Penerapan Etika Komunikasi Dalam Kantor Pada Departemen Ekonomi Pembangunan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

EKONOMI PEMBANGUNAN FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

Oleh : PRATIWI 082103040

PROGRAM STUDI DIPLOMA III KESEKRETARIATAN FAKULTAS EKONOMI

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA MEDAN

KATA PENGANTAR

Syukur Alhamduliilah penulis panjatkan kehadirat Allah SWT, yang telah melimpahkan rahmat dan karuniaNya sehingga penulis dapat menyelesaikan penulisan tugas akhir ini tanpa ada halangan suatu apapun. Selawat berangkaikan salam juga penulis sampaikan kepada Nabi Muhammad SAW, beserta keluarga dan para sahabat, karena dengan safaatnya kita dapat keluar dari alam jahiliyah ke alam yang penuh pendidikan seperti yang kita rasakan sekarang.

Penulis menyadari bahwa Tugas Akhir ini masih jauh dari kata sempurna baik dari segi isi maupun dari segi penyajiannya. Oleh karena itu penulis mengharapkan kritik dan saran yang bersifat membangun, agar untuk ke depannya penulis dapat menulis dengan lebih baik lagi.

Dalam kesempatan ini penulis ingin menyampaikan ucapan terima kasih penulis kepada :

1. Ucapan terima kasih penulis spesialkan kepada kedua orang tua penulis, Ayahanda Sahrial Manurung, dan Ibunda Muara Simanjuntak yang tiada hentinya memberikan dukungan dan doa kepada penulis, (terima kasih atas cinta dan kasih sayang yang tiada duanya)

2. Bapak Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec, Selaku Dekan Fakultas Ekonomi Sumatera Utara.

3. Ibu Dr. Endang Sulistya Rini, SE, M.Si, selaku ketua jurusan Program DIII Kesekretariatan Fakultas Ekonomi Sumatera Utara.

4. Ibu Dr. Arlina Nurbaity lubis, SE, MBA, selaku sekretaris jurusan Program DIII Kesekretariatan Fakultas Ekonomi Sumatera Utara.

6. Seluruh Dosen Pengajar dan Staff Pegawai pada Fakultas Ekonomi.

7. Kepada kakanda semata wayang tercinta Agus Juanda Putra Siregar, terima kasih atas motivasi dan bantuannya kepada penulis dalam mengerjakan Tugas Akhir ini .

8. Kepada adik dan kakak penulis Iqtami manurung, Sahputri Manurung, Azura Manurung, dan Muhammad Hafiz Manurung, terima kasih atas doa dan dukungannya.

9. Kapada sahabat-sahabat terbaik : Ernaliyah, Wina Pardede, Ratna Yuningsih, dan Rini Utami, makasih buat kalian semua yang memberikan warna-warni di dalam kehidupan penulis.

10.Kepada teman-teman satu kelompok magang Meisia Anmasari, Dendy Muhara Zulfri dan Mahmood Iskandar Ghufron yang sama-sama berjuang dengan penulis,”ayo semangat”.

11.Buat teman-teman DIII Kesekretariatan stambuk 08, yang tidak mungkin penulis sebutkan satu-persatu, makasih semuanya telah memberikan pelajaran berharga dalam hidup penulis selama tiga tahun ini.

Medan, 04 Desember 2010

DAFTAR ISI

Hal

KATA PENGANTAR ... i

DAFTAR ISI ... iii

DAFTAR TABEL ... iv

DAFTAR GAMBAR ... v

BAB I PENDAHULUAN ... .... 1

1.1. ... Latar Belakang ... 1

1.2. ... Perumusan Masalah ... 5

1.3. ... Tujuan Penelitian ... 5

1.4. ... Manfaat Penelitian ... 5

1.5. ... Jadwal Penelitian ... 6

1.6. ... Sistematika Penulisan ... 7

BAB II PROFIL FAKULTAS EKONOMI ... ₈

2.1. Sejarah Ringkas ... 8

2.2. Jenis Usaha/Kegiatan ... 11

2.3. Struktur Organisasi ... 12

2.4. Job Description ... 16

2.5. Kinerja Usaha Terkini ... 21

2.6. Rencana Kegiatan Perusahaan ... 22

BAB III PEMBAHASAN ... 23

3.1. Pengertian Etika, Etiket dan Moral ... 23

3.2. Pengertian Komunikasi Kantor ... 26

3.3. Etika Komunikasi Kantor ... 28

3.4. Arti Pentingnya Etika Komunikasi Dalam Suatu Kantor ... 32

3.5. Prinsip-prinsip yang Mempengaruhi kelancaran Dalam Penerapan Etika Komunikasi ... 34

3.6. Pelaksanaan Etika Komunikasi Pada Departemen Ekonomi Pembangunan Fakultas Ekonomi Universitas sumatera Utara ... 36

3.7. Penerapan Etika Komunikasi Pada Departemen Ekonomi Pembangunan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara ... 39

3.8. Hambatan-Hambatan Penerapan Etika Komunikasi dalam Kantor pada Dinas Infokom Medan ... 40

BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN ... 42

4.1. Kesimpulan ... 42

4.2. Saran ... 43

DAFTAR TABEL

Hal Tabel 1.1 Jadwal Kegiatan ... 5

DAFTAR GAMBAR

Hal Gambar 2.1 Struktur Organisasi Universitas Sumatera Utara .... 12

1.1. Latar belakang

Menurut Gunawan (1985), perusahaan adalah sebuah organisasi dimana pemilik, pemimpin, staf, dan karyawan bekerjasama untuk mencapai tujuan. Pemilik dan pemimpin perusahaan tentulah mengkomunikasikan keinginan dan kebijaksanaannya kepada staf dan karyawan. Komunikasi sangat penting dalam manajemen organisasi. Pada hakekatnya manajemen mencapai suatu tujuan melalui orang lain, maka seorang manajer harus dapat berkomunikasi secara efektif dengan karyawan untuk mencapai tujuan organisasi.

Komunikasi dalam perusahaan mengajak semua anggota perusahaan peduli untuk melakukan interaksi dengan sesama anggota dengan pihak luar. Kegiatan komunikasi mempunyai peranan yang penting dalam memperlancar kinerja kegiatan perusahaan secara intern dan ekstern dalam mencapai tujuan secara efisien dan efektif. Etika dalam berkomunikasi sangatlah diperlukan guna meningkatkan kinerja karyawan.

Menurut Purwanto (2003), komunikasi merupakan salah satu bidang yang sangat penting dalam kegiatan kantor menilik hakikat kantor sebagai kumpulan orang yang bersama-sama menyelenggarakan kegiatan kantor atau kegiatan ketatausahaan. suatu pekerjaan kantor itu dilaksanakan oleh orang-orang, dan ditujukan untuk kepentingan orang-orang dimana kegiatan sangat ditentukan oleh aktifitas orang-orang yang ada dalam kantor.

2

Menurut Wursanto (1999) kantor merupakan pusat pengolahan keterangan, tempat para pejabat berkumpul untuk merundingkan segala sesuatu guna kepentingan kantor, tempat para pegawai menyelesaikan pekerjaan administrasi atau tata usaha. Kantor adalah keseluruhan gedung dengan ruang-ruang kerjanya yang menjadi tempat pelaksanaan tata usaha dan kegiatan – kegiatan manajemen dalam berbagai tugas.

Dari segi etimologi (asal kata), istilah etika berasal dari kata Latin “

ethicus” dan dalam bahasa Yunani disebut “ ethicos” yang berarti kebiasaan.

Dengan demikian menurut pengertian yang asli, yang dikatakan baik itu apabila sesuai dengan kebiasaan masyarakat. Kemudian lambat laun pengertian ini berubah, bahwa etika adalah suatu ilmu yang membicarakan masalah perbuatan atau tingkah laku manusia, mana yang dapat dinilai baik dan mana yang dapat dinilai tidak baik.

