kebutuhan UKM A tersebut, proses pendekatan sistem dilanjutkan dengan melakukan analisis terhadap transaksi bisnis yang telah dilakukan UKM A,
sehingga dapat diketahui bentuk Sistem Informasi Akuntansi yang dibutuhkan.
Dari proses analisis transaksi bisnis yang dilakukan, diketahui bahwa UKM A melakukan bisnis usaha skala kecil yang tidak banyak terdapat
variasi dalam transaksi bisnis yang dilakukan. Sehingga dalam proses permodelan sistem, diputuskan untuk membuat model Sistem Informasi
Akuntansi sederhana yang mampu memenuhi kebutuhan pengguna terhadap Laporan Keuangan, tetapi tidak menimbulkan kerumitan dengan sistem
pendukung yang kurang diperlukan. Setelah dihasilkan rancangan model Sistem Informasi Akuntansi
sederhana, dilakukan kembali proses penyesuaian dengan kebutuhan pengguna. Jika model Sistem Informasi Akuntansi yang ada telah cukup
sesuai dengan kebutuhan pengguna, maka telah selesai proses pendekatan sistem yang digambarkan melalui diagram alir pendekatan sistem dan
dihasilkan sebuah model Sistem Informasi Akuntansi.
4.4. Fase Perencanaan Sistem
Fase perencanaan pembuatan sistem dimulai dengan pendefinisian subsistem perangkat lunak yang akan digunakan. Sesuai dengan kebutuhan
UKM A yang merupakan usaha dagang semi jasa terhadap Sistem Informasi Akuntansi sederhana yang dapat menghasilkan laporan keuangan, maka
subsistem perangkat lunak yang digunakan adalah Microsoft Excel yang telah diformat sedemikian rupa sehingga dapat secara otomatis memproses
transaksi bisnis yang ada dan menghasilkan laporan keuangan yang dibutuhkan. Pada dasarnya, Sistem Informasi Akuntansi ini menggunakan
metode Akrual, yang membebankan biaya dan mencatat pendapatan pada waktu terjadinya. Untuk dapat melengkapi laporan keuangan yang
dibutuhkan, maka sistem yang menghasilkan laporan keuangan tersebut didampingi oleh beberapa mekanisme sistem lain, yaitu sistem yang dapat
menampilkan data persediaan dan sistem yang dapat menampilkan analisis rasio keuangan dari laporan keuangan yang dihasilkan.
Diagram alir fase perencanan sistem ini dapat dilihat pada Gambar 10.
Perbaikan Tidak
Diterima Diterima
Perbaikan
Tidak Diterima Diterima
Gambar 10. Diagram alir fase perencanaan pembuatan Sistem Informasi Akuntansi untuk UKM A
Penentuan Sistem Perangkat lunak dan Ruang lingkup sistem dilanjutkan dengan peninjauan secara manajemen terhadap Sistem Informasi
Akuntansi yang dilakukan oleh ahli akuntansi. Apabila Ruang lingkup sistem yang telah ditentukan dapat diterima, maka proses dilanjutkan dengan
Aplikasi sistem, namun apabila tidak diterima, maka dilakukan perbaikan. Aplikasi sistem dilanjutkan dengan tinjauan teknis oleh pengguna yang telah
Mulai
Pendefinisian Sub Sistem Perangkat Lunak
Penentuan Ruang Lingkup Sistem dan Permodelan Sistem
Tinjauan Manajemen
Aplikasi Sistem
Tinjauan Teknis
Operasi Sistem
SELESAI
terlebih dahulu diberikan instruksi penggunaan. Apabila tinjauan manajemen diterima maka dilanjutkan dengan Operasi Sistem, dan Proses Perencanaan
sistem selesai. Ruang lingkup dari sistem yang dibuat adalah :
a. Sistem Informasi Akuntansi sederhana yang dapat menghasilkan laporan keuangan yang dibutuhkan Sistem A. Ruang lingkup sistem ini terdiri
dari seperangkat file yang memuat file pencatat transaksi bisnis dan file Laporan Keuangan.
