12
c. Pengendalian Arsip
Arsip perlu dikendalikan agar tidak terjadi penumpukan arsip yang sudah tidak diperlukan dan bercampur dengan arsip aktif. Penumpukan
arsip selanjutnya akan mengganggu mobilitas arsip dinamis aktif sehingga akan sulit ditemukan. Langkah-langkah pengendalian arsip antara lain :
“
Perlu perencanaan penciptaan formulirwa rkat antara lain standarisasi, penghapusan, dan penggabungan
formulir dan langkah-langkah penyusutan arsip. 1
Penyimpanan Arsip : arsip harus disimpan dengan menggunakansistem tertentu dan dibantu oleh
peralatan dan tempat yang memadahi serta arsiparis yang menguasai bidangnya.
2 Pera watan Arsip dimaksudkan agar nilai guna
informasi yang terkandung didalamnya dapat dimanfaatkan semaksimal mungkin sampai jangka
wa ktu tertentu.
3 Penyusutan P emusnahan Arsip: arsip yang sudah
tidak berguna secara berkala harus dimusnahkan.
Angka pemakaian =
� ℎ � � �� � � �
� ℎ � � �� � ��
x 100 patokannya :
15 sd 20 = arsip aktif 20 = arsip lebih aktif
15
= arsip inaktif “
7
2.1.5. Petugas Kearsipan
Petugas Kearsipan yang baik adalah petugas yang mampu mengelola arsip dengan baik dan memenuhi persyaratan sebagai berikut :
“
a.Pengetahuan : mempunyai pengetahuan umum yang bersangkutan dengan masalah surat dan arsip, mengetahui
seluk-beluk instansinya terutama organisa si dengan tugas pejabatnya, dan mempunyai pengetahuan khusus tentang
kearsipan.
7
Irra Chrisyanti Dewi,2011, Manajemen Kearsipan, Prestasi Pustaka, Jakarta, hal. 9
13 b. Keterampilan : mempunyai kemampuan melaksanakan tekhnik
tata kearsipan yang sedang dijalankan c. Kepribadian : mempunyai ketekunan dalam bekerja, sabar,
teliti, rapi, cekatan, cerdas, jujur, loyal, dapat menyimpan rahasia organisa si, dan lain-
lain.”
8
2.1.6. Peralatan Penyimpanan Arsip
Peralatan penyimpaan arsip adalah alat yang digunakan untuk menyimpan arsip. Alat-alat ini dapat mempermudah kegiatan kearsipan.
Secara umum peralatan yang dibutuhkan dalam kearsipan antara lain: a.
Sekat; digunakan sebagai pemisah antara satu pokok urusan dengan pokok urusan lain.
b. Folder; map tempat untuk menyimpan arsip, sehingga arsip dapat
terhimpun dalam satu tempat. c.
Filling cabinet alamari arsip; tempat untuk menyimpan arsip dinamis aktif, didalam suatu susunan sekat dan folder.
Penyusunan filing cabinet selalu dari laci atas ke bawah. d.
Rak arsip e.
Almari kayu; dapat digunakan untuk menyimpan arsip dinamis inaktif.
2.1.6.1. Penggolongan peralatan penyimpanan arsip menurut Hendi Haryadi : 1. Peralatan Penyimpanan Manual
Dokumen yang disimpan dalam penyimpanan manual adalah dokumen dalam bentuk kertas, sehingga pelaksanaanya memerlukan
8
Irra Chrisyanti Dewi,2011, Manajemen Kearsipan, Prestasi Pustaka, Jakarta, hal. 10
14
tempat penyimpanan yang luas. Contoh penyimpanan arsip secara manual:
“1
. Spindle File
alat penyimpanan arsip revolusioner paling kuno, karena dokumen kertas langsung
ditancapkan kealat yang berbentuk paku. 2. Vertical Filling Cabinet
dokumen disimpan mendatar dan disusun menurut abjad, lalu
ditegakkan. 3. Rotary Filling System
bentuknya bermacam- macam, ada yang berbentuk trolley yang bisa
digerakkan atau dipindah-pindahkan. 4. Rotary Cabinet
sarana penyimpanan arsip yang sangat efisien, dapat menghemat waktu dan 60
luas ruangan, tanpa risiko kesalahan.”
9
2. Peralatan penyimpanan mekanis
Retrix indexing
“Penyimpanan file atau data dengan sistem
penyimpanan arsip menggunakan kantong-kantong yang tersusun secara acak berupa sistem kode
lima angka atau enam digit yang mampu
menampung hingga 100.000 berkas.“
10
Arsip dapat ditemukan kembali dengan cepat dan mudah menggunakan alat pencari indeks. Contoh peralatan penyimpanan
mekanis adalah
punch card
dan
paper tape
3. Peralatan Penyimpanan Otomatis Peralatan penyimpanan otomatis adalah penyimpanan file
dengan komputer. Penyimpanan semacam ini sangat menghemat tempat dan waktu pencarian data yang diperlukan, namun tidak dapat
digunakan sepenuhnya karena tidak semua arsip dapat disimpan dalam bentuk soft file. Data
–data penting memerlukan tanda tangan
9
Hendi Haryadi, 2009, Administrasi Perkantoran untuk manajer Staf, Visimedia, Jakarta, hal. 46
10
Ibid. hal. 47
15
sehingga harus dicetak, maka penyimpanannya pun harus dalam bentuk kertas.
2.1.7. Ruang Penyimpanan Arsip