Dalam suatu kantor penerapan etika komunikasi dibutuhkan untuk semua bentuk kegiatan kerja. Etika komunikasi yakni etika komunikasi yang terjadi dan berlangsung dalam kantor (office communication). Dengan terciptanya etika komunikasi timbal balik yang baik antara pimpinan dan karyawan, akan menimbulkan produktivitas kerja yang baik. Dengan kata lain tanpa adanya komunikasi, maka pekerjaan kantor akan menjadi tidak sesuai dengan rencana yang sudah ditetapkan sehingga tujuan-tujuan yang diharapkan tidak akan tercapai.

Seorang manajer kantor harus dapat menerapkan etika komunikasi secara efektif dengan semua pegawai kantor baik secara horizontal maupun secara

vertikal atau secara diagonal. Pengurusan informasi atau information handling yakni penyampaian dan penerimaan berita, akan dapat berjalan dengan baik bila dalam kantor itu terdapat komunikasi yang efektif dan efesien. Komunikasi itu akan menciptakan iklim kerja kantor yang sehat dan terbuka. Hal ini sangat penting guna meningkatkan kreativitas dan dedikasi para pegawai kantor.

Etika komunikasi kantor merupakan suatu ranngkuman istilah yang mempunyai pengertian tersendiri. Etika berarti norma, nilai, kidah atau ukuran tingkah laku yang baik. Dengan demikian etika komunikasi kantor adalah norma, ukuran yang berlaku dalam proses penyampaian keterangan yang berlangsung dalam suatu kantor.

Pada dasarnya komunikasi kantor dapat berlangsung secara lisan maupun tulisan. Secara lisan, dapat terjadi secara langsung (tatap muka atau face to face) tanpa melalui perantara. Setiap individu berusaha menetapkan berbagai sikap dan pola perilaku ideal yang seharusnya dimiliki oleh setiap individu atau apa yang seharusnya dijalankan individu, dan apa tindakan yang seharusnya dilakukan.

Secara tidak langsung komunikasi juga dapat dilakukan melalui suatu perantara dengan media misalnya komunikasi melalui telepon, internet sebagai komunikasi jarak jauh untuk menjalin kerjasama para pegawai di kantor yang dapat memperlancar proses kerja antar sesama pegawai dan juga dapat dilakukan dengan komunikasi yang secara tertulis misalnya surat menyurat.

Etika komunikasi dalam kantor perlu diperhatikan agar tidak terjadi suatu prasangka buruk yang dapat mengakibatkan dampak negatif terhadap pegawai lainnya. Contohnya, setiap pegawai tidak boleh mengeluarkan kata-kata yang

4

kurang enak didengar yang bisa membuat perasaan orang lain menjadi tersinggung. Dengan demikian etika komunikasi memegang peranan penting dalam melakukan hubungan kerja dalam kantor.

Menurut Frans (1984), etika merupakan syarat mutlak dalam hubungan antar pegawai. Setiap pegawai kantor dalam menjalankan tata hubungan kantor harus mempunyai: norma kesusilaan, norma kesopanan dalam segala segi kehidupan dan tindakannya, budi pekerti yang baik. Etika menjadi dasar atau pedoman bagi setiap pegawai yang akan melakukan interaksi dalam komunikasi. Dapat dikatakan bahwa etika memberi pandangan orientasi bagaimana seseorang menjalani hidupnya melalui rangkaian tindakan dalam dunia kerja di kantor. Etika membantu pegawai untuk mengambil sikap dan bertindak secara tepat dalam menjalani perannya masing-masing sehingga dalam melakukan komunikasi dapat membentuk perilaku yang baik.

Berdasarkan penjelasan di atas penulis menyajikan tugas akhir dengan judul “PENERAPAN ETIKA KOMUNIKASI DALAM KANTOR PADA DEPARTEMEN EKONOMI PEMBANGUNAN FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA.”

1.2. Perumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang yang diuraikan diatas, maka terdapat perumusan masalah yang menjadi objek dalam penelitian, yaitu bagaimana Penerapan Etika Komunikasi dalam Kantor pada Departemen Ekonomi Pembangunan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

1.3. Tujuan Penelitian

Untuk mengetahui sejauh mana penerapan etika komunikasi kantor pada DEPARTEMEN EKONOMI PEMBANGUNAN FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA.

1.4. Manfaat Penelitian :

1. Sebagai bahan masukan pada Departemen Ekonomi Pembangunan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara bahwa penerapan etika komunikasi sangatlah bermanfaat demi kelancaran aktivitas kinerja karyawan.

2. Bagi Penulis bermanfaat sebagai tambahan ilmu pengetahuan khususnya mengenai penerapan etika komunikasi dalam kantor.

3. Sebagai referensi untuk melakukan penelitian selanjutnya yang berhubungan dengan penerapan etika komunikasi kantor.

4. Hasil penelitian ini juga dapat dipergunakan oleh masyarakat sebagai bahan masukan atau informasi yang mungkin dapat berguna di bidang etika komunikasi.

1.5. Jadwal Penelitian

Penelitian ini dilakukan di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Jl. T.M. Hanafiah No. 9 Kampus USU Medan. Jadwal kegiatan penelitian ini adalah sebagai berikut :

6

Table 1.1 Jadwal Kegiatan

NO KEGIATAN

BULAN

OKTOBER NOVEMBER DESEMBER

1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4

1. Persiapan

2. Pengumpulan Data

3 Penulisan Laporan

Persiapan Tugas Akhir dimulai dari tanggal 07 Oktober 2010, sejak disetujuinya Judul Tugas Akhir oleh Ketua dan Sekretaris Program Studi DIII Kesekretariatan. Pada tahap pengumpulan data, dilakukan dua cara yang pertama yaitu dilakukan wawancara terhadap pegawai di departemen Ekonomi Pembangunan Fakultas Ekonomi Sumatera Utara kemudian melakukan Observasi yang akan dilaksanakan pada minggu ketiga dan keempat bulan Oktober 2010 di Departemen Ekonomi Pembangunan Universitas Sumatera Utara.

1.6. Sistematika Penulisan

BAB I : PENDAHULUAN

Pada bab I ini diuraikan tentang latar belakang, permasalahan, tujuan penelitian, manfaat penelitian, dan rencana yang terdiri dari jadwal survey/observasi dan sistematika penulisan.

BAB II : PROFIL INSTANSI

Pada bab II ini penulis menguraikan tentang sejarah singkat instansi, struktur organisasi dan personalia, uraian tugas (Job Description),

kinerja usaha terkini dan rencana kegiatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

BAB III : PEMBAHASAN

Membahas tentang penelitian yang dilakukan penulis pada bagian Ekonomi Pembangunan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, berkaitan dengan penerapan etika komunikasi dalam kantor. BAB IV : PENUTUP

Pada bab ini penulis akan memberikan kesimpulan berdasarkan uraian terdahulu dan memberikan saran-saran yang bertitik tolak dari pengumpulan data dan pembahasan yang dilakukan dimana diharapkan dapat memberikan masukan yang bermanfaat bagi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dimasa mendatang.

BAB II

PROFIL FAKULTAS EKONOMI

2.1. Sejarah Ringkas Fakultas Ekonomi USU

Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara lahir di Kota Medan atau di luar Propinsi Sumatera Utara. Jelasnya Fakultas Ekonomi lahir dan didirikan tahun 1959 di Darussalam (Universitas Syariah Kuala ) Kota Kutaraja (Banda Aceh), dan sebagai Dekan pada waktu itu Dr. Teuku Iskandar.

