Kegiatan Perusahaan Uraian Tugas

Visi dan Misi PT.Perkebunan Nusantara IV a. Visi Perusahaan Visi dari PT. Perkebunan Nusantara IV Persero yaitu “Menjadi Perusahaan Agro Industri yang Unggul dan Berkelanjutan”

b. Misi Perusahaan

Misi dari PT. Perkebunan Nusantara IV Persero yaitu : 1. Menyelenggarakan usaha agroindustri berbasis kelapa sawit, teh dan karet. 2. Menjalankan usaha dengan prinsip-prinsip usaha terbaik, inovatif dan berdaya saing tinggi. 3. Menyelaraskan kegiatan usaha dengan masyarakat dan stakeholder lainnya melalui kemitraan yang saling menguntungkan serta berwawasan lingkungan. 4. Ikut menunjang program pemerintah dalam upaya peningkatan lingkungan.

B. Kegiatan Perusahaan

1. Turut melaksanakan dan menunjang kebijaksanaan program pemerintah dibidang ekonomi dan pebangunan Nasional pada umumnya, khususnya di sub sektor pertanian dalam arti seluas-luasnya, dengan tujuan memupuk keuntungan berdasarkan prinsip-prinsip perusahaan yang sehat. 2. Melaksanakan kegiatan usaha antara lain : a. Mengusahaakan budidaya tanaman, meliputi pembukuan dan pengolahan lahan, pembibitan, penanaman dan pemeliharaan, serta Universitas Sumatera Utara melakukan kegiatan-kegiatan lain yang berhubungan dengan budidaya tanaman tersebut. b. Produksi, meliputi pemungutan hasil tanaman, pengolahan hasil tanaman sendiri maupun pihak lain menjadi pihak setengah jadi maupun barang jadi. c. Perdagangan, penyelenggaraan kegiatan pemasaran berbagai macam hasil produksi. d. Pengembangan usaha dibidang perkebunan, agro usaha agro bisnis. e. Mendirikan menjalankan perusahaan dan usaha lainnya yang berhubungan dengan usaha bidang pertanian.

C. Struktur Organisasi dan Job Description

Berdasarkan Surat Keputusan Menteri Keuangan No.156KMK.0161994, Direktur dibantu oleh 4 empat orang yaitu : Direktur Produksi, Direktur Perencanaan dan Pengembangan, Direktur Keuangan dan Direktur SDM. Direksi bertanggung jawab atas pekerjaannya kepada komisaris yang merupakan wakil dari Departemen Keuangan sebagai pemegan saham. Dalam melaksanakan roda perusahaan Direksi dibantu oleh ada 16 orang Kepala Bagian dan 3 tiga orang Koordinasi Wilayah PTPN-IV terdiri dari 37 unit usaha, dimana sebagai pelaksana operasional tiap unit adalah AdministraturKepala Unit yang mempunyai tugas untuk melaksanakan fungsi manajemen berupa pelaksanaan rencana-rencana perusahaan yang telah ditetapkan oleh Direksi. Universitas Sumatera Utara Jadi unit pelaksana langsung fungsi lini dari Direksi Administratur dan Kepala Unit dengan dibantu oleh beberapa orang Kepala Dinas sebagai manajer menengahmadya dan Asisten Tanaman, Asisten Pengolahan, Asisten Teknik, Asisten Administrasi sebagai manajer menengah pertama bertanggung jawab atas pekerjaan kepada Direktur Utama. Dari luas wilayah kerja dan jenjang kepangkatan PTPN-IV tentunya memerlukan struktur organisasi yang tepat agar dapat secara efektif dan efisien mengatur dan menjelaskan tugas setiap anggota organisasiya. Adapun bentuk organisasi PTPN-IV adalah berbentuk organisasi Lini dan Staf sebagaimana yang tertuang pada Surat Keputusan Direksi No.04.08kpts37XXI1997 tertanggal 3 Desember 1997. Adapun bagan struktur organisasi PT. Perkebunan Nusantara IV Persero Medan yang terangkum dalam bagian yang telah ditetapkan oleh perusahaan pada Gambar 2.1 berikut. Universitas Sumatera Utara Universitas Sumatera Utara Keterangan dari bagan struktur organisasi PT.Perkebunan nusantara IVPerseroMedan, pada Gambar 2.1 adalah : 04.01 = Bagian Sekretaris Perusahaan 04.02 = Bagian Satuan Pengawasan Intern 04.03 = Bagian Manajemen Resiko dan GCG 04.04 = Bagian Tanaman 04.05 = Bagian Pengolahan 04.06 = Bagian Teknik 04.07 = Bagian Pengolahan Bahan Baku 04.08 = Bagian Keuangan 04.09 = Bagian Akuntansi 04.10 = Bagian Pemasaran 04.11 = Bagian Perencanaan 04.12 = Bagian Pengembangan Usaha 04.13 = Bagian Program Kemitraan dan Bina Lingkungan 04.14 = Bagian Manajemen Sistem Informasi 04.15 = Bagian Sumber Daya Manusia 04.16 = Bagian Umum Universitas Sumatera Utara 04.17 = Bagian Hukum dan Pertanahan 04.18 = Bagian Pengadaan 04.01A= Bagian Unit Panitia dan Jasa PIMPINAN PT.PERKEBUNAN NUSANTARA IV MEDAN 1 Direksi terdiri dari : 1.1. Direktur Utama Erwin Nasution

