Sistem A untuk dapat menghasilkan analisis rasio keuangan. Ruang lingkup sistem ini adalah file yang berisi perhitungan otomatis nilai
rasio keuangan yang telah dimasukkan. Dari ruang lingkup sistem maka dibuat permodelan sistem yang
terdiri dari: 1. Laporan keuangan
Laporan keuangan disini diposisikan sebagai data yang dimasukkan ke dalam sistem untuk dapat dihasilkan nilai-nilai
rasio keuangan dari bagian-bagian di dalamnya. 2. Analisis Rasio Keuangan
Analisis Rasio keuangan disini meliputi empat jenis analisa Rasio Keuangan, yaitu :
5. Rasio Likuiditas
6. Rasio Hutang
7. Rasio Aktivitas
8. Rasio Provitabilitas
4.5. Mekanisme Kerja Sistem 4.5.1. Mekanisme Kerja Sistem A
Mekanisme kerja Sistem A ini merupakan suatu siklus yang menggambarkan proses yang terjadi dari pencatatan transaksi sampai
dihasilkannya laporan keuangan pada akhir periode akuntansi dan dilakukannya penutupan pembukuan pada akhir tahun buku
akuntansi. Diagram alir siklus kerja sistem ini dapat dilihat pada Gambar 11.
Penggunaan sistem ini dimulai dengan pengidentifikasian transaksi bisnis, kemudian transaksi bisnis tersebut dicatat dalam
jurnal transaksi. Setelah dilakukan pencatatan dalam jurnal transaksi maka secara otomatis proses posting sampai dengan pembuatan
laporan keuangan akan dikerjakan oleh sistem. Kemudian pada akhir tahun pembukuan dilakukan penutupan pembukuan, dan Sistem
Informasi Akuntansi siap digunakan untuk mengolah data keuangan pada periode berikutnya.
Gambar 11. Siklus kerja sistem Secara rinci, proses berjalannya Sistem ini dapat digambarkan dalam
beberapa Data Flow Diagram pada Gambar 12.
Gambar 12. Diagram Alir Input-Proses-Output Input dari sistem ini adalah data transaksi yang telah
dilakukan UKM pada periode waktu tertentu. Data transaksi ini kemudian diproses sehingga dapat menghasilkan output berupa
laporan keuangan.
1. Pengidentifikasian dan Pengukuran Transaksi Bisnis
2. Pencatatan Dalam Jurnal Transaksi
10. Ayat Jurnal Pembalik
3. Posting 9.Neraca Saldo Pasca
Penutupan 4. Pembuatan Neraca
Saldo 5.
Penyesuaian 6. Neraca Saldo
Disesuaikan
7. Pembuatan Laporan Keuangan :
Laporan Laba Rugi N
8. Penutupan
Data Transaksi
Proses Laporan
Keuangan
Gambar 13. Diagram Alir Mikro dari input – Data Transaksi Data transaksi UKM yang menjadi input dari sistem ini
meliputi beberapa jenis dokumen, yaitu Bukti Pembelian Barang Dagang, Bukti Penjualan Barang Dagang, Bukti Kas Masuk dan
Bukti Kas keluar. Untuk dapat menjadikan data transaksi tersebut sebagai input pada sistem, maka data transaksi tersebut harus
dianalisis dan dimasukkan dalam golongan akun tertentu yang telah tersedia, atau dapat pula menjadi akun baru bila data tersebut
merupakan jenis data transaksi yang belum pernah ada.