Yayasan Universitas Sumatera Utara sendiri pada waktu itu berada di kota Medan, namun Fakultas Ekonomi yang berada di Kutaraja (Banda Aceh ) tetap memakai nama dibawah panji Universitas Sumatera Utara. Ini menunjukkan bahwa pada waktu itu tekhnik operasional berada di Kutaraja, sedangkan penyelesaian administrasinya tetap berada di bawah Presiden Universitas Sumatera Utara (istilah untuk nama pimpinan pada waktu itu ). Dengan perjalanan yang panjang, Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara berdirilah dengan perlahan-lahan, dimana untuk pimpinan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara diwaktu itu dipercayakan kepada Prof. Tjung Ted Koei dengan jabatan Acting dengan Kepala Biro Administrasi dipegang oleh T. Cheffudin (almarhum). Berdasarkan program kerja yang ditetapkan semula pada sidang dewan dosen Fakultas Hukum Universitas Sumatera Utara 21 Juli 1961, ada 4 perencanaan pedoman, yaitu:

1) Mengenai Kurikulum dibuka 2 jurusan, yaitu :

a. Jurusan Ekonomi Sosial (sekarang jurusan studi pembangunan) b. Jurusan Ekonomi Perusahaan (sekarang jurusan manajemen)

2) Masalah sistem pengajaran dan ujian

3) Pada waktu itu penerimaan mahasiswa Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dikhususkan untuk siswa SMA B (jurusan IPA sekarang) 4) Tenaga pengajar untuk tahun pertama dan kedua adalah sebagai berikut :

a. Prof. Dr. Tjung Ted Koei b. Prof. Mr. Suhunan Hamzah c. Drs. T. M. H. L. Tobing d. Drs. T. Mustafa

e. Drs. Aziz Siregar f. Drs. M. A. T. Sihaloho g. A. T. Baros

h. B. P. Hasibuan

Berhubung Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang berkedudukan di Kutaraja (sekarang Banda Aceh ) memisahkan diri dari Universitas Sumatera Utara dan bergabung dengan Universitas Syiah Kuala, maka memperoleh status negeri dengan surat keputusan menteri Perguruan Tinggi dan Ilmu Pengetahuan R.I No.64/1961 tentang Penegerian Fakultas Ekonomi yang diselenggarakan oleh Yayasan Sumatera Utara dan pemasukan ke dalam lingkungan Universitas Sumatera Utara tanggal 24 November 1961 yang berlaku surat terhitung mulai 1 Oktober 1961.

Sesuai dengan Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan R.I No 0535/0/1983, tanggal 8 Desember 1983, Keputusan Dirjen. Pendidikan tinggi No.131/DIKTI/Kep/1984, dan disusul Surat Keputusan 23/DIKTI/Kep/1987

10

No.25/DIKTI/Kep/1987 dan No.26/DIKTI/Kep/1987, Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara mengasuh dua jenjang Program Pendidikan, yaitu Program Pendidikan Strata-1 Program Pendidikan D-III.

Program Pendidikan Strata-1 meliputi 3 (tiga) Departemen, yaitu : a. Departemen Ekonomi Pembangunan

b. Departemen Manajemen c. Departemen Akuntansi Sedangkan Program Diploma-III terdiri dari :

a. Jurusan Kesekretariatan b. Jurusan Keuangan c. Jurusan Akuntansi

Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara di Medan mulai menerima Mahasiswa pada bulan Agustus 1961.

Visi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Visi Fakultas Ekonomi Sumatera Utara adalah menjadi salah satu Fakultas Ekonomi terkemuka yang dikenal unggul dan mampu memenuhi kebutuhan pasar dalam persaingan global.

Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Sebagai Berikut :

a. Menghasilkan lulusan yang mempunyai karakter dan kompetensi dalam bidang ilmu ekonomi, Manajemen dan Akuntansi yang berorientasi pasar. b. Meningkatkan kualitas proses belajar mengajar dengan pemberdayaaan

c. Mengembangkan dan meningkatkan pelaksanaan dharma penelitian dan pengabdian sebagai upaya meningkatkan mutu keilmuan dan sumber pendanaan Fakultas dalam status PT. BHMN.

d. Senantiasa berusaha meningkatkan pelayanan kepada Mahasiswa selaku pelanggan (customer) dan Stakeholders lainnya.

e. Meningkatkan jaringan dan kerjasama dengan institusi swasta dan pemerintahan serta organisasi profesional dan lembaga lain terkait yang bertaraf nasional dan internasional.

2.2. Jenis Usaha/ Kegiatan

Fakultas adalah unsur pelaksana akademik yang melaksanakan dan mengembangkan pendidikan, penelitian, pengabdian/pelayanan masyarakat dan pembinaan civitas akademik. Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara merupakan sebuah instansi yang menghasilkan jasa pendidikan non-profit (tidak berorientasi pada perolehan laba), seperti perusahaan penghasil jasa pada umumnya yang bertujuan menghasilkan laba bagi perusahaan.

Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara lebih berorientasi pada pelayanan pendidikan yang bermutu dan berkualitas, melakukan penelitian-penelitian yang bermanfaat bagi ilmu pengetahuan serta melakukan kegiatan sosial berupa pengabdian kepada masyarakat sesuai dengan Tri Dharma Perguruan Tinggi; penyelenggaraan pendidikan, pengabdian penelitian dan pengabdian kepada masyarakat.

12

Dengan demikian, diharapkan lulusan-lulusan dari Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah lulusan yang mempunyai kualitas yang baik dan mampu bersaing di lapangan pekerjaan nantinya.

2.3. Struktur Organisasi

Struktur Organisasi diperlukan untuk membedakan batas-batas wewenang dan tanggung jawab secara sistematis yang menunjukkan adanya hubungan/keterkaitan antara setiap bagian untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

Melalui struktur organisasi yang baik, pengaturan pelaksanaan dapat diterapkan, sehingga efisiensi dan efektivitas kerja dapat diwujudkan melalui kerja sama dengan koordinasi yang baik sehingga tujuan perusahaan dapat dicapai.

Suatu instansi terdiri dari berbagai unit kerja yang dapat dilaksanakan perseorangan, maupun kelompok kerja yang berfungsi melaksanakan serangkaian kegitan tertentu dan mencakup tata hubungan secara vertikal melalui saluran tunggal. Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dapat dilihat pada Gambar 1.1 berikut ini:

Gambar 1. 1 Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Sumber : Buku Panduan 2008

Pimpinan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Dekan : Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec

Pembantu Dekan I : Fahmi Natigor Nasution, SE, M.Acc, Ak Pembantu Dekan II : Drs. H. Arifin Lubis, MM, Ak

Pembantu Dekan II : Drs. Ami Dilham, M.Si

Dewan Pertimbangan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Ketua : Drs. M. Lian Dalimunthe, M.Ec, Ac Sekertaris : Wahyu Ario Pratomo, SE, M.Ec

Anggota : Prof. Dr. Ade Fatma Lubis, MAFIS, MBA, Ak Rektor dan Pembantu

Rektor

Dekan dan Pembantu Dekan

Ketua dan Sekretaris Departemen

Dewan Pertimbangan Fakultas

Kepala bagian Tata Usaha Fakultas

Unit Penunjang Fakultas

Ketua Lab/ Studio/ bengkel

Kepala Sub Bagian Tata Usaha

Kepala Sub Bagian Tata Usaha Fakultas Ketua Prodi Intra Departemen Ketua Prodi Inter Departemen

14

Prof. Ritha F. Dalimunthe, SE, M.Si Prof. Dr. Azhar Maksum, M.Ec, Acc, Ak Prof. Dr. Ramli, MS

Prof. Dr. Paham Ginting, MS Prof. Dr. Syaad Afifudin S, M.Ec Prof. Dr. Rismayani, MS

Drs. Hasan Sakti Siregar, Msi, Ak Prof. Dr. lic. rer. reg. Sirojuzilam, SE Drs. Raja Bongsu Hutagalung, Msi, Ak Dr. Murni Daulay, SE, Msi

Departemen

Ekonomi Pembangunan

Ketua : Wahyu Ario Pratomo, SE, M.Ec Sekretaris : Dr. Irsyad Lubis, SE, M.SocSe Manajemen

Ketua : Prof. Dr. Ritha F. Dalimunthe, SE, M.Si Sekretaris : Nisrul Irawati, SE, MBA

