Efektivitas penerapan sistem Library Automation Project (LAP) pada perpustakaan pengguna

Untuk Memenuhi Syarat-syarat Mencapai Gelar Sarjana Ilmu Perpustakaan

Disusun Oleh :

Bambang Suryo Putro

NIM.105025001009

JURUSAN ILMU PERPUSTAKAAN

FAKULTAS ADAB DAN HUMANIORA

UNIVERSITAS ISLAM NEGERI

SYARIF HIDAYATULLAH

Skripsi

Diajukan untuk Memenuhi Salah Satu Syarat Guna Memperoleh Gelar Sarjana Ilmu Perpustakaan (S.IP)

Oleh :

Bambang Suryo Putro

NIM. 105025001009

Dibawah Bimbingan

Mukmin Suprayogi, M.Si

NIP. 19620301 199903 1001

JURUSAN ILMU PERPUSTAKAAN

FAKULTAS ADAB DAN HUMANIORA

UNIVERSITAS ISLAM NEGERI

SYARIF HIDAYATULLAH

JAKARTA

2010

Perpustakaan Pengguna telah diajukan dalam sidang munaqasyah Fakultas Adab dan Humaniora Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta pada hari Jum’at, 18 Juni 2010 skripsi ini telah ditrima sebagai salah satu syarat untuk mencapai gelar sarjana ilmu perpustakaan (S.IP) pada program studi perpustakaan.

Jakarta, Juni 2010

SIDANG MUNAQOSYAH

Ketua Sidang Sekertaris Sidang

Drs. Rizal Saiful-Haq, MA Pungki Purnomo, MLIS

NIP. 195301 919950 4001 NIP. 196412 15199903 1005

Penguji Pembimbing

Ade Abdul Haq, M.Hum Mukmin Suprayogi, M.Si

Aplikasi Library Automation Project (LAP) adalah program aplikasi data base

perpustakaan yang dibuat dengan menggunakan Software Microsoft Office Access.

Fasilitas menu yang disajikan pada aplikasi ini yaitu: Form pengadaan koleksi, pengolahan data koleksi, form data anggota perpustakaan, peminjaman dan pengembalian koleksi (sirkulasi), dan penelusuran koleksi perpustakaan. Aplikasi Library Automation Project (LAP) setidaknya sudah digunakan oleh 7 perpustakaan yang meliputi Perpustakaan Sekolah, Perpustakaan Universitas dan Perpustakaan Departemen. Yang menjadi sampel dalam penelitian ini adalah Perpustakaan Sekolah Islam Fitrah Al-Fikri Depok, Perpustakaan Universitas Satyagama Jakarta Barat dan Perpustakaan Departemen Perdagangan RI Jakarta.

Dari hasil penelitian ini menunjukkan bahwa peran sistem Library Automation

Project dalam meningkatkan efektivitas kinerja pustakawan di perpustakaan pengguna

cukup memuaskan, kemudian manfaat sistem Library Automation Project bagi

pengguna/pustakawan ialah mempermudah dan mempercepat kinerja pustakawan/pengelola perpustakaan sehingga lebih efektif dan efesien dalam melakukan

tugasnya, dan kendala bagi perpustakaan pengguna aplikasi sistem Library Automation

Project, adalah kurangnya SDM yang menangani dalam pengelolaan perpustakaan, kekurangan dana dalam melengkapi kebutuhan sarana pendukung aplikasi dan sistem Library Automation Project masih terbatas dimana aplikasi tersebut belum tersambung dengan media internet sehingga pihak perpustakaan terkendala untuk mengembangkan membuat jaringan perpustakaan dengan media internet.

sayang dan curahan rahmat kepada umatnya. Hanya dengan izinnyalah sehingga penulis dapat menyelesaikan skripsi ini. Shalawat serta salam senantiasa tercurahkan kepada junjungan Nabi Muhammad SAW, yang teladan dan mulia. Serta membawa petunjuk bagi manusia kepada jalan yang benar, bagi para sahabat dan pengikutnya yang senantiasa hingga akhir zaman.

Banyak hambatan dan rintangan yang penulis hadapi dalam melakukan penulisan skripsi ini, alhamdullilah skripsi ini dapat diselsaikan dengan segenap kemampuan dan kekurangan yang masih harus di gali oleh penulis. Penulis sadar bahwa setiap penulisan tak luput jauh lebih sempurna. Untuk itulah sumbangsih pemikiran dalam bentuk kritik dan saranlah yang sangat membantu penulis.

Tulisan ini merupakan buah dari ketulusan berbagai pihak yang telah membantu serta memotivasi kepada penulis untuk menyelesaikannya. Maka untuk itulah penulis layak menghanturkan ucapan trimaksih kepada :

1. DR. Abdul Wahid Hasyim, M.Ag selaku dekan Fakultas Adab dan Humaniora

UIN Syarif Hidayatullah Jakarta.

2. Drs. Rizal Siful Haq, MA Selaku ketua jurusan Ilmu Perpustakaan dan Pungki

Purnomo, MLIS selaku sekertaris jurusan Ilmu Perpustakaan UIN Syarif Hidayatullah Jakarta.

banyak ilmu pengetahuan yang sangat berguna kepada penulis.

5. Ade Nurmala SE, Perpustakaan Perguruan Tinggi (Perpustakaan Universitas

Satyagama Jakarta Barat) pustakawan/pengelola adalah Bpk. Agus Wijanarko SIP dan Perpustakaan Lembaga Departemen (Perpustakaan Departemen Perdagangan

RI Jakarta) pustakawan/pengelola adalah Ibu Andinta SIP. Yang sudah

memberikan izin dan meluangkan waktunya untuk memberikan informasi dan masukan kepada penulis ketika melakukan penelitian diperpustakaan tersebut.

6. Ayah dan Ibu tercinta yang selalu memberikan kasih sayang serta dorongan baik

berupa materil dan moril yang tak terhingga begitu besarnya kepada penulis.

7. Para alumni JIP UIN Syahida yang telah sukses dalam karirnya, serta

teman-teman seperjuangan IPI angkatan 2005 yaitu Agus, Ardian, Andita, Dewi, Dwi, Davi, Erna, Eka, Imas, Mutia, Nasrul, Irvan, Khafi, Ridho, Rohim, Yulmawan, Zaki dan serta ade kelas yang tidak dapat sebutkan satu persatu.

8. Kedua kaka Dina dan Dewi yang telah memberikan motivasi kepada penulis,

ketika mengalami titik jenuh dalam menulis. Sehingga penulis terdorong untuk menyelesaikan skripsi tepat pada waktunya.

9. Semua pihak yang telah membantu ketika penulis mengalami kendala yang

mendadak, sehingga dapat memberikan bantuannya maka penulis banyak terimakasih.

Jakarta, Mei 2010

ABSTRAKSI………..………..………. i

KATA PENGANTAR ………..………..……….. ii

DAFTAR ISI………..………..………. v

DAFTAR GAMBAR………. vii

DAFTAR TABEL ………. viii

DAFTAR LAMPIRAN………. ix

BAB I. PENDAHULUAN………..………..………... 1

A. Latar Belakang Masalah…..…………..……….… 1

B. Pembatasan dan Perumusan Masalah………....………. 3

C. Tujuan dan Manfaat Penelitian ……….………. 4

D. Pendekatan Penelitian ……… 4

E. Metode Penelitian………....………... 5

F. Sistematika Penulisan………. 7

BAB II. TINJAUAN LITERATUR……….……… 9

A. Sistem Otomasi Perpustakaan.………..…………... 9

B. Tujuan Sistem Informasi Perpustakaan.…………...…………... 14

C. Unsur-Unsur Sistem Otomasi Perpustakaan.…………... 15

D. Cakupan Sistem Otomasi Perpustakaan.………... 21

B. Pengolahan Data Koleksi Perpustakaan ………….………... 28

C. Pengolahan Data Anggota Perpustakaan………….……….. 28

D. Peminjaman dan Pengembalian Koleksi (Sirkulasi)……….. 29

E. Penelusuran Koleksi Perpustakaan……… 30

BAB IV. HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN……….. 32

A. Peran Sistem Aplikasi Library Automation Project Dalam Meningkatkan Efektivitas Kinerja Pustakawan Pada Perpustakaan Pengguna……. 32

B. Manfaat sistem Library Automation Project bagi pengguna/pustakawan dalam mejalankan tugasnya ....……….. 44

C. Kendala dan Kelemahan Dalam Pelaksanaan Pengelolaan Perpustakaan Dengan Menggunakan Sistem Aplikasi Library Automation Project 47 BAB V. KESIMPULAN DAN SARAN……… 58

A. Kesimpulan………...……….………. 58

B. Saran ……..………..………. 59

DAFTAR PUSTAKA……..………..………... 60 LAMPIRAN-LAMPIRAN

Gambar 2 Form Pengolahan Data Koleksi………...………. 28

Gambar 3 Form Input Data Anggota………...……….………. 29

Gambar 4 Form Sirkulasi………...………... 30

Gambar 5 Penelusuran Koleksi ………...………... 31

Gambar 6 Form Pengadaan Koleksi dan Laporan ………...…………. 34

Gambar 7 Form Pengolahan Data Koleksi………...………. 36

Gambar 8 Form Input Data Anggota ………...………. 37

Gambar 9 Form Sirkulasi ………...………... 39

Gambar 10 Menu Utama, Penelusuran Judul,Subyek dan Pengarang ... 41

Gambar 11 Hasil Penelusuran Koleksi... 41

Gambar 12 Pencetakan Lebel Punggung Buku (Call Number) Dan Laporan Daftar Pengadaan Koleksi Menu Utama, Penelusuran Judul, Subyek dan Pengarang... 45

Tabel 2 Penggunaan Aplikasi Database Perpustakaan ... 44

Tabel 3 Penggunaan Aplikasi Sistem LAP Dalam Kegiatan Rutinitas Perpustakaan... 44

Tabel 4 Manfaat Penggunaan Aplikasi LAP ... 46

Tabel 5 Penggunaan Aplikasi Sistem LAP... 47

Tabel 6 Alasan Menggunakan Aplikasi Sistem LAP ... 48

Tabel 7 Kendala Dalam Penerapan LAP ... 49

Tabel 8 Rencana Untuk Mengganti Aplikasi ……….. 51

Tabel 9 Pengetahuan User Tentang Aplikas………. 53

Tabel 10 Peran Sistem Otomasi ………. 54

Tabel 11 Sistem Penelusuran ………. 55

Fitrah Al-Fikri.

2. Transkrip Wawancara Dengan Pustakawan/Pengelola Perpustakaan Universitas

Satyagama.

3. Transkrip Wawancara Dengan Pustakawan/Pengelola Perpustakaan Departemen

Perdagangan RI Jakarta.

4. Transkrip wawancara Dengan User/Pengunjung Perpustakaan Universitas Satyagama

Jakarta Barat.

5. Transkrip wawancara Dengan User/Pengunjung Perpustakaan Departemen

Perdagangan RI Jakarta.

6. Surat keterangan telah selsai melakukan penelitian pada perpustakaan sekolah Islam Fitrah Al-Fikri, Perpustakaan Universitas Satyagama, Perpustakaan Departemen Perdagangan RI Jakarta.

BAB I PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Masalah

Untuk mewujudkan dan mensukseskan pembangunan disetiap sektor kegiatan pada era globalisasi seperti sekarang ini, kebutuhan masyarakat akan informasi semakin meningkat. Kemajuan dalam Tenknologi Informasi (TI) disemua bidang serta terjadinya globalisasi informasi yang melanda akan menimbulkan ledakan informasi yang sangat besar. Untuk mengantisipasi kemajuan dibidang TI ini perlu didukung oleh lembaga informasi yang baik, agar informasi tersebut terorganisasi dan dapat disajikan kembali sesuai dengan kebutuhan masyarakat luas.

