21 penyediaan bukti transaksi bisnis yang lengkap, tepat, dan
handal dalam bentuk informasi terekam”
21
Sistem manajemen kearsipan arsip dinamis meliputi :
a. Personil yang relevan staf managemen arsip dinamis dan
pemakainya; b.
Garis haluan, prosedur, dan praktek tata arsip dinamis; c.
Dokumentasi yang mencatat garis haluan, prosedur dan praktek tersebut termasuk pedoman dan panduan prosedur;
d. Arsip dinamis itu sendiri;
e. Sistem arsip dinamis dan informasi yang dikhususkan untuk
mengontrol arsip dinamis; f.
Perangkat lunak, Perangkat keras dan perlengkapan la in
serta alat tulis kantor.”
22
2.3.1. Manajemen Arsip Dinamis Kertas
Tempat penyimpanan arsip dinamis aktif dan inaktif harus dipisahkan agar arsip yang dicari dapat ditemukan dengan cepat dan mudah saat
diperlukan. Secara umum komponen arsip dinamis sebuah badan korporasi yang disimpan dan atau dimusnahkan disusun sebagai berikut :
a. 10 arsip dinamis dipertahankan karena memiliki nilai
jangka panjang b.
25 arsip dinamis disimpan pada berkas arsip aktif. c.
30 arsip dinamis disimpan pada berkas arsip ina ktif. d.
35 arsip dinamis tidak berguna dan dapat
dimusnahkan. “
23
2.3.2 Pengurusan dan Pengendalian Naskah Dinas
A. Pengurusan dan Pengendalian Naskah Dinas Penting a. Naskah Dinas Penting Masuk
Naskah Dinas Penting masuk adalah naskah dinas yang diterima dan bersifat penting. Alur pengurusan naskah dinas penting masuk
21
Sulistyo Sulistyo Basuki,2003, Manajemen Arsip Dinamis, Gramedia Pustaka Utama, Jakarta, hal. 15
22
Ibid
23
Ibid. hal. 161
“
22
dimulai dari penerima naskah dinas, Pengarah naskah dinas, Pencatat naskah dinas, Pengendali naskah dinas, Tata usaha unit pengolah naskah
dinas, kemudian berakhir di Penyimpan naskah dinas.
a.Penerima ;menerima naskah dina s dan meneliti kebenaran alamat, Menyortir dan membuka naskah
dinas, dan membubuhkan cap tanggal dan nomor urut untuk surat keluar. Dalam hal alamat lua berbeda
dengan alamat dalam, maka sampul disertakan pada naskah dinas. Sedangkan apabila terdapat salah alamat
naskah dinas harus dikembalikan kepada pengirim.
b.Pengarah ;membaca, memberikan kode kla sifikasi naskah
dinas pada
sudut kanan
atas dengan
menggunakan pensil, kemudian meneruskan kepada pencatat.
c. Pencatat ; mencatat naksah dinas dalam kartu kendali
rangkap 3 sesuai dengan pengarahan. Meneruskan naskah dinas beserta kartu kendali kepada pengendali.
d.Pengendali ;meneliti
kebenaran ka rtu
kendali, menyampaikan naskah beserta kartu kendali II dan III
kepada pengolah, menyusun kartu kendali I dalam kotak kartu kendali berdasarkan pengelelompokan urutan kode
klasifikasi.
e. Penyimpan ;menyimpan kartu kendali II sebagai
pengganti naskah dinas yang masih ada pada pengolah. f.
Pengolah ; menyimpan kartu kendali III, mengisi lebar disposisi kemudian menyampaikan naskah dinas kepada
pimpinan setelah pimpinan sudah mengembalikan naskah dinas dan disposisi pengolah segera meneruskan kepada
unit pelaksana untuk melaks
anakan isi naskah dinas.”
24
b. Naskah Dinas Penting Keluar Naskah Dinas Penting Keluar adalah naskah dinas yang
dikeluarkan, dimana naskah dinas tersebut bersifat penting. Alur pengurusan naskah dinas penting keluar dimulai dari pembuatan konsep
naskah dinas, kemudian kepada unit pengolah, pengendali dan dikirim.
24
Sekretariat Daerah Kabupaten Semarang, 2006, Pedoman Bahan Bimbingan Teknis Kearsipan Dinamis, Kantor Pengelolaan Data dan Arsip Daerah, Kabupaten Semarang, hal. 4
“
23 a.
Unit Pengolah; mencatat naskah dinas dalam kartu kendali I, II, III kemudian menyampaikan naskah dinas
tersebut kepada pengendali, menyimpan konsep dan kartu kendali lembar III berdasarkan kode.
b. Pengendali; meneliti kebenaran isi kartu kendali,
menyimpan kartu kendali I dan II kedalam kotak kartu kendali , mengembalikan konsep dan kartu kendali III
kepada
pengolah untuk
disimpan, kemudian
menyerahkan kepada pengirim untuk dikirim kealamat. c.