Gambar 14. Diagram Alir Mikro dari Proses
Bukti Pembelian Barang Dagang
Bukti Penjualan Barang Dagang
Bukti Kas Masuk
Bukti Kas Keluar
Proses Laporan
Keuangan
Data Transaksi
Laporan Keuangan
Memasukkan data Transaksi
dalam Jurnal Umum
Posting ke Buku Besar
Setelah data transaksi dikelompokkan menurut jenis akunnya, maka data-data tersebut dimasukkan ke dalam Jurnal
Transaksi. Cara memasukkan data dalam jurnal transaksi menggunakan prinsip keseimbangan antara debet dan kredit yang
ada dalam akuntansi, sehingga ketika sebuah transaksi mendebet sebuah akun pada Jurnal Transaksi maka dikredit pula jenis akun
lain yang bersesuaian. Setelah data dimasukkan dalam Jurnal Transaksi, maka
secara otomatis sistem akan melakukan mekanisme posting, atau pemindahbukuan. Proses posting ini adalah mekanisme
penjumlahan atau pengurangan jumlah saldo pada masing-masing Buku Besar Akun yang mengalami perubahan karena masuknya
Data Transaksi. Setelah proses pemindahbukuan, maka secara otomatis saldo Buku Besar yang ada akan mengisi kolom-kolom
saldo akun dalam Neraca dan Laporan Laba Rugi. Dengan distribusi, akun-akun riil yaitu akun dengan nomor 1-xxxx sampai
3-xxxx akan masuk pada Neraca, dan akun-akun nominal yaitu akun dengan nomor 4-xxxx sampai 8-xxxx akan masuk pada
Laporan Laba Rugi.
Gambar 15. Diagram Alir Mikro dari Proses-Output
4.5.2. Mekanisme Kerja Sistem B
Mekanisme kerja Sistem Persediaan ini adalah memasukkan data pembelian barang dan penjualan barang, sehingga dapat
dihasilkan data tentang persediaan dan keadaan persediaan tersebut. Mekanisme sistem ini dapat dilihat dengan lebih jelas pada Gambar
16.
Data Transaksi
Neraca
Laporan Laba Rugi
Memasukkan data Transaksi
dalam Jurnal Umum
Posting ke Buku
Besar Akun No.
1-xxxx sampai 3-xxxx
Akun No. 4-xxxx sampai
8-xxxx
Gambar 16. Diagram Alir Sistem Data Persediaan
4.5.3. Mekanisme Kerja Sistem C
Mekanisme kerja sistem ini adalah mengolah data Laporan Keuangan yang telah dimasukkan dan menghitung nilai Rasio Likuiditas,
Rasio Hutang, Rasio Aktifitas, dan Rasio Profitabilitas. Mekanisme kerja sistem dapat dilihat pada Gambar 17.
Gambar 17. Diagram Alir Mekanisme Kerja Sistem C 4.5.4. Keterkaitan Sistem A, B, dan C
Sistem A dan B saling terkait, karena Sistem B merupakan buku pembantu persediaan bagi sistem A, antara sistem A dan sistem
B terdapat arus, saling pertukaran dan penyesuaian informasi persediaan yang selalu berubah karena adanya proses pembelian dan
penjualan barang dagang. Laporan keuangan yang menjadi output
Bukti Pembelian Barang Dagangan
Memasukkan data pembelian
Memasukkan data Penjualan
Laporan Stok Barang
Bukti Penjualan Barang Dagangan
Neraca
Laporan Laba Rugi
Proses Penghitungan
dan analisis Rasio oleh
sistem
Rasio Likuiditas dan imterpretasi
Rasio Hutang dan imterpretasi
Rasio Aktivitas dan imterpretasi
Rasio Provitabilitas
dan imterpretasi
Sistem A menjadi input pada Sistem C. Sedangkan antara Sistem B dan Sistem C tidak terdapat hubungan secara langsung. Hubungan
antar sistem ini dapat dilihat pada Gambar 18.
Arus Informasi Persediaan
Gambar 18. Hubungan antara Sistem A, Sistem B, dan Sistem C 4.6. Sistem Pengolahan Data
Agar masing-masing bagian dari Sistem Informasi Akuntansi ini dapat berjalan dengan baik, maka diperlukan sistem pengolahan data
transaksi yang memuat beberapa dokumen prosedur. Untuk dapat menjelaskan sistem pengolahan data transaksi, digunakan Data Flow
Diagram Diagram Alir Data yang memuat proses-proses inti transaksi bisnis yang dilakukan oleh UKM. Beberapa Sistem Pengolahan Data yang
dibutuhkan yaitu Sistem Pengolahan Data Daur Pendapatan dan Sistem Pengolahan Data Pembelian. Titik persambungan antara Sistem Pengolahan
Data Daur PendapatanPenjualan dan Sistem Pengolahan Data Pembelian dengan Sistem Informasi Akuntansi yaitu pada Sistem Pengolahan Data
Daur Keuangan yang memuat Prosedur Penerimaan Kas dan Prosedur Pengeluaran Kas.