Salah satu lembaga informasi yang mampu menunjang kepentingan masyarakat luas adalah perpustakaan yang berfungsi sebagai sumber informasi. Pengembangan yang menandai sebagai upaya peningkatan mutu pelayanan dan penyebaran informasi literatur.

Perpustakaan sebagai pusat sumber informasi dan ilmu pengetahuan, juga berfungsi untuk menyebarluaskan informasi. Fungsi ini merupakan kekuatan, karena sebagai tempat rujukan bagi para pencari ilmu, pendidik dan masyarakat informasi lainnya. Namun fungsi tersebut sangat dipengaruhi oleh kecepatan penyebarluasan informasi dan kecepatan masyarakat dalam mengakses informasi tersebut.

Perkembangan teknologi informasi saat ini sudah terbukti dapat meningkatkan efisiensi dan efektifitas setiap kegiatan. Berbagai bidang kehidupan

dan profesi tidak terlepas dari pemanfaatan teknologi informasi. Demikian pula perpustakaan sangat diuntungkan dengan keberadaan teknologi ini, yang mana pengelolaan perpustakaan dilakukan secara tradisional, dan saat ini telah ditunjang oleh serba otomatis.

Sistem manajemen perpustakaan merupakan suatu hal yang sangat menentukan atas keberhasilan kinerja sebuah perpustakaan, dimana peran pustakawan dituntut harus dapat melayani keperluan pengguna perpustakaan, seperti permintaan akses yang lebih cepat ke informasi yang mereka butuhkan. Keberadaan teknologi informasi merupakan alat bantu bagi pustakawan dalam memberikan layanan yang cepat dan tepat bagi pengguna perpustakaan dalam mendapatkan informasi. Aplikasi produk Tenknologi Informasi (TI) menawarkan kemudahan bagi pustakawan dalam mengelola dan memberikan layanan informasi perpustakaan.

Salah satu aplikasi data base perpustakaan adalah Library Automation

Project (LAP) yang dikembangkan oleh Julyanus Ginting S.IP (Alumnus Jurusan Ilmu Perpustakaan UIN Jakarta). Program aplikasi database perpustakaan yang

dibuat menggunakan Software Microsoft Office Access. Database ini cukup

sederhana dan mudah untuk digunakan, fasilitas yang terdapat dalam program database ini cukup membantu pustakawan dalam mengelola perpustakaannya, seperti: pengolahan data, peminjaman dan pengembalian koleksi (sirkulasi), administrasi anggota dan penelusuran koleksi.

Selain menyajikan fasilitas untuk pangkalan data buku (collections), aplikasi ini juga menyediakan fasilitas untuk melakukan peminjaman dan

membuat laporan. Fasilitas lain seperti pembuatan label, barcode, statistik, kartu anggota, kartu katalog yang sudah disesuaikan dengan Perpustakaan Nasional Indonesia. Hal ini menjadi nilai tambah tersendiri yang jarang dijumpai pada aplikasi database lainnya. Kemudahan juga diberikan bagi pengguna program untuk memodifikasi, bahkan merancang sendiri sebuah aplikasi yang sesuai dengan kebutuhan.

Berdasarkan uraian di atas, penulis merasa tertarik untuk mengkaji lebih dalam dan mengadakan peneilitian tentang ”Efektivitas Penerapan Sistem Library Automation Project (LAP) pada Perpustakaan Pengguna.”

B. Pembatasan dan Perumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang tersebut di atas, penulis perlu memberikan

batasan dan perumusan masalah bagi penelitian ini.

1. Pembatasan Masalah

Agar penelitian ini lebih terarah dan jelas, maka penulis akan membatasi

obyek penelitian hanya pada tingkat efektivitas sistem Library Automation Project pada perpustakaan pengguna.

2. Perumusan Masalah

Proses perumusan masalah merupakan tahapan penting dalam proses

penelitian. Permasalahan yang akan dicapai dalam penelitian menjadi lebih jelas

dan fokus. Dengan demikian hasil yang dicapai menjadi maksimal. Adapun

a. Bagaimanakah peran sistem Library Automation Project dalam meningkatkan efektivitas kinerja pustakawan di perpustakaan pengguna?

b. Sejauh mana manfaat sistem Library Automation Project bagi

pengguna/pustakawan dalam menjalankan tugasnya?

c. Apa saja kendala dan kekurangan yang dihadapi dalam penerapan

sistem Library Automation Project pada perpustakaan pengguna?

C. Tujuan dan Manfaat Penelitian

Tujuan penelitian ini adalah untuk memperoleh gambaran umum mengenai:

1. Efektivitas sistem Library Automation Project pada perpustakaan

pengguna.

2. Manfaat sistem Library Automation Project bagi pengguna/pustakawan

dalam menjalankan tugasnya

3. Kendala dan kekurangan Library Automation Project bagi perpustakaan

dalam penerapannya

Ada dua manfaat yang pemakai harapkan dari hasil peneltian ini yaitu:

1. Penelitian ini diharapkan dapat menjadi masukan yang konstruktif

sekaligus evaluasi bagi pembuat dan pengguna aplikasi Library

Automation Project.

2. Menambah wawasan dan ilmu pengetahuan bagi penulis dalam bidang

D. Pendekatan Penelitian

Adapun pendekatan penelitian yang penulis gunakan adalah kualitatif. Pendekatan Kualitatif adalah penelitian yang bermaksud untuk memahami fenomena tentang apa yang dialami oleh subyek penelitian secara holistik, dan dengan cara deskripsi dalam bentuk kata-kata dan bahasa. Pada suatu kontek khusus yang alamiah dan dengan memanfaatkan berbagai metode alamiah.1

E. Metode penelitian

Penelitian ini menggunakan metode penelitian deskriftif kualitatif yaitu menggambarkan kenyataan yang terjadi bersifat umum dan kemungkinan masalah yang dihadapi dan solusinya2. Dalam penelitian ini penulis melakukan beberapa tahapan yaitu :

1. Informen Penelitian

Informen penelitian adalah informasi tentang data-data yang ada mengenai aplikasi LAP yang diperoleh penulis dari pengembang aplikasi tersebut yaitu saudara Julyanus Ginting S.IP. dan beberapa pustakawan pengguna aplikasi LAP yakni pustakawan dari Perpustakaan SIF Al-Fikri Depok, Perpustakaan Universitas Satyagama Jakarta Barat dan Perpustakaan Departemen Perdagangan RI Jakarta,

2. Teknik Pengumpulan Data

Dalam memperoleh data yang diperlukan dalam penelitian ini, penulis menggunakan beberapa teknik pengumpulan data yaitu:

1

Moleong, Lexy J. Metodologi Penelitian Kualitatif (Bandung: PT. Remaja Rusdakarya, 2009). Hal. 13

2

a. Wawancara, yaitu memberikan pertanyaaan langsung kepada pustakawan/pengelola yang menangani dalam penerapan aplikasi sistem Library Automation Project, dimana pertanyaan-pertanyaan tersebut nantinya menjadi penentu bagi penulis dalam membuat kesimpulan dari penelitian ini.

b. Observasi, yaitu mengadakan pengamatan langsung terhadap lokasi yang

akan diteliti.

3. Teknik Pengolahan Data

Pengolahan data dilakukan dengan beberapa tahap, yaitu:

a. Editing, yakni mempelajari kembali berkas-berkas data yang telah diperoleh, sehingga keseluruhan berkas-berkas data tersebut dapat diketahui dan dinyatakan baik dan dapat dilanjutkan untuk proses selanjutnya.

b. Tabulasi, yaitu mentabulasikan atau memindahkan jawaban-jawaban

responden ke dalam tabulasi atau tabel yang kemudian dibahas sesuai dengan topik pembahasan, dan selanjutnya menarik kesimpulan dari pembahasan yang telah disesuaikan dengan jawaban-jawaban dalam wawancara.

4. Teknik Analisa Data

Dalam proses analisa data ini penulis akan menyesuaikan data hasil wawancara dengan pokok-pokok pembahasan untuk mencari sebuah kesimpulan yang dapat menjawab atau menjelaskan terhadap permasalahan yang dibahas, sehingga dapat menghasilkan sebuah kesimpulan dari permasalahan tersebut.

F. Sistematika Penulisan

Untuk memudahkan dalam penulisan, maka penulis menggunakan sistematika penulisan sebagai berikut:

BAB I. Pendahuluan

Berisikan latar belakang permasalahan, pembahasan masalah, perumusan masalah, tujuan penelitian, manfaat penelitian, metode penelitian, sistematika penulisan.

BAB II. Tinjauan Literatur

Memuat kajian teori yang berhubungan dengan tema sistem otomasi

perpustakaan, tujuan sistem informasi perpustakaan, unsur-unsur sistem

otomasi perpustakaan, cakupan sistem otomasi perpustakaan, penerpan

sistem otomasi perpustakaan.

BAB III. Gambaran Umum tentang Aplikasi Library Automation Project

Berisi tentang gambaran Pengadaan Koleksi, Pengolahan Data Koleksi

Perpustakaan, Pengolahan Data Anggota Perpustakaan, Peminjaman dan

Pengembalian Koleksi (Sirkulasi), Penelusuran Koleksi Perpustakaan

BAB IV. Hasil Penelitian dan Pembahasan

Berisi tentang Peran Sistem Aplikasi Library Automation Project

Dalam Meningkatkan Efektivitas Kinerja Pustakawan Pada

Perpustakaan Pengguna, Manfaat sistem Library Automation Project bagi pengguna/pustakawan dalam mejalankan tugasnya, Kendala dan

Kelemahan Dalam Pelaksanaan Pengelolaan Perpustakaan Dengan Menggunakan Sistem Aplikasi Library Automation Project.

BAB V. Penutup

Merupakan kesumpulan dari penyajian hasil penelitian yang

dikemukakan oleh penulis, dan penulis memberikan saran-saran yang

merupakan masukan dan sumbangan pemiliran.

Daftar Pustaka Lampiran-lampiran

BAB II

TINJAUAN LITERATUR

A. Sistem Otomasi Perpustakaan

1. Definisi Sistem

Definisi sistem dibagi menjadi dua pendekatan yaitu penekanan pada prosedur dan penekanan pada komponen. Definisi sistem yang lebih menekankan pada prosedur adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau menyelesaikan suatu sasaran tertentu. Kemudian definisi sistem yang menekankan pada komponen adalah kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk

mencapai suatu tujuan tertentu1. Konsep sistem juga dijelaskan oleh Bonar

Simangunsing yang mengungkapkan bahwa sistem adalah suatu totalitas yang terdiri dari komponen-komponen dan unsur-unsur yang saling berinteraksi menuju suatu tujuan tertentu yang terdiri dari beberapa subsistem yang berdiri sendiri namun saling berkaitan atau bagian dari supersistem yang merupakan induknya, semuanya terpadu membentuk totalitas2. Sistem memiliki beberapa karakteristik, yaitu:

a) Komponen Sistem (Components)

Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, yang artinya saling bekerja sama membentuk satu kesatuan. Komponen-komponen sistem atau elemen-elemen sistem dapat berupa suatu subsistem

1

Sopiansyah Jaya Putra dan A’ang Subiyakto, Pengantar Sistem Informasi (Jakarta: UIN Jakarta

Press, 2006), h.25-26

2

atau bagian-bagian dari sistem. Setiap sistem tidak perduli betapapun kecilnya selalu mengandung komponen-komponen atau subsistem-subsistem. Setiap subsistem mempunyai sifat-sifat dari sistem untuk menjalankan suatu fungsi tertentu dan mempengaruhi proses sistem secara keseluruhan. Jadi dapat dibayangkan jika dalam suatu sistem ada subsistem yang tidak berjalan/berfungsi sebagaimana mestinya, tentunya tersebut tidak akan berjalan mulus atau mungkin juga sistem tersebut rusak sehingga dengan sendirinya tujuan sistem tersebut tidak tercapai.

b) Batas Sistem (Boundary)

Batas sistem (Boundary) merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya. Batasan sistem ini memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai satu kesatuan. Batas suatu sistem menunjukkan ruang lingkup dari sistem tersebut.

c) Lingkungan Luar Sistem (Environments)

Lingkungan luar dari suatu sistem adalah apapun diluar batas dari sistem yang mempengaruhi operasi sistem. Lingkungan luar sistem dapat bersifat menguntungkan dan dapat juga bersifat merugikan sistem tersebut. Lingkungan luar yang menguntungkan merupakan energi dari sistem dan dengan demikian harus tetap dijaga dan dipelihara. Sedangkan lingkungan luar yang merugikan harus ditahan dan dikendalikan, karena akan mengganggu kelangsungan hidup dari sistem.

d) Penghubung (Interface) Sistem

Penghubung sistem merupakan media penghubung antara satu subsistem dengan subsistem lainnya. Melalui penghubung ini memungkinkan sumber-sumber daya mengalir dari satu subsistem ke subsistem lainnya. Keluaran (output) dari suatu subsistem akan menjadi masukan (input) untuk subsistem lainnya dengan melalui penghubung. Dengan penghubung satu subsistem berintegrasi dengan subsistem yang lainnya membentuk satu kesatuan

e) Masukan (Input) Sistem

Masukan sistem adalah energi yang dimasukkan ke dalam sistem.