Pengirim; mengirimkan na skah dinas sesuai dengan
alamat.“
25
B. Pengurusan dan Pengendalian Naskah Dinas Biasa a. Naskah Dinas Biasa Masuk
Naskah dinas biasa masuk adalah naskah dinas yang diterima dan bersifat biasa. Pengurusan naskah dinas biasa tidak mengggunakan kartu
kendali, hanya menggunakan lembar pengantar rangkap dua. Alur pengurusan naskah dinas biasa dimulai ketika naskah dinas diterima oleh
penerima, kemudian disampaikan kepada pengarah, pencatat, pengendali dan yang terakhir sampai pada unit pengolah.
a. Penerima ; menerima naskah dina s dan meneliti
kebenaran alamat, kemudian menyampaikan naskah dinas kepada pengarah, menyortir dan membuka naskah
dinas, dan membubuhkan cap tanggal dan nomor urut untuk surat keluar. Dalam hal alamat lua berbeda
dengan alamat dalam, maka sampul disertakan pada naskah dinas. Sedangkan apabila terdapat salah alamat
naskah dinas harus dikembalikan kepada pengirim.
b. Pengarah ;mengarahkan naskah dinas kemudian
meneruskan kepada pencatat. c.
Pencatat ;mencatat naskah dinas dalam lembar pengantar
yang dibuat
rangkap dua
kemudian menyerahkan kepada pengendali.
d. Pengendali; meneliti kebenaran isi lemba r pengantar,
menyusun lembar pengantar I kedalam kotak lembar
25
Sekretariat Daerah Kabupaten Semarang, 2006, Pedoman Bahan Bimbingan Teknis Kearsipan Dinamis, Kantor Pengelolaan Data dan Arsip Daerah, Kabupaten Semarang, hal. 5
“ “
24 pengantar, kemudian meyerahkan kepada pengolah.
e. Pengolah; menandatangani dan memberi tanggal pada
lembar pengantar, menyimpan lembar pengantar II, mengisi lembar disposisi kemudian menyerahkannya
kepada pimpinan, setelah dikembalikan oleh pimpinan sege
ra di teruskan kepada pelaksana.”
26
b. Naskah Dinas Biasa Keluar Naskah dinas biasa keluar adalah naskah dinas yang dikeluarkan
dimana naskah tersebut bersifat biasa. Pengurusan naskah dinas biasa keluar sama dengan pengurusan naskah dinas penting, dengan
pertimbangan bahwa suatu unit kerja mengeluarkan naskah dinas karena memang ada suatu kepentingan.
C. Pengurusan dan Pengendalian Naskah Dinas Rahasia a. Naskah Dinas Rahasia Masuk
Naskah dinas rahasia masuk adalah naskah dinas yang diterima dan bersifat rahasia. Pengurusan naskah dinas rahasia juga tidak mengggunakan
kartu kendali, seperti pada naskah dinas biasa, hanya menggunakan lembar pengantar rangkap dua. Rahasia berarti tidak sembarang orang boleh
mengetahui isi dari naskah dinas tersebut, jadi pengurusan naskah tetap dalam keadaan tertutup sampai pada alamat yang dituju. Alur pengurusan
naskah dinas penting dimulai ketika naskah dinas diterima oleh penerima, disampaikan kepada pencatat, kemudian diteruskan kepada pimpinan.
a. Penerima; menerima naskah dinas dalam keadaan
tertutup dan menyerahkanya kepada pencatat. b.
Pencatat; mencatat tanda -tanda yang terdapat pada naskah dinas raha sia dalam lembar pengantar rangkap
26
Sekretariat Daerah Kabupaten Semarang, 2006, Pedoman Bahan Bimbingan Teknis Kearsipan Dinamis, Kantor Pengelolaan Data dan Arsip Daerah, Kabupaten Semarang, hal. 6
“
25 dua naskah dinas masih dalam keadaan tertutup, hanya
pimpinan yang berhak membukanya, menyimpan lembar pengantar I.
c. Pimpinan; menerima surat dan lembar pengantar
kemudian menindaklanjuti dan menyimpan naskah dinas dan lembar pengantar II.
”
27
b. Naskah Dinas Rahasia Keluar Naskah dinas rahasia keluar berbeda dengan naskah dinas rahasia masuk
karena naskah dinas keluar rahasia kembali menggunakan kartu kendali. Naskah dinas rahasia keluar dibuat langsung oleh pimpinan atau orang yang
benar-benar dapat dipercaya, baik konsep maupun pengetikannya. Unit pengolah dan pencatat hanya mencatat tanda- tanda surat kemudian
menyimpan kartu kendali dan konsep surat dan selanjutnya mengirimkan surat ke alamat yang dituju.
a. Pengolah; mencatat naskah dinas kedalam kartu kendali
rangkap 3, kemudian menyerahkan naskah dina s dalam keadaan tertutup untuk dikirimkan ke alamat, kemudian
menyimpan kartu kendali III dan konsep naskah dinas.
b. Pencatat; meneliti kebenaran kartu kendali, menerusakan
naskah dinas kepada pengirim dan menyimpan kartu kendali I dan II.
”
28
2.3.3. Pedoman Teknis Tata Berkas Arsip Dinamis