1.2. Direktur Produksi Ahmad Sahlan Saragih

1.3. Direktur Perencanaan dan Pengembangan Usaha Memed Wiramihardja 1.4. Direktur Keuangan Setia Dharma Sebayang

1.5. Direktur Sumber Daya Manusia Wibisono

2 Sekretaris Saham Pengawasan Intern 3 Sekretaris Biro Pengkajian Dan Pengembangan 4 Sekretaris Bagian Tanaman 5 Sekretaris Bagian Teknik 6 Sekretaris Bagian Pengolahan 7 Sekretaris Bagian Pemasaran 8 Sekretaris Bagian Keuangan 9 Sekretaris Bagian Akuntansi Universitas Sumatera Utara 10 Sekretaris Bagian Pengadaan 11 Sekretaris Bagian Sumber Daya ManusiaSDM 12 Sekretaris Bagian Sekretariat

D. Uraian Tugas

Job Description adalah uraian pekerjaan yang harus dilakukan oleh setiap pegawai dimana pekerjaan tersebut telah ditetapkan oleh pimpinan sesuai kemampuan dan pengetahuannya menurut Purwanto 2006 : 46. Berikut uraian tugas dari setiap bagian pada struktur organisasi PT. Perkebunan Nusantara IV Medan : 1. Direksi mempunyai tugas sebagai berikut : a. Memimpin dan mengelola perusahaan sesuai dengan tujuan perusahaan dan senantiasa berusaha meningkatkan efesiensi dan efektivitas perusahaan. b. Menguasai, memelihara dan mengurus kekayaan perusahaan secara berdaya guna dan berhasil guna. c. Mewakili perusahaan didalam dan diluar perusahaan. Direktur mempunyai tugas memimpin, merencanakan, mengkoordinasiakan pelaksanaan tugas masing-masing yaitu : 1.1. Dierktur utama mempunyai tugas memimpin, merencanakan, mengkoordinasikan tugas para Direktur agar pelaksanaan operasional perusahaan secara teratur, terarah, terkendali dan terpadu. Universitas Sumatera Utara 1.2. Direktur Produksi, meliputi bidang tanaman, teknik dan pengolahan serta mengkoordinasiaknpelaksanaan kegiatan unit pelaksana perusahaan. 1.3. Direktur Perencanaan dan Pengembangan Usaha meliputi bidang, Pengadaan, Pemasaran, Pengkajian dan Pengembangan. 1.4. Direktur Keuangan, meliputi bidang keuangan, akuntansi dan pengadaan. 1.5. Direktur Sumber Daya Manusia dan Umum, meliputi bidang Sekretariat, Sumber Daya Manusia dan Umum. Direksi menyelenggarakan rapat Direksi secara berkala sekurang- kurangnya 3 tiga bulan sekali dipimpin oleh Direktur Utama untuk menentukan kebijakan operasional perusahaan.Keputusan yang diambil dalam rapat Direksi, tidak bertentangan dengan anggaran dasar perusahaan dan petunjukpengarahan Menteri Keuangan selaku pemegang saham dan atau Menteri Pertanian selaku pemegang kuasa. Pengambilan keputusan dimaksud butir 5 diusahakan berdasarkan musyawarah untuk mufakat secara bulat atau tidak mungkin, maka keputusan diambil secara suara terbanyak. Direktur Utama dan para Direktur dalam kedudukannya sebagai anggota direksi baik sendiri-sendiri ataupun secara bersama-sama selalu menerapkan prinsip koordinasi integrasi dan sinkronasi dalam lingkup perusahaan maupun antar anggota direksi. Universitas Sumatera Utara Tata hubungan kerja anggota direksi berdasarkan ketentuan dalam anggaran dasar PT.Perkebunan Nusantara IV yang termuat dalam Akte Notaris Harun Kamil, SH tanggal 11 Maret 1996. 