Masukan dapat berupa masukan perawatan (maintenance input) dan

masukan sinyal (signal input). Maintenance input adalah energi yang dimasukkan supaya sistem tersebut dapat beroperasi. Signal input adalah energi yang diperoses mendapatkan keluaran. Sebagai contoh di dalam

sistem komputer, program adalah maintenance input yang digunakan

untuk mengoperasikan komputer dan data adalah signal input untuk diolah menjadi informasi.

f) Keluaran (Output) Sistem

Keluaran sistem adalah hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna dan sisa pembuangan. Keluaran dapat merupakan masukan untuk subsistem yang lain atau kepada supersistem. Misalnya untuk sistem komputer, panas yang dihasilkan adalah keluaran

yang tidak berguna dan merupakan hasil sisa pembuangan, sedang informasi adalah keluaran yang dibutuhkan.

g) Pengolah (Process) Sistem

Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah yang akan merubah masukan menjadi keluaran. Suatu sistem produksi akan mengolah masukan berupa bahan baku dan bahan-bahan yang lain menjadi keluaran berupa barang jasi. Sistem akuntansi akan mengolah dat-data transaksi menjadi laporan-laporan keuangan dan laporan-laporan lain yang dibutuhkan oleh manajemen.

h) Sasaran (Objectives) atau Tujuan (Goal)

Suatu sistem pasti mempunyai tujuan atau sasaran. Kalau suatu sistem tidak mempunyai sasaran, maka operasi sistem tidak akan ada gunanya. Sasaran dari sistem sangat menentukan sekali masukan yang dibutuhkan sistem dan keluaran yang akan dihasilkan sistem. Suatu sistem dikatakan berhasil bila mengenai sasaran atau tujuannya. Perbedaan suatu sasaran (objectives) dan suatu tujuan (goal) adalah, goal biasanya dihubungkan dengan ruang lingkup yang lebih luas dan sasaran dalam ruang lingkup yang lebih sempit. Bila merupakan suatu sistem utama, seperti misalnya sistem bisnis perusahaan, maka istilah goal lebih tepat diterapkan. Untuk sistem akuntansi atau sistem-sistem lainnya yang merupakan bagian atau subsistem dari sistem bisnis, maka istilah objectives yang lebih tepat. Jadi tergantung dari ruang lingkup mana memandang sistem tersebut.

Berdasarkan penjabaran pengertian sistem diatas, maka penulis menyimpulkan bahwa sistem merupakan suatu bentuk sempurna jaringan kerja yang memiliki komponen-komponen sebagai pendukungnya dalam mencapai sasaran dan tujuan tertentu.

2. Definisi Otomasi (Automation)

Peter Salim mengemukakan bahwa pengertian otomasi (automation)

adalah merupakan teknik atau sistem menjalankan atau mengendalikan proses alat-alat serba otomatis dengan alat elektronis untuk mengurangi penggunaan

tenaga manusia3. Salim kemudian memberikan pengertian otomasi dalam

kamusnya yang lain yaitu, otomasi merupakan perkembangan dan penggunaan peeralatan secara mekanis yang dikombinasikan dengan sistem pengawasan otomatis atau terotomatis4.

Otomasi perpustakaan menurut Sulityo Basuki adalah penerapan teknologi informasi untuk kepentingan perpustakaan serta konsep proses atau hasil membuat mesin swatindak atau swakendali dengan menghilangkan campur tangan manusia dalam proses tersebut5. Dalam hal ini penulis memberi suatu kesimpulan bahwa otomasi perpustakaan merupakan aplikasi atau penerapan teknologi informasi dan komunikasi pada perpustakaan secara keseluruhan maupun pada bidang-bidang tertentu saja yang dapat mengurangi tenaga manusia dalam hal ini pustakawan dalam melakukan pekerjaan atau tugasnya sehari-hari di perpustakaan.

3

Peter Salim, Salim’s Ninth Collegiate English-Indonesian Dictionary (Jakarta: Modern English

Press, 2000), h.124

4

Peter Salim, The Contemporary English-Indonesian Dictionary (Jakarta: Modern English Press,

1991)

5

Sulistyo Basuki, Preodisasi Perpustakaan Indonesia (Bandung: PT Remaja Rosdakarya, 1994),

3. Definisi Sistem Otomasi Perpustakaan

Sistem otomasi perpustakaan (library automation system) adalah

seperangkat aplikasi komputer untuk kegiatan di perpustakaan terutama bercirikan penggunaan pangkalan data ukuran besar, dengan kandungan cantuman tekstual yang dominant, dan dengan fasilitas utama dalam hal menyimpan, menemukan, dan menyajikan informasi6.

B. Tujuan Sistem Informasi Perpustakaan

Menurut John Corbin, tujuan sistem otomasi perpustakaan antara lain7:

1. Mempercepat layanan informasi yang diberikan

2. Meringankan beban tugas pustakawan/staf perpustakaan terhadap pekerjaan

yang bersifat pengulangaan dan rutin (klerikal).

3. Menghemat waktu dan tenaga.

4. Meningketkan kerjasama antar layanan/bagian ataupun antar perpustakaan. 5. Memberikan hasil kerja konsisten

6. Memberikan layanan yang lebih efektif kepada pemakai

Kemudian menurut Sulistyo Basuki8, bahwa tujuan sistem otomasi

perpustakaan adalah sebagai berikut:

1. Memudahkan integrasi berbagai kegiatan perpustakaan

2. Memudahkan kerjasama dan pembentukan jaringan perpustakaan

3. Membantu menghindari deplikasi kegiatan di perpustakaan

6

Putu Laxman Pendit, Perpustakaan Digital dari A Sampai Z (Jakarta: Cita Karyakarsa Mandiri,

2008), h.222

7

John Corbin, Managing the Library Automation Project. (Canada: Oryx Press, 1985) h.18-19

8

4. Menghilangkan pekerjaan yang bersifat mengulang (repelitif)

5. Membantu perpustakaan memperluas jasa perpustakaan

6. Menimbulkan berbagai peluang untuk memasarkan jasa perpustakaan

7. Dapat meningkatkan efesiensi

C. Unsur-Unsur Sistem Otomasi Perpustakaan

Dalam sebuah sistem otomasi perpustakaan terdapat beberapa unsur atau syarat yang paling mendukung dan terkait satu dengan lainnya. Ada tujuh unsur dalam otomasi perpustakaan yang memiliki hubungan yang saling terkait yakni: user (pengguna), hardware (perangkat keras) dan software (perangkat lunak), network (jaringan), data, metadata dan manual9.

1. Pengguna (User)

Pengguna merupakan unsur utama dalam sebuah sistem otomasi perpustakaan. Dalam pembangunan sistem perpustakaan hendaknya selalu dikembangkan melalui konsultasi dengan pengguna-penggunanya yang meliputi pustakawan atau staf perpustakaan yang nantinya sebagai operator atau teknisi serta para anggota perpustakaan. Apa misi organisasi mereka? Apa kebutuhan informasi mereka? Seberapa jauh pengetahuan mereka tentang komputer? Bagaimana sikap mereka? Apakah pelatihan dibutuhkan? Itu adalah beberapa pertanyaan yang harus dijawab dalam mengembangkan sebuah sistem otomasi perpustakaan. Otomasi perpustakaan baru bisa dikatakan baik bila memenuhi kebutuhan pengguna baik staf maupun anggota

9

Ikhwan Arif, Konsep dan Perencanaan dalam Otomasi Perpustakaan (Malang: Makalah

Seminar dan Workshop Sehari, “Membangun Jaringan Perpustakaan Digital dan Otomasi Perpustakaan Menuju Masyarkat Berbasis Pengetahuan”, Universitas Muhammadiyah Malang, 4 Oktober 2003), h.4

perpustakaan. Dan tujuan dari pada sistem otomasi perpustakaan adalah untuk memberikan manfaat kepada pengguna.

Konsultasi dengan pengguna untuk menentukan kebutuhan-kebutuhan mereka. Namun perlu hati-hati pada penilaian keliru yang dilakukan oleh pengguna mengenai kebutuhan dan persepsi tentang apa yang bisa dan tidak bisa dilakukan oleh suatu sistem komputer. Staf yang bersangkutan harus dilibatkan mulai dari tahap perencanaan dan pelaksanaan sistem. Masukan dari masing-masing staf harus dikumpulkan untuk menjamin kerjasama mereka. Tenaga-tenaga inti yang dilatih untuk menjadi operator teknisi dan administrator sistem harus diidentifikasikan dan dilatih sesuai bidang yang akan dioperasikan.

2. Perangkat Keras (Hardware)

Komputer adalah sebuah mesin yang dapat menerima dan mengolah data menjadi informasi secara cepat dan tepat. Pendapat lain mengatakan bahwa komputer hanya sebuah komponen fisik dari sebuah sistem komputer yang memerlukan program untuk menjalankannya.

Dengan demikian dapat disimpulkan bahwa komputer adalah sebuah alat dimana kemampuannya sangat tergantung pada manusia yang mengoperasikan dan software yang digunakan.

Kecenderungan perkembangan komputer:

1. Ukuruan fisik mengecil dengan kemampuan yang lebih besar

2. Harga terjangkau (murah)

4. Transfer pengiriman data yang lebih cepat dengan adanya jaringan Dalam memilih perangkat keras yang pertama adalah menentukan

staf yang bertanggung jawab atas pemilihan dan evaluasi hardware

sebelum transaksi pembelian. Adanya staf yang bertanggung jawab adalah untuk mengurangiketergantungan terhadap pihak lain dan menghindari dampak buruk yang mungkin timbul. Hal lain adalah adanya dukungan teknis serta garansi produk dari vendor penyediaan komputer.

3. Perangkat Lunak (Software)

Perangkat lunak diartikan sebagai metode atau prosedur untuk mengoperasikan komputer agar sesuai dengan permintaan pemakai. Kecenderungan dari perangkat lunak sekarang mampu diaplikasikan dalam berbagai sistem operasi, mampu menjalankan lebih dari satu program dalam

waktu bersamaan (multi-tasking), kemampuan mengelola data yang lebih

handal, dan dapat dioperasikan secara bersama-sama (multi-user)

Untuk mendapatkan software kini sudah banyak tersedia baik dari luar maupun dalam negeri dengan berbagai keunggulan yang ditawarkan dan harga yang bervariasi. Di perpustakaan software yang dikenal antara lain CDS/ISIS,

WINISIS yang mudah didapat dan freeware daru UNESCO atau dari beberapa

perguruan tinggi sekarang telah banyak membuat dan mengembangkan sistem perpustakaannya sendiri seperti SIMPUS 2000 di UGM, SIPISIS di IPB. Masih banyak lagi perguruan tinggi dan institusi pengembang software yang mengembangkan sistem informasi perpustakaan dengan kemampuan yang tidak kalah bagus. Sistem informasi perpustakaan difungsikan untuk pekerjaan

operasional perpustakaan, mulai dari pengadaan, katalogisasi, inventarisasi, keanggotaan, penelusuran, pengolahan terbitan berkala, sirkulasi, dan pekerjaan lain dalam lingkup operasi perpustakaan.

