12
penggolongan dokumen berdasarkan kegunaanya, pastikan bahwa arsip yang disimpan adalah arsip yang mengandung informasi dan benar-benar
berguna bagi PD BPR Bank Solo. c.
Pengendalian Arsip Arsip perlu dikendalikan agar tidak terjadi penumpukan arsip yang
sudah tidak diperlukan dan bercampur dengan arsip aktif. Penumpukan arsip selanjutnya akan mengganggu mobilitas arsip dinamis aktif sehingga
akan sulit ditemukan. Langkah-langkah pengendalian arsip antara lain: “
Perlu perencanaan penciptaan formulirwarkat antara lain standarisasi, penghapusan, dan penggabungan
formulir dan langkah-langkah penyusutan arsip. 1
Penyimpanan Arsip: arsip harus disimpan dengan menggunakansistem tertentu dan dibantu oleh
peralatan dan tempat yang memadahi serta arsiparis yang menguasai bidangnya.
2 Perawatan Arsip dimaksudkan agar nilai guna
informasi yang terkandung didalamnya dapat dimanfaatkan semaksimal mungkin sampai jangka
waktu tertentu.
3 PenyusutanPemusnahan Arsip: arsip yang sudah
tidak berguna secara berkala harus dimusnahkan.
Angka pemakaian = x 100
patokannya: 15 sd 20 = arsip aktif
20 = arsip lebih aktif 15 = arsip inaktif.
“
7
2.1.5. Penemuan Kembali Arsip
Beberapa faktor yang menunjang dan perlu diperhatikan atau dipenuhi dalam rangka memudahkan dalam penemuan kembali arsip
adalah sebagai berikut:
7
Ibid, hal. 9.
13
1. Melakukan kegiatan menghimpun, mengklasifikasi, menyusun,
menyimpan dan memelihara arsip berdasarkan sistem yang berlaku baik arsip yang bersifat kedinasan maupun arsip pribadi
pimpinan. 2.
Dalam menciptakan suatu sistem penyimpanan arsip yang baik hendaknya diperhatikan atau dipenuhi beberapa faktor
penunjang, antara lain: a.
Kesederhanaan Sistem penyimpanan arsip yang dipilih dan diterapkan harus
sederhana, supaya mudah dimengerti. b.
Ketepatan Menyimpan Arsip Berdasarkan sistem yang digunakan harus memungkinkan
penemuan kembali arsip dengan cepat dan tepat. c.
Penempatan Arsip Hendaknya diusahakan pada tempat yang strategis,
maksudnya adalah agar tempat penyimpanan mudah dicapai oleh setiap unit atau yang memerlukannya tanpa membuang
waktu dan tenaga. d.
Petugas Arsip Perlu memahami pengetahuan di bidang kearsipan.
3. Unit arsip harus mengadakan penggandaan dan melayani
peminjaman arsip dengan sebaik-baiknya. 4.
Mencatat dan menyimpan data penting yang masuk setiap hari, lengkap dengan tanggal kejadiannya agar dapat dijadikan alat
bantu untuk menemukan kembali bila sewaktu-waktu diperlukan.
5. Mengadakan pengontrolan arsip secara periodik agar dapat
memahami seluruh media informasi yang ada dan mengajukan saran untuk mengadakan penyusutan serta pemusnahan bila
perlu.
14
2.1.6. Peralatan Penyimpanan Arsip
Peralatan penyimpanan arsip adalah alat yang digunakan untuk menyimpan arsip. Alat-alat ini dapat mempermudah kegiatan kearsipan.
Secara umum peralatan yang dibutuhkan dalam kearsipan antara lain: a.
Sekat; digunakan sebagai pemisah antara satu pokok urusan dengan pokok urusan lain.
b. Folder; map tempat untuk menyimpan arsip, sehingga arsip dapat
terhimpun dalam satu tempat. c.
Filling cabinet alamari arsip; tempat untuk menyimpan arsip dinamis aktif, didalam suatu susunan sekat dan folder.
Penyusunan filing cabinet selalu dari laci atas ke bawah. d.
Rak arsip e.
Almari kayu; dapat digunakan untuk menyimpan arsip dinamis inaktif.
2.1.6.1. Penggolongan peralatan penyimpanan arsip menurut Hendi Haryadi: 1. Peralatan Penyimpanan Manual
Dokumen yang disimpan dalam penyimpanan manual adalah dokumen dalam bentuk kertas, sehingga pelaksanaanya memerlukan
tempat penyimpanan yang luas. Contoh penyimpanan arsip secara manual:
“1
. Spindle File adalah alat penyimpanan arsip revolusioner paling kuno, karena dokumen kertas
langsung ditancapkan kealat yang berbentuk paku.
15 2. Vertical Filling Cabinet adalah dokumen disimpan
mendatar dan disusun menurut abjad, lalu ditegakkan.
3. Rotary Filling System adalah bentuknya bermacam- macam, ada yang berbentuk trolley yang bisa
digerakkan atau dipindah-pindahkan. 4. Rotary Cabinet adalah sarana penyimpanan arsip
yang sangat efisien, dapat menghemat waktu dan
60 luas ruangan, tanpa risiko kesalahan.”
8
2. Peralatan penyimpanan mekanis
Retrix indexing
“Penyimpanan file atau data dengan sistem
penyimpanan arsip menggunakan kantong-kantong yang tersusun secara acak berupa sistem kode
lima angka atau enam digit yang mampu
menampung hingga 100.000 berkas.“
9
Arsip dapat ditemukan kembali dengan cepat dan mudah menggunakan alat pencari indeks. Contoh peralatan penyimpanan
mekanis adalah
punch card
dan
paper tape.
3. Peralatan Penyimpanan Otomatis Peralatan penyimpanan otomatis adalah penyimpanan file
dengan komputer. Penyimpanan semacam ini sangat menghemat tempat dan waktu pencarian data yang diperlukan, namun tidak dapat
digunakan sepenuhnya karena tidak semua arsip dapat disimpan dalam bentuk soft file. Data-data penting memerlukan tanda tangan
sehingga harus dicetak, maka penyimpanannya pun harus dalam bentuk kertas.
8
Hendi Haryadi, Loc.cit, hal. 46.
9
Ibid, hal. 47.
16
2.1.7. Ruang Penyimpanan Arsip