Dari ruang lingkup sistem yang ada, maka akan dibuat permodelan sistem yang terdiri dari :
1. Pengkodean Akun Untuk memudahkan dalam mengolah data transaksi keuangan
menjadi sebuah bentuk laporan keuangan, maka dibutuhkan pengelompokan dan pengkodean akun. Pengkodean akun didasarkan
atas jenis akunnya. Klasifikasi jenis akun dapat dilihat pada Tabel 5. Tabel 5. Klasifikasi Jenis Akun
Kode Akun Klasifikasi Akun
1-xxxx Aktiva 2-xxxx Kewajiban
3-xxxx Ekuitas 4-xxxx Pendapatan
5-xxxx Beban
Dengan adanya klasifikasi akun seperti diatas, maka akun-akun dapat diberi kode dalam Tabel 6.
Tabel 6. Pengkodean Akun
No. Akun
Kelompok Akun
Sub Kelompok Akun Nama Akun
Tipe Saldo
Normal 1-0000 Aktiva
Harta Debet 1-1000 Aktiva
Lancar Harta
Debet 1-1110
Kas Harta
Debet 1-1120
Harta Debet
1-1121 Bank
A Harta
Debet 1-1122
Bank Bank B
Harta Debet
1-1130 Piutang
Karyawan Harta
Debet 1-1140
Uang Muka
Pemasok Harta
Debet 1-1200
Harta Debet
1-1201 Piutang
A Harta Debet
1-1202 Piutang
B Harta Debet
1-1203 Piutang
C Harta Debet
1-1204 Piutang
D Harta Debet
1-1205 Piutang Usaha
Piutang E Harta
Debet 1-1300
Persediaan Barang
Dagang Harta
Debet
Lanjutan Tabel 6.
No. Akun
Kelompok Akun
Sub Kelompok Akun Nama Akun
Tipe Saldo
Normal 1-2000 Aktiva
Tetap Harta
Debet 1-2100
Peralatan Kantor
Harta Debet 1-2110
HP Peralatan Kantor Harta
Debet 1-2120
Akumulasi Penyusutan
Peralatan Kantor Harta Debet
1-2200 Kendaraan
Harta Debet 1-2210
HP Kendaraan
Harta Debet 1-2220
Akumulasi Penyusutan
Kendaraan Harta Debet
2-0000 Kewajiban Kewajiban Kredit
2-1000 Kewajiban
Lancar Kewajiban
Kredit 2-1100
Hutang Gaji
Kewajiban Kredit
2-1200 Pendapatan
Diterima Di
Muka Kewajiban Kredit
2-1300 Hutang
Usaha Kewajiban
Kredit 2-1301
Hutang Usaha
A Kewajiban
Kredit 2-1302
Hutang Usaha
B Kewajiban
Kredit 2-1303
Hutang Usaha
C Kewajiban
Kredit 2-1304
Hutang Usaha
D Kewajiban
Kredit 2-1305
Hutang Usaha
E Kewajiban
Kredit 2-2000 Kewajiban
Jangka Panjang Kewajiban
Kredit 2-2100
Hutang Bank
Kewajiban Kredit
2-2110 Hutang
Bank A
2-2120 Hutang
Bank B
2-2200 Hutang Jangka
Panjang Lain
Kewajiban Kredit
3-0000 Ekuitas Modal
Kredit 3-1000
Modal Saham
Modal Kredit
3-1110 Modal
Saham A
3-1115 Penarikan Modal Saham A
3-1120 Modal Saham B
3-1125 Penarikan Modal Saham B
3-1130 Modal Saham C
3-1135 Penarikan Modal Saham C
3-1140 Modal
Saham D
3-1145 Penarikan Modal Saham D
3-1150 Modal
Saham E
3-1155 Penarikan Modal Saham E
3-2000 Laba
Ditahan Modal
Kredit 4-0000 Pendapatan
Pendapatan Kredit
4-1000 Pendapatan
Penjualan Pendapatan
Kredit 4-2000
Pendapatan Jasa
Dekorasi Tanaman
Pendapatan Kredit 5-0000 Harga
Pokok Penjualan
HPP Debet
6-0000 Biaya Biaya
Debet 6-0010