Masing-masing sistem pengolahan data ini dijalankan oleh pihak terkait yang tercantum pada gambar diagram alir. Pada UKM A, Sumber
Daya Manusia yang ada belum dapat memenuhi kebutuhan pembagian peran dalam pelaksanaan fungsi yang ada dalam sistem, sehingga untuk dua
bagian atau lebih fungsi dapat dikerjakan oleh satu orang. Keterkaitan antara Sistem Pengolahan Data Daur Pendapatan, Sistem
Pengolahan Data Pembelian, dan Sistem Pengolahan Data Daur Keuangan dapat dilihat pada diagram alir pada Gambar 19.
Sistem A
Sistem B Laporan
Keuangan Sistem C
Gambar 19. Keterkaitan antara Sistem Pengolahan Data Daur Pendapatan, Sistem Pengolahan Data Pembelian, dan Sistem Pengolahan
Data Daur Kas 4.6.1. Sistem Pengolahan Data Daur Pendapatan
Daur pendapatan merupakan proses yang diperlukan untuk menjual produk yang dipasarkan UKM, sehingga dengan demikian
merupakan proses untuk menarik pelanggan, memberikan bantuan kepada pelanggan untuk memilih produk yang dibutuhkan,
menyerahkan barang, dan menagih biaya. Untuk memperjelas sistem pengolahan data daur pendapatan,
maka dibuat dokumen prosedur penjualan. Prosedur penjualan diawali dengan diterimanya pesanan pelanggan. Dokumen tersebut
diterima dari pelanggan yang mencantumkan jenis, jumlah, kualitas, serta harga barang yang dipesan. Dokumen diterima dalam rangkap
dua. Apabila bagian penjualan sanggup memenuhi pesanan tersebut, satu lembar pesanan pelanggan dikembalikan dengan catatan bahwa
pesanan tersebut dapat dipenuhi. Pesanan tidak hanya dapat dilakukan dengan mengirimkan dokumen pesanan, pelanggan atau
calon pelanggan dapat memesan melalui telepon. Bukti pesanan dapat dikirimkan melalui facsimile.
Apabila pesanan pelanggan sudah siap diproses, Bagian Penjualan harus membuat order penjualan. Fungsinya adalah sebagai
perintah kepada bagian gudang dan bagian pengiriman untuk memenuhi pesanan pelanggan. Sebelum order penjualan diberikan
kepada bagian gudang, maka dilakukan pencatatan, pengelompokan termasuk transaksi tunai atau kredit, dan penilaian transaksi oleh
Sistem Pengolahan Data Daur Pendapatan
Sistem Pengolahan Data Pembelian
Bukti Setoran
Faktur Sistem
Pengolahan Data Daur Akuntansi
Keuangan
bagian keuangan. Setelah transaksi dicatat, dikelompokkan dan dinilai kelayakannya, pengiriman barang akan dilakukan oleh bagian
pengiriman jika transaksi dinyatakan layak oleh bagian keuangan. Selanjutnya, bagian gudang akan mengeluarkan barang, dan
mencatat barang keluar dalam buku persediaan. Kemudian bagian pengiriman akan mengirim barang kepada pelanggan. Pelanggan
akan menerima barang beserta faktur yang telah dibuat bagian keuangan. Faktur yang dibuat menjadi dasar pencatatan dalam jurnal
yang kemudian akan dicatat dalam buku besar. Data Flow Diagram dari Daur Pendapatan ini dapat dilihat pada
Gambar 20.
Gambar 20. Data Flow Diagram Daur Pendapatan
4.6.2. Sistem Pengolahan Data Pembelian
Prosedur Pembelian diawali dari pembuatan Dokumen permintaan pembelian yang dibuat oleh pencatat kartu persediaan.
