ransaksi secara otomatis dapat mempengaruhi neraca atau laporan laba rugi. Dalam program akuntansi dalam Microsoft Excel yang
dapat dibuat tidak lagi memerlukan proses pemindahbukuan, pembuatan neraca lajur, jurnal penyesuaian dan sejenisnya untuk
membuat neraca dan laporan rugi laba setelah pajak.
2.3. Sistem Informasi
Sistem adalah sekelompok elemen yang terintegrasi dengan maksud yang sama untuk mencapai suatu tujuan McLeod, 2001. Sistem Informasi
merupakan kumpulan elemen yang saling berhubungan satu sama lain yang membentuk satu kesatuan untuk mengintegrasikan data, memproses dan
menyimpan, serta mendistribusikan informasi yang akan mendukung pembuatan keputusan Jogiyanto, 1999. Sistem menerima input data,
mengolah data tersebut dan kemudian mengeluarkan hasilnya. Model dasar sistem informasi adalah input, proses, dan output. Perlakuan yang dilakukan
terhadap data agar dapat menghasilkan informasi yang berguna, terdiri atas lima tahap yang disebut siklus pengolahan data yaitu pengumpulan,
penghalusan, pengolahan, pemeliharaan, dan pengeluaran output data Cushing, 1992.
Dalam Sistem Informasi Organisasi SIO terbagi atas dua sistem informasi berdasarkan pengelompokan pemakai yaitu Sistem Informasi
Fungsional SIF dan Sistem Informasi Eksekutif SIE. SIO menggunakan lima subsistem yaitu Sistem Informasi Akuntansi SIA, Sistem Informasi
Manajemen SIM, Sistem Pendukung Keputusan SPK, Sistem Otomatisasi Kantor SOK, dan Sistem Pakar SP McLeod, 2001.
2.3.1. Sistem Informasi Akuntansi
Menurut Widjajanto 2001, Sistem Informasi Akuntansi adalah susunan berbagai formulir catatan, peralatan, termasuk
komputer dan peralatannya serta alat komunikasi, tenaga pelaksananya, dan laporan yang terkoordinasi secara eratyang
didesain untuk mentransformasikan data keuangan menjadi informasi yang dibutuhkan manajemen. Sistem Informasi Akuntansi
juga berperan sebagai pengaman harta kekayaan perusahaan. Dengan
adanya unsur-unsur pengendalian atau pengecekan dalam sistem akuntansi. Berbagai kecurangan, penyimpangan, dan kesalahan
dapat dihindarkan atau dilacak sehingga dapat diperbaiki. Karena bentuk perusahaan beragam, sasaran Sistem Informasi
Akuntansi juga beragam, meskipun intinya tetap sama, yaitu menyajikan informasi. Tanpa memandang bentuk perusahaan,
Sistem Informasi Akuntansi selalu terbentuk dari : 1. Serangkaian formulir yang tercetak, seperti faktur, nota, cek, dan
laporan-laporan yang digunakan untuk membangun sistem akuntansi dan administrasi perkantoran, termasuk prosedur dasar
pembuatan ayat-ayat akuntansi. 2. Serangkaian buku, baik dalam bentuk fisik berupa kartu-kartu
dan buku-buku dalam pengertian harfiah, maupun dalam bentuk format yang hanya terbaca oleh mesin. Buku-buku ini meliputi
jurnal maupun buku besar. 3. Serangkaian laporan atau pernyataan, seperti misalnya neraca
saldo, abstraksi buku besar, perhitungan rugi laba, dan neraca. 4. Serangkaian kegiatan klerikal, termasuk operasi pengolahan data
elektronik, yang harus dilaksanakan untuk mencatat berbagai informasi akuntansi pada formulir, buku, jurnal, dan buku besar,
serta dalam penyusunan laporan atau surat pernyataan. 5. Penggunaan peralatan klerikal, khususnya komputer, mesin
ketik, sarana komunikasi untuk mentransfer data yang diperlukan dalam pelaksanaan kegiatan sistem Widjajanto, 2001.
Beberapa hal yang perlu dijelaskan mengenai Sistem Informasi Akuntansi ini yaitu :
a. Teknik Bagan Alir Menurut Widjajanto 2001, dalam menganalisis dan
merancang suatu Sistem Informasi Akuntansi, analisis sistem akan dihadapkan pada berbagai permasalahan yang berkaitan
dengan kebutuhan informasi oleh berbagai pihak dan juga pada berbagai alternatif sumber daya yang dapat dipergunakan untuk
memenuhi kebutuhan itu. Apabila kebutuhan manajemen untuk mengembangkan, memperluas, atau menyesuaikan sistem telah
ditentukan, analisis sistem dapat melakukan studi sistem. Studi dapat dilakukan dengan mempergunakan teknik-teknik sistem.