Gaji Karyawan
Biaya Debet
6-0020 Biaya
Pemasaran Biaya Debet
6-0030 Biaya
Transportasi Biaya Debet
6-0040 Perawatan
Aktiva Biaya Debet
6-0040 Penyusutan
Aktiva Biaya Debet
6-0050 Potongan
Pembelian Biaya
Debet 6-0060
Potongan Penjualan
Biaya Debet
6-0070 Biaya
Listrik Biaya
Debet 6-0080
Biaya Telepon
Biaya Debet
6-0090 Biaya
Sewa Ruangan
Biaya Debet
6-0100 Perlengkapan
Kantor Biaya
Debet 7-0000 Pendapatan
Lain-Lain Pendapatan
Lainnya Kredit
8-0000 Biaya Lain-
Lain Biaya
Lainnya Debet
2. Saldo Awal Akun Saldo awal akun merupakan tabel yang memuat saldo nominal dari
akun-akun dari periode akuntansi sebelumnya. Tabel Saldo Awal Akun berisi nomor akun, nama akun, dan saldo awal akun
3. Jurnal Transaksi Jurnal Transaksi merupakan catatan akuntansi pertama
yang digunakan untuk mencatat, mengklasifikasikan, dan meringkas data keuangan dan data lainnya oleh UKM dalam
Sistem ini. Sumber informasi pencatatan ini adalah data transaksi. Jurnal transaksi ini memuat kode transaksi, tanggal transaksi,
keterangan tentang transaksi, nomor dan nama akun yang berubah karena transaksi baik debet maupun kredit, serta jumlah.
4. Pemindahbukuan Posting Pemindahbukuan atau posting adalah proses
pengelompokan data transaksi yang ada pada jurnal transaksi ke dalam buku besar sesuai dengan akunnya masing-masing. Tabel
buku besar berisi Nomor Bukti Transaksi, Uraian Transaksi, Kolom Debet, Kolom Kredit, dan Saldo.
5. Neraca Saldo Neraca saldo adalah daftar akun beserta saldomya pada
suatu waktu tertentu, biasanya, neraca saldo dibuat pada akhir periode akuntansi. Urutan akun yang dicantumkan pada neraca
saldo sesuai dengan urutan akun pada buku besar, di mana saldo debet ditunjukkan pada kolom sebelah kiri dan saldo kredit pada
kolom sebelah kanan. Total dari kedua kolom itu harus sama. Neraca Saldo memuat Nomor Akun, Nama Akun, dan Saldo Akun.
6. Ayat Jurnal Penyesuaian Mekanisme Ayat Jurnal Penyesuaian dibuat dengan tujuan
agar pendapatan dicatat pada periode dimana pendapatan itu dihasilkan dan beban dicatat pada periode terjadinya. Mekanisme
Ayat Jurnal Penyesuaian ini biasanya dilakukan pada akhir periode akuntansi.
7. Laporan Laba Rugi Laporan Laba Rugi adalah laporan yang menggambarkan
keadaan perusahaan pada akhir suatu periode akuntansi, apakah perusahaan mengalami laba atau rugi. Akun-akun yang masuk ke
dalam Laporan Laba Rugi adalah akun-akun Nominal. 8. Neraca Akhir
Neraca akhir memuat saldo dari akun-akun riil pada akhir periode akuntansi. Dalam Neraca Akhir terdapat kolom Nama
Akun dan saldo akun baik debet maupun kredit. Saldo ini terdiri dari Saldo Awal Akun, Saldo Periode Berjalan, dan Saldo Akhir.