Permintaan Pembelian ini memberikan informasi bahwa jumlah
Pelanggan Bagian
Penjualan Bagian
Keuangan Buku
Besar Bagian
Gudang Pengiriman
Dicatat di buku
persediaan
Pesanan Pelanggan
Pesanan Pelanggan
Order Penjualan
Order Penjualan
Order Penjualan
Order Penjualan
Faktur Faktur
Voucher Jurnal
Voucher Jurnal
Barang Barang
Barang
persediaan barang di gudang sudah menipis sehingga perlu diisi kembali dengan mengadakan pembelian barang. Jumlah pembelian
yang harus dilakukan juga tercantum dalam dokumen permintaan pembelian. Satu lembar dokumen itu dikirim pada bagian pembelian
dan lembar kedua dijadikan arsip. Dengan menggunakan dokumen permintaan pembelian,
bagian pembelian menyiapkan dokumen pesanan pembelian. Pesanan pembelian adalah dokumen yang digunakan pembeli untuk
memesan barang kepada penjual. Dokumen pesanan pembelian dibuat dalam beberapa rangkap, lembar pertama dan kedua dikirim
kepada pemasok yang menjual barang, dengan catatan lembar kedua dikembalikan kembali ke bagian pembelian dengan disertai catatan
bahwa pemasok benar-benar menyanggupi permintaan pesanan. Satu lembar diarsipkan pada bagian pembelian, lembar ketiga dikirim ke
bagian pencatat kartu persediaan, lembar lainnya dikirim ke Bagian Keuangan dan Bagian Penerimaan.
Ketika barang sudah diterima oleh bagian penerimaan, kemudian dilakukan pemeriksaan kondisi barang, apakah barang
yang diterima sesuai dengan data yang tercantum dalam dokumen pesanan pembelian. Selanjutnya Bagian Penerimaan menyiapkan
dokumen laporan penerimaan barang. Laporan penerimaan barang dibuat dalam beberapa rangkap, lembar pertama dikirimkan kepada
bagian pembelian, lembar kedua dikirimkan pada bagian pencatat kartu persediaan, lembar ketiga dikirimkan kepada bagian Gudang
bersama barang yang diterima. Lembar terakhir dikirimkan pada bagian keuangan.
Bersamaan dengan pengiriman barang, pemasok akan membuat faktur yang akan dikirimkan pada bagian keuangan, setelah
menerima faktur, bagian keuangan akan mencocokkan data tagihan pada faktur dengan data laporan penerimaan barang, setelah dinilai
sesuai, maka bagian keuangan membuat voucher bayar yang merupakan tanda kesediaan mengeluarkan uang atau sebagai catatan
hutang.Data Flow Diagram dari Pengolahan Data Pembelian ini dapat dilihat pada Gambar 21.
Gambar 21. Data Flow Diagram Sistem Pengolahan Data Pembelian
4.6.3. Sistem Pengolahan Data Daur Akuntansi Keuangan
Sistem pengolahan data daur akuntansi keuangan terdiri dari :
Pemasok Bagian
Pembelian Pencatat
Persediaan Penerimaan
Bagian Gudang
Bagian Keuangan
Pesanan Pembelian
Permintaan Pembelian
Laporan Penerimaan
Barang
Faktur
Voucher Bayar
Barang Barang
Permintaan Pembelian
Pesanan Pembelian
Pesanan Pembelian
Pesanan Pembelian
Order Pembelian
Barang Laporan
Penerimaan Barang
Laporan Penerimaan
Barang Laporan
Penerimaan Barang
Laporan Penerimaan
Barang
Faktur
D
a. Prosedur Penerimaan Kas Penerimaan kas terjadi ketika debitur membayar piutang
atau terjadi penjualan tunai. Disini digambarkan bahwa UKM menerima pembayaran dari debitur atau pembeli dalam bentuk
tunai. Pembayaran piutang biasanya disertai dengan Surat Pengantar Pembayaran, yang akan menjelaskan maksud
pembayaran sehingga dapat diperoleh kejelasan dalam melakukan pengkreditan akun-akun piutang yang bersangkutan.