2. Sekretaris Satuan Pengawasan Intern Adapun uraian tugasnya adalah sebagai berikut : a. Menandatangani surat masuk pada bagian satuan pengawasan intern. b. Mengagendakan surat masuk dan surat keluar dibagian satuan pengawasan intern. c. Menerima telepon masuk. d. Menerima surat masuk dari bagian lain. 3. Sekretaris Biro Pengkajian dan Pengembangan Adapun uraian tugasnya adalah sebagai berikut : a. Menerima tamu yang ada keperluan pada bagian biro pengkajian dan pengembangan. b. Mengagendakan surat masuk dan surat keluar pada bagian biro pengkajian dan pengembangan. c. Menerima telepon masuk. d. Mendistribusikan surat-surat ke bagian lain. 4. Sekretaris Bagian Tanaman Adapun uraian tugasnya adalah sebagai berikut : a. .Menerima tamu yang ingin bertemu dengan pimpinan Universitas Sumatera Utara b. Mengagendakan surat masuk dan surat keluar pada bagian tanaman. c. Menandatangani surat masuk dan surat keluar pada bagian tanaman. d. Mendistribusikan surat-surat pada bagian lain. 5. Sekretaris Bagian Teknik Adapun uraian tugasnya adalah sebagai berikut : a. Menerima telepon masuk. b. Menerima tamu yang ingin bertemu dengan pimpinan. c. Mendistribusikan surat-surat bagian lain. d. Menstempel surat dan membuat tanggal surat keluar 6. Sekretaris Bagian Pengolahan Adapun uraian tugasnya adalah sebagai berikut : a. Mengagendakan surat masuk dan surat keluar pada bagian pengolahan. b. Menyusun jadwal pimpinan. c. Menandatangani surat masuk pada bagian pengolahan. d. Mendistribusikan surat atau undangan kepada bagian-bagian. 7. Sekretaris Bagian Pemasaran Adapun uraian tugasnya adalah sebagai berikut : a. Menerima tamu yang ingin bertemu pimpinan. b. Menerima telepon masuk. c. Mengarsip surat masuk dan surat keluar d. Menstempel surat masuk dan surat keluar pada bagian pemasaran. Universitas Sumatera Utara 8. Sekretaris Bagian Keuangan Adapun uraian tugasnya adalah sebagai berikut : a. Menyusun neraca pada perusahaan. b. Menghitung anggaran perusahaan. c. Menghitung dana keluar atau masuk pada perusahaan. d. Menandatangani surat masuk pada bagian keuangan. 9. Sekretaris Akuntansi Adapun uraian tugasnya sebagai berikut : a. Menghitung dana yang keluar dan masuk pada perusahaan.. b. Membuat neraca laba rugi pada perusahaan. c. Membuat jurnal perusahaan. d. Menandatangani surat yang masuk pada bagian akuntansi 10. Sekretaris Bagian Pengadaan Adapun uraian tugasnya adalah sebagai berikut : a. Menulis atau membuat nomor surat keluar. b. Menandatangani surat yang masuk pada bagian pengadaan. c. Menerima tamu yang ingin bertemu pimpinan. d. Mengarsip tanda terima yang dikirin dari bagian lain. 11. Sekretaris Bagian Sumber Daya ManusiaSDM Adapun uraian tugasnya adalah sebagai berikut : Universitas Sumatera Utara a. Menerima telepon masuk. b. Mengagendakan surat masuk dan surat keluar pada bagian sumber daya manusia. c. Menyusun jadwal pimpinan. d. Menstempel surat yang masuk pada bagian sumber daya manusia. 12. Sekretaris Pada Bagian Sekretariat Adapun uraian tugasnya adalah sebagai berikut : a. Mengarsipkan surat edaran. b. Menstempel surat yang masuk dari perusahaan lain. c. Membuat disposisi pada surat masuk dan surat keluar. d. Mnerima tamu yang berkepentingan pada perusahaan. e. Menerima telepon masuk. Sekretaris Perusahaan : Ruang lingkup tugas sekretaris perusahaan adalah memperoleh, mengolah, menatausahakan, menyediakan datainformasi dan menjadi juru bicarapenghubung atas nama korporasi dalam menjelaskan, menjawab dan memberikan informasi yang relevan kepada pihak-pihak terkait. Universitas Sumatera Utara Tabel 2.1 Tugas Rutin Sekretaris Perusahaan Pekerjaan Rutin Volume Waktu Catatan Memasukan surat masuk untuk direktur PT.Perkebunan Nusantara IVPersero ke buku agenda surat masuk 20 surat per hari 10 menit _ Menulis atau membuat nomor surat Keluar 15 nomor per hari 5 menit _ Menjadwal kegiatan Direktur Sesuai dengan kegiatan Menstempel surat dan membuat tanggal surat keluar 15 berkas per hari 7 menit _ Mengantarkan surat masuk undangan ke bagian lain yang sudah diproses kabagdirektur 