Komunikasi kantor adalah suatu proses penyampaian berita dari suatu pihak kepada pihak yang lain dari seseorang kepada orang lain, dari suatu unit kepada
unit lain yang berlangsung atau yang terjadi dalam kantor. Komunikasi kantor dapat dibedakan menjadi dua macam yaitu:
1. Tata hubungan administrasi, disebut juga tata hubungan fungsi, yakni
fungsi setiap orang yang mempunyai fungsi atau kedudukan sebagai administrator atau sebagai manajer. Jadi tata hubungan administrasi,
adalah tata hubungan yang dilakukan oleh setiap orang yang mempunyai fungsi atau kedudukan sebagai administrator atau sebagai
manajer dengan para bawahan atau para pelaksananya yang mengandung unsur perintah.
2. Hubungan tata usaha, adalah hubungan yang terjadi atau yang
berlangsung antara satuan organisasi dalam suatu organisasi, yang tidak mengandung unsur perintah. Hubungan ini hanya bersifat pengiriman
informasi dalam rangka pelaksanaan pekerjaan kantor. Pengiriman informasi ini dapat dilakukan melalui surat-surat atau warkat salinan,
tembusan, kutipan atau dapat juga melalui telepon.
3.3. Etika Komunikasi Kantor
Etika komunikasi kantor merupakan suatu rangkuman istilah yang mempunyai pengertian tersendiri atau etika komunikasi kantor, adalah
normaukuran yang berlaku dalam proses penyampaian keterangan yang berlangsung dalam kantor.
Universitas Sumatera Utara
Pada dasarnya komunikasi kantor dapat berlangsung secara lisan maupun secara tertulis. Secara lisan, dapat terjadi secara langsung tatap muka tanpa
perantara. Secara tidak langsung berarti melalui suatu perantara telepon. Secara tertulis misalnya dengan mempergunakan surat.
Komunikasi kantor merupakan hubungan antara pegawai dengan pegawai lainnya. Dalam hal ini perlu diperhatikan agar dalam mengadakan hubungan itu
jangan sampai mempunyai dampak negatif terhadap pegawai lainnya. Jadi, dalam hal ini etika memegang peranan penting. Etika merupakan syarat mutlak dalam
hubungan antar pegawai. Oleh karena itu, setiap pegawai kantor dalam menjalankan tata hubungan kantor harus mempunyai:
1. Kesusilaan, atau budi pekerti yang baik.
2. Kesopanan dalam segala segi kehidupan dan tindakannya.
Etika menjadi dasar atau pedoman bagi pegawai dalam berhubungan atau dalam berkomunikasi dalam kantor tersebut.
Dalam prakteknya, saat komunikasi persuasif dilakukan maka komunikator tidak diperkenankan untuk:
1. Menggunakan data palsu, data yang sengaja dirancang untuk menonjolkan
kesan tertentu, data yang dengan sengaja diejawantahkan secara salah, dibelokkan, atau bukti yang benar tapi tidak ada hubungannya untuk
mendukung suatu pernyataan atau mengesahkan sesuatu. 2.
Tidak diperkenankan secara sengaja menggunakan alasan yang meragukan atau tidak masuk diakal tidak logis.
Universitas Sumatera Utara
3. Tidak diperkenankan menyatakan diri sebagai ahli pada subyek tertentu,
padahal bukan ahlinya. Tidak diperkenankan juga mengaku telah diberi informasi oleh ahlinya padahal tidak.
4. Tidak diperkenankan untuk mengajukan hal-hal yang tidak berkaitan untuk
mengalihkan perhatian dari isu yang sedang menjadi perhatian. Diantara hal-hal yang paling sering digunakan untuk mengalihkan perhatian adalah
perilaku sengaja menyerang karakter individu yang menjadi lawannya, pembelaan dengan menggunakan kebencian sebagai alasan. Innuendo,
penggunaan istilah Tuhan atau setan yang dapat menyebabkan mengundang keadaan tegang namun tidak mencerminkan reaksi positif atau
negatif yang sebenarnya. 5.
Tidak diperkenankan untuk meminta kepada target sasaran pembaca pemirsa untuk mengaitkan ide atau proposal yang diajukan dengan nilai-
nilai yang emosional, motif-motif tertentu, atau tujuan-tujuan yang sebenarnya tidak ada kaitannya.
6. Tidak diperkenankan untuk menipu khalayak dengan menyembunyikan
tujuan sebenarnya, atau kepentingan pribadi kelompok yang diwakilkan, atau menggunakan posisi pribadi sebagai penasehat saat memberikan sisi
pandang tertentu. 7.
Jangan menutup-nutupi, membelokkan, atau sengaja menafsirkan dengan salah angka, istilah, jangkauan, intensitas, atau konsekuensi logis yang
mungkin diakibatkan di masa depan. 8.
Tidak diperkenankan untuk menggunakan pembelaan emosional yang tidak disertai bukti, latar belakang, atau alasan yang tidak dapat diterima apabila
Universitas Sumatera Utara
target penerima memiliki kesempatan dan waktu untuk menyelidiki subyek tersebut sendiri kemudian menemukan sesuatu yang lain bertentangan.
9. Tidak diperkenankan untuk menyederhanakan sebuah situasi yang yang
sebenarnya kompleks, sehingga terlihat sebagai hitam dan putih saja, hanya memiliki dua pilihan atau pandangan, dan polar views.
10. Tidak diperkenankan untuk mengaku sebuah kepastian sudah dibuat
padahal situasinya masih sementara, dan derajat kemungkinan situasi masih dapat berubah sebenarnya lebih akurat.
11. Tidak diperkenankan menganjurkan sesuatu yang kita secara pribadi
sebenarnya juga tidak percaya Berikut di bawah ini adalah beberapa etika dan etiket dalam berkomunikasi
antar manusia dalam kehidupan sehari-hari : 1.
Jujur tidak berbohong 2.
Bersikap Dewasa tidak kekanak-kanakan 3.
Lapang dada dalam berkomunikasi 4.
Menggunakan panggilan sebutan orang yang baik 5.
Menggunakan pesan bahasa yang efektif dan efisien 6.
Tidak mudah emosi emosional 7.
Berinisiatif sebagai pembuka dialog 8.
Berbahasa yang baik, ramah dan sopan 9.
Menggunakan pakaian yang pantas sesuai keadaan 10.
Bertingkahlaku yang baik
Universitas Sumatera Utara
Contoh Teknik komunikasi yang baik :
Menggunakan kata dan kalimat yang baik menyesuaikan dengan lingkungan
Gunakan bahasa yang mudah dimengerti oleh lawan bicara
Menatap mata lawan bicara dengan lembut
Memberikan ekspresi wajah yang ramah dan murah senyum
Gunakan gerakan tubuh gesture yang sopan dan wajar
Bertingkah laku yang baik dan ramah terhadap lawan bicara
Memakai pakaian yang rapi, menutup aurat dan sesuai sikon
Tidak mudah terpancing emosi lawan bicara
Menerima segala perbedaan pendapat atau perselisihan yang terjadi
Mampu menempatkan diri dan menyesuaikan gaya komunikasi sesuai dengan karakteristik lawan bicara.
Menggunakan volume, nada, intonasi suara serta kecepatan bicara yang baik.
Menggunakan komunikasi non verbal yang baik sesuai budaya yang berlaku
seperti berjabat tangan, merunduk, hormat, cipika cipiki cium pipi kanan - cium pipi kiri
3.4. Arti Pentingnya Etika Komunikasi Dalam Suatu Kantor