Dana tunai diterima oleh kasir, kemudian dana akan disimpan, dan kasir mempersiapkan voucher jurnal yang akan diberikan
kepada bagian keuangan untuk mendebet kas dan mengkredit akun yang bersangkutan, kredit akun piutang jika merupakan
transaksi pembayaran piutang, dan mengkredit akun pendapatan penjualan jika merupakan penjualan tunai.
Apabila uang yang diterima akan disimpan di bank, maka sebelum membuat voucher jurnal, uang akan disetorkan ke bank
dan slip setoran uang yang diterima dari bank akan disimpan sebagai arsip. Perusahaan yang menggunakan sistem
penyimpanan dana tunai di bank, biasanya mempunyai petugas khusus yang mengawasi ketelitian pengarsipan bank dengan
catatan kas yang dibuat oleh bagian keuangan. Bila terdapat hal- hal yang perlu disesuaikan terkait dengan adanya saldo kas yang
tidak seimbang antara keduanya, maka pengawas intern akan membuat rekonsiliasi bank.
Untuk saat ini, UKM A belum menggunakan sistem penyimpanan dana kas di bank. Namun memang sistem ini
diharapkan tidak hanya relevan diterapkan untuk kondisi saat ini saja, namun juga menyiapkan apa yang diperlukan bagi
perkembangan usaha ke depannya. Untuk lebih jelasnya tentang prosedur penerimaan kas ini, dapat
dilihat pada Gambar 22.
Gambar 22. Prosedur Penerimaan Kas b. Prosedur Pengeluaran Kas
Penyebab keluarnya dana dari kas bermacam macam, untuk penjelasan ini dicontohkan pengeluaran kas yang disebabkan
oleh pelunasan hutang jatuh tempo. Setiap hari Bagian Keuangan akan memeriksa Voucher Bayar, untuk melihat Voucher Bayar
yang telah jatuh tempo, kemudian Voucher Bayar yang telah jatuh tempo dan dokumen pendukungnya ini di berikan kepada
Bagian Kasir. Kemudian Bagian Kasir menyiapkan uang tunai untuk pembayaran dan Kasir memeriksa kembali Voucher Bayar
Pelanggan Kasir
Bagian Keuangan
Jurnal Transaksi
Pengawas Intern
Bank
Bukti Setoran
Bukti Setoran
Bukti Setoran
Uang Tunai
Uang Tunai
Slip Keterangan
Slip Keterangan
Slip Keterangan
Voucher Jurnal
Uang Tunai
Voucher Jurnal
Rekening Koran
Rekening Koran
Rekonsiliasi Bank
dan dokumen pendukungnya tersebut. Selain Kasir sebaiknya ada lagi pihak kedua yang turut memeriksa yaitu pihak Eksekutif
Keuangan Semua dokumen pendukung hutang yang telah dilunasi
harus diberi tanda lunas, biasanya dengan cap, agar tidak dapat digunakan sebagai alat untuk meminta pembayaran kembali.
Voucher Bayar yang telah dilunasi diarsipkan oleh bagian keuangan. Selanjutnya bagian kasir menyiapkan Voucher Jurnal
yang mendebet akun hutang dan mengkredit akun kas. Bila perusahaan menggunakan bank sebagai tempat
penyimpanan kas, maka fungsi uang tunai disini biasanya digantikan oleh cek. Pada akhir bulan, dibuat rekonsiliasi bank
oleh pengawas intern berdasarkan Rekening Koran dan cek yang telah diuangkan cancelled check yang diperoleh dari bank.
Data Flow Diagram prosedur pengeluaran kas ini, dapat dilihat pada Gambar 23.
Penerima Dana Pemasok
Kasir Bagian Keuangan
Jurnal Transaksi
Pengawas Intern
Bank
Gambar 23. Data Flow Diagram prosedur pengeluaran kas
Voucher Bayar
Voucher Bayar
Dana Tunai
Dokumen Pendukung
Voucher Jurnal
Voucher Jurnal
Voucher Bayar
Voucher Jurnal
Rekening Koran
Rekening Koran
Cancelled check
Rekonsiliasi Bank
4.7. Penerapan Sistem
