Penerimaan dan pengendalian berkas masuk dari instansi yang bersangkutan.

commit to user

1. Penerimaan dan pengendalian berkas masuk dari instansi yang bersangkutan.

2. Penginputan data melalui Mail Tracking. 3. Pembuatan konsep. 4. Pencetakan dan Penomoran Surat Keputusan. 5. Proses akhir Surat Keputusan. Dalam bab pembahasan ini, setiap tahap prosedur terjadi proses pengendalian dan pengagendaan. Pengagendaan berfungsi sebagai catatan pribadi setiap staff yang mengerjakan tahap tersebut. Berikut ini akan dijelaskan lebih jelas tentang prosedur penerbitan Surat Keputusan pensiun pada Subdirektorat Administrasi Badan Kepegawaian Negara antara lain :

1. Penerimaan dan pengendalian berkas masuk dari instansi yang bersangkutan.

Berkas yang diterima oleh Subdirektorat Administrasi Pensiun dapat dikirim melalui pos dan penghubung dari instansi yang datang langsung ke Subdirektorat Administrasi Pensiun Badan Kepegawaian Negara. Berkas yang melalui pos diterima oleh bagian umum Badan Kepegawaian Negara dan kemudian langsung didistribusikan ke Subdirektorat Administrasi Pensiun. Setelah selesai mengirimkan berkas dari instansi yang bersangkutan melalui penghubung, maka penghubung menerima tanda terima yang berfungsi sebagai bukti bahwa berkas tersebut sudah diterima oleh Subdirektorat Administrasi Pensiun Kepegawaian Negara. Dalam tahap ini, Kepala Subdirektorat Administrasi Pensiun yang menerima berkas tersebut mengagendakan berkas tersebut dengan menggunakan Formulir Pengendalian Berkas Masuk dan Keluar. Adapun berkas tersebut terdiri antara lain: - Surat pengantar usul pensiun dari instansi. - Data Perorangan Calon Penerima Pensiun DPCP. - Salinanfotocopy SK CPNSPNS. commit to user - Salinanfotocopy sah SK pangkat terakhir. - Salinanfotocopy sah surat nikah. - Salinanfotocopy sah Akta Kelahiran anak. - Salinanfotocopy sah Daftar Keluarga. - Pas Photo ukuran 4 x 6 sebanyak 5 lima lembar. - Daftar Penilaian Pelaksanaan Pekerjaan DP-3 tahun terakhir. - Surat Pernyataan tidak pernah dijatuhi hukuman disiplin tingkat sedang atau berat 1 satu tahun terakhir. - Surat keterangan kematian dari Kepala KelurahanDesaCamat. - Surat keterangan jandaduda dari Kepala KelurahanDesaCamat. - Surat Pernyataan Tewas yang ditetapkan oleh Kepala Badan Kepegawaian Negara. Berkas tersebut diterima pertama kali oleh Kepala Seksi Administrasi Pensiun A dan B. Penetapan Seksi Administrasi A dan B adalah berdasarkan pembagian masing-masing beban tugas sesuai dengan instansi yang telah ditentukan. Dari Kepala Seksi Administrasi A dan B, berkas tersebut didistribusikan kepada staff sesuai instansi yang dipegangnya masing-masing. Berkas yang sudah diterima oleh masing-masing staff dikendalikan menggunakan lembar kendali. Lembar kendali adalah sebuah lembar kertas yang berisikan daftar berkas yang harus diisi dengan tujuan memudahkan pekerjaan. Sebelum mengendalikan berkas, staff Seksi Administrasi A dan B mempunyai tugas mengagendakan berkas tersebut dengan menggunakan Formulir Penerimaan dan Pendistribusian Berkas Pensiun. Sebagai sumber data, penulis menanyakan kepada Bapak Muji. Beliau mengendalikan berkas masuk dari instansi Departemen Kesehatan dan Departemen Pertanian. Sebagaimana dikatakan oleh Bapak Muji, staff Subdirektorat Administrasi Pensiun Badan Kepegawaian Negara, bahwa: commit to user “Ketika berkas masuk, saya mengendalikan berkas tersebut menggunakan lembar kendali. Tugas saya hanya mengecek sesuai berkas yang ada. Masalah ketidaklengkapan berkas, itu semua diselesaikan di bagian teknis. Jika berkas tidak lengkap, maka berkas tersebut tidak menjadi konsep yang selanjutnya akan menjadi Surat Keputusan”. wawancara tanggal 02 Februari 2011. Tabel 4.1 Pembagian instansi Seksi Administrasi A dan B Sumber: Subdirektorat Administrasi Pensiun Badan Kepegawaian Negara No Seksi Administrasi Pensiun A Seksi Adminitrasi Pensiun B 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 - Dep. Agama - Dep. ESDM - Setjen DPR - BKNBULOG - LEMIGAS - BNPB - Dep. Perhub - Dep. KEPRI - MENPORA - WANTANAS - BATAN - Dep. KOMINFO - TVRI - DO Sumut - DO DKI - DEPDIKNAS - BPKP - BNN - Dep. Perdagangan - Kejaksaan Agung - PERPUSNAS - LAPAN - DO NTB - Menko POLHUKKAM - Menko Perekonomian - Menko KESRA - Menneg Perumahan Rakyat - Menneg Pembangunan Daerah Tertinggal - Dep. Pertahanan - Kepolisian RI - LAN - DO Sulsel commit to user 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 - MPR - DO Aceh - DO Banten - DO Sumbar - MA - PU - BMKG - BAPETEN - Dep. Kel. Per - DO Riau - DO Jateng - DO Babel - BKKBN - DEPNAKER - BNP2TKI - MK - KOMNAS HAM - BSN - BAKOSURTANAL - Dep. Hut - DO Lampung - DO Sultengg - Dep. Dalam Negeri - Lembaga Sandi Negara - KPU - DO Gorontalo - Menneg Sekretariat Negara - Dep. Perindutrian - LIPI - Lemhannas - DO Sulut - Dep. Hukum dan HAM - DO Kalbar - DO Kalteng - DO Kalsel - DO Kaltim - Menneg Riset dan Teknologi - Dep. Keuangan - BASARNAS - DO Sulteng - DO Maluku Utara - DO Maluku Dalam tahap ini, terjadi hambatan yang dapat memperlambat penerbitan. Seperti berkas ada yang tertukar atau bercampur berkas yang lain yang tidak sesuai instansi. Hal ini terjadi karena adanya ketidaktelitian pegawai dalam menerima berkas. Untuk mengatasi hambatan tersebut diperlukan ketelitian lebih commit to user dalam tahap penerimaan berkas. Sebelum berkas lain dari instansi lain datang, lebih baik berkas yang sudah masuk sebelumnya langsung diproses ke tahap berikutnya yaitu pengendalian.

2. Penginputan data melalui Mail Tracking.