Proses pencatatan sistem akuntansi penjualan menggunakan Accurate PT. Indomulti Mas Perkasa

3.2.3 Proses pencatatan sistem akuntansi penjualan menggunakan Accurate PT. Indomulti Mas Perkasa

Dalam sistem akuntansi menggunakan aplikasi berbasis Accurate ini terdapat lima aktivitas yang digunakan dalam mencatat penjualan. Untuk melakukan aktivitas pencatatan penjualan tidak bisa dilakukan oleh semua pihak. Hanya pihak-pihak tertentu yang sudah ditentukan untuk dapat mengakses kedalam aktivitas penjualan ini. Sistem ini sangat membantu perusahaan dalam melaksanakan kegiatan penjualan yang dilakukan setiap harinya. Aktivitas penjualan tersebut berupa formulir – formulir yang harus dibuat sebagai langkah awal untuk mendapatkan laporan penjualan yang sudah dilakukan oleh perusahaan per periode. Berikut penjelasan mengenai 5 formulir yang terdapat di Accurate ;

1. Pesanan Penjualan ( Sales Order ) Pesanan penjualan ( Form Sales Order ) merupakan fomulir yang berfungsi untuk mencatat pesanan yang diterima dari Customer (pelanggan), jadi dengan fomulir ini dapat mencatat PO yang diterima dari Customer (pelanggan). Pembuatan Pesanan Penjualan ini hanya bisa diakses/dapat dilakukan oleh Supervisor accounting/finance. Pesanan penjualan dapat terjadi dengan berbagai variasi, antara lain :

a. Pesanan penjualan dengan mata uang lokal atau dengan mata uang asing dengan mengisikan kurs transaksi atas penjualan tersebut.

b. Pesanan penjualan dengan taksiran biaya angkutan.

c. Pesanan penjualan dengan pembayaran mata uang muka terlebih dahulu.

2. Pengiriman Pesanan ( Form Delivery Order ) Pengiriman pesanan (Form Delivery Order) adalah formulir (surat jalan) yang dikirimkan kepada pelanggan bersama dengan barang yang dipesan pelanggan. Formulir ini berfungsi sebagai alat pedomanbagi pelanggan untuk 2. Pengiriman Pesanan ( Form Delivery Order ) Pengiriman pesanan (Form Delivery Order) adalah formulir (surat jalan) yang dikirimkan kepada pelanggan bersama dengan barang yang dipesan pelanggan. Formulir ini berfungsi sebagai alat pedomanbagi pelanggan untuk

3. Faktur Penjualan ( Sales Invoice) Faktur penjualan atau Sales Invoice adalah formulir yang digunakan untuk mencatat

dikirimkan kepada customer/pelanggan (Delivery Order). Faktur penjualan ini dibuat oleh bagian accounting.

4. Retur Penjualan ( Form Sales Return ) Formulir Retur Penjualan berfungsi untuk mencatat aktivitas penerimaan barang-barang yang dikembalikan customer/ pelanggan karena cacat/rusak atau barang-barang tersebut tidak sesuai dengan PO customer/pelanggan tersebut. Retur penjualan ini dibuat oleh bagian accounting.

5. Penerimaan Pelanggan ( Form Customer Receipt ) Formulir penerimaan pelanggan merupakan salah satu formulir yang tersedia dalam penjualan Accurate. Formulir ini berfungsi untuk mencatat aktivitas penerimaan pelunasan piutang pelanggan, formulir ini juga berfungsi untuk mencatat penerimaan cash/bank atas uang muka penjualan dari pelanggan atas pesanan penjualan ( Sales Order ). Penerimaan pelanggan pencatatan nya dilakukan oleh bagian accounting/finance.

Langkah – langkah yang dilakukan dalam membuat 5 formulir penjualan :

1. Pengiriman Pesanan ( Sales Order ) Aktivitas Pengiriman pesanan dapat dibuka dengan cara :

a. Klik Menu utama Aktivitas – Penjualan – Pesanan Penjualan

Atau klik tombol Penjualan (Sales) yang terdapat pada menu Jelajah (Exploler) lalu pilih Pesanan Penjualan

B. Tampilan Pesanan Penjualan

a. Mengisi kolom customer/ pelanggan yang memesan barang.

b. Isi tanggal sesuai dengan PO dari customer.

c. Isikan No. PO customer

d. Option sudah akan otomatis tercentang jika tax (pajak) untuk masing- masing customer sudah disetting sebelumnya.

e. Option ini sama dengan langkah sebelumnya , akan tercentang otomatis karena sudah disetting pada saat membuat daftar pelanggan.

f. Pilih barang yang dipesan oleh customer dan masukan jumlah barang yang dipesan dan harga jual barang tersebut.

g. Tombol ini berfungsi untuk mencatat uang muka penjualan jika ada customer yang membayar uang muka.

h. Option ini akan otomatis jika SO sudah diisi dan disimpan.

