17 fungsi atau sekumpulan unsurelemen yang saling berkaitan
dan saling mempengaruhi dalam melakukan kegiatan bersama untuk mencapai suatu tujuan
. ”
12
2.2.2. Arti Sistem Filing
Istilah
sistem filing
disebut juga dengan istilah sistem kearsipan, sistem administrasi kearsipan, dan istilah yang lebih populer ialah
filing sistem
. “
Sistem filing adalah suatu sistem, metode atau cara yang telah direncanakan dan dipergunakan dalam pengurusan
arip penyimpanan, pemeliharaan sehingga arsip-arsip dapat ditemukan kembali dengan mudah dan cepat apabila
sewaktu-waktu diperlukan
.”
13
Sebagai suatu sistem mempunyai tiga basis elemen yaitu masukaninput, proses suatu input
process of the input
dan keluaran yang dihasilkan dari suatu sistem
generation of the output system
. Penggambaran dapat dijelasksn sebagai berikut:
12
Ig. Wursanto, 1991, Kearsipan 2, Kanisius, Yogyakarta, hal. 20.
13
Ibid, hal. 21.
18 INPUT
OUTPUT Goal; the ability to
provide the right records to the right
person at time at the lowest possible
Information
Equipmentsupplies
people
Information
GOAL
Creationreceipt
Distribution
Use
Maintenance
Disposition PROCESS
Gambar 2.1. Sistem Kearsipan
Sumber: Soemartini,
Pengantar Kearsipan
2013, http:bapersip.jatimprov.go.idimagesartikelPengantar20kearsipan20ole
h20dra20soemartini.pdf, diakses 19 September 2013 jam 09.56 WIB.
19
1. Masukaninput
Terdiri dari informasi arsip, peralatan, dan tenaga, masing-masing sangat penting saling berkaitan
.
a. Informasi arsip sebagai masukan dapat berupa apapun medianya.
Arsip di PD BPR Bank Solo berasal dari arsip pinjaman nasabah yang memuat surat-surat penting diantaranya data-data nasabah dan dokumen
penting yaitu berupa sertifikat hak milik, sertifikat HGB, akta jual beli, aktaperjanjian sewa, SHP tokokioskonterloslapakdasaran,BPKB, SK
pegawai, ijazah, surat permohonan kredit, surat pemberitahuan persetujuan kredit, surat perjanjian kredit, surat pengakuan hutang, surat
penyerahan jaminan nasabah yang telah lunas, dokumen pengajuan kredit, dokumen analisis kredit, perjanjina kredit, warkat pencairan
kredit. b.
Peralatan sebagai suatu masukan dapat berupa piranti kerashardware dan piranti lunaksoftware, dan dipergunakan untuk memproses arsip.
Piranti ini dapat berupa pirantiperalatan yang manual maupun dengan komputerisasi. Peralatan yang digunakan untuk menyimpan dokumen
yang di arsipkan berupa filling cabinet, almari besi, buku register, komputer.
c. Tenaga sebagai suatu masukan dalam totalitas sistem diperlukan untuk
memberimenghasilkan suatu arsip yang tetap yang memerlukan pada saat tepat dengan biaya rendah. Termasuk faktor tenaga yaitu tenaga
pelaksana
.
System pengelolaan arsip dinamis aktif dan inaktif di PD BPR
20
Bank Solo adalah system penyimpanan secara desentralisasi dimana setiap unit kerja mengurus sendiri arsipnya.
2. Proses
Merupakan bagian dari total sistem termasuk menjelaskan fungsi- fungsi dari manajemen kearsipan aktif yaitu dari kewenangannya mulai
dari arsip dinamis dihasilkan atau disusutkan. Ini adalah uraian dari komponen-komponen dari manajemen dinamis yang mengelola arsip
dalam daur kehidupannya yaitu dari dibuatdiciptakan sampai dengan disusutkan.
Proses dari system kearsipan PD BPR Bank Solo adalah berupa: tahapan pemberian kredit, pemberian kode klasifikasi, peralatan yang
digunakan untuk menyimpan arsipdokumen berupa filling cabinet, almari besi, buku register, dan computer. Penataan arsip yang digunakan
berderet dari bawah ke atas, tempat yang digunakan untuk penyimpanan arsip berupa brankas dan bagian dana, penyusutan belum pernah
dilakukan. 3.
Keluaran Konsepsi kesisteman dari sistem manajemen kearsipan adalah
informasi yang telah diproses secara cepat, pada saat yang tepat dan pada tempat yang tepat
.
- Penambahan peralatan berupa filling cabinet dan almari kayu. - Penambahan tempatruang.
21
- Pemberian kode klasifikasi, untuk mempermudah pengambilan dan penemuan.
- Tenaga yang digunakan secara sentralisasi
.
2.2.3. Sistem Kearsipan
