15
sebab itu Guest Relations Officer membutuhkan seseorang yang mampu berkomunikasi dan berhubungan baik dengan semua orang. Seorang Guest Relations
Officer atau GRO bertanggungjawab atas penanganan Front Office dalam segala aspeknya baik dalam sebuah hotel membutuhkan posisi mereka sebagai frontliner
pendirian usaha tersebut. Guest Relations Officer berada di garis depan layanan pelanggan. Pihak Guest Relations Officer merupakan salah satu pekerja hotel yang
pertama sekali bertugas untuk menyambut tamu ketika tamu tiba di hotel.
2.4 Ruang Lingkup Kegiatan Guest Relations Officer
Guest Relations Officer berada dalam naungan Front Office Department memiliki ruang lingkup kegiatan tersendiri, diantaranya ialah:
1.
Membaca log book.
2.
Memeriksa daftar tamu yang akan datang hari ini Today Expected Arrival Guest.
3.
Membuat VIP daily list.
4.
Menyiapkan VIP complimentary order.
5.
Mempersiapkan kamar untuk tamu VIP.
6.
Menyesuaikan data yang ada di VIP list dengan data pada information rack dan room rack.
7.
Memeriksa tanggal kelahiran tamu untuk diberikan birthday cake.
8.
Mengisi check list GRO.
9.
Menangani kedatangan tamu VIP In Room Check-in.
16 10.
Menyapa kepada semua tamu.
11.
Menangani keluhan tamu.
12.
Memeriksa pemesanan kamar untuk VIP besok.
13.
Beramah tamah dengan tamu.
14.
Menyambut kedatangan tamu rombongan.
15.
Menyiapkan kunci kamar tamu rombongan dan VIP.
16.
Menukarkan Voucher Welcome Drink ke restaurant dan berkoordinasi dengan waiterwaitress untuk mengantar welcome drink kepada tamu.
17.
Menangani tamu yang membutuhkan perhatian khusus, misalnya: tamu rombongan, VIP, dan penyandang cacat.
18.
Mempromosikan fasilitas dan produk hotel, seperti: gym, fitness, spa, restaurant, dan souvenirs.
19.
In charge sebagai receptionist jika dibutuhkan. Sedangkan tugas yang dilakukan secara periodik, yaitu:
1.
Membuat VIP resident guest list 3 hari sekali.
2.
Membuat daftar long staying guest 2 minggu sekali.
3.
Membuat daftar long staying guest pada setiap minggu. Terakhir untuk diundang oleh manajemen dalam acara happy hours.
4.
Membuat monthly report sebulan sekali.
5.
Membuat laporan guest questionary report sebulan sekali.
17
Selain melakukan tugas harian ataupun periodik, Guest Relations Officer juga mempunyai tugas-tugas yang dilakukan secara insidensial, yaitu tugas yang
dilakukan apabila tamu membutuhkan layanan tersebut, diantaranya ialah:
1.
Memastikan tiket pesawat tamureconfirmed airlines ticket.
2.
Pemesanan tiket pesawat.
3.
Melakukan table manner.
4.
Menyambut tamu rombongan.
5.
Mengantar tamu negara yang akan makan di restoran.
2.5 Tujuan Relasi antara Perusahaan dengan Tamu Hotel
