10 b. Naskah
–
naskah yang dibuat dan diterima oleh Badan
–
badan swasta dan atau perorangan, dalam bentuk corak apa pun, baik dalam
keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam
rangka kehidupan berbangsa.”
2
2.1.2. Wujud Arsip
Wujud arsip dapat dibedakan menjadi dua yaitu : a.
Dokumen adalah “
Semua benda yang dapat memberi informasi, sehingga
benda tersebut disebut sebagai sumber informasi”.
3
b. Warkat adalah “Setiap data baik yang tertulis, bergambar, maupun yang
direkam, mengenai sesuatu hal, peristiwa, kejadian yang digunakan sebagai alat peng
ingat.”
4
2.1.3. Penggolongan Arsip
Menurut penggunaannya arsip dapat digolongkan menjadi dua jenis yaitu : 1.
Arsip Dinamis Arsip dinamis merupakan dokumen yang masih diperlukan
sebagai referensi dan dasar pengambilan keputusan, penentuan kebijakan dan tindakan. Menurut PP No. 34 Tahun 1979 Pasal 1 Ayat 4 tentang
Penyusutan Arsip, Arsip Dinamis dibedakan dalam dua kategori yaitu : a.
Arsip Dinamis Aktif arsip dinamis yang secara langsung dan terus
menerus diperlukan dan digunakan dalam penyelenggaraan administrasi.
2
Irra Chrisyanti Dewi, 2011, Manajemen Kearsipan, Prestasi Pustaka, Jakarta, hal. 1
3
Ibid. hal. 4
4
Ibid. hal. 5
11
b. Arsip Dinamis Inaktif
arsip dinamis
yang frekuensi
penggunaannya untuk penyelenggaraan administrasi sudah menurun. 2.
Arsip Statis “
Arsip Statis merupakan dokumen yang disimpan permanen karena alasan historis, administratif, hukum dan
ilmu pengetahuan namun tidak lagi digunakan dalam kegiatan sehari- hari.
“
5
2.1.4. Ruang Lingkup Kearsipan
Ruang lingkup kearsipan dapat dikatakan sebagai pengelolaan dan penanganan dokumen arsipwarkat yang berisi informasi sejak tercipta
hingga warkat itu dinyatakan dilestarikandihapus. a.
Penciptaan Arsip Warkat “Kegiatan manajemen warkat berangka
t dari penciptaan arsipwarkat.
“
6
Sumber arsip Kecamatan Tengaran berasal dari arsip interen dan eksteren, perwujudanya ketika Kecamatan Tengaran
mengirimmenerima surat. b.
Pemilihan Arsip Pemilihan arsip sangat penting untuk menghemat tempat dan
waktu pencaraian arsip ketika arsip dibutuhkan. Pemilihan arsip adalah penggolongan dokumen berdasarkan kegunaanya, pastikan bahwa arsip
yang disimpan adalah arsip yang mengandung informasi dan benar-benar berguna bagi Kecamatan Tengaran.
5
Sulistyo Basuki, 2003, Manajemen Arsip Dinamis, Gramedia Pustaka Utama, Jakarta, hal. 12
6
Irra Chrisyanti Dewi,2011, Manajemen Kearsipan, Prestasi Pustaka, Jakarta, hal. 7
12
c. Pengendalian Arsip
Arsip perlu dikendalikan agar tidak terjadi penumpukan arsip yang sudah tidak diperlukan dan bercampur dengan arsip aktif. Penumpukan
arsip selanjutnya akan mengganggu mobilitas arsip dinamis aktif sehingga akan sulit ditemukan. Langkah-langkah pengendalian arsip antara lain :
“
Perlu perencanaan penciptaan formulirwa rkat antara lain standarisasi, penghapusan, dan penggabungan
formulir dan langkah-langkah penyusutan arsip. 1
Penyimpanan Arsip : arsip harus disimpan dengan menggunakansistem tertentu dan dibantu oleh
peralatan dan tempat yang memadahi serta arsiparis yang menguasai bidangnya.
2 Pera watan Arsip dimaksudkan agar nilai guna
informasi yang terkandung didalamnya dapat dimanfaatkan semaksimal mungkin sampai jangka
wa ktu tertentu.
3 Penyusutan P emusnahan Arsip: arsip yang sudah
tidak berguna secara berkala harus dimusnahkan.
Angka pemakaian =
� ℎ � � �� � � �
� ℎ � � �� � ��
x 100 patokannya :
15 sd 20 = arsip aktif 20 = arsip lebih aktif
15
= arsip inaktif “
7
2.1.5. Petugas Kearsipan