Suatu software dikembangkan melalui suatu pengamatan dari suatu sistem kerja yang berjalan, untuk menilai suatu software tentu saja banyak criteria yang harus diperhatikan. Beberapa kriteria untuk menilai software adalah sebagai berikut:

a. Kegunaan: Fasilitas dan laporan yang ada sesuai dengan kebutuhan

dan menghasilkan informasi tepat pada waktu (realtime) dan

relevan untuk proses pengambilan keputusan.

b. Keandalan: Mampu menangani operasi pekerjaan dengan frekuensi

besar dan terus-menerus

c. Kapasitas: Mampu menyimpan data dalam jumlah besar dengan

kemampuan temu kembali yang cepat

d. Sederhana: Menu-menu yang disediakan dapat dijalankan dengan

mudah dan interaktif dengan pengguna

e. Fleksibel: Dapat diaplikasikan di beberapa jenis sistem operasi dan institusi serta memiliki potensi untuk dikembangkan lebih lanjut.

f. Memilih dan membeli perangkat lunak merupakan suatu proses

tersedianya dukungan pemakai, karena diperlukan banyak pelatihan dan pemecahan masalah sebelum sistem tersebut dapat berjalan dengan baik. Salah satu cara untuk memastikan dukungan pelanggan adalah memilh perangkat lunak yang digunakan oleh

sejumlah perpustakaan. Sekelompok besar penguna biasanya menjustifikasikan layanan dukungan pelanggan sebagai hal yang subtansial. Selain pengguna dapat saling membatu dalam pemecahan masalah. Spesifikasi perangkat keras harus memenuhi kebutuhan-kebutuhan minimum operasi perangkat lunak.

4. Jaringan (Network)

Jaringan komputer telah menjadi bagian dari otomasi perpustakaan karena perkembangan yang terjadi di dalam teknologi informasi sendiri serta adanya kebutuhan akan pemanfaatan sumber daya bersama melalui teknologi. Komponen perangkat keras jaringan antara lain: komputer sebagai server dan lain, Network Interface Card (LAN Card Terminal Kabel), Jaringan telepon atau radio, modem.

Hal yang harus diperhatikan dalam membangun jaringan komputer adalah: a. Jumlah komputer serta lingkup dari jaringan (LAN, WAN)

b. Lokasi dari hardware: Komputer, kabel, panel distribusi, dan

sejenisnya

c. Protocol komunikasi yang digunakan

d. Menentukan staf yang bertanggung jawab dalam pembangunan

jaringan 5. Data

Data merupakan bahan baku informasi, dapat didefinisikan sebagai

kelompok teratur simbol-simbol yang mewakili kuantitas, fakta, tindakan,

angka, maupun simbol khusus. Data disusun mulai dari bits, bytes, fields, records, file dan database.

Sistem informasi menerima masukan data dan instruksi, mengolah data tersebut sesuai instruksi, dan mengeluarkan hasilnya. Fungsi pengolahan informasi sering membutuhkan data yang telah dikumpulkan dan diolah dalam priode waktu sebelumnya, karenan itu ditambahkan sebuah penyimpanan data

file (data file storage) ke dalam model sistem informasi, dengan begitu

kegiatan pengolahan tersedia baik bagi data baru maupun data yang telah dikumpulkan dan disimpan sebelumnya.

6. Metadata

Metadata merupakan istilah baru dan bukan merupakan konsep baru di dunia pengelola informasi. Perpustakaan sudah lama menciptakan metadata dalam bentuk pengkatalokan koleksi.

Definisi metadata sangat beragam, ada yang mengatakan bahwa “data tentang data” atau “informasi tentang informasi”, pengertian dari beberapa definisi tersebut bahwa metadata adalah sebagai bentuk pengindentifikasian, penjelasan suatu data, atau diartikan sebagai struktur dari sebuah data. Dicontohkan metadata dari katalog buku terdiri dari: judul, pengarang, penerbit, subyek dan sebagainya.

7. Manual

Manual atau biasa disebut prosedur adalah penjelasan bagaimana memasang, menyesuaikan, menjalankan suatu perangkat keras atau perangkat lunak. Prosedur merupakan aturan-aturan yang harus diikuti bilamana

menggunakan perangkat keras dan perangkat lunak. Banyak perihal perangkat keras maupun sistem tidak berjalan dengan optimal karena dokumentasi yang tidak memadai atau pengguna tidak mengerti manual yang disediakan. Manual harus dibaca dan dimengerti walau serumit apapun. Manual adalah kunci bagi kelancaran sistem

Manual atau prosedur dapat juga mencakup kebijakan-kebijakan khususnya dalam lingkungan jaringan dimana pemasukan dan pengeluaran data membutuhkan format komunikasi bersama. Pertemuan-pertemuan mungkin perlu sering diadakan diantara anggota-anggota jaringan untuk menentukan standar-standar dan prosedur-prosedur.

D. Cakupan Sistem Otomasi Perpustakaan

Sebuah sistem otomasi perpustakaan mencakup beberapa aspek bidang kerja pada perpustakaan. Dengan penerapan otomasi perpustakaan, aspek bidang kerja perpustakaan tersebut dapat berjalan lebih efektif dan efesien dalam

kaitannya dengan pelayanan terhadap pengguna (user). Sistem otomasi pada

perpustakaan mencakup diantaranya:

1. Pengadaan (acquisition), yaitu semua kegiatan yang akan berkaitan dengan pengadaan bahan pustaka yang dilakukan baik melalui pembelian, pertukaran maupun berupa hadiah. Termasuk di dalamnya kegiatan pengecekan

bibliografi (pre order bibliographic checking) yang dilakukan sebelum

pemesanan dan penerimaan bahan pustaka, pemrosesan, faktur, dan pemeliharaan arsip yang berhubungan dengan pengadaan.

2. Pengkatalogan (cataloguing), yaitu semua kegiatan yang dilakukan dalam rangka mempersiapkan cantuman (record) bibliografi untuk pembuatan catalog yang digunakan sebagai sarana temu balik.

3. pengawasan Informasi (circulation control), yaitu semua kegiatan yang berkaitan dengan peminjaman dan pengembalian bahan pustaka, biasanya untuk penggunaan di luar perpustakaan Dengan kata lain, kagiatan ini berhubungan dengan pengontrolan peredaran koleksi perpustakaan.

4. Pengawasan serial (serial control), yaitu kegiatan pengawasan koleksi

terbitan berkala seperti majalah,jurnal dan bulletin.

5. Pengelolaan keanggotaan, yaitu sebuah kegiatan penerimaan layanan

keanggotaan, pembuatan kartu tanda anggota, layanan surat keterangan bebas tagihan, dan lain-lain.

6. Katalog online (OPAC), yaitu penyediaan fasilitas temu balik koleksi

perpustakaan melalui terminal komputer untuk digunakan oleh penggunaan perpustakaan.

E. Penerapan Sistem Otomasi Perpustakaan

Proses penerapan sistem otomasi perpustakaan dilakukan dengan dua tahap, yaitu:

1. Identifikasi Perencanaan Pengadaan Sistem Otomasi Perpustakaan

Menurut Rowley10, ada beberapa tahapan dalam pengembangan sistem

otomasi perpustakaan, yaitu:

a) Tahap penetapan tujuan. Tujuan dan sasaran sistem otomasi harus lebih diuraikan secara jelas agar mendapat sistem yang baik

b) Tahap studi kelayakan. Tahap studi kelayakan dimulai dengan identifikasi sistem yang ingin dicapai. Ciri tahap ini biasanya menggunakan prinsip apa, mengapa, bilamana, siapa, dan di mana. Misalnya: Apa yang diminta perpustakaan? Mengapa diperlukan? Tenggang waktu apa yang

dikehendaki, apakah restrospektif (artinya mencakup suatu masa dari

dahulu sampai sekarang), apakah hanya pada priode tertentu saja? Siapakah pemakainya? Di mana akan digunakan?. Kelima ciri di atas (who, why, where, when, what) praktis dapat digunakan dalam setiap

sistem.11 Tahapan studi kelayakan berguna untuk memutuskan apakah

usulan pengguna sistem baru dapat diterima dan pantas untuk diteliti lebih lanjut. Jadi dalam tahapan ini perpustakaan harus mengkaji kebutuhan informasi sebanyak-banyaknya tentang sistem yang baru diterapkan.

c) Tahap definisi. Tahap ini merupakan tahap pemberian batasan sistem

yang akan digunakan perpustakaan.

d) Tahap disain/perencanaan. Pada tahap ini secara rinci dideskripsikan

dyang benar-benar sesuai dengan kebutuhan perpustakaan, pustakawan dan juga pemakai.

e) Tahap implementasi. Yakni perencanaan diubah menjadi pelaksanaaan

oprasional

11

Sulistyo Basuki, Automasi Perpustakaan Perguruan Tinggi, Majalah Ilmu Perpustakaan dan

f) Tahap evaluasi. Setelah sistem dianggap layak dan memenuhi syarat melalui serangkaian pemeriksaan dan uji coba, perpustakaan masih perlu mengadakan evaluasi untuk meninjau apakah hasil implementasi sistem sesuai dengan tujuan yang telah ditetapkan. Evaluasi juga penting sebagai sarana untuk memonitor apakah masih ada kelemahan dalam sistem baru sehingga perpustakaan dapat langsung mengambil tindakan untuk memperbaikinya. Tahap evaluasi akan dapat dilakukan bila pustakawan dan pemakai dapat saling bekerja sama melalui pertukaran pendapat agar dapat diketahui kelebihan dan kekurangan sistem. Untuk mendapatkan hasil maksimal dalam tahap ini, hendaknya dilakukan secara teratur, baik secara formal (misalnya kuisioner atau survei) maupun informal (melalui diskusi atau kotak saran).

2. Metode Penerapan Sistem Otomasi Perpustakaan

Menurut John Corbin, ada empat (4) metode atau cara dalam penerapan sistem otomasi perpustakaan, yakni12:

a) Membeli sistem (Turnkey System)

Sistem ini adalah yang paling umum dilakukan oleh perpustakaan, yaitu

membeli dan menginstal. Turnkey System adalah membeli sistem yang

sudah didesain, diprogram dan diuji oleh beberapa organisasi/perusahaan lainnya, kemudian dijual kepada perpustakaan secara siap dipasang dan

dioperasikan. Paket Turnkey System ini biasanya terdiri dari, paket

hardware, software, training dan reference manual.

b) Mengadaptasi sistem (Adabted System)

Metode ini dilakukan dengan cara menduplikasikan dan mengadaptasikan software untuk dipasang dan dioperasikan di perpustakaan.

c) Mengembangkan sistem lokal (Locally Development System)

Yaitu membuat sistem otomasi perpustakaan dengan cara mendesain program, memasang dan menguji program sendiri

d) Menggunakan sistem bersama (Shared System)

Metode ini adalah penerapan sistem otomasi perpustakaan dengan share

atau berbagai sebuah sistem dengan perpustakaan lain melalui networking. Shared system biasanya dibuat oleh perpustakaan, perusahaan, dan organisasi, kemudian mereka menawarkannya melalui jaringan telekomunikasi.

