21
- Pemberian kode klasifikasi, untuk mempermudah pengambilan dan penemuan.
- Tenaga yang digunakan secara sentralisasi
.
2.2.3. Sistem Kearsipan
Sistem kearsipan yang dipilih haruslah disesuaikan dengan kondisi kantor dan jenis arsip yang akan disimpan. Berdasarkan dengan teori ilmu
kearsipan, filling sistem kearsipan dibagi menjadi empat sistem yaitu: “1.
Sistem Kronologis adalah Penyusunan arsip berdasarkan waktu, seperti tahun, bulan, dan tanggal.
2. Sistem abjad adalah Sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip berdasarkan abjad.
3. Sistem nomor kode klasifikasi persepuluhan adalah Arsip disusun dan dikelompokan berdasarkan masalahpokok
soal. 4. Sistem Geografis adalah Arsip disusun berdasarkan nama
wilayahdaerah.”
14
14
Irra Chrisyanti Dewi, Loc.cit, hal. 98.
22
Tabel 2.1 Jenis Arsip Dinamis dan Sistem Penyimpanannya
“Jenis arsip dinamis
Sistem penyimpanan yang sering digunakan
Korespondensi termasuk surat, memorandum, telegram,
lampiran, laporan, dan dokumen terkait
Berkas subjek menurut klasifikasi, namun
korespondensi dapat
merupakan setiap
jenis sistem.
Berkas korespondensi sering disebut berkas umum untuk membedakanya
dari seri arsip dinamis lainya
Arsip dinamis transaksi formulir dan korespondensi yang
memberikan bukti adanya transaksi.
Susunan alfabetis atau numeric berdasarkan nama atau pengenal
numeric, misalnya nomor surat atau nomor tagihan. Seringkali jenis
dokumen ini bersifat bebas dan tidak dikelompokan berdasarkan folder
berkas.
Arsip dinamis
proyek korespondensi, nota, dan data
lain yang terkait pada proyek tertentu seperti pengembangan
sebuah
produk, pelaksanaan
kegiatan sebuah proyek atau dokumentasi sistem.
Biasanya disimpan menurut nama proyek
atau nomor,
seringkali dibagi lebih lanjut menurut subjek
dan klasifikasi.
Berkas kasus rekam medis dan arsip dinamis personil lainnya,
klaim, tuntutan hukum, kontrak, asuransi, dan berkas sejenis.
Biasanya merujuk pada personil tertentu atau properti.
Biasanya menurut
nama atau
kelompok atau diindeks menurut nomor berkas.
Berkas khas peta dan gambar rekayasa atau engineering, pita
atau tapes dan gulungan reel, foto sinar x, foto, gambar, kliping dan
berkas rujukan tercetak lainnya dan media terbacakan mesin
Biasanya nomor indeks abjad.
“
15
15
Sulistyo Basuki, Loc.cit, hal. 168.
23
2.2.4. Sistem Penyimpanan Arsip 1. Sentralisasi
