dengan dasar yang akurat. Kedua, pembayaran gaji bergantung pada berbagai peraturan pemerintah pusat dan lokal. Terakhir, gaji dan pajak penghasilan
terkait memiliki pengaruh signifikan terhadap laba bersih bagi kebanyakan perusahaan. Meskipun besarnya beban gaji sangat bervariasi, biasanya gaji
dan beban yang terkait dengan gaji jumlahnya mendekati sepertiga pendapatan perusahaan.
Setiap perusahaan memiliki sistem penggajian yang sudah di desain sedemikian rupa, apabila desain sistem penggajian tidak benar, dapat
mempersulit proses pengambilan keputusan dan mengganggu ketenangan kerja karyawan. Jadi, sistem penggajian harus didesain secara benar.
1. Unsur – Unsur Gaji
Dalam AJB BUMIPUTERA 1912, gaji penting bagi pegawai karena merupakan nilai karya atau prestasi mereka sebagai motivator dalam
bekerja. Gaji merupakan komponen biaya yang besar dan membutuhkan tenaga ekstra untuk mengawasi agar tidak terjadi penyelewengan.
Adapun unsur – unsur gaji pada AJB BUMIPUTERA 1912 Kantor Cabang Setia Budi Medan yaitu :
a. Gaji Pokok
Gaji Pokok merupakan gaji yang diberikan kepada pegawai yang diangkat dalam suatu pangkatgolongan ruang atau masa kerja sesuai
dengan ketentuan yang berlaku. b.
Tunjangan Jabatan
Universitas Sumatera Utara
Tunjangan yang diberikan kepada pegawai yang menjabat dengan jabatan tertentu menurut ketentuan yang berlaku.
c. Tunjangan Biaya Hidup
Tunjangan yang diberikan kepada pegawai dengan tujuan dapat meringankan biaya hidup pegawai yang bersangkutan. Tunjangan
biaya hidup dapat berupa : 1.
Uang Makan 2.
Uang Transportasi
2. Aktivitas Siklus Penggajian
Gambar 3.1 menyajikan diagram konteks sistem penggajian. Diagram konteks tersebut menunjukkan ada lima sumber utama input pada sistem
penggajian. Departemen manajemen sumber daya manusia memberi informasi mengenai perekrutan, pemberhentian, dan perubahan tingkat
pembayaran kenaikan gaji dan promosi jabatan. Para pegawai mengajukan perubahan terkait potongan yang mereka tentukan secara
bebas misalnya iuran untuk dana pensiun. Departemen-departemen memberikan data mengenai jam kerja aktual para pegawai. Para petugas
pemerintahan memberikan tingkat pajak dan intruksi untuk memenuhi ketentuan peraturan. Begitu pula dengan perusahaan asuransi serta
organisasi lain yang memberikan instruksinya agar menghitung dan membayarkan berbagai potongan gaji untuk pembayaran pajak.
Gambar 3.1 menunjukkan bahwa sejumlah cek yang mungkin elektronik merupakan output utama sistem penggajian. Para pegawai
Universitas Sumatera Utara
menerima cek gaji individu sebagai kompensasi atas jasa mereka. Cek penggajian dikirim ke bank dengan tujuan untuk mentransfer
memindahkan dana dari rekening umum perusahaan ke rekening penggajian perusahaan. Sejumlah cek juga diberikan ke agen-agen
pemerintah, perusahaan asuransi dan organisasi lain untuk memenuhi kewajiban perusahaan seperti pajak, premi asuransi.
