32
c. Larangan makan dan merokok
Sisa-sisa makanan dapat menarik tikus dan serangga yang berbahaya bagi arsip. Rokok tentunya berhubungan dengan api, dan api sangat berbahaya
bagi keselamatan arsip dalam bentuk kertas. d.
Rak penyimpanan arsip “Arsip
- arsip hendaknya disimpan di rak yang dibuat dari logam,
dimana jarak antara papan rak yang terbawah dengan lantai sekitar 6 inci.”
42
Rak dari logam dapat mencegah rayap yang biasanya berawal dari kayu. Jarak 6 inci dapat mempermudah sirkulasi udara dan mempermudah pembersihan
kolong rak. Rak harus berukuran lebih besar dari arsip yang akan disimpan. e.
Membersihkan arsip Arsip harus dibersihkan secara berkala agar tidak ada serangga yang
berkembang biak dan merusak arsip. Arsip yang rusak atau basah harus segera diperbaiki dan dikeringkan agar arsip tidak rusak.
f. Arsip-arsip yang sudah inaktif
Arsip yang inaktif hendaknya dipisahkan dengan arsip yang masih aktif. Hal ini untuk mempermudah penemuan kembali arsip-arsip yang masih
aktif. Penataan arsip yang inaktif juga harus rapi dan bersih sebagaimana arsip aktif.
2.3.5. Penemuan kembali Arsip
Tujuan utama penyimpanan arsip adalah menjaga agar arsip tidak hilang dan atau rusak. Arsip tidak hilang atau rusak saja tidak cukup untuk menunjang
42
Basir Bartos, 2000, Manajemen Kearsipan, Bumi Aksara, Jakarta, hal. 59
33
kelancaran kegiatan perkantoran. Kemudahan dan kecepatan penemuan kembali arsip sangat penting karena setiap keputusan harus diambil dengan cepat, cermat
dan tepat agar kelancaran kegiatan perkantoran tidak terganggu. Sistem penyimpanan arsip yang baik dapat dibuktikan dengan kecepatan dan kemudahan
penemuan kembali arsip yang dicari. Jika arsip yang dicari dapat ditemukan dengan mudah, maka sistem penyimpanan arsip sudah baik. Sebaliknya sistem
penyimpanan arsip dapat dikatakan kurang baik atau harus diperbaiki jika penemuan kembali arsip memerlukan waktu yang lama dan tidak mudah.
Kecermatan dan Kecepatan penemuan kembali arsip dapat menjadi pengukur penyelenggaraan kearsipan dalam suatu kantor.
A. Penggunaan Angka Kecermatan
Kecermatan penemuan kembali arsip dapat diukur. Presentase angka perbandingan antara banyaknya arsip yang tidak ditemukan dengan warkat
yang harus ditemukan akan menghasilkan angka kecermatan penemuan kembali arsip.
“Angka kecermatan =
� ℎ �� � �� � � �
� ℎ �� � �� � ℎ� �
x 100.”
43
Semakin rendah
angka kecermatan,
membuktikan semakin
baik penyelenggaraan arsip dalam suatu kantor. Sebaliknya, jika angka kecermatan
semakin tinggi maka semakin kurang baik pula penyelenggaraaan arsip dalam suatu kantor sehingga perlu diadakan perbaikan pada sistem penyimpanan
arsip.
43
Irra Chrisyanti Dewi, 2011, Manajemen Kearsipan, Prestasi Pustaka, Jakarta, hal. 167
34
Sistem kearsipan yang benar- benar baik ditunjukkan dengan angka kecermatan yang tidak lebih dari ½ . “
Sebagai patokan angka kecermatan
adalah 3 .”
44
Jika penemuan kembali arsip memiliki angka kecermatan mempunyai prosentase 3 atau lebih, maka penyelenggaraan penyimpanan
arsip kurang baik.
B. Penggunaan Jangka Waktu Penemuan
Kelancaran kegiatan perkantoran sangat ditentukan oleh kecepatan penemuan kembali arsip sebagai bahan pertimbangan dalam menentukan
kebijakan dan keputusan. “Jangka waktu yang baik untuk menemukan kembali
suatu arsip adalah tidak lebih dari 1 menit.”
45
Jika waktu yang dibutuhkan untuk menemukan kembali sebuah arsip lebih dari 1 menit maka sistem
penyelenggaraaan penyimpanan arsip perlu ditinjau kembali.
2.3.6. Pemusnahan dan Penyerahan Arsip A. Pemusnahan Arsip