BAB III

GAMBARAN UMUM

TENTANG APLIKASI LIBRARY PROJECT (LAP)

Aplikasi Library Automation Project (LAP) adalah program aplikasi data

base perpustakaan yang dibuat dengan menggunakan Software Microsoft Office

Access. Aplikasi ini dikembangkan oleh Julyanus Ginting S.IP (Alumnus UIN Syarif Hidayatullah Jakarta) dimana ilmu dasar pembuatan aplikasi ini didapat dari salah satu mata kuliah jurusan Ilmu Perpustakaan UIN Syarif Hidayatullah Jakarta pada saat masih kuliah, yaitu mata kuliah ”ATI (Aplikasi Teknologi Informasi)”.

Aplikasi ini cukup sederhana dan mudah untuk digunakan, Fasilitas yang terdapat dalam data base ini cukup membantu Pustakawan dalam mengelola perpustakaannya, seperti Pengolahan Data, Peminjaman dan Pengembalian Koleksi (Sirkulasi), Administrasi Anggota dan Penelusuran Koleksi.

Selain menyuguhkan fasilitas untuk mengemas pangkalan data buku (collections), aplikasi ini juga menyediakan fasilitas untuk melakukan peminjaman dan membuat laporan. Fasilitas lain seperti pembuatan label, barcode, statistik, kartu anggota, kartu katalog yang sudah disesuaikan dengan Perpustakaan Nasional Indonesia. Kemudahan dalam mengakses program ini memberi peluang pada banyak orang (non-programer) mampu untuk mengembangkan dan memodifikasi bahkan membuat sendiri sebuah aplikasi yang sesuai dengan kebutuhan.

Ada lima menu penting pada aplikasi LAP ini, dimana ke lima menu tersebut dapat mempermudah tugas pustakawan (staf perpustakaan) dan juga

pengunjung perpustakaan (User) dalam menelusuri koleksi. Ke lima menu

tersebut adalah:

A. Pengadaan Koleksi

Dalam aplikasi Library Automation Project memiliki fasilitas menu pengadaan koleksi, dimana dengan menggunakan fasilitas tersebut

pustakawan atau pengguna dapat mengisi Form yang telah tersedia.

Dengan demikian pustakawan dalam hal pengadaan buku dapat melihat laporan pada Form Pengadaan Koleksi yang telah di isi, laporan tersebut menunjukkan judul-judul buku yang akan diadakan, pengarang, penerbit dan harga dari buku tersebut.

B. Pengolahan Data Koleksi Perpustakaan

Pengolahan Data Koleksi Perpustakaan yaitu tempat untuk

melakukan pengolahan data koleksi seperti pengimputan data,

penghapusan data dan juga di lengkapi dengan laporan statistik data

koleksi, buku induk koleksi, status koleksi serta pencetakan label

punggung buku (Call Number).

Gambar 2: Form Pengolahan Data Koleksi

C. Pengolahan Data Anggota Perpustakaan

Pengolahan Data Koleksi Perpustakaan yaitu tempat untuk

penginputan dan penghapusan data anggota perpustakaan. Seperti halnya

dilengkapi dengan statistik data anggota, pencetakan kartu anggota dan

buku induk data anggota perpustakaan.

Gambar 3: Form Anggota

D. Peminjaman dan Pengembalian Koleksi (Sirkulasi)

Peminjaman dan Pengembalian Koleksi (Sirkulasi) merupakan

layanan perpustakaan terhadap pengguna perpustakaan. Dalam menu

sirkulasi ini cukup mempermudah pustakawan (staf perpustakaan) dalam

memberikan layanan peminjaman dan pengembalian koleksi. Selain proses

lebih cepat, menu sirkulasi ini juga dilengkapi dengan laporan data

peminjaman, laporan data anggota yang belum mengembalikan koleksi,

Gambar 4: Form Sirkulasi

E. Penelusuran Koleksi Perpustakaan

Penelusuran Koleksi Perpustakaan dapat dilakukan dengan tiga

macam bentuk penelusuran, yaitu penelusuran berdasarkan judul,

penelusuran berdasarkan subyek dan penelusuran berdasarkan nama

pengarang. Dengan ketiga macam bentuk penelusuran ini dapat diketahui

keberadaan letak koleksi dan juga setatus koleksi, seperti status ada, status

Gambar 5: Tampilan Utama dan Penelusuran

Ke lima menu yang ditampilakan pada aplikasi LAP tersebut, sangat

membantu bagi pustakawan atau staf perpustakaan dalam melakukan kerja dan

BAB IV

HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN

A. Peran Sistem Aplikasi Library Automation Project Dalam

Meningkatkan Efektivitas Kinerja Pustakawan Pada Perpustakaan Pengguna

Untuk mengetahui bagaimana tanggapan pengguna tentang peran, manfaat

serta kendala sistem Library Automation Project bagi perpustakaan

pengguna/pemakai, maka dalam hal ini penulis memberikan beberapa pertanyaan

langsung kepada pustakawan/pengelola yang menangani atau menggunakan aplikasi sistem Library Automation Project, pertanyaan tersebut disajikan dalam bentuk wawancara. Wawancara ini penulis lakukan kepada tiga perpustakaan yang telah menjadi sampel dari penelitian ini, yaitu Perpustakaan Sekolah (Perpustakaan SIF Al-Fikri Depok) pustakawan/pengelola adalah Ibu Ade Nurmala SE, Perpustakaan Perguruan Tinggi (Perpustakaan Universitas Satyagama Jakarta Barat) pustakawan/pengelola adalah Bapak. Agus Wijanarko SIP dan Perpustakaan Lembaga Departemen (Perpustakaan Departemen Perdagangan RI Jakarta) pustakawan/pengelola adalah Ibu Andinta SIP. Hasil wawancara tersebut penulis transkrip kemudian di sajikan dalam bentuk tabel untuk mempermudah penulis dalam pembahasan dan penariakan kesimpulan.

Tabel 1

Penerapan Aplikasi Sistem LAP Nama

Perpustakaan

Pustakawan/

Pengelola Pertanyaan Jawaban

Perpustakaan SIF Al-Fikri Depok Ibu Ade Nurmala SE Penerapanya mancakup seluruh bagian kerja di perpustkaan, baik untuk pengolahan, sirkulasi, penelusuran dan pengadaan bahan koleksi. Perpustakaan Universitas Satyagama Jakarta Barat Bapak. Agus Wijanarko SIP

Sesuai dengan fasilitas yang terdapat pada aplikasi ini, yaitu penerapanya meliputi pengadaan koleksi, pengolahan data koleksi, sirkulasi, dan penelusuran koleksi. Perpustakaan Departemen Perdagangan RI Jakarta

Ibu Andinta SIP

Bagaimana penerapan aplikasi

sistem Library Automation Project

di perpustkaan anda?

Penerpan aplikasi ini sesuai dengan fasilitas yang tersedia di dalamnya.

Dari tabel wawancara di atas bahwa penerapan aplikasi sistem LAP di

Perpustakaan Perpustakaan SIF Al-Fikri Depok1, Perpustakaan Universitas

Satyagama Jakarta Barat2, dan Perpustakaan Departemen Perdagangan RI

Jakarta3 setidaknya ada lima bagian peran penting sistem aplikasi Library Automation Project dalam meningkatkan efektivitas kinerja pustakawan/pengelola

pada masing-masing perpustakaan pengguna, yaitu: pengadaan koleksi,

1

Ade Nurmala. SE., Pustakawan/Pengelola Perpustakaan SIF Al-Fikri Depok, Wawancara Pribadi, 08 Februari 2010

2

Agus Wijanarko. SIP., Pustakawan/Pengelola Perpustakaan Universitas Satyagama Jakarta Barat, Wawancara Pribadi, 09 Februari 2010

3

Andinta. SIP., Pustakawan/Pengelola Perpustakaan Departemen Perdagangan RI Jakarta, Wawancara Pribadi, 11 Februari 2010

pengolahan koleksi, sirkulasi (peminjaman dan pengembalian koleksi),

penelusuran koleksi, dan laporan serta pencetakan.

1. Pengadaan Koleksi

Aplikasi Library Automation Project memiliki fasilitas menu pengadaan koleksi, dengan menggunakan fasilitas tersebut pustakawan atau pengguna dapat

mengisi Form yang telah tersedia. Dengan demikian pustakawan dalam hal

pengadaan buku dapat melihat laporan pada Form Pengadaan Koleksi yang telah diisi, laporan tersebut menunjukkan judul-judul buku yang akan diadakan, pengarang, penerbit dan harga dari buku tersebut.

Sesuai dengan penjelasan dan tampilan gambar di atas, dapat kita ketahui bahwa sistem LAP bisa membantu kinerja pustakawan dalam hal pengadaan koleksi, antara lain adalah:

1) Membantu pustakawan dalam menentukan jenis koleksi yang perlu diadakan

sesuai data Form Pengadaan Koleksi yang telah diisi

2) Membantu pustakawan dalam menentukan Budget (dana) dalam pengadaan

koleksi, di mana pada laporan pengadaan koleksi dapat dilihat total harga koleksi yang diperlukan sesuai data yang telah diisi.

3) Membantu pustakawan dalam membuat laporan dalam hal pengadaan

koleksi, baik laporan pengajuan dana maupun laporan pemesanan koleksi ke penerbit, di mana laporan tersebut siap di Print Out.

2. Pengolahan Koleksi

Sistem aplikasi Library Automation Project dilengkapi juga dengan menu

pengolahan koleksi. Dalam menu pengolahan koleksi ini pengelola dapat melakukan kegiatan pengolahan koleksi secara efektif dan efesien, karena aplikasi ini dapat menyimpan koleksi yang sudah diolah sehingga tidak perlu pengulangan pada koleksi yang sama, seperti judul yang sama, subyek yang sama, pengarang yang sama, penerbit yang sama dan seterusnya.

Gambar 7. Form Pengolahan Koleksi

Ada beberapa hal yang dapat membantu dan mempermudah kinerja

pustakawan dalam pengolahan data koleksi perpustakaan pada Form Pengolahan

Koleksi antara lain:

1) Sistem dapat menyimpan data koleksi yang telah diolah, sehingga tidak akan terjadi pengulangan dalam pengolahan

2) Sistem secara otomatis memberikan pesan terhadap kondisi koleksi-koleksi,

seperti koleksi dalam keadaan pengolhan, perbaikan, rusak dan lainnya.

3) Sistem secara otomstis membuat buku iniduk koleksi, daftar jumlah koleksi, daftar jenis koleksi, membuat lebel koleksi, katalog koleksi, statistik koleksi dan lainnya sehingga cukup membantu pustakawan dalam efesiensi waktu yang digunakan relatif lebih cepat dan mudah.

3. Sirkulasi

Menu sirkulasi koleksi perpustakaan pada aplikasi Library Automation

pengguna perpustakaan dalam hal peminjaman dan pengembalian koleksi. Menu sirkulasi ini cukup efektif dan efesien bagi kinerja pustakawan, diantaranya adalah:

1) Pengolahan data anggota, pada aplikasi ini setiapanggota perpustakaan di data

dengan menggunakan Form Input Data Anggota, data yang diinput antara

lain: nomer anggota, nama anggota, nomer induk mahasiswa atau siswa atau pegawai, kelompok anggota, fakultas/jurusan atau kelas, alamat dan nomer telepon. Setelah data anggota selesai di input maka sistem secara otomatis kartu anggota, daftar anggota, statistik anggota yang siap diprint, sehingga hal ini tentunya cukup membantu dan meringankan tugas pustakawan dalam pengolahan data anggota perpustakaan.

