20
BAB IV DESKRIPSI PEKERJAAN
Semua organisasi membutuhkan aliran informasi yang membantu manajer untuk mengambil bermacam keputusan yang dibutuhkan. Aliran informasi ini
diatur dan diarahkan dalam suatu sistem informasi. Sehingga setiap kebutuhan akan informasi dapat dilakukan dengan efektif dan efisien. Bagi bagian
pembinaan, sistem ini berguna untuk mengontrol data bantuan buku yang dapat menghasilkan informasi yang digunakan untuk mengetahui jumlah bantuan buku
yang diterima dari CSR. Laporan yang dihasilkan juga dapat membantu bagian pembinaan untuk mengetahui jumlah buku yang didistribusikan ke sekolah-
sekolah dan TBM.
4.1 Dokumen Flow
Document Flow sistem pemasukan buku dari bantuan dan pendistribusian dari donator pada Badan Arsip dan Perpustakaan Kota Surabaya terdiri atas 2
proses yaitu proses pemasukan buku yang berguna untuk menghasilkan informasi yang berhubungan dengan pembinaan dan proses pendistribusian untuk
menghasilkan informasi yang berhubungan dengan pembinaan. Proses – proses
pada sistem ini akan menghasilkan laporan pemasukan buku dan laporan pendistribusian buku yang akan diserahkan kepada pihak Badan Arsip dan
Perpustakaan Kota Surabaya khususnya pada bagian pmbinaan serta dapat
mengetahui jumlah buku yang di terima dan jumlah buku yang didistribusikan.
Berdasarkan analisa sistem diatas, dapat disusun document flow sebagai berikut:
21 1
Dokumen Flow Proses Pemasukan Buku Dari Bantuan
Secara umum document flow untuk proses pemasukan buku dari bantuan dapat
dilihat pada gambar 4.1:
Dokumen Flow Proses pemasukan buku dari bantuan Bagian Pembinaan
CSR Kepala Bagian
P h
ase Mulai
Daftar Bantuan Buku
1
Daftar bantuan buku tidak
lengkap 2
Daftar data bantuan buku
1
Cek kelengkap
an data bantuan
buku
Lengkap?
Daftar bantuan buku tidak
lengkap Daftar bantuan
buku lengkap Y
Menghitun g jumlah
bantuan buku
T
Jumlah bantuan buku
Jumlah bantuan buku
selesai 3
Rekap laporan bantuan buku
3
2
Gambar 4.1 Dokumen Flow Proses Pemasukan Buku Dari Bantuan Pada 4.1 dapat dilihat bahwa proses pendataan bantuan buku dimulai dari
penyerahan daftar bantuan buku kepada petugas pembinaan, petugas pembinaan melakukan pengecekan terhadap buku yang di terima dari CSR. Ketika buku yang
22 diterima tidak sesuai daftar buku, maka bagian pembinaan mengembalikan kepada
CSR. Setelah daftar bantuan buku dengan buku yang diterima sudah sesuai maka bagian pembinaan akan melakukan perhitungan jumlah buku yang diterima dari
CSR. Dan nantinya digunakan oleh bagian pembinaan dalam membuat laporan daftar bantuan buku yang diberikan kepada kepala bagian pembinaan.
2 Dokumen Flow Proses Pendistribusian Buku dari Donatur
Secara umum document flow untuk proses pendistribusian Buku dari donatur
dapat dilihat pada gambar 4.2 :
Dokumen flow Proses Pendistribusian Buku dari Donatur Bagian Pembinaan
Sekolah TBM
Kepala Bagian
P h
ase Start
Daftar data sekolah dan TBM
1 2
Mencatat data
sekolah dan TBM
Laporan data sekolah dan TBM
Sudah mendapat distribusi buku
Sudah T
belum y
Distribusi buku
Daftar distribusi
buku
selesai 7
6 5
Data sekolah 1
Data TBM 2
3 Rekap data
sekolah dan TBM
5 6
7 Daftar
distribusi buku Daftar
distribusi buku Rekap data
distribusi
4 4
Gambar 4.2 Dokumen Flow Proses Pendistribusian Buku Dari Donatur
23 Pada gambar 4.2 dapat dilihat bahwa proses pendataan distribusi buku dimulai
dari penyerahan daftar sekolah dan TBM kepada petugas pembinaan, petugas pembinaan melakukan pencatatan data sekolah dan TBM, sehingga menghasilkan
laporan data sekolah dan TBM yang nantinya menghasilkan laporan Sekolah dan TBM yang akn diserahkan ke kepala bagian. Dalam melakukan distribusi, perlu
untuk mengetahui apakah sudah mendapat distribusi buku atau belum untuk meminimalkan kesalahan dalam pendistribusian buku. Sekolah maupun TBM
yang belum mendapatkan distribusi buku, bagian pembinaan meng-entry buku yang akan di kirimkan ke sekolah maupun TBM. Sehingga nantinya akan
menghasilkan laporan data distribusi buku yang akan diserahkan ke kepala bagian.
4.2 System Flow
Kategori