commit to user
dalam tahap penerimaan berkas. Sebelum berkas lain dari instansi lain datang, lebih baik berkas yang sudah masuk sebelumnya langsung diproses ke tahap
berikutnya yaitu pengendalian.
2. Penginputan data melalui Mail Tracking.
Berkas yang sudah dikendalikan oleh Seksi Administrasi Pensiun A dan B diserahkan kepada staff Seksi Perekaman dan Pemeliharaan Data untuk
dilanjutkan ke tahap berikutnya yaitu penginputan data melalui mail tracking. Dalam pengagendaan, Seksi Perekaman dan Pemeliharaan Data mengagendakan
berkas menggunakan Formulir Input Mail Tracking dan Pengiriman ke Teknis. Adapun data yang dimasukkan antara lain:
- Nama - Tanggal, Bulan dan Tahun Lahir
- Golongan ruang - Instansi
- Alasan pensiun, Batas Usia Pensiun BUP atau meninggaltewas Sebagaimana dikatakan oleh Bapak Suranto, Kepala Seksi Perekaman dan
Pemeliharaan Data Subdirektorat Administrasi Pensiun Badan Kepegawaian Negara, bahwa:
“Mail Tracking adalah kegiatan memasukkan data sesuai berkas instansi masing-masing menggunakan sistem database Badan Kepegawaian Negara.
Tujuan dari mail tracking adalah sebagai data pertinggal atau arsip yang dimiliki oleh Subdirektorat Administrasi Pensiun yang suatu saat diperlukan”.
wawancara pada tanggal 02 Februari 2011. Dalam tahap ini juga terjadi hambatan. Meskipun sedikit tetapi dapat
menjadi masalah berkelanjutan. Pada proses ini, menurut apa yang dikatakan oleh Bapak Oman selaku petugas mail tracking:
commit to user
“Hambatan yang kadang terjadi dalam proses mail tracking adalah ketidakcocokkan data yang ada di komputer dengan data yang akan dicari. Ini
dikarenakan kesalahan awal dalam memasukkan data yaitu ketidaktelitian”. Untuk mengatasi hambatan ini, diperlukan ketelitian yang lebih tinggi lagi. Oleh karena
itu, staff Subdirektorat Administrasi harus lebih disiplin lagi dalam hal meningkatkan ketelitian.
Penulis mendapatkan data rekapitulasi penyelesaian mail tracking sebagai berikut:
Tabel 4.2 Rekapitulasi Penyelesaian Mail Tracking Tahun 2010
Sumber: Subdirektorat Administrasi Pensiun Badan Kepegawaian Negara Bulan
Jumlah Berkas Waktu Proses
Waktu Rata-Rata Proses
Januari 746
2.199 menit 2,94 menit
Februari 786
2.316 menit 2,94 menit
Maret 1072
3166,5 menit 2,95 menit
April 1023
2985,5 menit 2,91 menit
Mei 799 2.345
menit 2,93 menit
Juni 945
2.807 menit 2,96 menit
Juli 862
2.586 menit 3,00 menit
Agustus 850 2.550
menit 3,00 menit
September 540
1.620 menit 3,00 menit
Oktober 851
2.553 menit 3,00 menit
November 769
3.720 menit 4,83 menit
Desember 676
3.317 menit 4,90 menit
Jumlah 9.919
32.165 menit 3,24 menit
commit to user
3. Pembuatan konsep.