9. Penutupan Pembukuan Tutup buku atau penutupan pembukuan merupakan istilah
yang digunakan untuk proses akhir dalam sebuah periode akuntansi sebelum memasuki periode akuntansi berikutnya.
Proses tutup buku pada file yang dibuat dengan Microsoft Excel pada dasarnya adalah memindahkan saldo akun dalam kolom
akhir periode dari satu file ke file lain dan ditempatkan di kolom awal periode dalam neraca. Selanjutnya akun Laba Periode
Berjalan ditambahkan pada akun Laba Ditahan, sehingga saldonya menjadi nol.
Model sistem yang dihasilkan dapat dilihat pada Lampiran 3. b. Sistem Persediaan Barang Dagang Sistem B
Sistem ini dapat mengolah data pembelian dan penjualan barang dagangan sehingga dapat menampilkan data persediaan barang
dengan lengkap. Ruang lingkup sistem ini adalah file yang memuat data barang, data pembelian, data penjualan, dan data stok barang.
Dari ruang lingkup yang ada maka akan dibuat permodelan sistem yang terdiri dari :
1. Kode Barang Pemberian kode barang persediaan dilakukan dengan
kode Harga Pokok HP. Pengkodean Barang Persediaan dapat dilihat pada Tabel 7.
Tabel 7. Kode Barang Persediaan
KODE NAMA BARANG
HP-001 Hidrogel HP-002
Aquarium bulat ukuran 1,5 lt HP-003
Aquarium ubur-ubur ukuran 2,5 lt HP-004
Aquarium apelbulat ukuran 3,5 lt HP-005
Aquarium bulat ukuran 7 lt HP-006 Toples
tertutup 1
HP-007 Toples tertutup
2 HP-008 Cryptantus
HP-009 Sansiviera HP-010 Ivy
HP-011 Palem HP-012 Kaktus
HP-013 Sirih
Belanda HP-014 Kerikil
HP-015 Spagnum moss
HP-016 Arang sekam
HP-017 Kompos HP-018 Zeolit
HP-019 Kerang pantai
HP-020 Pasir Bali
2. Data Pembelian Merupakan tabel data yang berisi bukti pembelian barang,
tanggal pembelian barang, nama pemasok barang, harga dan jumlah barang.
3. Data Penjualan Merupakan tabel data yang berisi tanggal transaksi penjualan
barang, nama pelanggan, jumlah barang, dan harga barang. 4. Data Stok Barang
Merupakan tabel data yang berisi jumlah persediaan awal, jumlah barang yang dibeli, jumlah barang yang dijual, stok
barang yang ada, harga pokok barang, dan komentar terhadap jumlah persediaan yang ada.
Model sistem yang dihasilkan dapat dilihat pada Lampiran 3. c. Sistem Analisis Laporan Keuangan Sistem C
Sistem ini mengolah Laporan Keuangan yang telah dihasilkan pada
Sistem A untuk dapat menghasilkan analisis rasio keuangan. Ruang lingkup sistem ini adalah file yang berisi perhitungan otomatis nilai
rasio keuangan yang telah dimasukkan. Dari ruang lingkup sistem maka dibuat permodelan sistem yang
terdiri dari: 1. Laporan keuangan
Laporan keuangan disini diposisikan sebagai data yang dimasukkan ke dalam sistem untuk dapat dihasilkan nilai-nilai
rasio keuangan dari bagian-bagian di dalamnya. 2. Analisis Rasio Keuangan
Analisis Rasio keuangan disini meliputi empat jenis analisa Rasio Keuangan, yaitu :
5. Rasio Likuiditas
6. Rasio Hutang
7. Rasio Aktivitas
8. Rasio Provitabilitas
4.5. Mekanisme Kerja Sistem 4.5.1. Mekanisme Kerja Sistem A