2) Peminjaman koleksi, kelebihan aplikasi ini adalah adanya hubungan antara satu entri dengan entri lainnya (integrated library system). Untuk melakukan peminjaman yaitu dengan memunculkan data anggota yang meminjam dan memasukkan nomer induk buku yang dipinjam pada kolom nomer induk buku, maka sistem akan menyimpan data peminjaman mulai dari tanggal peminjaman dan tanggal batas akhir peminjaman dan denda peminjaman bila melebihi batas waktu peminjaman (batas waktu peminjaman dan denda peminjaman dapat diatur sesuai kebijakan perpustakaan). Setelah proses selesai sistem akan menyimpan data peminjaman buku, sistem akan mengelompokkan data peminjaman sesuai kelompok anggota, dan diurutkan sesuai tanggal peminjaman. Sistem juga secara otomatis menghitung denda peminjaman perharinya bila peminjam belum mengembalikan pinjamannya sampai batas akhir peminjaman, sistem akan mencatat daftar peminjam yang belum mengembalikan pinjaman dan daftar peminjam yang terlambat mengembalikan pinjamannya. Kemudian sistem juga mencatat daftar buku yang dalam kondisi dipinjam, sehingga informasi kondisi koleksi tersebut bermanfaat nantinya dalam penelusuran koleksi.

3) Pengembalian koleksi, cara dalam pengembalian koleksi hampir sama dengan

cara peminjaman yaitu, dengan memunculkan data peminjam lewat pencarin nama anggota, maka akan tampil data peminjam serta nomer induk koleksi yang dipinjam, denda peminjaman bila pengembalian terlambat. Selanjutnya kita tinggal klik duakali pada kolom nomer induk maka nomer induk yang tandinya tampak akan hilang dan sistem akan mengembalikan setatus koleksi

pada status semula begitu juga dengan status anggota. Sederhana, mudah dan cepat, inilah yang membuat kinerja pustakawan lebih efektif dan efesien.

Gambar 9. Form Sirkulasi

4. Penelusuran

Penelusuran koleksi pada aplikasi Library Automation Project ini terdapat pada tampilan utama aplikasi ini. Penelusuran koleksi perpustakaan dapat dilakukan dengan tiga jenis, yaitu: penelusuran melalui judul koleksi, subyek koleksi dan pengarang. Pilih salah satu bentuk penelusuran tersebut sesuai dengan

keinginan kita. Setelah memilih bentuk penelusuran maka akan tampil Form

Penelusuran dan masukkan kata kunci pada kolom pencarian sesuai bentuk penelusuran (judul, subyek atau pengarang). Setelah itu sistem akan

menunjukkan detail penelusuran dan katalog koleksi, dari katalog tersebut menunjukkan lokasi koleksi, jumlah eksemplar, jenis koleksi (buku, majalah, referensi dan lainnya) dan juga status koleksi (status dipinjam atau tidak).

Dengan demikian dapat diketahui bahwa sistem aplikasi Library Automation

Project dapat memberikan efektifitas dan efesiensi kinerja pustakawan dalam kegiatan penelusran koleksi, di antaranya yaitu: Pustakawan/pengelola dapat meningkatkan layanan kepada pengguna perpustakaan di bidang penelusuran koleksi, lebih cepat dan mudah dalam sistem temu kembali koleksi perpustakaan.

Gambar 10. Menu Utama, Penelusuran Judul,Subyek dan Pengarang

Gambar diatas adalah tampilan pada tahap penelusuran koleksi perpustakaan, mulai dari tampilan menu utama, tampilan bentuk penelusuran, hasil penelusuran dan katalog koleksi.

5. Laporan dan Pencetakan

Sebagaimana yang telah disampaikan sebelumnya, bahwa salah satu keunggulan dari sistem aplikasi Library Automation Project ini yakni memiliki fasilitas laporan dan pencetakan. Fasilitas ini merupakan output atau hasil dari

kegitan-kegitan keseharian yang ada di perpustakaan (library houskeeping),

seperti pengadaan koleksi, pengolahan koleksi, keanggotaan, sirkulasi dan penelusuran koleksi. Laporan dan pencetakan yang dihasilkan aplikasi Library Automation Project ini antara lain:

1) Laporan dan pencetakan buku induk.

2) Laporan dan pencetakan pengadaan koleksi.

3) Laporan dan pencetakan statistik (statistik anggota, koleksi dan sirkulasi)

4) Laporan dan pencetakan keanggotaan.

5) Laporan dan pencetakan pemijaman.

Gambar 12. Pencetakan Lebel Punggung Buku (Call Number) Dan Laporan Daftar Pengadaan Koleksi

Berdasarkan penjelasan di atas dapat diketahui bahwa sistem aplikasi Library Automation Project dapat memberikan efektivitas dan efesiensi kinerja pustakawan dalam kegitan menyusun/membuat laporan dan pencetakan dengan lebih mudah dan cepat.

B. Manfaat Sistem Library Automation Project Bagi Pengguna/Pustakawan Dalam Menjalankan Tugasnya

Tabel 2

Penggunaan Aplikasi Database Perpustakaan Nama

Perpustakaan

Pustakawan/

Pengelola Pertanyaan Jawaban

Perpustakaan SIF Al-Fikri Depok

Ibu. Ade Nurmala

SE Belum.

Perpustakaan Universitas Satyagama Jakarta Barat Bapak. Agus Wijanarko SIP Belum, sebelumnya masih manual. Perpustakaan Departemen Perdagangan RI Jakarta

Ibu. Andinta SIP

Apakah perpustakaan pernah menggunakan aplikasi atau database perpustakaan selain

aplikasi sistem Library Automation

Project ini?

Belum, sebelum menggunakan aplikasi ini kami masih manual.

Dari tabel wawancara diatas dapat kita lihat bahwa masing-masing perpustakaan sebelum menggunakan aplikasi sistem LAP, pengolahan perpustakaan dilakukan secara manual (belum menggunakan sistem otomasi perpustakaan) sehingga perpustakaan pengguna aplikasi LAP tidak bisa membedakan tentang perbedaan fungsi dan manfaat aplikasi sistem LAP dengan aplikasi yang lainnya.

Tabel 3

Penggunaan Aplikasi Sistem LAP Dalam Kegiatan Rutinitas Perpustakaan Nama

Perpustakaan

Pustakawan/

Pengelola Pertanyaan Jawaban

Perpustakaan SIF Al-Fikri Depok

Ibu. Ade Nurmala SE

Ya, kami menggunakan aplikasi ini dalam kegiatan rutinitas perpustakaan

Perpustakaan Universitas Satyagama Jakarta Barat Bapak. Agus Wijanarko SIP

Ya, sesuai dengan harapan kami aplikasi ini dapat membantu kami dalam melakukan kegiatan rutinitas perpustakaan Perpustakaan Departemen Perdagangan RI Jakarta

Ibu. Andinta SIP

Apakah anda menggunakan sistem

aplikasi ini dalam melakukan kegiatan

rutinitas perpustakaan?

Ya, aplikasi ini membantu kami dalam melakukan pekerjaan rutinitas kami di

perpustakaan

Hasil wawancara di atas menunjukkan bahwa masing-masing perpustakaan pengguna aplikasi sistem LAP menggunakan aplikasi tersebut dalam melakukan kegitan rutinitas di perpustakaan. Hal ini menunjukkan bahwa aplikasi sistem LAP sudah menjadi sarana bagi pustakawan/pengelola dalam melakukan tugas dan kinerja mereka di perpustakaan. Kegitan rutinitas yang dimaksud adalah kegiatan sehari-hari yang rutin dilakukan di perpustakaan seperti pengolahan data koleksi, layanan peminjaman dan pengembalian koleksi (sirkulasi), penelusuran/ pencarian data koleksi dan lainnya.

Tabel 4

Manfaat Penggunaan Aplikasi LAP Nama

Perpustakaan

Pustakawan/

Pengelola Pertanyaan Jawaban

Perpustakaan SIF Al-Fikri Depok

Ibu. Ade Nurmala SE

Aplikasi ini sudah membantu kami, dalam pengolahan data koleksi kami, sehingga dapat diselesakan dengan lebih cepat, layanan sirkulasi jadi lebih mudah dan cepat, dan penelusuran koleksi juga cukup membantu kami.

Selain itu aplikasi ini juga sangat membantu kami dalam membuat laporan, baik laporan pengolahan, sirkulasi dan lainnya.

Perpustakaan Universitas Satyagama Jakarta Barat Bapak. Agus Wijanarko SIP

Manfaat yang kami rasakan dalam

penggunaan aplikasi ini yaitu, dalam melakukan pekerjaan kami dapat kami lakukan dengan baik dan lebih cepat

dibandingkan dengan bekerja secara manual. Kemudian aplikasi ini juga bermanfaat dalam dokentasi penyimpanan data perpustakaan. Perpustakaan Departemen Perdagangan RI Jakarta

Ibu. Andinta SIP

Apa saja manfaat yang telah dirasakan oleh pustakawan/pengel ola sejak penggunaan program aplikasi ini?

Manfaat yang telah kami rasakan selama ini, pengolahan data koleksi lebih cepat, sirkulasi koleksi lebih mudah, penelusuran koleksi juga cukup mudah, ya sesuai dengan fasilitas aplikasi ini, sudah cukup

membantu dan bermanfaat.

Dari tabel wawancara di atas dapat kita lihat bahwa aplikasi sistem Library Automation Project cukup bermanfaat dan cukup efektif dan efesien untuk digunakan oleh perpustakaan dalam mengelola perpustakaan. Dari tabel di atas menunjukkan bahwa masing-masing perpustakaan pengguna aplikasi sistem Library Automation Project menyatakan bahwa aplikasi tersebut cukup bermanfaat bagi mereka dalam mengelola perpustakaan. Adapun manfaat yang dimaksud adalah:

1) Aplikasi sistem Library Automation Project membantu kinerja

pustakawan/pengelola dalam pengadaan bahan koleksi perpustakaan, pengolahan data koleksi perpustakaan, peminjaman dan pengembalian koleksi (sirkulasi), penelusuran data koleksi dan pembuatan dan pencetakan laporan kerja.

2) Aplikasi sistem Library Automation Project mempermudah dan

mempercepat kinerja pustakawan/pengelola perpustakaan

3) Aplikasi sistem Library Automation Project membantu dalam penyimpanan

data dan laporan perpustakaan.

C. Kendala dan Kelemahan Dalam Pelaksanaan Pengelolaan Perpustakaan Dengan Menggunakan Sistem Aplikasi Library Automation Project.

Tabel 5

Penggunaan Aplikasi Sistem LAP Nama

Perpustakaan

Pustakawan/

Pengelola Pertanyaan Jawaban

Perpustakaan SIF Al-Fikri Depok

Ibu. Ade Nurmala

Perpustakaan Universitas Satyagama Jakarta Barat

Bapak. Agus

Wijanarko SIP Sejak tahun 2007

Perpustakaan Departemen Perdagangan RI Jakarta

Ibu. Andinta SIP

Sejak kapan perpustakaan menggunakan aplikasi sistem Library Automation Project?

Sejak tahun 2007

Hasil wawancara di atas menunjukkan bahwa usia penggunaan aplikasi sistem Library Automation Project masih terlihat muda, yaitu antara 3 atau 4 tahun. Seperti yang terlihat pada tabel di atas, Perpustakaan SIF Al-Fikri Depok menggunakan aplikasi Library Automation Project baru 4 tahun yaitu sejak tahun 2006 sampai sekarang, Perpustakaan Universitas Satyagama Jakarta Barat menggunakan aplikasi Library Automation Project baru 3 tahun yaitu sejak tahun 2007 sampai sekarang dan Perpustakaan Departemen Perdagangan Jakarta menggunakan aplikasi Library Automation Project baru 4 tahun yaitu sejak tahun 2007 sampai sekarang.

Tabel 6

Alasan Menggunakan Aplikasi Sistem LAP Nama

Perpustakaan

Pustakawan/

Pengelola Pertanyaan Jawaban

Perpustakaan SIF Al-Fikri Depok Ibu. Ade Nurmala SE Harganya murah, penggunaannya juga cukup mudah Perpustakaan Universitas Satyagama Jakarta Barat Bapak. Agus Wijanarko SIP

Apa alasan anda memilih aplikasi Library Automation

Project untuk di terapkan di perpustakaan anda?