Gambar 3.1 Sistem Penggajian Perusahaan Asuransi
Sumber : Sistem Informasi Akuntansi Accounting Information System. 2014:553 , oleh Romney dan Steinbart
Langkah pertama dalam siklus penggajian bahwa departemen Manajemen dan Sumber Daya Manusia MSDM bertanggung jawab
untuk memperbaharui database penggajian untuk perubahan yang diajukan secara internal terkait ketenagakerjaan, sedangkan departemen
penggajian memperbaharui informasi mengenai tarif pajak dan potongan
Universitas Sumatera Utara
penggajian lainnya ketika ia meminta pemberitahuan perubahan dari berbagai unit pemerintahan dan perusahaan asuransi. Meskipun
penggajian diproses dalam batch mode, departemen MSDM memiliki akses online untuk memperbaharui database induk penggajian sehingga
seluruh perubahan penggajian dimasukkan secara tepat waktu dan secara tepat pula ditunjukkan dalam periode pembayaran berikutnya. Catatan-
catatan atas pegawai yang keluar atau dipecat sebaiknya tidak dihapus segera karena beberapa laporan pajak akhir tahun, termasuk formulir W-
2, memerlukan data mengenai seluruh pegawai yang bekerja pada organisasi selama tahun tersebut.
Langkah kedua dalam siklus penggajian adalah memvalidasi setiap data waktu dan kehadiran pegawai. Bagaimana data waktu dan kehadiran
pegawai dikumpulkan secara berbeda bergantung pada status bayaran pegawai. Bagi para pegawai yang dibayar berdasarkan jam, banyak
perusahaan menggunakan kartu waktu untuk mencatat waktu kedatangan dan keberangkatan pegawai setiap harinya dan AJB BUMIPUTERA
1912 merupakan salah satu perusahaan yang menerapkan sistem tersebut namun bukan menggunakan kartu waktu melainkan dengan pemindai
tangan, untuk memverifikasi identitas pegawai yang masuk dan keluar kerja. Para pegawai yang mendapat gaji tetap misalnya manajer dan staf
professional sering mencatat pekerjaan tenaga kerja mereka dengan pemindai tangan. Bahkan, para supervisor mereka secara informal
mengawasi kehadiran mereka dalam pekerjaan.
Universitas Sumatera Utara
Langkah ketiga dalam siklus penggajian adalah menyiapkan penggajian. Pertama, transaksi penggajian diedit dan transaksi yang
divalidasi kemudian disortir berdasarkan nomor pegawai. Jika organisasi memproses penggajian dari beberapa divisi, setiap file transaksi
penggajian juga harus digabungkan. File transaksi penggajian yang di sortir kemudian digunakan untuk menyiapkan cek gaji pegawai. Untuk
setiap pegawai, catatan file induk penggajian dan catatan transaksi yang terkait akan dibaca dan gaji kotor akan dihitung. Untuk pegawai yag
bekerja berdasarkan jam, jumlah jam kerja dikalikan dengan tingkat upah dan segala premi yang berlaku untuk lembur atau bonus tersebut
ditambahkan. Namun pada AJB BUMIPUTERA 1912 Kantor Cabang Setia Budi Medan tidak memiliki istilah lembur, melainkan hanya
loyalitas dari pegawai. Sehingga bagi pegawai tetap, gaji kotor adalah pecahan dari gaji tahunan, dimana pecahan tersebut menunjukkan lama
periode bayaran. Sebagai contoh, pegawai tetap yang dibayar bulanan akan menerima seperduabelas dari gaji tahunan mereka setiap periode
bayaran. Semua tunjangan yang berlaku juga dimasukkan dalam perhitungan gaji kotor.
Berikutnya, seluruh potongan penggajian dijumlahkan dan totalnya digunakan untuk mengurangi gaji kotor, sehingga didapatkan jumlah gaji
bersih. Potongan penggajian dibagi kedalam dua kategori umum. Potongan pajak gaji dan potongan sukarela. Potongan pajak gaji meliputi
Pajak Penghasilan Negara atau PPh 21. Potongan sukarela meliputi iuran
Universitas Sumatera Utara
dana pensiun, iuran SPSI, premi asuransi tenaga kerja, dan iuran pengobatan. Pada AJB BUMIPUTERA 1912 Kantor Cabang Setia Budi
Medan tidak semua pegawai mendapat potongan potongan tersebut, karena potongan tersebut hanya akan disesuaikan dengan keinginan
pegawai. Namun untuk tabungan dana pensiun semua pegawai AJB BUMIPUTERA 1912 Kantor Cabang Setia Budi wajib untuk
mengikutinya demi kesejahteraan para karyawan sendiri. Sehingga gaji setiap pegawai di AJB BUMIPUTERA 1912 berbeda – beda terkecuali
potongan untuk PPh 21, maka setiap pegawai wajib mendapat potongan pajak tersebut.