Akuntansi

Ketua : Drs. Hasan Sakti Siregar, M.Si, Ak Sekretaris : Mutia Ismail, SE, MM, Ak

Diploma Keuangan

Ketua : Prof. Dr. Paham Ginting, MS

Diploma Akuntansi

Ketua : Drs. Hasan Sakti Siregar, M.Si, Ak Sekretaris : Iskandar Muda, SE, M.Si

Diploma Kesekretariatan

Ketua : Dr. Endang Sulistya Rini, SE, M.Si Sekretaris : Dr. Arlina Nurbaiti Lubis, SE, MBA Bagian Tata Usaha

Kepala Bagian Tata usaha : Sofia Anita, SE Kasub.Personalia : Kamariah, SE Kasub.Keuangan : Eka Juliani, SE

Kasub.Umum dan Perlengkapan : M. Simba Sembiring, SE, M.Si Kasub Akademik : Fepti Aniar, SE

Kasub. Kemahasiswaan : Zailiana, S.Sos Bendaharawan Gaji : Maslan, SE

PUMC : Suparyo, SE

Lembaga-Lembaga Penunjang Puslitbank

Pengarah : Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec Sekretaris : Wahyu Ario Pratomo, SE, M.Ec Kepala Unit Pelayanan : Hotmal Dja’far, SE, MM, Ak Bagian Perpustakaan

16

2.4. Job Description

Berikut ini adalah Job Description dari setiap unit pada bagian Tata Usaha dan Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi USU yang tediri dari :

2.4.1. Bagian Tata Usaha Tugasnya adalah :

a.Menyusun Rencana kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Fakultas.

b. Menghimpun Menelaah Peraturan perundang-undangan di bidang ketatausahaan akademik, administrasi umumdan keuangan, kemahasiwaan dan alumni, kepegawaian dan perlengkapan.

c.Mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan di bidang akademik administrasi umum dan keuangan, kemahasiswaan dan alumni, kepegawaian dan perlengkapan.

d. Melaksanakan urusan persuratan, kerumahtanggaan, perlengkapan, kepegawaian, keuangan, dan kearsipan.

e.Melaksanakan urusan rapat dinas dan upacara resmi di lingkungan fakultas.

f.Melakasanakan administrasi pendidikan, penelitian dan pengabdian/ pelayanan kepada masyarakat.

g. Melaksanakan urusan kemahasiswaan dan hubungan alumni fakultas. h. Melaksanakan pemantauan dan evaluasi kegiatan di lingkungan fakultas. i.Melaksanakan administrasi perencanaan dan pelayanan informasi.

j.Melaksanakan penyimpanan dokumen dan surat yang berhubungan dengan kegiatan fakultas.

k.Menyusun laporan kerja bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan fakultas.

2.4.2. Sub Bagian Akademik Tugasnya adalah :

a.Menyusun Rencana kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT bagian.

b. Mengumpulkan dan Mengolah data di bidang pendidikan, penelitian dan pengabdian/pelayanan kepada masyarakat.

c.Melakukan administrasi akademik.

d. Melakukan penyusunan rencana kebutuhan saran akademik.

e.Menghimpun dan mengklasifikasikan data pencapaian target kurikulum. f.Melakukan urusan kegiatan pertemuan ilmiah di lingkungan fakultas.

g. Melakukan administrasi penelitian dan pengabdian/pelayanan pada masyarakat di lingkungan fakultas.

h. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan bagian.

2.4.3. Sub Bagian Umum dan Keuangan Tugasnya adalah :

a.Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.

18

c.Melakukan urusan persuratan dan kearsipan di lingkungan fakultas.

d. Melakukan urusan penerimaan tamu pimpinan, rapat dinas dan pertemuan ilmiah di lingkungan fakultas.

e.Mengumpulkan dan mengolah data keuangan.

f.Melakukan penerimaan, penyimpanan, pembekuan, pengeluaran, dan pertanggungjawaban keuangan.

g. Melakukan pembayaran gaji honorarium, lembur. Vakansi, perjalanan dinas, pekerjaan borongan dan pembelian serta pengeluaran lainnya yang telah diteliti kebenarannya.

h. Mengoperasionalkan sistem informasi keuangan.

i.Melakukan penyimpanan dokumen dan surat bidang keuangan.

j.Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan Bagian.

2.4.4. Sub Bagian Kepegawaian Tugasnya adalah :

a.Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.

b. Melaksanakan proses pengadaan dan pengangkatan pegawai. c.Melakukan urusan mutasi pegawai.

d. Memverifikasi usulan angka kredit jabatan fungsional.

e.Memproses penempatan angka kredit jabatan fungsional usul kenaikan jabatan/pangkat surat keputusan mengajar, pengangkatan Guru Besar Tetap/Tidak Tetap/Emiritus, izin dan cuti.

f.Melaksanakan pemberian penghargaan pegawai. g. Memproses SK jabatan struktural dan fungsional. h. Memproses pelanggaran disisplin pegawai.

i.Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan Bagian.

2.4.5. Sub Bagian Kemahasiswaan dan Alumni Tugasnya adalah :

a.Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.

b. Mengumpulkan dan mengolah data di bidang kemahasiswaan dan alumni.

c.Melakukan administrasi kemahasiswaan.

d. Melakukan urusan izin/rekomendasi kegiatan kemahasiswaan. e.Mempersiapkan usul pemilihan mahasiswa yang berprestasi.

f.Mempersiapkan pelaksanaan kegiatan kemahasiswaan tingkat universitas. g. Melakukan pengurusan beasiswa, pembinaan kari dan layanan

kesejahteraan mahasiswa.

h. Melakukan pemantauan pelaksanaan kegiatan pembinaan kemahasiswaan.

i.Mengoperasionalkan sistem informasi kemahasiswaan dan alumni j.Melakukan penyajian informasi di bidan kemahiswaan dan alumni.

k. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan Bagian.

20

2.4.6. Sub Bagian Perlengkapan Tugasya adalah :

a.Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.

b. Mengumpulkan dan mengolah data perlengkapan.

c.Mengoperasionalkan sistem informasi kerumahtanggaan dan perlengkapan.

d. Melakukan pemeliharaan kebersihan, keindahan dan keamanan lingkungan.

e.Melakukan penyimpanan dokumen dan surat di bidang kerumahtanggaan dan perlengkapan.

f.Melakukan urusan pengelolaan barang perlengkapan.

g. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan Bagian.

2.4.7. Sub Bagian Perpustakaan Tugasnya adalah:

a.Controller

i. Inventaris Ruang Baca/Perpustakaan Fakultas Ekonomi USU. ii. Kinerja Pegawai/Staf Administrasi Ruang Baca.

iii. Proses Registrasi buku, jurnal, majalah sampai tersusun di rak sesuai jurusan.

iv. Kunjungan belajar mahasiswa dan staf pengajar serta cara mempergunakan fasilitas perpustakaan/ruang baca.

b.Laporan

i. Sesuai usul mahasiswa/staf pengajar mengajukan permohonan pembelian buku-buku atau jurnal baru kepada Dekanat baik secara lisan/surat sebagai proses pendukung proses belajar.

ii. Permintaan perlengkapan harian kepada sub bagian perlengkapan. iii. Permintaan pembuatan surat teguran dari Dekan kepada staf pengajar,

staf administrasi yang mempergunakan fasilitas perpustakaan/ruang baca tidak sesuai dengan peraturan yang ditetapkan Dekanat.

2.5. Kinerja Usaha Terkini

Setiap perusahaan mempunyai visi dan misi yang harus dijalankan sesuai dengan tujuan perusahaan, butuh waktu untuk mencapai itu semua begitu juga pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, fakultas terus berupaya agar tujuan yang telah digariskan oleh fakultas dapat terwujud. Tidak mudah dalam mewujudkan itu semua karena membutuhkan kerja keras yang tinggi dan disiplin dan loyalitas dalam bekerja.

