Data Flow Diagram DESKRIPSI PEKERJAAN

27 Pada gambar 4.4 dapat dilihat bahwa proses pendataan distribusi buku dimulai dari penyerahan daftar sekolah dan TBM kepada petugas pembinaan, petugas pembinaan melakukan pencatatan data sekolah dan TBM, sehingga menghasilkan laporan data sekolah dan TBM yang nantinya menghasilkan laporan Sekolah dan TBM yang akan diserahkan ke kepala bagian. Dalam melakukan distribusi, perlu untuk mengetahui apakah sudah mendapat distribusi buku atau belum untuk meminimalkan kesalahan dalam pendistribusian buku. Ketika sekolah maupun TBM belum mendapatkan distribusi buku, maka bagian pembinaan melakukan login terlebih dahulu untuk meng-input data distribusi buku, setelah itu akan menghasilkan laporan jumlah buku yang akan didistribusikan kesekolah maupun TBM. Laporan tersebut akan digunakan sebagai acuan dalam menghasilkan laporan distribusi buku yang akan diserahkan ke sekolah-sekolah, TBM, dan bagian keuangan. Jumlah distribusi yang dikirim akan menghasilkan laporan jumlah distribusi yang akan diserahkan ke kepala bagian pembinaan.

4.3 Data Flow Diagram

Data flow diagram DFD menggambarkan proses bisnis dalam sistem tersebut dan aliran – aliran data yang masuk dan keluar. Berdasarkan sistem flow diatas maka dapat disusun Data flow diagram yang menunjukkan aliran data yang masuk dan keluar dari proses bisnis tersebut pada Badan Arsip dan Perpustakaan Kota Surabaya. Berdasarkan analisa sistem diatas, dapat disusun Data flow diagram sebagai berikut: 28 1 Context Diagram Context diagram dari sistem informasi pemasukan buku dari bantuan dan pendistribusian dari donator pada Badan Arsip dan Perpustakaan Kota Surabaya ini melibatkan 4 external entity pada gambar 4.5 dibawah ini: laporan buku tidak s esuai rekap jumlah distribusi buku rekap data distribus i buku rekap data sekolah dan TBM laporan bantuan buku Laporan Data Dis tribusi buku Data Bantuan Buku Laporan Dis tribusi Buku TBM Data CSR Data TBM data s ekolah Sis tem Informasi Pemasukan Buku dari Bantuan dan Pendis tribusian dari donatur + Sekolah TBM CSR Kepala Bag ian Pembinaan Gambar 4.5 Context Diagram 2 DFD Data Flow Diagram Level 0 Sistem Informasi Pemasukan Buku dari Bantuan dan Pendistribusian dari Donatur DFD Level 0 dapat dilihat pada gambar 4.6 yang merupakan hasil decompose dari context diagram yang menjelaskan proses aliran data yang masuk dan keluar dari proses pemasukan bahan baku dari bantuan dan pendistribusian dari donator pada Badan Arsip dan Perpustakaan Kota Surabaya. Terdapat empat subproses antara lain : file master, file transaksi, dan cetak laporan. 29 [laporan buku tidak sesuai] Laporan data Sekolah Laporan data TBM [Laporan Data Distribusi buku] [laporan bantuan buku] [rekap data sekolah dan TBM] [rekap jumlah distribusi buku] [rekap data distribusi buku] data bantuan buku laporan distribusi buku laporan bantuan buku Data CSR data TBM data bantuan buku [Laporan Distribusi Buku TBM ] [Data Bantuan Buku] [Data CSR] [Data TBM] [data sekolah] Sekolah TBM CSR TBM CSR 1 File Master + 2 File Transaksi + 3 Cetak Laporan + 1 Data Sekolah 2 Data TBM 3 Data CSR 5 Bantuan 6 Distribusi Sekolah Kepala Bag ian Pembinaan Kepala Bag ian Pembinaan Kepala Bag ian Pembinaan Kepala Bag ian Pembinaan CSR Gambar 4.6 DFD Level 0 30 3 DFD Data Flow Diagram Level 1 Sistem Informasi Pemasukan Buku dari Bantuan dan Pendistribusian dari Donatur A. DFD Level 1 File Master DFD Level 1 file master dapat dilihat pada gambar 4.7 merupakan hasil decompose dari DFD Level 0 file master yang menggambarkan data master apa saja yang dibutuhkan untuk disimpan dalam sistem. Terdapat tiga subproses antara lain : pemeliharaan file CSR, pemeliharaan file sekolah, dan pemeliharaan file TBM. Flow_180 Flow_179 [data TBM ] [Data TBM] [data bantuan buku] [data sekolah] [Data CSR] [Data CSR] Sekolah TBM CSR 1 Data Sekolah 2 Data TBM 3 Data CSR 1.1 Pemeliharaan File CSR 1.2 Pemeliharaan File Sekolah 1.3 Pemeliharaan File TBM Gambar 4.7 DFD Level 1 File Master B. DFD Level 1 File Transaksi DFD Level 1 file transaksi dapat dilihat pada gambar 4.8 merupakan hasil decompose dari DFD Level 0 file transaksi yang menggambarkan data transaksi apa saja yang dilakukan dalam pemasukan buku dari bantuan dan pendistribusian 31 dari donatur untuk dimasukkan kedalam sistem. Terdapat satu subproses transaksi yaitu transaksi bantuan buku, karena bantuan buku memerlukan proses transaksi ini. [data bantuan buku] [Data Bantuan Buku] CSR 5 Bantuan 2.1 Transaksi Bantuan Buku Gambar 4.8 DFD Level 1 File Transaksi C. DFD Level 1 File Cetak Laporan DFD Level 1 file cetak laporan dapat dilihat pada gambar 4.9 merupakan hasil decompose dari DFD Level 0 file cetak laporan yang menggambarkan data laporan apa saja yang diterima atau dikirim ke tujuan laporan tersebut. Sehingga laporan –laporan tersebut dapat menjadi dokumentasi masing-masing pihak sesuai kebutuhannya. 32 [laporan buku tidak sesuai] [laporan bantuan buku] Flow_293 Flow_292 [rekap data distribusi buku] [laporan distribusi buku] [Laporan Data Distribus i buku] [Laporan Distribus i Buku TBM ] [rekap jumlah dis tribusi buku] [laporan bantuan buku] [rekap data sekolah dan TBM] [Laporan data TBM] [Laporan data Sekolah] TBM 5 Bantuan 6 Distribusi Kepala Bag ian Pembinaan Kepala Bag ian Pembinaan Kepala Bag ian Pembinaan Kepala Bag ian Pembinaan Sekolah 3.1 cetak laporan data TBM dan sekolah 2 Data TBM 1 Data Sekolah 3.2 cetak laporan bantuan buku 3.3 cetak laporan dis tribusi buku CSR Gambar 4.9 DFD Level 1 File Cetak Laporan

4.4 Merancang Database