Klik menu utama aktivitas – penjualan – faktur penjualan

1. Klik menu utama aktivitas – penjualan – faktur penjualan

Atau dapat dibuka dari menu Exploler , klik tombol penjualan lalu klik faktur penjualan :

Mengenal tampilan faktur penjualan :

HEADER

TOM BOL DETAIL YANG ADA

FOOTER

Dalam tampilan faktur penjualan terdapat empat bagian yaitu :

1. Bagian Header ( Atas ) terdiri dari :

a. Pelanggan Pilih nama customer yang membeli item/ barang.

b. Ship to Field ini secara otomatis terisi sesuai dengan default nama customer. Jika alamat penagihan berbeda dengan alamt pengiriman barang, maka alamat pengiriman barang dapat di edit dengan cara mengetikan langsung alamat yang diinginkan.

c. Kena pajak Pilihan ini akan otomatis tercentang jika pelanggan yang dipilih, pajaknya sudah disetting.

d. No.Po Isi no. Po yang bersangkutan (jika ada )

e. Termasuk pajak Pilihan ini akan otomatis aktif jika termasuk pajak sudah tercentang. Jika termasuk pajak ini sudah tercentang maka harga jual barang sudah termauk PPN.

f. No. Faktur Secara otomatis akan terisi sesuai urutan yang sudah sesuai dengan penomoran invoice yang dibuat. Jika terdapat nomor yang sama atau double maka Accurate akan memberikan warning bahwa nomor tersebut sudah ada.

g. Tanggal Faktur Isi tanggal faktur. Secara default field ini sudah terisi sama dengan tanggal dikomputer.

h. Nilai tukar Jika pelanggan yang sedah dinput faktur penjualannya currency-nya IDR maka field ini secara otomatis akan terisi dengan 1, tetapi jika currency-nya mata uang asing maka harus mengisi field tersebut sesuai dengan rate transaksi (komersial).

i. FOB Freight On Board terdiri dari FOB destination sebagai penjual menanggung biaya transportasi hingga ketempat pelanggan dan FOB Shipping Point adalah sebagai pembeli menanggung biaya transportasi dari tempat asal barang.

j. Syarat pembayaran Isi syarat-syarat penjualan barang-barang secara tunai atau kredit.

k. Nilai Tukar Pajak Field ini disii untuk sebagai perhitungan pajak penjualan / pembelian. l. Tanggal kirim barang Isi tanggal pengiriman barang. m. Pengirim Pilih jenis angkutan pengiriman barang yang akan digunakan.

2. Bagian Detail ( Tabel Isian ) terdiri dari

a. DO. No Pilih nomor item yang dijual.

b. Deskripsi Barang Secara otomatis field ini akan terisi sesuai dengan no. DO yang dipilih. Field deskripsi barang ini dapat diubah langsung dengan cara mengetik pada field tersebut.

c. Qty Isi kuantitas (jumlah) barang yang akan dijual.

d. Satuan Pilih jenis satuan atas kuantitas barang yang dijual.

e. Harga Satuan Isi harga penjualan per kuantitas satuan barang.

f. Diskon Di isi jika ada pengurangan harga.

g. Pajak Field ini akan otomatis terisi denga kode pajak jika item yang dijual kode penjualan pajaknya sudah disetting. Jika kolom ini tidak terisi otomatis dapat diketik sesuai dengan settingan pajak pelanggan.

h. Warehouse Isi gudang sesuai dengan barang yang diambil untu dijual.

3. Bagian Footer ( Bagian Bawah) , terdiri dari :

a. Total sub Penjumlahan dari total didalam detail invoice

b. Diskon Terdiri dari dua isian dalam bentuk persen diskon (multi diskon) dan amount diskon (dalam jumlah uang ).

c. Biaya kirim Isi jika ada biaya angkut yang harus ditanggung pembeli atas penjualan barang tersebut.

d. Total Total penjualan (Subtotal – Diskon+ Tax+Freight)

e. Pembayaran Isikan jumlah penerimaan yang dilakukan seketika (bersama-an) dengan transaksi penjualan tersebut.

f. Keterangan Isikan keterangan tentang penjualan barang tersebut.

4. Tombol yang ada, terdiri dari

a. Tombol Pilih pengiriman Menampilkan daftar Pengiriman pesanan yang belum ditagih (belum dijadikan faktur penjualan)

b. Tombol Pilih Order Menampilkan daftar Pesanan Penjualan yang belum diproses.

c. Tombol Sesudah Menampilkan data Faktur Penjualan sesudahnya.

d. Tombol Sebelum Menampilkan data Faktur Penjualan sebelumnya.

e. Simpan dan Baru Menyimpan Faktur Penjualan yang tampil sekaligus membuka tampilan Faktur Penjualan yang baru.

f. Simpan dan Tutup Menyimpan Faktur Penjualan yang tampil dan keluar dari formulir faktur penjualan.

g. Batal Membatalkan Faktur Penjualan yang belum disimpan.

h. Preview Melihat tampilan cetakan faktur penjualan dilayar sebelum dicetak.