Aplikasi ini memang sederhana, sesuai dengan harganya murah dan mudah untuk digunakan, selain itu cukup membantu kami dalam mengelola perpustakaan ini.

Perpustakaan Departemen Perdagangan RI Jakarta

Ibu. Andinta SIP

Harga aplikasi ini cukup murah

dibandingkan dengan aplikasi yang pernah ditawarkan kepada kami, selain itu menu-menu di dalamnya cukup membantu pekerjaan

pustakawan/pengelola.

Sesuai dengan tabel wawancara di atas bahwa alasan masing-masing

perpustakaan memilih aplikasi sistem Library Automation Project untuk

diterapkan di perpustakaan adalah:

1) Harga aplikasi cukup murah

2) Aplikasi tersebut mudah untuk digunakan

3) Fasilitas menu dalam aplikasi tersebut cukup membantu kinerja

pustakawan/pengelola perpustakaan. Tabel 7

Kendala Dalam Penerapan LAP Nama

Perpustakaan

Pustakawan/

Pengelola Pertanyaan Jawaban

Perpustakaan SIF Al-Fikri Depok

Ibu. Ade Nurmala SE

Kendala kami masih terbentur dengan anggaran dana, kami masih belum bisa menambah unit komputer,

sehingga kami belum bisa

memanfaatkan aplikasi ini secara maksimal. Saat ini kamputer di

perpustakaan kami hanya ada satu unit, sehingga untuk pengolahan , sirkulasi dan penelusuran

masih menggunakan satu unit komputer saja, dan ini kurang efektif bagi kami, dan satu lagi yang menjadi kendala kami apabila terjadi

pemadaman lampu kami tidak bisa bekerja, karena semua kegiatan rutinitas kami menggunakan program ini. Perpustakaan Universitas Satyagama Jakarta Barat Bpk. Agus Wijanarko SIP

Kendala kami dalam menggunakan aplikasi ini adalah: komputer kami masih kurang, sehingga komputer untuk

penelusuran koleksi masih menggunakan komputer sirkulasi. Kemudian aplikasi LAP ini belum terhubung dengan media internet, sehingga kami masih belum dapat bergabung dengan jaringan perpustakaan luar. Perpustakaan Departemen Perdagangan RI Jakarta

Ibu. Andinta SIP

Apa saja kendala atau masalah yang dihadapi oleh pustakawan/ pengelola dalam penggunaan aplikasi sistem Library Automation Project ini?

Kendalanya, kami masih kekurangan komputer, kemudian kami juga masih kekurangan SDM untuk mengelola

perpustakaan kami, sehingga perkembangan perpustakaan kami cukup lamban.

Tabel wawancara di atas dapat kita lihat bahwa kendala dan kelemahan yang dihadapi oleh pustakawan/pengelola dalam pelaksanaan pengolahan

perpustakaan dengan menggunakan sistem aplikasi Library Automation Project

1) Kurangnya perangkat komputer terutama untuk penelusuran (OPAC), sehingga untuk penelusuran koleksi dilakukan dengan komputer pengolahan atau komputer sirkulasi

2) Aplikasi Library Automation Project belum terkoneksi pada jaringan internet, sehingga akses dari aplikasi ini terbatas pada perpustakaan pengguna saja, belum dapat membuat jaringan keluar.

3) Kurangnya pemahaman pustakawan/pengelola tentang Software Microsoft

Office Access sehingga pengembangan sistem aplikasi Library Automation Project ini tidak pernah dilakukan oleh perpustakaan pengguna.

4) Apabila terjadi pemadaman listrik sistem Library Automation Project tidak dapat digunakan.

5) Kurangnya anggaran dana yang dimiliki perpustakaan untuk perawatan

(maintenance) sistem.

6) Kurangnya SDM dalam pengelolaan perpustakaan

Tabel 8

Rencana Untuk Mengganti Aplikasi Nama

Perpustakaan

Pustakawan/

Pengelola Pertanyaan Jawaban

Perpustakaan SIF Al-Fikri Depok

Ibu. Ade Nurmala SE

Untuk saat ini belum, karena aplikasi ini masih cukup efektif dan efesien untuk kami gunakan dalam pengolahan perpustakaan kami. Perpustakaan Universitas Satyagama

Jakarta Barat Bapak Agus

Wijanarko SIP

Ada, kami memang berencana untuk menggunakan aplikasi yang berbasis WEB, mungkin awal tahun

2011 nanti. Karena kami ingin mengembangkan perpustakaan kami dengan membentuk jaringan perpustakaan perguruan tinggi, dan sepertinya aplikasi LAP ini kurang mendukung untuk kearah itu. Perpustakaan Departemen Perdagangan RI Jakarta

Ibu. Andinta SIP

Apakah ada rencana pihak perpustakaan untuk mengganti aplikasi ini dengan program aplikasi lain? Apa

alasannya?

Rencana kami memang ada, kami ingin menggunakan aplikasi yang lebih unggul dari aplikasi LAP ini, tapi mungkin itu rencana jangka panjang kami.

Tabel wawancara di atas menunjukkan bahwa masing-masing perpustakaan pengguna aplikasi sistem Library Automation Project dalam jangka pendek ini belum mempunyai rencana untuk beralih atau mengganti aplikasi tersebut dengan aplikasi yang lain, karena sampai saat ini aplikasi sistem Library Automation Project menurut mereka masih efektif dan efesien digunakan dalam pengolahan perpustakaan. Rencana jangka panjang Perpustakaan Universitas Satyagama dan Perpustakaan Departeman Perdagangan ingin beralih/mengganti aplikasi tersebut dengan aplikasi yang berbasis WEB dengan alasan ingin mengembangkan perpustakaan dan bergabung dengan jaringan perpustakaan lain, sedangkan Perpustakaan SIF Al-Fikri belum mempunyai rencana baik rencana jangka pendek maupun jangka panjang untuk beralih atau menggati aplikasi Library Automation Project dengan aplikasi lain, karena menurutnya aplikasi

tersebut masih layak dan masih cukup membantu mereka dalam melakukan kegitan rutinitas perpustakaan.

Untuk mengetahui sejauh mana manfaat sistem LAP ini bagi user/pengguna perpustakaan, maka penulis mengadakan wawancara dengan beberapa user/pengguna perpustakaan. Berikut ini adalah hasil wawancara tersebut:

Tabel. 9

Pengetahuan User Tentang Aplikasi Nama

Perpustakaan Nama User Pertanyaan Jawaban

Perpustakaan Universitas Satyagama Jakarta Barat

• Batu Ritonga

• Fakultas Ekonomi • Jurusan Akuntansi • No.Anggota: 2432

Ya, kalo enggak salah sistem otomasi itu sistem yang dioprasikan dengan program komputer. Perpustakaan Departemen Perdagangan RI Jakarta • Budi Sukmadan • Litbang Dep.Perdagang an. • NIP. 070011129 Apakah anda pernah mendengar istilah sistem otomasi perpustakaan?

Ya, yang saya tahu sistem otomasi perpustakaan itu seperti perpustakaan-perpustakaan yang sudah berkembang, dimana pengolahan dan layanannya sudah menggunakan sistem komputer.

Dari tabel wawancara di atas dapat kita lihat bahwa pengguna perpustakaan sudah memahami apa yang disebut dengan sistem otomasi perpustakaan, dimana sistem otomasi perpustakaan itu adalah sarana bagi pustakawan/pengelola perpustakaan dalam melakukan kegiatan perpustakaan. Hal ini menunjukkan bahwa perpustakaan yang sudah terotomasi bukan merupakan

hal yang baru, karena pada saat ini sudah banyak perpustakaan-perpustakaan yang sudah menggunakan sistem otomasi, akan tetapi masih banyak juga perpustakaan-perpustakaan yang masih menggunakan sistem manual dengan berbagai alasan kendala menuju sistem otomasi, seperti kendala kekurangan dana dan sumber daya manusia.

Tabel. 10 Peran Sistem Otomasi Nama

Perpustakaan Nama User Pertanyaan Jawaban

Perpustakaan Universitas Satyagama Jakarta Barat

• Batu Ritonga

• Fakultas Ekonomi • Jurusan Akuntansi • No.Anggota: 2432

Saya rasa sudah sewajarnya perpustakaan menggunakan sistem otomasi untuk perkembangan perpustakaan, tapi perpustakaan disini sepertinya belum maksimal dalam penerapannya. Perpustakaan Departemen Perdagangan RI Jakarta • Budi Sukmadan • Litbang Dep.Perdaga ngan • NIP. 070011129 Bagaimana tanggapan anda dengan adanya sistem otomasi perpustakaan?

Sesuai tujuan dari sistem otomasi tersebut, yaitu untuk membantu kinerja petugas perpustakaan dan juga membantu pengunjung dalam nebdapatkan

informasi. Cuma saja di perpustakaan ini masih banyak

kekuranggannya, dan saya rasa anda boleh tanya petugas perpustakaan ini untuk lebih jelasnya.

Peran sistem otomasi perpustakaan bagi pengguna sudah jelas, seperti yang disampaikan user pada tabel wawancara di atas, bahwa sistem otomasi perpustakaan sangat membantu kinerja pustakawan/pengelola perpustakaan dalam mengelola dan memberikan layanan yang maksimal kepada pengguna perpustakaan, seperti membantu pengguna menemukan informasi yang dibutuhkan dengan cara yang cepat dan tepat.

Tabel. 11 Sistem Penelusuran Nama

Perpustakaan Nama User Pertanyaan Jawaban

Perpustakaan Universitas Satyagama Jakarta Barat

• Batu Ritonga

• Fakultas Ekonomi • Jurusan Akuntansi • No.Anggota: 2432

Kalau saya biasanya langsung ke rak buku, karena alat bantunya yang ada cuma katalog kartu dan itu sepertinya jarang digunakan oleh pengunjung. Kadang-kadang kalo saya sulit mencari buku yang saya cari, saya tanya langsung kepada petugasnya. Perpustakaan Departemen Perdagangan RI Jakarta • Budi Sukmadan • Litbang Dep.Perdaga ngan • NIP. 070011129

Bila anda ingin mencari buku di perpustakaan, apa yang anda lakukan?

Apakah ada alat bantu yang disediakan oleh perpustakaan bagi

pengunjung?

Saya langsung ke rak buku, atau saya tanya ke petugasnya. Sepertinya disini belum mempunyai alat bantu penelusuran bagi pengunjung, makanya kalau saya mencari buku saya tanya saja kepetugasnya.

Tabel wawancara di atas menunjukkan bahwa penerapan sistem aplikasi LAP di perpustakaan pengguna belum berjalan dengan maksimal, dimana fasilitas

pada aplikasi sistem LAP yang menyediakan sistem penelusuran belum dimanfaatkan atau diterapkan oleh perpustakaan pengguna secara maksimal, sehingga penerapan aplikasi sistem LAP belum menyentuh pengguna perpustakaan dalam segi manfaat dari aplikasi tersebut. Hal ini sesuai dengan yang diutarakan oleh pustakawan/pengelola perpustakaan dalam wawancara sebelumnya bahwa salah satu kendala penerapan aplikasi sistem LAP adalah kekurangan unit komputer, terutama untuk komputer katalog (penelusuran koleksi), sehingga penelusuran koleksi yang dilakukan oleh pengguna perpustakaan masih manual.

Tabel. 12 Sistem Sirkulasi Nama

Perpustakaan Nama User Pertanyaan Jawaban

Perpustakaan Universitas Satyagama Jakarta Barat

• Batu Ritonga

• Fakultas Ekonomi • Jurusan Akuntansi • No.Anggota: 2432 Kalau peminjaman dan pengembalian koleksi sepertinya sudah baik ya, karena kalau dulu masih dicatat di buku peminjaman,

sekarang peminjaman dan pengembalian sudah menggunakan komputer. Saya rasa sudah baiklah. Perpustakaan Departemen Perdagangan RI Jakarta • Budi Sukmadan • Litbang Dep.Perdaga ngan • NIP. 070011129 Menurut anda apakah proses peminjaman dan pengembalian koleksi dapat dilakukan dengan cepat?

