23 Pada gambar 4.2 dapat dilihat bahwa proses pendataan distribusi buku dimulai
dari penyerahan daftar sekolah dan TBM kepada petugas pembinaan, petugas pembinaan melakukan pencatatan data sekolah dan TBM, sehingga menghasilkan
laporan data sekolah dan TBM yang nantinya menghasilkan laporan Sekolah dan TBM yang akn diserahkan ke kepala bagian. Dalam melakukan distribusi, perlu
untuk mengetahui apakah sudah mendapat distribusi buku atau belum untuk meminimalkan kesalahan dalam pendistribusian buku. Sekolah maupun TBM
yang belum mendapatkan distribusi buku, bagian pembinaan meng-entry buku yang akan di kirimkan ke sekolah maupun TBM. Sehingga nantinya akan
menghasilkan laporan data distribusi buku yang akan diserahkan ke kepala bagian.
4.2 System Flow
Berdasarkan document flow diatas maka dapat disusun system flow yang menunjukkan bagaimana proses- proses yang digunakan sebagai penunjang dalam
pembuatan sistem informasi pemasukan buku dari bantuan dan pendistribusian dari donatur pada Badan Arsip dan Perpustakaan Kota Surabaya. Berdasarkan
analisa sistem diatas, dapat disusun system flow sebagai berikut: 1
System Flow Proses Pemasukan Buku Dari Bantuan
Secara umum system flow untuk proses pemasukan buku dari bantuan dapat
dilihat pada gambar 4.3 :
24
Sistem Flow Proses pemasukan buku dari bantuan Bagian Pembinaan
CSR Kepala Bagian
P h
ase Mulai
Daftar Bantuan Buku
1
Daftar bantuan buku tidak
lengkap 2
Daftar data bantuan buku
1
Cek kelengkap
an data bantuan
buku Lengkap?
Daftar bantuan buku tidak
lengkap Daftar bantuan
buku lengkap Y
T
selesai login
Data petugas
Menu utama Input data buku
Simpan dan update Data buku
Menghitung laporan jumlah bantuan
buku Laporan jumlah
bantuan buku 3
3 Rekap laporan
jumlah bantuan buku
2
Gambar 1.3 Sistem Flow Proses Pemasukan Buku Dari Bantuan
25 Pada gambar 4.3 dapat dilihat bahwa proses pendataan bantuan buku
dimulai dari penyerahan daftar bantuan buku kepada petugas pembinaan, petugas pembinaan melakukan pengecekan terhadap buku yang di terima dari CSR. Ketika
buku yang diterima tidak sesuai daftar buku, maka bagian pembinaan mengembalikan kepada CSR. Setelah daftar bantuan buku dengan buku yang
diterima sudah sesuai maka bagian pembinaan melakukan login terlebih dahulu untuk meng-input data buku yang dibantu dari CSR. Setelah meng-input, akan
menghasilkan laporan jumlah buku yang dari bantuan untuk digunakan sebagai acuan dalam menghasilkan laporan jumlah buku dari bantuan dan diberikan
kepada kepala bagian pembinaan. 2
System Flow Proses Pendistribusian dari Donatur
Secara umum system flow untuk proses pendistribusian dari donatur dapat dilihat pada gambar 4.4 :
26
Sistem Flow Proses Pendistribusian Buku dari Donatur Bagian Pembinaan
Sekolah TBM
Kepala Bagian
P h
ase Start
Daftar data sekolah dan TBM
1 2
Mencatat data
sekolah dan TBM
Laporan data sekolah dan TBM
Sudah mendapat distribusi buku
Sudah T
belum y
selesai Data sekolah
1 Data TBM
2 3
Rekap data sekolah dan
TBM 5
6 7
Daftar distribusi buku
Daftar distribusi buku
Rekap data distribusi
Input user dan password login
Data petugas Menu utama
Distribusi buku Data buku
Menghitung jumlah buku yang
didistribusikan Laporan jumlah
distribusi buku 8
8 Rekap jumlah
distribusi buku
4
5 6
7 Laporan distribusi
buku
4
Gambar 2.4 Sistem Flow Proses Pendistribusian Buku Dari Donatur
27 Pada gambar 4.4 dapat dilihat bahwa proses pendataan distribusi buku
dimulai dari penyerahan daftar sekolah dan TBM kepada petugas pembinaan, petugas pembinaan melakukan pencatatan data sekolah dan TBM, sehingga
menghasilkan laporan data sekolah dan TBM yang nantinya menghasilkan laporan Sekolah dan TBM yang akan diserahkan ke kepala bagian. Dalam melakukan
distribusi, perlu untuk mengetahui apakah sudah mendapat distribusi buku atau belum untuk meminimalkan kesalahan dalam pendistribusian buku. Ketika
sekolah maupun TBM belum mendapatkan distribusi buku, maka bagian pembinaan melakukan login terlebih dahulu untuk meng-input data distribusi
buku, setelah itu akan menghasilkan laporan jumlah buku yang akan didistribusikan kesekolah maupun TBM. Laporan tersebut akan digunakan
sebagai acuan dalam menghasilkan laporan distribusi buku yang akan diserahkan ke sekolah-sekolah, TBM, dan bagian keuangan. Jumlah distribusi yang dikirim
akan menghasilkan laporan jumlah distribusi yang akan diserahkan ke kepala bagian pembinaan.
4.3 Data Flow Diagram
