0.47

0.42

10

Pepaya

2.44

2.34

3.28

2.03

11

Pisang

7.96

7.59

8.89

7.54

12

Rambutan

5.72

6.66

0.26

5.10

13

Salak

1.04

1.61

1.04

1.09

14

Sawo

0.10

0.10

0.16

0.10

15

Melon

0.47

0.26

0.47

0.16

16

Semangka

1.09

0.78

1.87

0.68

17

Kedondong

0.05

0.10

0.05

0.10

18

Apel

0.52

0.52

0.78

0.52

19

Tomat Buah

0.16

0.16

0.21

0.10

20

Buah lainnya

0.42

0.31

0.36

0.26

Total Buah-Buahan

29.44

27.19

25.17

23.56

Sumber : Susenas BPS

Lampiran 2. Struktur Organisasi

Head Office

PT. Hero Supermarket Tbk.

CHIEF EXECUTIVE

OFFICER

CORPORATE SECR & LEGAL INTERNAL

AUDIT

HUMAN RESOURCES

DIRECTOR

FINANCE DIRECTOR

OPERATING DIRECTOR

GENERAL AFFAIRS DIRECTOR

INFORMATION TECHNOLOGY DIRECTOR

MERCHANDISING & MARKETING

DIRECTOR

LOSS PREVENTION

GM

SPECIALTY RETAIL GM PROPERTY

& PROJECT DIRECTOR

Lampiran 3. Struktur Gerai PT. Hero Supermarket Tbk.

GENERAL MD SECTION MANAGER GENERAL MD STAFF RECEIVING & STORAGE SECTION MANAGER RECEIVING & STORAGE SUPERVISOR GENERAL MD SUPERVISOR RECEIVING & STORAGE STAFF STORE ADM SECTION MANAGER ADM SPM FINANCE ADM SUPERVISOR DRIVER ADM POS SECURITY

ADM SPM CUSTOMER SERVICE STAFF CUSTOMER SUPERVISOR CASHIER CUSTOMER SERVICE SECTION MANAGER STORE MANAGER FRESH & FROZEN SECTION MANAGER ASST. STORE MANAGER GROCERY FOOD

& NON FOOD SECTION MANAGER BAKERY SPV PRODUCE SUPERVISOR DAILY DAIRY & FROZEN SUPERVISOR

MEAT & FISH SUPERVISOR PRODUCE STAFF DAILY DAIRY & FROZEN STAFF BUTCHER STAFF FISH STAFF DELICATESEN STAFF GROCERY FOOD SUPERVISOR GROCERY FOOD STAFF GROCERY NON FOOD SPV STORE ORDERING CONTROLLER FOOD & NON FOOD BAKERY

STAFF

GROCERY NON FOOD

Lampiran 4. Struktur Gudang Sentral Cibitung

GM FRESH &

FROZEN

MEAT FISH

LOGISTIK HRD SHIFT IT DRY

PRODUCT

INVENTORY Q.C. PRODUCE

This document was created with Win2PDF available at

http://www.daneprairie.com.