Pastinya untuk mendorong mencapai hasil yang maksimal diperlukan kinerja yang bermutu dan tepat. Jadi kinerja usaha terkini yang dijalankan perusahaan adalah menyelenggarakan program pendidikan dan pengajaran terhadap mahasiswa, melakukan berbagai macam penelitian-penelitian ilmiah khususnya bidang ekonomi yang bermanfaat bagi universitas, mahasiswa dan masyarakat, serta melakukan pengabdian kepada masyarakat berupa seminar-seminar kepada masyarakat, memotivasi masyarakat agar dapat hidup lebih layak

22

dan mandiri, kegiatan bakti sosial kepada masyarakat, dan lain sebagainya. Fakultas juga terus melakukan pembinaan terhadap civitas akademika agar dapat menghasilkan Sumber Daya Manusia (SDM) yang benar-benar memiliki kualitas yang baik.

Kegiatan-kegiatan kerohaniaan juga tetap dilaksakan fakultas, seperti perayaan hari-hari besar keagamaan (misalnya: Natal, Paskah, Idul Fitri, Isr’a M’raj, dll) sehingga para civitas akademika selalu memilki nilai-nilai dan norma-norma keagamaan dalam menjalani hidup, serta selalu bertaqwa kepada Tuhan Yang maha Esa.

2.6. Rencana Kegiatan

Rencana kegiatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara antara lain : a. Persiapan kuliah mahasiswa semester genap/ganjil.

b. Perkuliahan semester genap/ganjil.

c. Ujian mid semester/ujian semester genap/ ganjil. d. Wisuda mahasiswa.

3.1. Pengertian Etika, Etiket, dan Moral 3.1.1. Pengertian etika

Dari segi etimologi (asal kata), istilah etika berasal dari kata Latin “

ethicus” dan dalam bahasa Yunani disebut “ ethicos” yang berarti kebiasaan.

Dengan demikian menurut pengertian yang asli, yang dikatakan baik itu apabila sesuai dengan kebiasaan masyarakat. Kemudian lambat laun pengertian ini berubah, bahwa etika adalah suatu ilmu yang membicarakan masalah perbuatan atau tingkah laku manusia, mana yang dapat dinilai baik dan mana yang dapat dinilai tidak baik.

Etika juga disebut ilmu normatif, maka dengan sendirinya berisi ketentuan-ketentuan (norma-norma) dan nilai-nilai yang dapat digunakan dalam kehidupan sehari-hari. Etika dapat dibedakan menjadi 3 macam yaitu:

1. Etika sebagai ilmu, yang merupakan kumpulan tentang kebajikan, tentang penilaian dari perbuatan sesorang.

2. Etika dalam arti perbuatan, yaitu perbuatan kebajikan. Misalnya seseorang dikatakan etis apabila orang itu telah berbuat kebajikan.

3. Etika sebagai filsafat, yang mempelajari pandangan-pandangan, persoalan-persoalan yang berhubungan dengan masalah kesusilaan.

24

3.1.2. Pengertian Etiket

Istilah etiket, berasal dari kata Prancis etiquette, yang berarti kartu undangan, yang lazim dipakai oleh raja-raja Prancis apabila mengadakan pesta. Dewasa ini istilah etiket lebih menitikberatkan pada cara-cara berbicara yang sopan, cara berpakaian, cara duduk, cara menerima tamu di rumah maupun di kantor dan sopan santun lainnya.

Dalam pergaulan hidup, etiket itu merupakan tata cara tata krama yang baik dalam menggunakan bahasa maupun dalam tingkah laku. Etiket merupakan sekumpulan peraturan-peraturan kesopanan yang tidak tetulis, namun sangat penting untuk diketahui oleh setiap orang yang ingin mencapai sukses dalam perjuangan hidup yang penuh dengan persaingan.

Etiket juga merupakan aturan-aturan konvensional mengenai tingkah laku individual dalam masyarakat beradap; merupakan tata cara formal atau tata krama lahiriah untuk mengatur relasi antar pribadi, sesuai dengan status sosial masing-masing individu.

a) nilai-nilai kepentingan umum,

b) nilai-nilai kejujuran, keterbukaan, kebaikan, c) nilai-nilai kesejahteraan,

d) nilai-nilai kesopanan,harga-menghargai,

e) nilai diskresi (discrection = pertimbangan) penuh pikir, mampu membedakan sesuatu yang patut dirahasiakan dan yang boleh dikatakan atau dirahasiakan.

Etiket lebih menitik beratkan pada sikap dan perbuatan yang lebih bersifat jasmaniah atau lahiriah saja. Etiket sering disebut juga tata krama, yakni kebiasaan sopan santun yang disepakati dalam lingkungan pergaulan antar manusia setempat. Sedangkan etika menunjukkan seluruh sikap manusia yang bersifat jasmaniah maupun bersifat rohaniah. Kesadaran manusia terhadap baik dan buruk disebut kesadaran etis atau kesadaran moral.

3.1.3. Pengertian Moral

Moral merupakan pengetahuan yang menyangkut budi pekerti manusia yang beradap. Moral juga berarti ajaran baik dan buruk perbuatan, kelakuan (akhlak). Moralisasi, berarti uraian (pandangan, ajaran) tentang perbuatan dan kelakuan yang baik. Demoralisasi berarti kerusakan moral.

Menurut asal katanya moral dari kata mores dari bahasa Latin, kemudian diterjemahkan menjadi “ aturan kesusilaan”. Jadi moral adalah aturan kesusilaan, yang meliputi semua norma untuk kelakuan, perbuatan tingkah laku yang baik. Moral dapat dibedakan menjadi 2 macam yaitu:

1. Moral murni, adalah moral yang terdapat pada setiap manusia sebagai suatu pengejawantahan dari pancaran ilahi. Moral murni disebut juga hati nurani.

2. Moral terapan, adalah moral yang didapat dari ajaran pelagai ajaran filosofis, agama, adat, yang menguasai pemutaran manusia.

26

3.1.4. Hubungan antara etika dan moral

Moral adalah kepahaman atau pengertian mengenai hal yang baik,dan hal yang tidak baik, sedangkan etika adalah tingkah laku manusia, baik mental maupun fisik mengenai hal-hal yang sesuai dengan moral. Etika adalah penyelidikan filosofis mengenai kewajiban manusia serta hal yang baik dan yang tidak baik. Bidang inilah selanjutnya bidang moral.

Objek etika, adalah pernyataan-pernyataan moral. Etika dapat juga dikatakan sebagai filsafat tentang bidang moral. Etika tidak mempersoalkan keadaan manusia bagaimana manusia itu melainkan manusia itu harus bertindak.

3.2. Pengertian Komunikasi Kantor

Komunikasi merupakan suatu bidang yang sangat penting dalam setiap aspek kehidupan. Komunikasi yang akan dibicarakan adalah komunikasi kantor yakni komunikasi yang tejadi dan berlangsung dalam kantor.

Kantor adalah orang-orang, yang mengandung suatu pengertian bahwa suatu kenyataan pekerjaan kantor itu dilaksanakan oleh orang-orang. Wajah kantor sangat ditentukan oleh aktivitas orang-orang yang ada dalam kantor. Perlu diperhatikan lebih lanjut bahwa pengertian kantor tidak cukup hanya melihat gedung atau orang-orang yang ada dalam gedung, tetapi harus melihat kegiatan yang dilakukan oleh orang - orang yang ada alam gedung itu.

Dinamakan kantor apabila orang-orang yang ada didalamnya melakukan kegiatan kantor yang didalamnya melakukan kegiatan yang di dalamnya melakukan kegiatan yang bersifat tulis – menulis. Di negara kita kegiatan itu

disebut dengan istilah yang lebih popular “tata usaha”. Jadi, suatu tempat di mana dilaksanakan kegiatan tata usaha disebut dengan kantor.

Kantor merupakan pengolahan keterangan – keterangan, tempat para pejabat berkumpul untuk merundingkan segala sesuatu guna kepentingan kantor, tempat pegawai menyelesaikan pekerjaan administrasi atau pekerjaan tata usaha. Setiap kantor pada hakikatnya juga berkedudukan sebagai suatu organisasi.

