25 dua naskah dinas masih dalam keadaan tertutup, hanya
pimpinan yang berhak membukanya, menyimpan lembar pengantar I.
c. Pimpinan; menerima surat dan lembar pengantar
kemudian menindaklanjuti dan menyimpan naskah dinas dan lembar pengantar II.
”
27
b. Naskah Dinas Rahasia Keluar Naskah dinas rahasia keluar berbeda dengan naskah dinas rahasia masuk
karena naskah dinas keluar rahasia kembali menggunakan kartu kendali. Naskah dinas rahasia keluar dibuat langsung oleh pimpinan atau orang yang
benar-benar dapat dipercaya, baik konsep maupun pengetikannya. Unit pengolah dan pencatat hanya mencatat tanda- tanda surat kemudian
menyimpan kartu kendali dan konsep surat dan selanjutnya mengirimkan surat ke alamat yang dituju.
a. Pengolah; mencatat naskah dinas kedalam kartu kendali
rangkap 3, kemudian menyerahkan naskah dina s dalam keadaan tertutup untuk dikirimkan ke alamat, kemudian
menyimpan kartu kendali III dan konsep naskah dinas.
b. Pencatat; meneliti kebenaran kartu kendali, menerusakan
naskah dinas kepada pengirim dan menyimpan kartu kendali I dan II.
”
28
2.3.3. Pedoman Teknis Tata Berkas Arsip Dinamis
Arsip dinamis aktif adalah arsip dinamis aktif yang terus menerus diperlukan dalam penyelenggaraan administrasi. Arsip dinamis aktif masih
digunakan secara terus menerus sebagai berkas kerja dalam unit pengolah di lingkungan suatu organisasi.
27
Sekretariat Daerah Kabupaten Semarang, 2006, Pedoman Bahan Bimbingan Teknis Kearsipan Dinamis, Kantor Pengelolaan Data dan Arsip Daerah, Kabupaten Semarang, hal. 7
28
Ibid.
“
26
A. Pedoman Teknis Tata Berkas Arsip Dinamis Aktif
Penataan berkas adalah cara menata dokumen di dalam berkas dan mengatur berkas dalam susunan yang sistematis. Penyimpanan arsip harus
dilakukan secara sistematis sehingga dapat ditemukan kembali dangan cepat dan tepat. Tahap
– tahap penataan berkas :
a. Memisah- misahkan arsip yang akan disimpan dengan
arsip yang sedang dikelola. Pada tahap ini kelengkapan
–
kelengkapan arsip yang tidak memiliki keterangan bernilai seperti amplop kosong, blangko kosong, dan lain- lain
segera dimusnahkan.
b. Memeriksa, tindakan ini meliputi :
-
Memeriksa apakah lampiran sesuai dengan yang tersebut dalam surat, jika tidak dicatat dalam kartu
kendali kolom catatan
-
Menyisihkan salinan-salinan yang rangkap, kalau tidak diperlukan lagi dapat dimusnahkan.
c. Menentukan Kode; setiap arsip dipelaja ri isinya untuk
mengetahui lingkup dan kajian masalah yang tersirat didalam surat.
d. Mengelompokkan arsip ; berdasarkan kesamaa n dalam
suatu proses, kesamaan masalah, atau kesamaan jenis. e.
Menentukan title; arsip yang telah dihimpun ditentukan titelnya yang berfungsi sebagai tanda pengenal berkas,
dimana title tersebut dicantumkan pada tab folder.
f. Penempatan arsip dalam folder ; pada tab folder diberi
kode klasifikasi dan title yang telah ditentukan. g.
Penataan Sekat; penyusunanya dimulai dari sekat untuk pokok urusan, kemudian disusul untuk sub urusan,
penyusunannya seca ra berdiri kebalakang atau berderet kesamping.
h. Penataan tanpa sekat; penataan berkas aktif dilakukan
tanpa menggunakan sekat.”
29
B. Pedoman Teknis Tata Berkas Arsip Dinamis Inaktif
Arsip dinamis inaktif adalah arsip dinamis yang sudah berkurang frekuensi penggunaanya dalam penyelenggaraan administrasi.
29
Sekretariat Daerah Kabupaten Semarang, 2006, Pedoman Bahan Bimbingan Teknis Kearsipan Dinamis, Kantor Pengelolaan Data dan Arsip Daerah, Kabupaten Semarang, hal 9
“
27
Penanganan Arsip Inaktif dapat dilakukan sebagai berikut : I. Penanganan Arsip Daftar A I Sementara; Penanganan arsip menurut unit
kerja Pengolah. 8 hal yang harus dilakukan, antara lain :
a. Membersihkan arsip dari debu- debu dan kotoran dan
memusnahkan semua bakteri dan serangga. b.
