Pemeliharaan dan Penjagaan Arsip

29

2.3.4. Pemeliharaan dan Penjagaan Arsip

Arsip tidak hanya memerlukan sistem penyimpanan yang baik, namun pemeliharaan dan penjagaan yang baik tidak kalah penting untuk menunjang kelancaran pekerjaan kantor. Arsip mudah dan cepat ditemukan tidak ada gunanya jika ditemukan dalam keadaan rusak dan tidak dapat dikenali lagi. Pemeliharaan dan penjagaan arsip dari kerusakan dan kemusnahan sangat penting untuk melindungi informasi yang terkandung dalam arsip. A. Pemeliharaan Arsip dilihat dari penyebabnya a. Kelembaban Kelembaban udara merupakan salah satu penyebab kerusakan arsip dalam bentuk kertas. Seperti yang dikemukakan Basir Bartos “ Kelembaban udara yang tidak terkontrol memungkinkan timbulnya jamur, pasta lem hilang, kertas menjadi lemah dan merusakkan kulit. ” 34 Udara yang terlalu lembab tentunya harus ditambah edaran udara kering untuk menstabilkan kelembaban. “Kelembaban udara yang baik tidak melampaui 75º. ” 35 “ Di dalam suatu ruangan yang relatif kecil seperti almari, ruang belajar dan lain-lain anhydrous calcium ch. dapat dipergunakan untuk menyerap air dengan menempatkanya didalam mangkok, dengan cara ini air akan terserap oleh panasnya. “ 36 b. Udara yang terlampau Kering Udara yang terlalu kering dapat merusak arsip dalam bentuk kertas karena kertas akan menjadi kering dan kesat sehingga mudah getas. Hygrometer perlu dipasang didalam ruangan untuk mengukur kelembaban udara. 34 Basir Bartos, 2000, Manajemen Kearsipan, Bumi Aksara, Jakarta, hal. 52 35 Ibid 36 Ibid. hal. 53 30 c. Sinar Matahari Sinar matahari langsung dapat merusak arsip berbentuk kertas. Ultraviolet berbahaya untuk keutuhan arsip karena dapat mengancam struktur dan molekul kertas. Arsip dalam bentuk kertas akan berubah warna menjadi kecoklatan dan tintanyapun dapat luntur. “ Untuk menghindari jatuhnya sinar matahari secara langsung, hendaklah pintu-pintu, jendela-jendela dibuat menghadap utara atau selatan, sehingga ruangan tidak menghadap langsung datangnya sinar matahari. Apabila sinar matahari tidak dapat secara langsung dihindari, yang dapat kita lakukan adalah dengan menyaring sinar matahari dengan kaca hijau atau kuning yang tebal.” 37 d. Debu Debu yang begitu kecil dan lembut tidak dapat diremehkan karena dapat merusak kertas. Kertas menjadi kotor . “Untuk menghadapi debu dapat dipasang jaring-jaring ka wat yang halus pada pintu dan jendela.” 38 Kawat yang dipasang dapat mencegah serangga dan udara kotor masuk ke ruangan. e. Kotoran Udara Tempat-tempat di daerah industri selalu terkena dampak pencemaran lingkungan. Udara kotor merupakan salah satu dampak yang tidak hanya berbahaya bagi kesehatan, tapi keselamatan arsip berbentuk kertaspun dapat terancam. “Zat besi yang terkandung dalam kert as atau kulit akan menjadi asam belerang dengan segala akibatnya, yakni berkarat.” 39 Penyimpanan arsip pada daerah seperti ini harus menggunakan AC. 37 Basir Bartos, 2000, Manajemen Kearsipan, Bumi Aksara, Jakarta, hal. 53 38 Ibid. hal.54 39 Ibid. hal.55 31 f. Jamur dan sejenisnya Timbulnya jamur pada kertas arsip ditandai dengan munculnya lapisan tipis yang berwarna putih. Jamur tumbuh karena tempat penyimpanan arsip terlalu lembab. Arsip harus dibersihkan dengan kain bersih dan kering agar jamur tidak meluas. g. Rayap Serangan rayap dan serangga lain sangat berbahaya bagi keselamatan arsip berbentuk kertas, karena rayap memakan kertas dan juga kayu. Serangan rayap harus diwaspadai dan dicegah “yakni dengan peniadaan penggunaan kayu bangunan yang langsung bersentuhan dengan tanah” 40 .

B. Penjagaan Arsip

a. Mebersihkan ruangan Ruangan penyimpanan arsip hendaknya dibersihkan minimal satu minggu sekali agar debu dan serangga tidak dapat berkembang biak. Ruangan harus selalu diperiksa untuk mencegah perkembangbiakan serangga. b. Penggunaan racun serangga “Setiap enam bulan hendaknya ruangan disemprot dengan racun serangga seperti DDT, diedril, pyrethrum, gaama benzenehexa - chloride.” 41 Penyemprotan digunakan untuk membunuh serangga, agar tidak merusak arsip hendaknya dilakukan dengan hati-hati jangan sampai terkena arsip. 40 Basir Bartos, 2000, Manajemen Kearsipan, Bumi Aksara, Jakarta, hal. 55 41 Ibid. hal. 58 32 c. Larangan makan dan merokok Sisa-sisa makanan dapat menarik tikus dan serangga yang berbahaya bagi arsip. Rokok tentunya berhubungan dengan api, dan api sangat berbahaya bagi keselamatan arsip dalam bentuk kertas. d. Rak penyimpanan arsip “Arsip - arsip hendaknya disimpan di rak yang dibuat dari logam, dimana jarak antara papan rak yang terbawah dengan lantai sekitar 6 inci.” 42 Rak dari logam dapat mencegah rayap yang biasanya berawal dari kayu. Jarak 6 inci dapat mempermudah sirkulasi udara dan mempermudah pembersihan kolong rak. Rak harus berukuran lebih besar dari arsip yang akan disimpan. e. Membersihkan arsip Arsip harus dibersihkan secara berkala agar tidak ada serangga yang berkembang biak dan merusak arsip. Arsip yang rusak atau basah harus segera diperbaiki dan dikeringkan agar arsip tidak rusak. f. Arsip-arsip yang sudah inaktif Arsip yang inaktif hendaknya dipisahkan dengan arsip yang masih aktif. Hal ini untuk mempermudah penemuan kembali arsip-arsip yang masih aktif. Penataan arsip yang inaktif juga harus rapi dan bersih sebagaimana arsip aktif.

2.3.5. Penemuan kembali Arsip