9 b. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh
Badan-badan swasta dan atau perorangan, dalam bentuk corak apa pun, baik dalam
keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam
rangka kehidupan berbangsa.”
2
2.1.2. Wujud Arsip
Wujud arsip dapat dibedakan menjadi dua yaitu: a.
Dokumen adalah “
Semua benda yang dapat memberi informasi, sehingga benda tersebut di
sebut sebagai sumber informasi.”
3
b. Warkat adalah “
Setiap data baik yang tertulis, bergambar, maupun yang direkam, mengenai sesuatu hal, peristiwa, kejadian yang digunakan
sebagai alat pengingat.”
4
2.1.3. Penggolongan Arsip
Menurut penggunaannya arsip dapat digolongkan menjadi dua jenis yaitu: 1.
Arsip Dinamis Arsip dinamis merupakan dokumen yang masih diperlukan
sebagai referensi dan dasar pengambilan keputusan, penentuan kebijakan dan tindakan. Menurut PP No. 34 Tahun 1979 Pasal 1 Ayat 4 tentang
Penyusutan Arsip, Arsip Dinamis dibedakan dalam dua kategori yaitu: a.
Arsip Dinamis Aktif adalah arsip dinamis yang secara langsung dan terus menerus diperlukan dan digunakan dalam penyelenggaraan
administrasi.
2
Irra Chrisyanti Dewi, Op.cit, hal. 1.
3
Ibid, hal. 4.
4
Ibid, hal. 5.
10
b. Arsip Dinamis Inaktif
adalah
arsip dinamis yang frekuensi penggunaannya untuk penyelenggaraan administrasi sudah menurun.
2. Arsip Statis
“
Arsip Statis merupakan dokumen yang disimpan permanen karena alasan historis, administratif, hukum dan
ilmu pengetahuan namun tidak lagi digunakan dalam kegiatan sehari-hari.
“
5
2.1.4. Sitem Penyimpanan Arsip
Adapun macam-macam sistem penyimpanan arsip menurut The Liang Gie, adalah sebagai berikut:
1. Penyimpanan menurut abjad
Penyimpanan menurut abjad adalah sistem penyimpanan arsip yang disimpan menurut abjad dari nama-nama orangorganisasi utama
yang tertera dalam tiap-tiap arsip tersebut. Dengan sistem menurut urutan abjad ini, sepucuk surat yang berhubungan dengan seseorang
langsung dapat ditemukan kembali dengan lebih cepat daripada kalau semua surat dicampur adukan.
2. Penyimpanan menurut pokok persoalan
Penyimpanan arsip dengan sistem pokok soal adalah penyimpanan arsip menurut urutan yang dimuat, dalam tiap-tiap arsip bersangkutan.
Isi arsip sering juga disebut sebagai perihal, pokok masalah, permasalahan dan pokok surat atau subjek.
5
Sulistyo Basuki, Loc.cit, hal. 12.
11
3. Penyimpanan menurut wilayah
Penyimpanan menurut wilayah adalah penyimpanan arsip yang didasarkan pada pengelompokan menurut nama tempat wilayah.
Sistem ini sering disebut juga sistem lokasi. 4.
Penyimpanan menurut nomor Penyimpanan menurut nomor adalah sistem penyimpanan arsip
yang didasarkan pada kode nomor sebagai pengganti dari nama orangnama badan atau pokok masalah. Pada sistem ini nomor yang
diberikan akan selamnaya tetap sama dan tidak pernah berubah 5.
Penyimpanan menurut urutan tanggal Penyimpanan menurut urutn tanggal adalah sistem penyimpanan
arsip menurut urutan-urutan tanggal yang tertera pada tiap arsip tersebut. Sistem ini dapat dipakai bagi arsip yang harus
memperhatikan jangka waktu tertentu. a.
Penciptaan ArsipWarkat “Kegiatan manajemen warkat berangkat dari penciptaan
arsipwarkat.“
6
Sumber arsip PD BPR Bank Solo berasal dari arsip interen dan eksteren, perwujudtannya ketika PD BPR Bank Solo menerima dan
memberi kredit pada nasabah. b.
Pemilihan Arsip Pemilihan arsip sangat penting untuk menghemat tempat dan
waktu pencarian arsip ketika arsip dibutuhkan. Pemilihan arsip adalah
6
Irra Chrisyanti Dewi, Op.cit, hal. 7.
12
penggolongan dokumen berdasarkan kegunaanya, pastikan bahwa arsip yang disimpan adalah arsip yang mengandung informasi dan benar-benar
berguna bagi PD BPR Bank Solo. c.
Pengendalian Arsip Arsip perlu dikendalikan agar tidak terjadi penumpukan arsip yang
sudah tidak diperlukan dan bercampur dengan arsip aktif. Penumpukan arsip selanjutnya akan mengganggu mobilitas arsip dinamis aktif sehingga
akan sulit ditemukan. Langkah-langkah pengendalian arsip antara lain: “
Perlu perencanaan penciptaan formulirwarkat antara lain standarisasi, penghapusan, dan penggabungan
formulir dan langkah-langkah penyusutan arsip. 1
Penyimpanan Arsip: arsip harus disimpan dengan menggunakansistem tertentu dan dibantu oleh
peralatan dan tempat yang memadahi serta arsiparis yang menguasai bidangnya.
2 Perawatan Arsip dimaksudkan agar nilai guna
informasi yang terkandung didalamnya dapat dimanfaatkan semaksimal mungkin sampai jangka
waktu tertentu.
3 PenyusutanPemusnahan Arsip: arsip yang sudah
tidak berguna secara berkala harus dimusnahkan.
Angka pemakaian = x 100
patokannya: 15 sd 20 = arsip aktif
20 = arsip lebih aktif 15 = arsip inaktif.
“
7
2.1.5. Penemuan Kembali Arsip