C. Daftar Pesanan Penjualan ( List Sales Order )

Keterangan gambar Baru

: Tombol ini berfungsi untuk membuatform sales order yang baru. Ubah

: Tombol ini berfungsi untuk mengubah/mengedit sales order yang telah dibuat. Hapus

: Tombol ini untuk mengapus sales order yang telah dibuat. Perbarui

: Tombol ini berfungsi untuk memperbaharui tampilan sales order Cari

: Berfungsi untuk mempermudah mencari SO yang sedang diperlukan. List Sales Order ( Daftar Pesanan Penjualan ) menampilkan semua form Sales Order ( Formulir Pesanan Penjualan ) yang pernah di-Entry di Accurate. Langkah untuk membuka Daftar Pesanan Penjualan dari menu utama Daftar – Sales ( Penjualan ) – Sales Order Penjualan. Dalam Daftar Pesanan Penjualan terdapat empat status SO antara lain :

1. Proceeded ( Terproses) : SO dengan status Proceeded (Terproses) artinya barang yang dipesan dalam SO tersebut sudah dikirim ke semua customer.

2. Closed (Tutup) : SO dengan status Closed ( Tutup) artinya barang yang dipesan dalam SO tersebut sebagian atau seluruhnya dibatalkan.

3. Waiting ( Menunggu) : SO dengan status Waiting ( Menunggu ) artinya barang yang dipesan dalam SO sebagian sudah ada yang dikirim ke customer.

4. Queue ( Mengantri ) : SO dengan status Queue ( Mengantri) artinya barang yang dipesan dalam SO sama sekali belum dikirimkan (SO belum diproses).

Pesanan penjualan ini juga dapat dibatalkan / barang tidak jadi dipesan. Berikut cara yang dapat dilakukan untuk membatalkan SO yang telah dibuat didalam Accurate :

1. Buka formulir SO yang ingin dibatalkan dari menu utama Daftar – Penjualan – Pesanan Penjualan

2. Setelah tampilan SO terbuka, langkah yang dapat anda lakukan selanjutnya adalah mencentang pilihan close yang yang terdapat pada tampilan SO tersebut.

Untuk membatalkan SO yang sudah dibuat centang option

box Tutup

2. Pengiriman pesanan Cara mencatat aktivitas Pengiriman pesanan dapat dicatat dengan cara :

1. Buka pengiriman pesanan dengan cara klik menu utama Aktivitas – Penjualan – Pengiriman Pesanan

Pengiriman pesanan juga dapat dibuka dengan cara klik tombol penjualan yang terdapat di menu explorer lalu klik Pengiriman pesanan

Tampilan pengiriman pesanan :

BA

DE

Cara mengisi Pengiriman pesanan :

a. Isi kolom nama customer/ pelanggan yang barang pesananya akan dikirim

b. Isi nomor pengiriman sesuai dengan nomor pengiriman yang ada secara urut.

c. Isi tanggal pengiriman sesuai dengan pengiriman barang.

d. Isi kolom tersebut untuk nama supir yang bertanggungjawab atas barang yang dikirim dan nomor mobil yang akan dipakai untuk pengiriman barang tersebut.

e. Isi warehouse harus benar sesuai dengan barang yang akan dikirim diambil.

f. Pada formulir pengiriman pesanan ini isi detail barang yang akan dikirimkan kepada pelanggan, jika formulir pengiriman pesanan ini f. Pada formulir pengiriman pesanan ini isi detail barang yang akan dikirimkan kepada pelanggan, jika formulir pengiriman pesanan ini

g. Setelah seluruh informasi pengiriman barang telah diisi, dapat diprint sebagai surat jalan atas pengiriman barang tersebut. Setelah diprint disimpan dan tutup.

3. Faktur Penjualan ( Sales Invoice ) Cara mengisi formulir faktur penjualan :