Memisahkan arsip non arsip dan duplikasi arsip c.
Mengelompokkan arsip menurut unit kerja pengolah disusun menurut kronologi
d. Membungkus arsip setebal ± 45 cm dan member nomor
sementara e.
Mencatat dalam kartu menurut unut kerja dan disusun menurut kronologi, setelah disusun nomor tetap pada
kartu.
f. Membuat daftar pretelan arsip
g. Memasukan arsip yang telah dibungkus ke dalam boks,
sambil memberikan nomor definitive pada bendel arsip yang telah dibungkus.
h. Memberikan kamper dalam boks arsip.
”
30
II. Penanganan Arsip daftar B II langsung dari arsip kacau
a. Membersihkan
arsip dari
kotoran-kotoran dan
membasmi serangga dan bakteri dengan bahan kimia. b.
Memilah arsip, non arsip dan duplikasi c.
Mengidentifikasikan menurut seri, rubric, dan dosir d.
Mengklasifikasikanmengelompokan arsip menurut seri, rubik, dan dosir, dan disusun menurut kronologi.
e. Membungkus arsip setebal ± 45 cm, beri nomor
sementara, dicatat pada kartu menurut seri, rubric dan dosir sesuai dengan hasil seleksinya.
f. Atas dasar catatan pada wa ktu tadi dibuat skema mana
yang masuk pada seri rubik dan dosir. g.
Pengelompokan kartu finches manuvere menurut seri rubik dan dosir disusun menurut kronologi lalu diberi
definitivetetap pada kartu yang telah diberi nomor sementara tersebut.
h. Membuat daftar pretelan arsip daftar susunan arsip
sesuai dengan susunan kartu diatas. i.
Memasukan arsip yang telah dibungkus ke dalam boks sambil memberikan nomor definitive pada bungkusan
30
Sekretariat Daerah Kabupaten Semarang, 2006, Pedoman Bahan Bimbingan Teknis Kearsipan Dinamis, Kantor Pengelolaan Data dan Arsip Daerah, Kabupaten Semarang, hal. 9
“
“
28 arsip sesuai dengan nomor definitive pa da kartu.
j. Memasukkan kamper ke dalam boks yang telah
dimasuki arsip .”
31
III. Penanganan Arsip dengan Daftar II dari arsip Daftar I
a. Membuka arsip hasil penanganan daftar A I
b. Mengidentifikasi antara seri, rubik dan dosir
c. Mengklasifikasikan mengelompokan antara seri, rubik
dan dosir disusun dalam kartu menurut seri, rubik dan dorsir disusun atas kesamaan masalah dan kronologi
d. Membungkus arsip setebal ± 45 cm, beri nomor
sementara, dicatat dalam kartu menurut seri, rubrik dan dorsir, beri nomor sementara sesuai dengan hasil
seleksinya.
e. Mengelompokkan kartu-kartu fiches manuver menurut
seri, rubric dan dorsir dan disusun menurut kronologi lalu diberi nomor definitivetetap pada kartu sementara
f. Memasukkan arsip yang telah dibungkus kedala m boks
sambil memberikan nomor definitivetetap sesuai dengan nomor definitive pada kartu
g. Membuat daftar pretelan arsip
h. Memasukkan kamper kedalam boks yang telah dimasuki
arsip..”
32
IV. Penanganan Arsip Teratur ; arsip inaktif yang semasa aktifnya ditata berdasarkan suatu sistem tertentu dan masih utuh penataannya, ditangani
sebagai berikut :
a. Diperiksa kembali atas penataan dengan dasa r sistem
yang dipergunakan b.
Ditertibkan pengaturan fisiknya, sehingga penemuan kembali dapat lancar
c. Arsip yang tidak diperlukan lagi oleh lembaga Negara
Badan Pemerintahan dapat dibuat daftar pertelaannya untuk dimusnahkan.
d. Arsip yang sudah tidak dipergunakan lagi untuk
kepentingan sehari
–
hari dapat dibuatkan daftar pertelaanya
untuk diserahkan
ke Pusat
Arsip Daerah
.”
33
31
Sekretariat Daerah Kabupaten Semarang, 2006, Pedoman Bahan Bimbingan Teknis Kearsipan Dinamis, Kantor Pengelolaan Data dan Arsip Daerah, Kabupaten Semarang
32
Ibid.
33
Ibid.
“ “
29
2.3.4. Pemeliharaan dan Penjagaan Arsip