Komunikasi kantor adalah suatu proses penyampaian berita dari suatu pihak kepada pihak yang lain (dari seseorang kepada orang lain, dari suatu unit kepada unit lain) yang berlangsung atau yang terjadi dalam kantor. Komunikasi kantor dapat dibedakan menjadi dua macam yaitu:

1. Tata hubungan administrasi ; disebut juga tata hubungan fungsi, yakni fungsi setiap orang yang mempunyai fungsi atau kedudukan sebagai administrator atau sebagai manajer. Jadi tata hubungan administrasi, adalah tat hubungan yang dilakukan oleh setiap orang yang mempunyai fungsi atau kedudukan sebagai administrator atau sebagai manajer dengan para bawahan atau para pelaksananya yang mengandung unsur perintah.

2. Hubungan tata usaha; adalah hubungan yang terjadi atau yang berlangsung antara satuan organisasi dalam suatu organisasi, yang tidak mengandung unsur perintah. Hubungan ini hanya bersifat pengiriman informasi dalam rangka pelaksanaan pekerjaan kantor. Pengiriman informasi ini dapat dilakukan melalui surat-surat atau

28

warkat ( salinan, tembusan, kutipan ) atau dapat juga melalui telepon.

3.3. Etika Komunikasi Kantor

Etika komunikasi kantor merupakan suatu rangkuman istilah yang mempunyai pengertian tersendiri atau etika komunikasi kantor, adalah norma/ukuran yang berlaku dalam proses penyampaian keterangan yang berlangsung dalam kantor.

Pada dasarnya komunikasi kantor dapat berlangsung secara lisan maupun secara tertulis. Secara lisan, dapat terjadi secara langsung (tatap muka) tanpa perantara. Secara tidak langsung berarti melalui suatu perantara (telepon). Secara tertulis misalnya dengan mempergunakan surat.

Komunikasi kantor merupakan hubungan antara pegawai dengan pegawai lainnya. Dalam hal ini perlu diperhatikan agar dalam mengadakan hubungan itu jangan sampai mempunyai dampak negatif terhadap pegawai lainnya. Jadi, dalam hal ini etika memegang peranan penting. Etika merupakan syarat mutlak dalam hubungan antar pegawai. Oleh karena itu, setiap pegawai kantor dalam menjalankan tata hubungan kantor harus mempunyai:

1. Kesusilaan, atau budi pekerti yang baik.

2. Kesopanan dalam segala segi kehidupan dan tindakannya.

Etika menjadi dasar atau pedoman bagi pegawai dalam berhubungan atau dalam berkomunikasi dalam kantor tersebut.

Dalam prakteknya, saat komunikasi persuasif dilakukan maka komunikator tidak diperkenankan untuk:

1. Menggunakan data palsu, data yang sengaja dirancang untuk menonjolkan kesan tertentu, data yang dengan sengaja diejawantahkan secara salah, dibelokkan, atau bukti yang benar tapi tidak ada hubungannya untuk mendukung suatu pernyataan atau mengesahkan sesuatu.

2. Tidak diperkenankan secara sengaja menggunakan alasan yang meragukan atau tidak masuk diakal (tidak logis).

3. Tidak diperkenankan menyatakan diri sebagai ahli pada subyek tertentu, padahal bukan ahlinya. Tidak diperkenankan juga mengaku telah diberi informasi oleh ahlinya padahal tidak.

4. Tidak diperkenankan untuk mengajukan hal-hal yang tidak berkaitan untuk mengalihkan perhatian dari isyu yang sedang menjadi perhatian. Diantara hal-hal yang paling sering digunakan untuk mengalihkan perhatian adalah perilaku sengaja menyerang karakter individu yang menjadi lawannya, pembelaan dengan menggunakan kebencian dan (bigotry) sebagai alasan. (Innuendo), penggunaan istilah "Tuhan" atau "setan" yang dapat menyebabkan/ mengundang keadaan tegang namun tidak mencerminkan reaksi positif atau negatif yang sebenarnya.

5. Tidak diperkenankan untuk meminta kepada target sasaran (pembaca/ pemirsa) untuk mengaitkan ide atau proposal yang diajukan dengan nilai-nilai yang emosional, motif-motif tertentu, atau tujuan-tujuan yang sebenarnya tidak ada kaitannya.

30

6. Tidak diperkenankan untuk menipu khalayak dengan menyembunyikan tujuan sebenarnya, atau kepentingan pribadi/ kelompok yang diwakilkan, atau menggunakan posisi pribadi sebagai penasehat saat memberikan sisi pandang tertentu.

7. Jangan menutup-nutupi, membelokkan, atau sengaja menafsirkan dengan salah angka, istilah, jangkauan, intensitas, atau konsekuensi logis yang mungkin diakibatkan di masa depan.

8. Tidak diperkenankan untuk menggunakan pembelaan emosional yang tidak disertai bukti, latar belakang, atau alasan yang tidak dapat diterima apabila target penerima memiliki kesempatan dan waktu untuk menyelidiki subyek tersebut sendiri kemudian menemukan sesuatu yang lain/ bertentangan.

9. Tidak diperkenankan untuk menyederhanakan sebuah situasi yang yang sebenarnya kompleks, sehingga terlihat sebagai hitam dan putih saja, hanya memiliki dua pilihan atau pandangan, dan (polar views).

10.Tidak diperkenankan untuk mengaku sebuah kepastian sudah dibuat padahal situasinya masih sementara, dan derajat kemungkinan situasi masih dapat berubah sebenarnya lebih akurat.

11.Tidak diperkenankan menganjurkan sesuatu yang kita secara pribadi sebenarnya juga tidak percaya

Berikut di bawah ini adalah beberapa etika dan etiket dalam berkomunikasi antar manusia dalam kehidupan sehari-hari :

1. Jujur tidak berbohong

2. Bersikap Dewasa tidak kekanak-kanakan 3. Lapang dada dalam berkomunikasi

4. Menggunakan panggilan/sebutan orang yang baik 5. Menggunakan pesan bahasa yang efektif dan efisien 6. Tidak mudah emosi/emosional

7. Berinisiatif sebagai pembuka dialog 8. Berbahasa yang baik, ramah dan sopan

9. Menggunakan pakaian yang pantas sesuai keadaan 10. Bertingkahlaku yang baik

Contoh Teknik komunikasi yang baik :

1.Menggunakan kata dan kalimat yang baik menyesuaikan dengan lingkungan

2.Gunakan bahawa yang mudah dimengerti oleh lawan bicara 3.Menatap mata lawan bicara dengan lembut

4.Memberikan ekspresi wajah yang ramah dan murah senyum 5.Gunakan gerakan tubuh / gesture yang sopan dan wajar 6.Bertingkah laku yang baik dan ramah terhadap lawan bicara 7.Memakai pakaian yang rapi, menutup aurat dan sesuai sikon 8.Tidak mudah terpancing emosi lawan bicara

9.Menerima segala perbedaan pendapat atau perselisihan yang terjadi 10.Mampu menempatkan diri dan menyesuaikan gaya komunikasi

32

11.Menggunakan volume, nada, intonasi suara serta kecepatan bicara yang baik.

12.Menggunakan komunikasi non verbal yang baik sesuai budaya yang berlaku seperti berjabat tangan, merunduk, hormat, ces, cipika cipiki (cium pipi kanan - cium pipi kiri)

3.4. Arti Pentingnya Etika Komunikasi Dalam Suatu Kantor

Menurut Juwono (1972), komunikasi merupakan salah satu bidang yang sangat penting dalam kegiatan kantor menilik hakikat kantor sebagai kumpulan orang yang bersama-sama menyelenggarakan kegiatan kantor atau kegiatan ketatausahaan. Kantor merupakan pusat pengolahan keterangan, tempat para pegawai menyelesaikan pekerjaan administrasi atau tata usaha.