Ketika gaji bersih dihitung, dasar year-to-date untuk gaji kotor, potongan, dan gaji bersih dalam setiap catatan pegawai pada file induk
penggajian diperbaharui. Mengelola catatan pendapatan kumulatif yang akurat sangat penting untuk dua alasan. Pertama, karena potongan pajak
dan potongan lainnya memiliki pisah batas cutoff, perusahaan harus tahu kapan untuk melakukan potongan untuk pegawai individu. Kedua,
informasi ini diperlukan untuk memastikan bahwa jumlah pajak dan potongan lain yang sesuai dibayarkan ke petugas pemerintahan,
perusahaan asuransi, dan organisasi lain. Informasi ini juga harus disertakan dalam berbagai laporan yang diajukan ke petugas-petugas
tersebut. Berikutnya, daftar penggajian dan potongan dibuat. Daftar penggajian
payroll register atau register penggajian mencantumkan gaji kotor
Universitas Sumatera Utara
setiap pegawai, potongan penggajian, dan gaji bersih dalam format multikolom. Daftar ini juga berlaku sebagai dokumentasi pendukung
untuk mengotorisasi transfer dana ke rekening pengecekan penggajian organisasi. Daftar potongan deduction register memuat potongan-
potongan sukarela lainnya bagi setiap pegawai. Terakhir, sistem mencetak gaji pegawai atau faksimili, dalam kasus
setoran langsung. Cek gaji ini biasanya menyertakan sebuah laporan pendapatan earning statement yang memuat jumlah gaji kotor,
potongan, dan gaji bersih untuk periode terkait serta total year-to-date untuk masing-masing kategori. Ketika setiap transaksi penggajian
diproses, sistem juga mengalokasikan biaya tenaga kerja keakun-akun buku besar umum yang sesuai, dengan memeriksa kode pada catatan
kartu jam kerja. Sistem tersebut memelihara total yang ada dari alokasi tersebut hingga saat seluruh catatan penggajian pegawai diproses.
Langkah keempat adalah pengeluaran nyata atas cek gaji pegawai. Sebagian besar pegawai dibayar secara setoran langsung transfer
dengan jumlah gaji bersih ke dalam rekening bank pribadi mereka. Tidak seperti pembayaran tunai, kedua metode tersebut memberikan sebuah
sarana untuk mendokumentasikan jumlah upah yang dibayarkan. Setelah cek gaji disiapkan, petugas penggajian memeriksa dan menyetujui daftar
penggajian. Sebuah voucher pencairan kemudian disiapkan untuk mengotorisasi transfer dana dari rekening pengecekan umum perusahaan
Universitas Sumatera Utara
ke rekening bank penggajiannya. Voucher pencairan tersebut kemudian digunakan untuk memperbarui buku besar.
Setelah memeriksa daftar penggajian dan voucher pencairan, kasir kemudian menyiapkan dan menandatangani sebuah cek yang mentransfer
dana dari rekening bank penggajian perusahaan. Jika organisasi masih menerbitkan cek kertas, kasir juga memeriksa, menandatangani, dan
mendistribusikan cek pegawai. Kasir tersebut segera mentransfer kembali segala cek gaji yang tidak dikirim kemudian dikirim ke departemen audit
internal untuk penyelidikan lebih lanjut. Aktivitas penggajian yang kelima dan merupakan yang terakhir
adalah menghitung dan membayar pajak gaji dan penghasilan pegawai kepada pemerintah atau entitas lain yang sesuai.
3. Prosedur Perhitungan Gaji
