29
b. Pemeriksaan list dokumen anggunan dilakukan di kantor PD BPR Bank Solo dan tidak diperkenankan membawa dokumen asli keluar.
C. Peminjaman Dokumen a. Peminjaman dokumen untuk keperluan perpanjangan bukti hak atas
TokoKiosDasaranLainnya yang sejenis
a. Pengurusan perpanjangan atau balik nama hak sewahak
pakai TokoKiosKonterLapakDasaranLainnya yang sejenis dilakukan oleh Kepala Sub Bagian Kredit yang
membidangi bekerjasama dengan Kepala Pasar Setempat.
b. Permohonan peminjaman dokumen anggunan asli ke Sub
Bagian Analis dan Administrasi Kredit diajukan oleh Kepala Sub Bagian Kredit yang membidangi minimal 2
dua minggu sebelum tanggal jatuh tempo dokumen.”
28
2.4.2. Pedoman Teknis Tata Berkas Arsip Dinamis
Arsip dinamis aktif adalah arsip dinamis aktif yang terus menerus diperlukan dalam penyelenggaraan administrasi. Arsip dinamis aktif masih
digunakan secara terus menerus sebagai berkas kerja dalam unit pengolah di lingkungan suatu organisasi.
A. Pedoman Teknis Tata Berkas Arsip Dinamis Aktif
Penataan berkas adalah cara menata dokumen di dalam berkas dan mengatur berkas dalam susunan yang sistematis. Penyimpanan arsip harus
dilakukan secara sistematis sehingga dapat ditemukan kembali dangan cepat dan tepat. Tahap-tahap penataan berkas :
a. Memisah-misahkan arsip yang akan disimpan dengan arsip
yang sedang dikelola. Pada tahap ini kelengkapan- kelengkapan arsip yang tidak memiliki keterangan bernilai
segera dimusnahkan.
28
Ibid, hal. 80.
“
“
30 b.
Memeriksa, tindakan ini meliputi:
-
Memeriksa apakah lampiran sesuai dengan yang tersebut dalam buku register.
-
Menyisihkan salinan-salinan yang rangkap, kalau tidak diperlukan lagi dapat dimusnahkan.
c. Menentukan Kode; setiap arsip dipelajari isinya untuk
mengetahui lingkup dan kajian masalah yang tersirat didalam buku register.
d. Mengelompokkan arsip; berdasarkan kesamaan dalam
suatu proses, kesamaan masalah, atau kesamaan jenis. e.
Menentukan title; arsip yang telah dihimpun ditentukan titelnya yang berfungsi sebagai tanda pengenal berkas,
dimana title tersebut dicantumkan pada tab folder.
f. Penempatan arsip dalam folder; pada tab folder diberi
kode klasifikasi dan title yang telah ditentukan. g.
Penataan Sekat; penyusunanya dimulai dari sekat untuk pokok urusan, kemudian disusul untuk sub urusan,
penyusunannya secara berdiri kebalakang atau berderet kesamping.
h. Penataan tanpa sekat; penataan berkas aktif dilakukan
tanpa menggunakan sekat.”
29
B. Pedoman Teknis Tata Berkas Arsip Dinamis Inaktif
Arsip dinamis inaktif adalah arsip dinamis yang sudah berkurang frekuensi penggunaanya dalam penyelenggaraan administrasi. Penanganan
Arsip Inaktif dapat dilakukan sebagai berikut: Penanganan Arsip Daftar Sementara; Penanganan arsip menurut unit kerja Pengolah. delapan hal
yang harus dilakukan, antara lain:
a. Membersihkan arsip dari debu-debu dan kotoran dan
memusnahkan semua bakteri dan serangga. b.
Memisahkan arsip non arsip dan duplikasi arsip c.
Mengelompokkan arsip menurut unit kerjapengolah disusun menurut kronologi.
d. Membungkus arsip setebal ± 45 cm dan member nomor
sementara.
29
Ibid, hal. 82.
“
31 e.
Mencatat dalam kartu menurut unut kerja dan disusun menurut kronologi, setelah disusun nomor tetap pada
kartu.
f. Membuat daftar pretelan arsip
g. Memasukan arsip yang telah dibungkus ke dalam boks,
sambil memberikan nomor definitive pada bendel arsip yang telah dibungkus.
h.
Memberikan kamper dalam boks arsip.”
30
2.4.3. Pemeliharaan dan Penjagaan Arsip
