DITERIMAKAN Rp. xxx TERBILANG xxx
Sumber : Asuransi Jiwa Bersama BUMIPUTERA 1912
C. Pengertian Sistem Informasi Akuntansi Penggajian
Sistem informasi akuntansi penggajian merupakan salah satu sistem akuntansi yang penting untuk menetapkan secara tetap dan teliti mengenai
jumlah gaji yang harus diterima oleh setiap pegawai. Pengeluaran gaji merupakan hal yang penting karena karyawan sangat
sensitif terhadap kesalahan-kesalahan dalam penggajian atau terhadap hal lainnya yang bersifat tidak wajar dan juga penting untuk menjaga suasana
kerja yang baik. Keterlambatan atau kesalahan yang terjadi dalam sistem informasi
penggajian dapat menyebabkan para pegawai tidak dapat menerima penghasilannya sedangkan di lain pihak kebutuhan hidupnya harus tetap
terpenuhi. Sistem penggajian merupakan salah satu aplikasi pada sistem informasi
akuntansi yang terus mengalami proses dalam bentuk batch bertahap, disebut proses secara bertahap karena: daftar gaji karyawan dibayarkan atau
dibuat secara periodik tiap mingguan, dua mingguan, atau bulanan demikian pula pembayaran gaji, sebagian besar pegawai dibayar pada waktu
yang bersamaan. Jadi, yang dimaksud dengan sistem informasi akuntansi penggajian
untuk kebanyakan perusahaan yaitu suatu sistem, prosedur dan catatan atau
Universitas Sumatera Utara
formulir yang digunakan untuk menetapkan secara tepat dan akurat berapa gaji yang harus diterima oleh setiap pegawainya, berapa gaji yang harus
dipotong, misalnya untuk pajak penghasilan pegawai, pinjaman pegawai pada perusahaan serta sisa gaji yang benar-benar dibayarkan kepada
pegawai. Bagi karyawan, gaji merupakan hal yang penting dan sensitif sebab
menyangkut kepentingannya secara langsung terhadap perusahaan yang akan memengaruhi motivasinya didalam bekerja . bagi perusahaan, gaji
merupakan bagian yang penting bagi unsur biaya perusahaan serta menyangkut jumlah yang materil, karenanya perlu ditekankan agar tujuan
efisiensi atas gaji tersebut dapat tercapai.
D. Pengendalian Internal Atas Penggajian
Menurut Hartanto 2000:2, “Sistem pengendalian internal dapat
mempunyai beberapa pengertian, yaitu sistem pengendalian internal dalam arti sempit dan dalam arti luas. Dalam arti sempit, istilah tersebut sama
dengan pengertian internal check yang merupakan prosedur-prosedur mekanis untuk memeriksa ketelitian data-data administrasi. Dalam arti luas,
sistem pengendalian internal dapat dipandang sebagai sistem sosial social system yang mempunyai wawasanmakna khusus yang berada dalam
organisasi perusahaan. Sistem tersebut terdiri dari kebijakan, teknik, prosedur, alat-alat fisik, dokumentasi orang-orang dengan berinteraksi satu
sama lain diarahkan untuk: a melindungi harta; b menjamin terhadap “terjadinya utang yang tidak layak”; c menjamin ketelitian dan dapat
dipercayainya data akuntansi; d dapat diperolehnya operasi secara efisien dan e menjamin ditaatinya kebijakan perusahaan.”
Dikutip dari Hartanto 2000:3, AICPA American Institute of
Certified Public Accountants memberi definisi seperti berikut: “Sistem Pengendalian Internal meliputi: struktur organisasi, semua
metode dan ketentuan-ketentuan yang terkoordinasi yang dianut dalam perusahaan untuk melindungi harta kekayaan, memeriksa ketelitian, dan
seberapa jauh data akuntansi dapat dipercaya, meningkatkan efisiensi usaha dan mendorong ditaatinya kebijakan perusahaan yang telah ditetapkan”
Universitas Sumatera Utara
Masalah gaji harus mendapatkan perhatian pimpinan perusahaan,
karena jumlah gaji yang sangat mudah untuk terjadi inefesiensi dan kecurangan. Oleh karena itu manajemen perusahaan harus
menyelenggarakan pengendalian internal penggajian yang baik untuk mencegah terjadinya inefisiensi dan kecurangan.
