13
5. Menyelenggarakan pembayaran tamu
Kantor Depan Hotel juga berfungsi sebagai penyelenggara keuangan hotel secara teknis, khususnya yang berkaitan langsung dengan tamu, seperti pembayaran
rekening tamu, baik secara tunai maupun kredit, dan juga deposit kamar. Sedangkan urusan keuangan hotel secara menyeluruh ditangani oleh departemen akuntansi.
Kegiatan penyelenggaraan keuangan di Kantor Depan antara lain: 1 Membuka rekening tamu. 2 Mencatat transaksi pada rekening tamu.
3 Membatasi jumlah kredit. 4 Menyusun dan mencatat berbagai transaksi tamu. 5 Mempersiapkan pembayaran tamu. 6 Menyusun rekening tamu.
7 Melaksanakan prosedur check out.
6. Menyusun riwayat kunjungan tamu
Bagi hotel, kunjungan tamu adalah nafas kehidupan. Riwayat tamu yang pernah datang dan menginap akan dicatat dan diarsip dengan baik agarbilamana tamu
itu suatu saat kembali lagi, hotel telah memiliki data-data penting tentang dirinya, seperti kamar yang diinginkannya, kesukaannya, dan hal-hal lain yang dapat
dipersiapkan untuk memberikan layanan pribadi personalized service. Selain itu riwayat kunjungan tamu juga dapat dimanfaatkan sebagai bahan pembuatan statistik
hotel.
7. Menangani layanan komunikasi melalui telepon
Hotel yang baik memiliki standar penyelenggaraan komunikasi yang baik pula, ditinjau dari segi peralatan, prosedur, maupun karyawan sebagai pelaku. Dari
segi peralatan dapat diidentifikasi sejumlah alat komunikasi yang dimiliki, seperti
14
telepon, faksimili, jaringan internet, dan lain-lain. Kegiatan komunikasi di kantor depan meliputi:
1 Penanganan semua pembicaraan telepon. 2 Penerimaan dan pengiriman faksimili. 3 Layanan wake-up call.
8. Menangani barang-barang bawaan tamu
Kegiatan Kantor Depan Hotel yang berhubungan dengan penanganan barang- barang yang dibawa tamu selama menginap antara lain:
1 Menangani barang-barang tamu yang baru tiba. 2 Menangani barang-barang tamu yang hendak meninggalkan hotel. 3 Menangani penitipan barang bawaan tamu.
2.3 Pengertian Guest Relations Officer
Guest Relations Officer merupakan salah satu bagian dari hotel yang bertugas menjaga agar hubungan tamu dan pihak hotel selalu baik, diantaranya mencoba untuk
mengantisipasi keluhan-keluhan dari tamu, menampung dan mencarikan jalan keluar sehingga tamu merasa diperhatikan, merasa puas dan selalu akan datang kembali
Sugiarto:2000. Defenisi Guest Relations Officer menurut Agus Sambodo dan Bagyono dalam
buku Dasar-dasar Kantor Depan Hotel 2002:34 adalah orang yang bekerja pada suatu hotel tertentu dan bertugas sebgai penghubung antara hotel dengan tamu hotel,
menerima semua kritik, saran, dan keluhan-keluhan tamu untuk perbaikan kualitas pelayanan guna mencapai kepuasan tamu hotel.
Guest Relations Officer adalah salah satu jabatan di Front Office yang fungsinya sebagai perantara atau jembatan antara tamu dengan pihak hotel, oleh
Kategori