7 surat per hari 20 menit _ Mengarsip surat masuk dan surat keluar 15 surat per hari 7 menit _ Mengarsip tanda terima surat masuk yang telah dikirim ke bagian lain 15 surat per hari 5 menit _ Universitas Sumatera Utara Lanjutan Tabel 2.1 Tugas Rutin Sekretaris Perusahaan Pekerjaan Rutin Volume Waktu Per kegiatan Catatan Mendisposisikan surat masuk ke bagian-bagian 15 surat per hari 10 menit _ Mendisposisikan surat masuk ke direktur 10 surat per hari 7 menit _ Menerima tamu yang ingin bertemu dengan pimpinan 5 tamu per hari Sesuai Mengetik surat keluar 5 surat per hari 30 menit _ Menerima telefon 15 telefon per hari 5 menit _ Menerima faxcemail 3 fax per hari 5 menit _ Memantau kenyamanan, keserasian, kelengkapan ruang kerja pimpinan dan ruang rapat 2 kali per hari 10 menit _ Mengumpulkan dokumen dari bagian lain seperti laporan 10 dokumen per hari 15 menit _ Universitas Sumatera Utara Lanjutan Tabel 2.1 Tugas Rutin Sekretaris Perusahaan Pekerjaan Rutin Volume Waktu Per kegiatan Catatan Menata arsip copy surat keputusan surat edaran direksi 7 surat per hari 5 menit _ Menyusun dan mengevaluasi kebijakan urusan sekretariat dan bagian sekretariat secara keseluruhan. Sesuai Sumber : PT Perkebunan Nusantara IV Medan 2014 E. Kinerja Organisasi Setiap perusahaan tentu mempunyai visi dan misi yang harus dijalankan sesuai dengan tujuan perusahaan. Butuh waktu untuk mencapai itu semua, PT. Perkebunan Nusantara IV Persero merupakan salah satu diantara perusahaan BUMN yang berkomitmen untuk menerapkan Good Corporate Goverment GCG secara konsisten dan berkelanjutan. Penerapan GCG sebagai budaya perusahaan bukan hanya untuk kalangan Internal PTPN IV, tetapi juga berlaku terhadap kalangan Eksternal seperti para mitra bisnis, pelanggan dan pihak lainnya. Untuk memastikan PTPN IV telah menerapkan prinsip-prinsip GCG secara konsisten dan berkelanjutan, maka setiap tahunnya Badan Pengawas Universitas Sumatera Utara Keuangan Dan Pembangunan BPKP melakukan evaluasi penerapan pelaksanaan GCG. Berdasarkan hasil evaluasi penerapan GCG di PTPN IV pada tahun 2013 yang dilakukan BPKP, secara umum berpredikat sangat baik dari lima kemungkinan tingkatan yaitu : sangat baik, baik, cukup, kurang dan sangat kurang dengan capaian skor aktual 90,40 dari skor maksimal 100. Hasil dari nilai yang sangat baik tersebut didapatkan dengan kerjasama yang dilakukan oleh perusahaan dan tenaga kerja kerja, adapun pelaksanaan kegiatan dilakukan atas dasar : a. Pelaksanaan kegiatan disesuaikan dengan kemampuan tenaga dan waktu yang tersedia, pelaksanaan kegiatan dilakukann secara uji petiksampel. b. Hasil pelaksanaan kegiatan Komite Audit secara periodic dan disampaikan kepada Komisaris untuk digunakan sebagai masukan dalam pelaksanaan tugasnya. c. Pembagian tugas kegiatan kepada masing-masing anggota Komite Audit diterapkan oleh ketua Komite Audit sesuai dengan kemampuan dan kesediaan waktu masing-masing anggota. d. Pelaksanaan tugas Komite Audit dilakukan kerjasama dengan Satuan Pengawasan Intern SPI perusahaan. Data dan informasi yang diperlukan terlebih dahulu diminta dari SPI, apabila tidak ada, baru diminta kepada unit kerja pejabat yang bersangkutan. e. Pelaksanaan tugas dari anggota komite audit didasarkan pada surat penugasan dari ketua komite audit. Informasi dan laporan hasil Universitas Sumatera Utara pelaksanaan tugas hanya disampaikan kepada komisaris melalui ketua komite audit. f. Pelaksanaan kegiatan sesuai dengan anggaran yang tersedia dan sesuai dengan piagam komite audit.

F. Rencana Kegiatan