Pengendalian dibutuhkan untuk memastikan pembayaran penggajian dilakukan secara tepat waktu dan akurat. Pengendalian pembayaran kas juga
diterapkan dalam hal pembayaran gaji. Oleh karena itu, biasanya digunakan sistem yang mencakup prosedur untuk otorisasi dan persetujuan
pembayaran gaji dalam jumlah yang tepat. Sangatlah penting untuk mengesahkan dan menyetujui ssecara tertulis dalam penambahan dan
potongan serta perubahan besar gaji. Sebagai contoh, berbagai kecurangan dalam penggajian melibatkan pengawas yang menambahkan nama-nama
karyawan fiktif ke data penggajian. Jika gaji karyawan dibayar tunai, si pengawas akan mengambil gaji tersebut seolah-olah atas nama karyawan
yang sebenarnya fiktif. Jika gaji karyawan dibayarkan melalui transfer bank, si pengawas bisa memasukkan nomor rekening banknya dengan harapan
bahwa perbedaan antara nama karyawan dan nama pemilik rekening bank tidak dicurigai oleh Bagian Penggajian . Kecurangan serupa juga terjadi
ketika karyawan yang telah dipecat tidak dilaporkan ke Bagian Penggajian. Akibatnya, gaji karyawan yang telah dipecat tersebut tetap dibayarkan dan
diambil oleh si pengawas.
Universitas Sumatera Utara
Untuk mencegah atau mendeteksi kecurangan seperti yang dijelaskan diatas, catatan kehadiran karyawan harus diawasi. Sebagai contoh, waktu
kedatangan dan kepulangan karyawan yang digunakan untuk menghitung gaji sering kali dihitung dari mesin absensi atau dari hasil pemindaian kartu
identifikasi karyawan. Salah seorang karyawan Bagian Penggajian dapat ditempatkan di dekat mesin absensi untuk memastikan karyawan mencatat
kehadiran absensi hanya satu kali dan untuk diri sendiri. Jika gaji dibayar secara tunai, karyawan yang mengambil gaji harus menunjukkan kartu
identitas karyawan untuk mencegah seorang karyawan mengambil uang karyawan lainnya. jika gaji dibayar melalui transfer bank, rekening bank
harus atas nama karyawan yang bersangkutan. Pengendalian lainnya meliputi pemeriksaan dan persetujuan untuk
seluruh perubahan besaran gaji. Di samping itu, dalam sistem komputerisasian, seluruh perubahan program harus melalui persetujuan dan
pengujian dengan benar oleh karyawan yang tidak terkait dengan sistem penggajian. Penggunaan rekening khusus penggajian, seperti yang dibahas
di awal bab ini, juga dapat memperkuat pengendalian terhadap proses penggajian.
Menurut Romney 2005:199, Fungsi utama dari Sistem Informasi
Akuntansi dalam manajemen SDM Penggajian adalah menyediakan pengendalian yang memadai agar dapat memastikan terpenuhinya tujuan –
tujuan berikut ini : a.
Semua transaksi penggajian diotorisasi dengan benar. b.
Semua transaksi penggajian yang dicatat valid. c.
Semua transaksi penggajian yang valid dan diotorisasi dicatat. d.
Semua transaksi penggajian dicatat secara akurat. e.
Peraturan pemerintah terkait yang berhubungan dengan pengiriman pajak dan pengisian laporan penggajian serta MSDM telah dipenuhi.
Universitas Sumatera Utara
f. Aset baik kas maupun data dijaga dari kehilangan atau pencurian.
g. Aktivitas siklus manajemen SDM penggajian dilakukan secara efisien
dan efektif.
E. Efektivitas Pengendalian Internal Atas Penggajian