Seorang manajer kantor harus dapat berkomunikasi secara efektif dengan semua pegawai kantor baik secara horizontal maupun secara vertikal atau secara diagonal. Komunikasi yang efektif akan menciptakan iklim kerja kantor yang sehat dan terbuka. Hal ini sangat pentinng guna meningkatkan kreativitas dan dedikasi para pegawai kantor.

Etika komunikasi sangat penting dalam rangka meningkatkan kelancaran kantor. Pentingnya komunikasi kantor dapat dilihat dalam hal-hal berikut:

1. Menimbulkan rasa kesetiakawanan dan loyalitas antara : a. para bawahan dengan atasan (pimpinan)

b. bawahan dengan bawahan c. atasan dengan atasan

d. pegawai kantor dengan instansi yang bersangkutan. 2. Meningkatkan kegairahan bekerja para pegawai.

3. Meningkatkan moral dan displin yang tinggi para pegawai.

4. Dengan menerapkan etika komunikasi semua jajaran pimpinan dapat mengetahui keadaan bidang yang menjadi tugasnya, sehingga akan berlangsung pengendalian operasioanal yang efisien.

5. Meningkatkan rasa tanggung jawab terhadap semua pegawai. 6. Meningkatkan kerja sama (team work) di antara para pegawai.

7. Menimbulkan adanya saling pengertian di antara para pegawai dan saling menghargai dalam meleksanakan tugasnya masing-masing. 8. Etika komunikasi adalah suatu cara untuk mendorong manusia ke

arah cara berpikir kreatif.

9. Dengan etika komunikasi semua pegawai dapat mengetahui kebijaksanaan, peraturan-peraturan, ketentuan-ketentuan yang telah ditetapkan oleh pimpinan.

10.Dengan adanya etika komunikasi kantor maka antar pegawai yang satu dengan yang lainnya akan saling menghargai.

11.Etika komunikasi penting bagi keputusan. Jika tidak dapat dikomunikasikan keputusan tersebut dengan baik kepada pejabat lain, keputusan seorang pemimpin tidak mempunyai nilai. Tanpa komunikasi yang baik maka keputusan tidak dapat disetujui dengan baik.

34

3.5. Prinsip-Prinsip Yang Mempengaruhi Kelancaran Dalam Penerapan

Etika Komunikasi

Prinsip tersebut adalah:

1. Prinsip mempergunakan cara informasi yang paling mudah Prinsip ini meliputi dua hal, yaitu:

a) Menyampaikan informasi dapat dilakukan dengan mudah. Hal ini sebenarnya sangat relatif.

Kesukaran atau kemudahan meyampaikan berita atau informasi sangat ditentukan atau dipengaruhi oleh situasi, jarak, dan menurut kepentingan berita yang akan diberikan.

Misalnya, berita yang sangat penting dan harus segera diketahui pihak penerima berita, dan sebaliknya pihak komunikator segera mendapatkan tanggapan dari pihak komunikan. Berita atau informasi yang demikian mungkin lebih baik disampaikan melalui telepon. Akan tetapi, apabila berita itu hanya bersifat pemberitahuan atau kurang penting dan tidak segera membutuhkan tanggapan, lebih baik disampaikan secara tertulis.

b) Informasi mudah dan cepat dimengerti oleh pihak komunikan.

2. Prinsip berusaha, agar informasi menimbulkan makna sama bagi penerima yang belainan.

Prinsip ini menghendaki agar informasi yang dikirim jangan sampai menimbulkan pengertian yang berbeda dari para penerima berita. Hendaknya diusahakan informasi yang dikirim jangan sampai

menimbulkan interpretasi yang berbeda-beda. Interpretasi yang berbeda-beda ini akan terjadi apabila informasi itu dikirimkan kepada lebih dari satu penerima berita, dan tingkat pengetahuannya saling berbeda serta penafsiran terhadap informasi yang diterima peninjauannya dari segi yang berbeda pula. Dalam hal ini perlu adanya konsistensi dan ketegasan isi berita.

3. Prinsip menggunakan alat komunikasi yang sedarhana.

Prinsip ini menghendaki penggunaan sarana komunikasi yang sederhana. Seperti halnya pada prinsip I, pengertian sedarhana juga sangat relatif, karena tergantung urgensi atau kepentingan informasi yang akan dikirim. Mungkin suatu informasi cukup dikirim dalam surat, dan diantar langsung oleh kurir atau dikirim melalui pos. Akan tetapi, apabila berita itu sangat penting dan perlu segara diketahui, lebih efektif dikirim melalui telepon, radio,televise atau melalui media massa lainnya.

4. Prinsip memilih yang paling menguntungkan, baik isinya, alat, maupun cara menyampaikan informasi.

Prinsip ini hendaknya dipilih berita yang aktual, penting, obyektif kebenarannya, serta berita yang up to date atau tidak basi. Sarana informasi yang digunakan hendaknya disesuaikan dengan kebutuhan, disesuaikan dengan kepentingan berita. Penyampaian berita hendaknya disampaikan tepat pada waktunya.

3.6. Pelaksanaan Etika Komunikasi Pada Departemen Ekonomi

36

Pelaksanaan etika komunikasi Pada Departemen Ekonomi Pembangunan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah sebagai berikut:

a. Kejelasan

Pihak komunikator atau para pegawai dan atasannya di Departemen Ekonomi Pembangunan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara sudah mampu menuangkan isi hatinya, apa yang menjadi maksud tujuannya, yaitu dengan menuangkan dalam bentuk berita, dengan cara mempergunakan kata-kata yang sedemikian rupa sehingga jelas dan mudah dimengerti oleh pihak yang menerima.

Dalam penyampaian berita, pegawai pada Departemen Ekonomi Pembangunan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara sudah menggunakan bahasa yang baik dan benar, mudah dan cepat dimengerti,yaitu:

1. Menggunakan kalimat yang pendek, singkat dan jelas.

2. Menggunakan kata-kata atau istilah yang mudah dimengerti, yang sudah dikenal oleh umum.

3. Tidak mempergunakan kata-kata kiasan.

4. Dapat menyesuaikan bahasa yang digunakan dengan kemampuan pihak penerima berita.

b. Konsekuensi dan keseimbangan.

Keterangan-keterangan yang disampaikan pegawai dengan atasannya tidak bertentangan satu dengan lainnya, atau berbeda dengan keterangan, informasi yang telah dikirim. Tetapi kadang kala terjadi perbedaan maksud

dari apa yang dibicarakan sehingga terjadi missed comunication atau kesalah pahaman sedemikian rupa, sehingga pemimpin ataupun pegawai berusaha menegaskan bahwa informasi yang terdahulu disampaikan salah. Dan dengan segera menyampaikan informasi yang benar. Pemberian informasi dari pegawai kepada atasannya maupun sebaliknya sesuai dengan kenyataan yang ada.

c. Keseragaman

Pegawai dan pimpinan pada Departemen Ekonomi Pembangunan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara kadangkala menggunakan istilah, pengertian kode tertentu, untuk menghindari terjadinya kesalahpahaman dan kesimpangsiuran.

d. Tata bahasa yang tepat.

Pegawai dan Pimpinan pada Departemen Ekonomi Pembangunan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara selalu menngunakan tata bahasa yang benar dan tepat guna. Ada kalanya mereka mengunakan tata bahasa yang tidak formal, tetapi tetap mengutamakan etika dalam berkomunikasi terutama kepada pimpinan.

e. Siapa lawan bicara kita.

Pegawai dan pimpinan pada Departemen Ekonomi Pembangunan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara mengerti dengan siapa mereka mengadakan pembicaraan, sampai di mana tingkat kemampuan atau pendidikannya, sehingga mereka dapat menyesuaikan diri.