Teknik sistem adalah piranti yang dipergunakan dalam analisis, desain, dan dokumentasi sistem serta hubungan-hubungan
subsistem. Piranti yang banyak digunakan dalam analisis sistem adalah bagan alir flowchart. Bagan alir adalah suatu diagram
simbol yang menampilkan aliran data dan rangkaian tahapan operasi dalam suatu sistem Widjajanto, 2001.
Menurut Widjajanto 2001, dalam teknik bagan alir, terdapat simbol-simbol yang dipergunakan. Simbol dasar terdiri
dari simbol dasar bagan alir terdiri dari simbol inputoutput, simbol proses, simbol garis alir, dan simbol anotasi atau
komentar. Simbol inputoutput menyatakan fungsi inputoutput, yaitu data yang disediakan yaitu data yang disediakan untuk
diproses input dan laporan yang dihasilkan dari proses output. Simbol proses menyatakan suatu fungsi proses, misalnya
melaksanakan suatu kegiatan atau kelompok kegiatan yang menghasilkan perubahan nilai, bentuk, atau lokasi informasi.
Simbol garis alir digunakan sebagai penghubung simbol-simbol lainnya. Dengan digunakannya garis alir, rangkaian dan tahapan
informasi dan operasi menjadi jelas. Simbol anotasi atau komentar merupakn simbol yang digunakan untuk memberi
tambahan komentar sebagai tambahan penjelasan terhadap suatu simbol tertentu. Simbol dasar bagan alir dapat dilihat pada
Gambar 1. Diagram alir data atau Data Flow Diagram DFD
merupakan bagian dari Teknik Bagan Alir. DFD merupakan diagram yang menggambarkan suatu sistem dengan sangat
sederhana. Pembuatan DFD bisa dilakukan dengan bertingkat- tingkat mulai dari tingkat makro sampai tingkat mikro,
tergantung pada kebutuhan kerinciannya. DFD sangat diandalkan oleh analis sistem pada saat membuat gambaran kasar mengenai
sistem Widjajanto, 2001.
No Nama simbol
Gambar simbol 1.
Inputoutput
2. Proses
3. Garis Alir
4. Garis Alir
Bersilang 6. Garis
Alir Bersimpang
7. Anotasikomentar
8. Konektor
9. Dokumen
10. Multi Dokumen
11. Keputusan
12. Magnetic Disk
Gambar 1. Simbol Dasar Bagan Alir Sistem b. Proses Pembuatan Sistem
Menurut Mc Leod 1993 proses pembuatan sistem dapat
digambarkan dalam beberapa diagram alir yang terdiri dari :
1. Diagram Alir Pendekatan Sistem Diagram alir pendekatan sistem merupakan penggambaran
proses pengenalan kebutuhan sistem. 2. Diagram Alir Fase Perencanaan Sistem
Diagram Alir Fase Perencanaan Sistem merupakan penggambaran sistem mulai dari perencanaan sistem,
peninjauan teknis dan manajemen, sampai pengembangan sistem. Dalam perencanaan sistem, akan ditentukan perangkat
lunak yang digunakan dalam sistem, dilakukan pendeskripsian ruang lingkup dalam sistem, dan dilakukan
peninjauan secara manajemen apakah Sistem Informasi yang dibuat tersebut telah layak untuk diaplikasikan atau tidak.
Jika permodelan sistem telah layak atau dapat diterima, maka dilakukan aplikasi sistem, namun jika setelah peninjauan
manajemen, dinilai terdapat kekurangan, maka dilakukan perbaikan. Setelah sistem diaplikasikan, dilakukan
peninjauan teknis terhadap rancangan model sistem yang telah dibuat. Jika setelah peninjauan teknis, sistem dinyatakan
diterima, maka sistem akan dioperasikan, namun jika setelah peninjauan teknis, dinilai terdapat kekurangan, maka
dilakukan perbaikan. c. Model Sistem Informasi Akuntansi
Model Sistem Informasi Akuntansi menerangkan hubungan antara database sistem, lingkungan sistem, dan sumber data yang
akan diolah menjadi informasi Mc. Leod, Jr., 1998. Model Sistem Informasi Akuntansi dapat dilihat pada Gambar 2.
Keterangan : =
Informasi = Data
Gambar 2. Model Sistem Informasi Akuntansi d. Sistem Distribusi
Sistem Distribusi
merupakan bagian dari Sistem Informasi
Akuntansi yang meliputi proses pembelian barang dan proses penjualan barang, dalam hubungannya dengan bagian-bagian
perusahaan Mc. Leod, Jr.,1998. Diagram alir Sistem Distribusi dapat dilihat pada Gambar 3.
