27 Pada gambar 4.4 dapat dilihat bahwa proses pendataan distribusi buku
dimulai dari penyerahan daftar sekolah dan TBM kepada petugas pembinaan, petugas pembinaan melakukan pencatatan data sekolah dan TBM, sehingga
menghasilkan laporan data sekolah dan TBM yang nantinya menghasilkan laporan Sekolah dan TBM yang akan diserahkan ke kepala bagian. Dalam melakukan
distribusi, perlu untuk mengetahui apakah sudah mendapat distribusi buku atau belum untuk meminimalkan kesalahan dalam pendistribusian buku. Ketika
sekolah maupun TBM belum mendapatkan distribusi buku, maka bagian pembinaan melakukan login terlebih dahulu untuk meng-input data distribusi
buku, setelah itu akan menghasilkan laporan jumlah buku yang akan didistribusikan kesekolah maupun TBM. Laporan tersebut akan digunakan
sebagai acuan dalam menghasilkan laporan distribusi buku yang akan diserahkan ke sekolah-sekolah, TBM, dan bagian keuangan. Jumlah distribusi yang dikirim
akan menghasilkan laporan jumlah distribusi yang akan diserahkan ke kepala bagian pembinaan.
4.3 Data Flow Diagram
Data flow diagram DFD menggambarkan proses bisnis dalam sistem tersebut dan aliran
– aliran data yang masuk dan keluar. Berdasarkan sistem flow diatas maka dapat disusun Data flow diagram yang menunjukkan aliran data yang
masuk dan keluar dari proses bisnis tersebut pada Badan Arsip dan Perpustakaan Kota Surabaya. Berdasarkan analisa sistem diatas, dapat disusun Data flow
diagram sebagai berikut:
28 1
Context Diagram
Context diagram dari sistem informasi pemasukan buku dari bantuan dan pendistribusian dari donator pada Badan Arsip dan Perpustakaan Kota Surabaya
ini melibatkan 4 external entity pada gambar 4.5 dibawah ini:
laporan buku tidak s esuai
rekap jumlah distribusi buku rekap data distribus i buku
rekap data sekolah dan TBM laporan bantuan buku
Laporan Data Dis tribusi buku
Data Bantuan Buku Laporan Dis tribusi Buku TBM
Data CSR Data TBM
data s ekolah Sis tem Informasi Pemasukan
Buku dari Bantuan dan Pendis tribusian dari donatur
+
Sekolah TBM
CSR Kepala
Bag ian Pembinaan
Gambar 4.5 Context Diagram 2
DFD Data Flow Diagram Level 0 Sistem Informasi Pemasukan Buku dari Bantuan dan Pendistribusian dari Donatur
DFD Level 0 dapat dilihat pada gambar 4.6 yang merupakan hasil decompose dari context diagram yang menjelaskan proses aliran data yang masuk
dan keluar dari proses pemasukan bahan baku dari bantuan dan pendistribusian dari donator pada Badan Arsip dan Perpustakaan Kota Surabaya. Terdapat empat
subproses antara lain : file master, file transaksi, dan cetak laporan.
29
[laporan buku tidak sesuai] Laporan data Sekolah
Laporan data TBM
[Laporan Data Distribusi buku] [laporan bantuan buku]
[rekap data sekolah dan TBM] [rekap jumlah distribusi buku]
[rekap data distribusi buku] data bantuan buku
laporan distribusi buku laporan bantuan buku
Data CSR data TBM
data bantuan buku
[Laporan Distribusi Buku TBM ] [Data Bantuan Buku]
[Data CSR] [Data TBM]
[data sekolah] Sekolah
TBM CSR
TBM CSR
1 File Master
+
2 File Transaksi
+
3
Cetak Laporan
+
1 Data Sekolah
2 Data TBM
3 Data CSR
5 Bantuan
6 Distribusi
Sekolah Kepala
Bag ian Pembinaan
Kepala Bag ian
Pembinaan Kepala
Bag ian Pembinaan
Kepala Bag ian
Pembinaan
CSR
Gambar 4.6 DFD Level 0
30 3
DFD Data Flow Diagram Level 1 Sistem Informasi Pemasukan Buku dari Bantuan dan Pendistribusian dari Donatur
A. DFD Level 1 File Master
DFD Level 1 file master dapat dilihat pada gambar 4.7 merupakan hasil decompose dari DFD Level 0 file master yang menggambarkan data master apa
saja yang dibutuhkan untuk disimpan dalam sistem. Terdapat tiga subproses antara lain : pemeliharaan file CSR, pemeliharaan file sekolah, dan pemeliharaan
file TBM.
Flow_180 Flow_179
[data TBM ] [Data TBM]
[data bantuan buku] [data sekolah]
[Data CSR] [Data CSR]
Sekolah
TBM CSR
1 Data Sekolah
2 Data TBM
3 Data CSR
1.1 Pemeliharaan
File CSR
1.2 Pemeliharaan
File Sekolah
1.3 Pemeliharaan
File TBM
Gambar 4.7 DFD Level 1 File Master B.
DFD Level 1 File Transaksi DFD Level 1 file transaksi dapat dilihat pada gambar 4.8 merupakan hasil
decompose dari DFD Level 0 file transaksi yang menggambarkan data transaksi apa saja yang dilakukan dalam pemasukan buku dari bantuan dan pendistribusian
31 dari donatur untuk dimasukkan kedalam sistem. Terdapat satu subproses transaksi
yaitu transaksi bantuan buku, karena bantuan buku memerlukan proses transaksi ini.
[data bantuan buku] [Data Bantuan Buku]
CSR 5
Bantuan 2.1
Transaksi Bantuan Buku
Gambar 4.8 DFD Level 1 File Transaksi C.
DFD Level 1 File Cetak Laporan DFD Level 1 file cetak laporan dapat dilihat pada gambar 4.9 merupakan
hasil decompose dari DFD Level 0 file cetak laporan yang menggambarkan data laporan apa saja yang diterima atau dikirim ke tujuan laporan tersebut. Sehingga
laporan –laporan tersebut dapat menjadi dokumentasi masing-masing pihak sesuai
kebutuhannya.
32
[laporan buku tidak sesuai] [laporan bantuan buku]
Flow_293 Flow_292
[rekap data distribusi buku] [laporan distribusi buku]
[Laporan Data Distribus i buku] [Laporan Distribus i Buku TBM ]
[rekap jumlah dis tribusi buku] [laporan bantuan buku]
[rekap data sekolah dan TBM] [Laporan data TBM]
[Laporan data Sekolah]
TBM 5
Bantuan
6 Distribusi
Kepala Bag ian
Pembinaan Kepala
Bag ian Pembinaan
Kepala Bag ian
Pembinaan Kepala
Bag ian Pembinaan
Sekolah 3.1
cetak laporan data TBM dan sekolah
2 Data TBM
1 Data Sekolah
3.2 cetak laporan bantuan
buku
3.3
cetak laporan dis tribusi buku
CSR
Gambar 4.9 DFD Level 1 File Cetak Laporan
4.4 Merancang Database