Identifikasi Perencanaan Pengadaan Sistem Otomasi Perpustakaan

a Tahap penetapan tujuan. Tujuan dan sasaran sistem otomasi harus lebih diuraikan secara jelas agar mendapat sistem yang baik b Tahap studi kelayakan. Tahap studi kelayakan dimulai dengan identifikasi sistem yang ingin dicapai. Ciri tahap ini biasanya menggunakan prinsip apa, mengapa, bilamana, siapa, dan di mana. Misalnya: Apa yang diminta perpustakaan? Mengapa diperlukan? Tenggang waktu apa yang dikehendaki, apakah restrospektif artinya mencakup suatu masa dari dahulu sampai sekarang, apakah hanya pada priode tertentu saja? Siapakah pemakainya? Di mana akan digunakan?. Kelima ciri di atas who, why, where, when, what praktis dapat digunakan dalam setiap sistem. 11 Tahapan studi kelayakan berguna untuk memutuskan apakah usulan pengguna sistem baru dapat diterima dan pantas untuk diteliti lebih lanjut. Jadi dalam tahapan ini perpustakaan harus mengkaji kebutuhan informasi sebanyak-banyaknya tentang sistem yang baru diterapkan. c Tahap definisi. Tahap ini merupakan tahap pemberian batasan sistem yang akan digunakan perpustakaan. d Tahap disainperencanaan. Pada tahap ini secara rinci dideskripsikan dyang benar-benar sesuai dengan kebutuhan perpustakaan, pustakawan dan juga pemakai. e Tahap implementasi. Yakni perencanaan diubah menjadi pelaksanaaan oprasional 11 Sulistyo Basuki, Automasi Perpustakaan Perguruan Tinggi, Majalah Ilmu Perpustakaan dan Informatika, V, 1-2 1998, h.16 23 f Tahap evaluasi. Setelah sistem dianggap layak dan memenuhi syarat melalui serangkaian pemeriksaan dan uji coba, perpustakaan masih perlu mengadakan evaluasi untuk meninjau apakah hasil implementasi sistem sesuai dengan tujuan yang telah ditetapkan. Evaluasi juga penting sebagai sarana untuk memonitor apakah masih ada kelemahan dalam sistem baru sehingga perpustakaan dapat langsung mengambil tindakan untuk memperbaikinya. Tahap evaluasi akan dapat dilakukan bila pustakawan dan pemakai dapat saling bekerja sama melalui pertukaran pendapat agar dapat diketahui kelebihan dan kekurangan sistem. Untuk mendapatkan hasil maksimal dalam tahap ini, hendaknya dilakukan secara teratur, baik secara formal misalnya kuisioner atau survei maupun informal melalui diskusi atau kotak saran.

2. Metode Penerapan Sistem Otomasi Perpustakaan

Menurut John Corbin, ada empat 4 metode atau cara dalam penerapan sistem otomasi perpustakaan, yakni 12 : a Membeli sistem Turnkey System Sistem ini adalah yang paling umum dilakukan oleh perpustakaan, yaitu membeli dan menginstal. Turnkey System adalah membeli sistem yang sudah didesain, diprogram dan diuji oleh beberapa organisasiperusahaan lainnya, kemudian dijual kepada perpustakaan secara siap dipasang dan dioperasikan. Paket Turnkey System ini biasanya terdiri dari, paket hardware, software, training dan reference manual. 12 John Corbin. Op.cit., hal.15 24 b Mengadaptasi sistem Adabted System Metode ini dilakukan dengan cara menduplikasikan dan mengadaptasikan software untuk dipasang dan dioperasikan di perpustakaan. c Mengembangkan sistem lokal Locally Development System Yaitu membuat sistem otomasi perpustakaan dengan cara mendesain program, memasang dan menguji program sendiri d Menggunakan sistem bersama Shared System Metode ini adalah penerapan sistem otomasi perpustakaan dengan share atau berbagai sebuah sistem dengan perpustakaan lain melalui networking. Shared system biasanya dibuat oleh perpustakaan, perusahaan, dan organisasi, kemudian mereka menawarkannya melalui jaringan telekomunikasi. 25