Lingkungan
Lingkungan
Manajemen
Software Pengolah
Data
Database
Sumber Input Fisik
Transformasi Sumber
Output Fisik Sistem Informasi
Akuntansi
Gambar 3. Diagram Alir Sistem Distribusi Sistem distribusi dalam Sistem Informasi Akuntansi tersebut
dijelaskan dengan Data Flow Diagram level 0. DFD level 0 ini memberikan penjelasan awal mengenai alur sistem distribusi
pembelian barang dagangan. Selanjutnya sistem distribusi ini dijelaskan secara lebih rinci pada DFD level 1, DFD level 2, dan
DFD level 3. Data Flow Diagram level 0 ini dapat dilihat pada Gambar 4.
Order Penjualan Komitmen untuk Memenuhi Pesanan Order Pesanan
Pengapalan
Pernyataan Pernyataan Pemasok
Pembayaran oleh Konsumen
Pembayaran kepada Pemasok Laporan
Laba Rugi Neraca Laporan
Pendapatan Persediaan
Laporan Lain Konsumen
Sistem Distribusi
Pemasok
Manajemen Gudang
Gambar 4. Data Flow Diagram Level 0 Sistem distribusi Proses pemenuhan pesanan konsumen oleh perusahaan
meliputi pencatatan pesanan dalam hubungannya dengan persediaan, dan pencatatan keuangan. Data Flow Diagram DFD Level 1
Sistem Distribusi DFD Mikro sistem pemenuhan pesanan konsumen dapat dilihat pada Gambar 5 Mc. Leod, Jr., 1998
Order Penjualan Catatan Penolakan
Order Penjualan Faktur
Pernyataan Pembayaran oleh Konsumen
Data Piutang
Data Pembelian Data Persediaan Barang Komitmen
Diterima
Data Order Pembayaran Pembelian
Laporan Lain Pengapalan Laporan Faktur
Budget Pernyataan Pemasok Neraca
Pembayaran kepada Laporan Pemasok
Rugi Laba Persediaan Konsumen
1. Pemenuhan
Pesanan
3. Pengisisan Jurnal Umum
2. Pesanan
Persediaan
Manajemen Gudang
Pemasok
Gambar 5. Data Flow Diagram Level 1Sistem distribusi DFD Mikro sistem pemenuhan pesanan
konsumen Hal yang perlu dijelaskan selanjutnya mengenai bagian dari
Sistem distribusi adalah mengenai pengisian kembali persediaan di gudang. Pengisian kembali barang di gudang berkaitan dengan
proses pembelian, penerimaan barang, dan akun hutang Mc. Leod, Jr., 1998. Data Flow Diagram DFD Level 2 Sistem Distribusi
DFD Mikro sistem pengisian kembali barang di gudang dapat dilihat pada Gambar 6.
Order Penjualan Pembatalan
Order Penjualan Pesanan Diterima
Faktur Pemenuhan
Pesanan Pengisian Barang Pembayaran
Oleh Konsumen Data
Pembelian
Pernyataan Data
Order Penagihan Buku Besar Persediaan Penerimaan
Data Piutang Barang Konsumen
1.1. Order
Masuk 1.2.
Persediaan
1.3. Penagihan
1.4. Akun Piutang
3 3
2 2
Gambar 6. Data Flow Diagram DFD Level 2 Sistem Distribusi DFD Mikro sistem pengisian
kembali barang di gudang
Penjelasan terakhir tentang sistem distribusi adalah mengenai proses masuknya data ke dalam Jurnal Umum. Prosesnya
meliputi pengisian Jurnal umum dan persiapan laporan manajemen Mc. Leod, Jr., 1998. Data Flow Diagram DFD Level 3 Sistem
Distribusi DFD Mikro sistem pengisian jurnal umum dapat dilihat pada Gambar 7.
Komitmen Data Pembelian
Order Pembelian Pengisian Pemberitahuan Pengapalan
Pesanan Pesanan Pembelian Pembelian
Penerimaan Barang Persediaan
Penerimaan Pembelian
Pengeluaran Faktur Obligasi
Pernyataan Pemasok
Pembayaran Kepada
Buku Besar Hutang Pemasok 2.1.
Pembelian
2.2. Penerimaan
Gudang Pemasok
2.3. Hutang
1
3 1
Gambar 7. Data Flow Diagram DFD Level 3 Sistem Distribusi DFD Mikro sistem pengisian
jurnal umum
2.4. Siklus Hidup Sistem System Life Cycle
