Identifikasi Perencanaan Pengadaan Sistem Otomasi Perpustakaan
a Tahap penetapan tujuan. Tujuan dan sasaran sistem otomasi harus lebih
diuraikan secara jelas agar mendapat sistem yang baik b
Tahap studi kelayakan. Tahap studi kelayakan dimulai dengan identifikasi sistem yang ingin dicapai. Ciri tahap ini biasanya menggunakan prinsip
apa, mengapa, bilamana, siapa, dan di mana. Misalnya: Apa yang diminta perpustakaan? Mengapa diperlukan? Tenggang waktu apa yang
dikehendaki, apakah restrospektif artinya mencakup suatu masa dari dahulu sampai sekarang, apakah hanya pada priode tertentu saja?
Siapakah pemakainya? Di mana akan digunakan?. Kelima ciri di atas who, why, where, when, what praktis dapat digunakan dalam setiap
sistem.
11
Tahapan studi kelayakan berguna untuk memutuskan apakah usulan pengguna sistem baru dapat diterima dan pantas untuk diteliti lebih
lanjut. Jadi dalam tahapan ini perpustakaan harus mengkaji kebutuhan informasi sebanyak-banyaknya tentang sistem yang baru diterapkan.
c Tahap definisi. Tahap ini merupakan tahap pemberian batasan sistem
yang akan digunakan perpustakaan. d
Tahap disainperencanaan. Pada tahap ini secara rinci dideskripsikan dyang benar-benar sesuai dengan kebutuhan perpustakaan, pustakawan
dan juga pemakai. e
Tahap implementasi. Yakni perencanaan diubah menjadi pelaksanaaan oprasional
11
Sulistyo Basuki, Automasi Perpustakaan Perguruan Tinggi, Majalah Ilmu Perpustakaan dan Informatika, V, 1-2 1998, h.16
23
f Tahap evaluasi. Setelah sistem dianggap layak dan memenuhi syarat
melalui serangkaian pemeriksaan dan uji coba, perpustakaan masih perlu mengadakan evaluasi untuk meninjau apakah hasil implementasi sistem
sesuai dengan tujuan yang telah ditetapkan. Evaluasi juga penting sebagai sarana untuk memonitor apakah masih ada kelemahan dalam sistem baru
sehingga perpustakaan dapat langsung mengambil tindakan untuk memperbaikinya. Tahap evaluasi akan dapat dilakukan bila pustakawan
dan pemakai dapat saling bekerja sama melalui pertukaran pendapat agar dapat diketahui kelebihan dan kekurangan sistem. Untuk mendapatkan
hasil maksimal dalam tahap ini, hendaknya dilakukan secara teratur, baik secara formal misalnya kuisioner atau survei maupun informal melalui
diskusi atau kotak saran.