4. Retur Penjualan ( Sales Return ) Cara mencatatat aktivitas Retur Penjualan ( Sales Return) :

1. Klik menu utama pada aktivitas – penjualan – retur penjualan

Atau klik tombol Penjualan yang terdapat pada menu Exploler (menu jelajah) lalu klik Retur Penjualan.

Tampilan pada Retur Penjualan sebagai berikut :

a. Masukan nama pelanggan

b. Masukan No Faktur penjualan yang diretur pelanggan.

c. Isi tanggal sesuai dengan tanggal terjadinya retur penjualan yang dilakukan oleh pelanggan.

d. Isi keterangan dengan jelas.

e. Setelah mengisi keterangan nama pelanggan, no faktur penjualan dan tanggal serta keterangan langkah selanjutnya mengisi deksripsi barang dengan cara mendouble klik pada kolom deskripsi , lalu pilih item barang dan masukan jumlah barang yang ingin diretur.

f. Klik tombol simpan dan baru untuk menutup tampilan Retur penjualan.

5. Penerimaan Pelanggan ( Customer Receipt) Aktivitas penerimaan pelunasan dari pelanggan dapat dicatat dengan cara :

a. Membuka formulir Penerimaan Pelanggan yang baru dengan cara klik menu utama Aktivitas – Penjualan – Penerimaan Pelanggan.

Atau dengan cara klik Tombol Penjualan yang terdapat pada menu Explorer kemudian klik Penerimaan Pelanggan.

Pada tampilan Penerimaan Pelanggan :

ef ef

b. Pilih field Bank pilih akun kas/bank penerima pelunasan piutang.

c. Isi tanggal sesuai dengan dengan tanggal penerimaan pelunasan, jika pelanggan membayar menggunakan cek, isi kolom tanggal cek sesuai dengan tanggal cek.

d. Pada kolom catetan isi keterangan sehubungan dengan aktivitas penerimaan pelanggan yang dilakukan.

e. Pada detail penerimaan pelanggan, centang kolom pay pada baris faktur yang dilunasi, secara otomatis kolom pembayaran akan terisi sesuai dengan total nominal piutang atas invoice yang terutang. Jika pelanggan hanya membayar sebagian dari total nilai tagihan piutang maka dapat langsung mengisi dikolom pembayaran sesuai dengan jumlah yang anda terima.

f. Klik tombol hitung untuk mengisi jumlah yang dibayar. Jika sudah klik simpan dan tutup untuk menyimpan dan menutup tampilan penerimaan pelanggan.

Dari langkah – langkah pencatatan aktivitas penjualan dalam software accurate ini maka akan menghasilkan beberapa laporan yang dapat dipakai oleh pihak manajemen. Ada 4 laporan yang dapat dihasilkan oleh software accurate ini sebagai berikut :

1. Laporan Pengiriman Pesanan Laporan ini biasanya dipakai oleh pihak manajemen dalam menghitung jumlah pengiriman barang perhari atau perbulan sesuai dengan surat jalan yang tercetak.

2. Laporan Rincian Retur Penjualan Laporan ini dipakai pihak manajemen dalam mengetahui jumlah retur yang terjadi saat pengiriman secara terinci.

3. Laporan Rekap Bersih barang per Pelanggan Laporan ini untuk mengetahui jumlah dan nilai penjualan bersih per pelanggan.

4. Laporan Rincian Umur Piutang Laporan ini untuk mengetahui jumlah piutang per faktur penjualan yang sudah dikirimkan ke pelanggan. Laporan ini bermanfaat bagi manajemen dalam memantau piutang pelanggan sudah jatuh tempo.

Selain memiliki kelebihan, software accurate ini juga memiliki kekurangan dalam penyimpanan data didalam databasenya tidak bisa terlalu banyak. Hal ini memang sangat mengganggu aktivitas pencatatan dalam software accurate karena dalam membuat dan membuka data diperlukan waktu yang tidak cepat seperti biasanya dan terjadi eror sistem karena penuhnya data didalam database tersebut. Tapi hal itu bukan merupakan penghambat yang menjadi masalah karena dapat diatasi dengan cara memotong atau membuat database baru dengan melanjutkan penyimpanan dan pencatatan setelah database sebelumnya.