Ya, lumayan cepatlah, dibandingkan dengan dulu-dulu petugas masih menggunakan buku catatan.

wawancara di atas bahwa user sudah merasa puas dengan sistem sirkulasi yang dilakukan oleh perpustakaan, user merasa ada peningkatan dalam hal sirkulasi dibandingkan dengan priode sebelumnya, diamana perpustakaan masih menggunakan sistem manual yaitu dengan menggunakan buku catatan peminjaman.

Hasil wawancara dengan user di atas dapat penulis simpulkan bahwa penerapan aplikasi sistem LAP di perpustakaan pengguna belum berjalan secara maksimal, hal ini disebabkan oleh kendala dalam pendanaan dalam perpustakaan. Sehingga pengaruh dari penerapan aplikasi sistem LAP kepada pengguna perpustakaan beleum dapat dirasakan secara maksimal. Hal ini mungkin menjadi catatan tersendiri bagi perpustakaan untuk mencari solusi terhadap permasalahan tersebut.

BAB V PENUTUP

A. Kesimpulan

Kesimpulan yang bisa diambil dari hasil penelitian ini adalah:

1. Peran sistem Library Automation Project dalam meningkatkan efektivitas

kinerja pustakawan di perpustakaan pengguna cukup memuaskan, dimana aplikasi tersebut dapat menjadi sarana bagi pustakawan/pengelola dalam melakukan kegiatan rutin perpustakaan seperti, pengadaan bahan koleksi perpustakaan, pengolahan data koleksi perpustakaan, layanan sirkulasi koleksi, penelusuran data koleksi dan pencetakan atau pembuatan laporan kerja pustakawan/pengelola.

2. Manfaat sistem Library Automation Project bagi pengguna/pustakawan ialah mempermudah dan mempercepat kinerja pustakawan/pengelola perpustakaan sehingga lebih efektif dan efesien dalam melakukan tugasnya.

3. Kendala bagi perpustakaan pengguna aplikasi sistem Library Automation

Project, adalah kurangnya SDM yang menangani dalam pengelolaan perpustakaan, kekurangan dana dalam melengkapi kebutuhan sarana

pendukung aplikasi dan sistem Library Automation Project masih terbatas

dimana aplikasi tersebut belum tersambung dengan media internet sehingga pihak perpustakaan terkendala untuk mengembangkan membuat jaringan perpustakaan dengan media berbasis Web.

Nama Perpustakaan : Perpustakaan Universitas Satyagama Cengakareng Jakarta Barat

Nama Pustakawan : Agus Wijanarko. SIP

Tempat wawancara : Ruangan Perpustakaan Universitas Satyagama Cengakareng Jakarta Barat

Waktu : Selasa 09 Februari 2010. Jam: 10:00 WIB

Pertanyaan

• Sejak kapan perpustakaan menggunakan aplikasi sistem Library Automation Project? Jawab: Sejak tahun 2007

• Apa alasan perpustakaan menerapkan sistem otomasi perpustakaan? Jawab: Untuk efesiensi dan efektifitas dalam pengolahan perpustakaan

• Apakah perpustakaan pernah menggunakan aplikasi atau database perpustakaan selain aplikasi sistem Library Automation Project ini?

Jawab: Belum, sebelumnya masih manual.

• Apa alasan anda memilih aplikasi Library Automation Project untuk di terapkan di perpustakaan anda?

Jawab: Aplikasi ini memang sederhana, sesuai dengan harganya murah dan mudah untuk digunakan, selain itu cukup membantu kami dalam mengelola perpustakaan ini.

• Bagaimana penerapan aplikasi sistem Library Automation Project di perpustkaan anda?

Jawab: Sesuai dengan fasilitas yang terdapat pada aplikasi ini, yaitu penerapanya meliputi pengadaan koleksi, pengolahan data koleksi, sirkulasi, dan penelusuran koleksi.

• Apakah anda menggunakan sistem aplikasi ini dalam melakukan kegiatan rutinitas perpustakaan?

Jawab: Ya, sesuai dengan harapan kami aplikasi ini dapat membantu kami dalam melakukan kegiatan rutinitas perpustakaan

• Apa saja manfaat yang telah dirasakan oleh pustakawan/pengelola sejak penggunaan program aplikasi ini?

Jawab: Manfaat yang kami rasakan dalam penggunaan aplikasi ini yaitu, dalam melakukan pekerjaan kami dapat kami lakukan dengan baik dan lebih cepat dibandingkan dengan bekerja secara manual.

• Apa saja kendala atau masalah yang dihadapi oleh pustakawan/pengelola dalam penggunaan aplikasi sistem Library Automation Project ini?

Jawab: Kendala kami dalam menggunakan aplikasi ini adalah: komputer kami masih kurang, sehingga komputer untuk penelusuran koleksi masih menggunakan komputer sirkulasi. Kemudian aplikasi LAP ini belum terhubung dengan media internet, sehingga kami masih belum dapat bergabung dengan jaringan perpustakaan luar.

• Apakah ada rencana pihak perpustakaan untuk mengganti aplikasi ini dengan program aplikasi lain? Apa alasannya?

Jawab: Ada, kami memang berencana untuk menggunakan aplikasi yang berbasis WEB, mungkin awal tahun 2011 nanti. Karena kami ingin mengembangkan perpustakaan kami dengan membentuk jaringan perpustakaan perguruan tinggi, dan sepertinya aplikasi LAP ini kurang mendukung untuk kearah itu.

Nama Perpustakaan : Perpustakaan Departemen Perdagangan RI Jakarta Nama Pustakawan : Andinta. SIP

Tempat wawancara : Ruang Perpustakaan Departemen Perdagangan RI Jakarta Waktu : Kamis 11 Februari 2010. Jam: 10:30 WIB

Pertanyaan

• Sejak kapan perpustakaan menggunakan aplikasi sistem Library Automation Project? Jawab: Sejak tahun 2007

• Apa alasan perpustakaan menerapkan sistem otomasi perpustakaan?

Jawab: Untuk mempermudah kinerja pustakawan/pengelola dalam mengelola perpustakaan

• Apakah perpustakaan pernah menggunakan aplikasi atau database perpustakaan selain aplikasi sistem Library Automation Project ini?

Jawab: Belum, sebelum menggunakan aplikasi ini kami masih manual.

• Apa alasan anda memilih aplikasi Library Automation Project untuk di terapkan di perpustakaan anda?

Jawab: Harga aplikasi ini cukup murah dibandingkan dengan aplikasi yang pernah ditawarkan kepada kami, selain itu menu-menu di dalamnya cukup membantu pekerjaan pustakawan/pengelola.

• Bagaimana penerapan aplikasi sistem Library Automation Project di perpustkaan anda?

• Apakah anda menggunakan sistem aplikasi ini dalam melakukan kegiatan rutinitas perpustakaan?

Jawab: Ya, aplikasi ini membantu kami dalam melakukan pekerjaan rutinitas kami di perpustakaan

• Apa saja manfaat yang telah dirasakan oleh pustakawan/pengelola sejak penggunaan program aplikasi ini?

Jawab: Manfaat yang telah kami rasakan selama ini, pengolahan data koleksi lebih cepat, sirkulasi koleksi lebih mudah, penelusuran koleksi juga cukup mudah, ya sesuai dengan fasilitas aplikasi ini, sudah cukup membantu dan bermanfaat.

• Apa saja kendala atau masalah yang dihadapi oleh pustakawan/pengelola dalam penggunaan aplikasi sistem Library Automation Project ini?

Jawab: Kendalanya, kami masih kekurangan komputer, kemudian kami juga masih kekurangan SDM untuk mengelola perpustakaan kami, sehingga perkembangan perpustakaan kami cukup lamban

• Apakah ada rencana pihak perpustakaan untuk mengganti aplikasi ini dengan program aplikasi lain? Apa alasannya?

Jawab: Rencana kami memang ada, kami ingin menggunakan aplikasi yang lebih unggul dari aplikasi LAP ini, tapi mungkin itu rencana jangka panjang kami.

Nama Perpustakaan : Perpustakaan Universitas Satyagama Jakarta Barat Nama User : Batu Ritonga

Kelompok : Mahasiswa, Fakultas Ekonomi Jurusan Ilmu Akuntansi No.Anggota : 2432

Jenis Kelamin : Laki-laki

Tempat Wawancara : Ruang Perpustakaan Universitas Satyagama Jakarta Barat Waktu : Senin, 08 Maret 2010. Jam 10: 15.WIB

Pertanyaan

• Apakah anda pernah mendengar istilah sistem otomasi perpustakaan?

Jawab: Ya, kalo enggak salah sistem otomasi itu sistem yang dioprasikan dengan program komputer.

• Bagaimana tanggapan anda dengan adanya sistem otomasi perpustakaan?

Jawab: Saya rasa sudah sewajarnya perpustakaan menggunakan sistem otomasi untuk perkembangan perpustakaan, tapi perpustakaan disini sepertinya belum maksimal dalam penerapannya.

• Bila anda ingin mencari buku di perpustakaan, apa yang anda lakukan? Apakah ada alat bantu yang disediakan oleh perpustakaan bagi pengunjung?

Jawab: Kalau saya biasanya langsung ke rak buku, karena alat bantunya yang ada cuma katalog kartu dan itu sepertinya jarang digunakan oleh pengunjung. Kadang-kadang kalo saya sulit mencari buku yang saya cari, saya tanya langsung kepada petugasnya.

• Menurut anda apakah proses peminjaman dan pengembalian koleksi dapat dilakukan dengan cepat?

Jawab: Kalau peminjaman dan pengembalian koleksi sepertinya sudah baik ya, karena kalau dulu masih dicatat di buku peminjaman, sekarang peminjaman dan pengembalian sudah menggunakan komputer. Saya rasa sudah baiklah.

Dengan User/Pengunjung Perpustakaan

Nama Perpustakaan : Perpustakaan Departemen Perdagangan RI Jakarta Nama User : Budi Sukmadan

Kelompok : Litbang No.Anggota : 070011129 Jenis Kelamin : Laki-laki

Tempat wawancara : Ruang Perpustakaan Departemen Perdagangan RI Jakarta Waktu : Selasa, 09 Maret 2010. Jam: 10:30 WIB

Pertanyaan

• Apakah anda pernah mendengar istilah sistem otomasi perpustakaan?

Jawab: Ya, yang saya tahu sistem otomasi perpustakaan itu seperti perpustakaan-perpustakaan yang sudah berkembang, dimana pengolahan dan layanannya sudah menggunakan sistem komputer.

• Bagaimana tanggapan anda dengan adanya sistem otomasi perpustakaan?

Jawab: Sesuai tujuan dari sistem otomasi tersebut, yaitu untuk membantu kinerja petugas perpustakaan dan juga membantu pengunjung dalam mendapatkan informasi. Cuma saja di perpustakaan ini masih banyak kekuranggannya, dan saya rasa anda boleh tanya petugas perpustakaan ini untuk lebih jelasnya.

• Bila anda ingin mencari buku di perpustakaan, apa yang anda lakukan? Apakah ada alat bantu yang disediakan oleh perpustakaan bagi pengunjung?

Jawab: Saya langsung ke rak buku, atau saya tanya ke petugasnya. Sepertinya disini belum mempunyai alat bantu penelusuran bagi pengunjung, makanya kalau saya mencari buku saya tanya saja kepetugasnya.

• Menurut anda apakah proses peminjaman dan pengembalian koleksi dapat dilakukan dengan cepat?

Jawab: Ya, lumayan cepatlah, dibandingkan dengan dulu-dulu, petugas masih menggunakan buku catatan.