38

Pegawai dan pimpinan pada Departemen Ekonomi Pembangunan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara mempergunakan lambang atau kode, gerak-gerik yang dapat memperjelas apa yang mereka ucapkan, tetapi lambang atau kode tersebut jarang sekali digunakan. Karena biasanya pimpinan sering menggunakan kode atau lambang jika berkomunikasi dengan sesama pimpinan. Sehingga kurang efektif jika metode ini digunakan oleh pimpinan kepada bawahannya.

Dalam penerapan etika komunikasi tersebut Departemen Ekonomi Pembangunan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara juga menerapkan bagaimana sistem penyampaian informasi baik dan benar dengan melalui berbagai prosedur antar lain:

1. Dimulai dengan penetapan gagasan atau ide – ide yang dilakukan oleh pihak pengirim berita.

2. Pengiriman informasi, gagasan yang merupakan message yang telah disusun dalam bentuk simbol, sandi, kode – kode, dengan melalui saluran media komunikasi baik secara lisan maupun tertulis, vertikal maupun horizontal, formal maupun informal.

3. Penerimaan berita oleh pihak penerima berita (komunikan). Pihak komunikan kemudian mengadakan interpretasi (decoding) terhadap berita yang diterima, yang dilanjutkan dengan suatu tindakan atau respon.

Perlu diketahui, bahwa untuk memperoleh pengertian yang sama terhadap berita yang dikirim, maka antara pegawai Ekonomi Pembangunan Fakultas

Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang selaku komunikator dengan pihak komunikan selalu berusaha menjelaskan suatu berita secara singkat dan sangat jelas sehinga pihak komunikator dengan komunikannya mempunyai tafsiran yang sama terhadap berita tersebut agar tidak terjadi kesimpangsiuran berita atau kesalahpahaman terhadap berita yang disampaikan.

3.7. Penerapan Etika Komunikasi Pada Departemen Ekonomi Pembangunan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Etika komunikasi yang diterapkan Pada Departemen Ekonomi Pembangunan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara sudah relatif efektif, sehingga para karyawan merasa terlindungi oleh pimpinan. Apabila suatu waktu ada masalah yang tidak terpecahkan, maka karyawan dapat bertanya langsung kepada pimpinannya, dan pimpinan akan memberikan penjelasan atau bimbingan sehingga karyawan akan mendapat arahan secara langsung.

Selain memberikan perintah, pimpinan juga selalu mengusahakan agar setiap karyawan dapat bekerja sama dengan sebaik-baiknya. Demikian juga untuk memecahkan persoalan-persoalan di dalam organisasi. Komunikasi yang baik dan harmonis sangat perlu dijaga baik oleh pemimpin maupun oleh karyawan karena komunikasi mempunyai peranan yang sangat penting untuk mencapai tujuan perusahaan.

Dengan adanya etika komunikasi pada Departemen Ekonomi Pembangunan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, maka efisiensi kerja dapat berjalan dengan lancar.

40

3.8. Hambatan-Hambatan Penerapan Etika Komunikasi Dalam Kantor Pada Departemen Ekonomi Pembangunan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

1. Hambatan yang bersifat teknis antara lain:

a. Kurangnya sarana dan prasarana yang diperlukan oleh organisasi. Misalnya sambungan telepon antara pegawai dengan pimpinan tidak tersedia. Sehingga kadangkala menghambat penyampaian komunikasi antara pegawai dengan pimpinan maupun sebaliknya.

b. Kondisi fisik yang tidak memungkinkan terjadinya komunikasi yang efektif. Hal seperti ini jarang sekali terjadi di Depertemen Ekonomi Pembangunan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

c. Penguasaan teknik dan metode berkomunikasi yang kurang memadai. 2. Hambatan perilaku, seperti:

a. Prasangka yang didasarkan pada emosi. b. Ketidakmauan untuk berubah.

c. Sifat yang egosentris.

Ada kalanya hambatan perilaku seperti diatas terjadi pada proses komunikasi antara pemimpin dengan pegawai atau sebaliknya.

3. Hambatan struktur, yaitu rintangan yang disebabkan oleh adanya perbedaan tingkat, perbedaan job dalam struktur organisasi. Misalnya antara Pegawai dengan Pimpinan, Kadang kala pegawai merasa sungkan untuk menyapa pimpinan terutama ketika berada diluar kantor.

4.1. KESIMPULAN

Adapun kesimpulan yang dapat diperoleh yaitu:

1. Pelaksanaan Etika Komunikasi Pada Departemen Ekonomi Pembangunan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yaitu dengan adanya kejelasan, contohnya, pihak komunikator atau para pegawai dan atasannya di Departemen Ekonomi Pembangunan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara sudah mampu menuangkan isi hatinya, apa yang menjadi maksud tujuannya, yaitu dengan menuangkan dalam bentuk berita, dengan cara mempergunakan kata-kata yang sedemikian rupa sehingga jelas dan mudah dimengerti oleh pihak yang menerima.

2. Pelaksanaan Etika Komunikasi Pada Departemen Ekonomi Pembangunan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yaitu dengan konsekuensi dan keseimbangan, Keterangan-keterangan yang disampaikan pegawai dengan atasannya tidak bertentangan satu dengan lainnya

3. Keseragaman, tata bahasa yang digunakan oleh Pegawai maupun pimpinan sudah tepat.

4. Penerapan Etika Komunikasi Pada Departemen Ekonomi Pembangunan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara sudah efektif sehingga para karyawan merasa terlindungi oleh pimpinan.

43

4.2. SARAN

Adapun saran yang dapat penulis uraikan yaitu:

1. Sebaiknya hubungan komunikasi antara pimpinan dan pegawai harus tetap dibina dengan cara pemimpin harus tetap bersifat terbuka, dalam arti pemimpin harus selalu supel, mau bergaul dengan bawahan sehingga antara atasan dengan bawahan seperti hubungan ayah dengan anak. Untuk itu, usaha-usaha di luar kedinasan, harus dilaksanakan dengan sebaik-baiknya, misalnya dengan mengadakan anjangsana (open house) kepada para bawahan secara kontinu dan merata.

2. Menjaga kerjasama yang baik di antara pihak pimpinan maupun antar pegawai yaitu dengan memberikan goodwill, pengertian, dan kepercayaan antar pegawai, karena tanpa adanya kerjasama yang baik tidak akan mencapai hasil kerja yang diharapkan.

3. Alat-alat komunikasi yang sudah ada hendaknya dapat dipelihara dan dijaga dengan baik agar dapat memperlancar arus informasi yang dibutuhkan Pada Departemen Ekonomi Pembangunan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

4. Untuk mendukung Penerapan Etika Komunikasi Pada Departemen Ekonomi Pembangunan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara harus dengan menggunakan informasi dan teknik penyampaian yang mudah untuk ditanggapi, berusaha agar informasi tersebut menimbulkan makna sama bagi si penerima.

Gunawan, Jiwanto. 1985. “Komunikasi dalam Organisasi”. Yogyakarta: Kanisius

Juwono, Suhardiman. 1972. “Pokok – pokok Komunikasi Administrasi” . Yogyakarta: Khalin Pustaka

id.wikipedia.org/wiki/Etika_komunikasi_persuasif

Purwanto, Djoko. 2003. “ Komunikasi Bisnis” . Jakarta: Gelora Aksara Pratama Purwanto, Djoko. 2006. “Komunikasi Bisnis”. Jakarta: Erlangga

Wursanto, Ignatius. 1999. “ Etika Komunikasi Kantor” . Yogyakarta: Kanisius www.bukabuku.com/browse/.../etika-komunikasi.html

38

Pegawai dan pimpinan pada Departemen Ekonomi Pembangunan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara mempergunakan lambang atau kode, gerak-gerik yang dapat memperjelas apa yang mereka ucapkan, tetapi lambang atau kode tersebut jarang sekali digunakan. Karena biasanya pimpinan sering menggunakan kode atau lambang jika berkomunikasi dengan sesama pimpinan. Sehingga kurang efektif jika metode ini digunakan oleh pimpinan kepada bawahannya.

Dalam penerapan etika komunikasi tersebut Departemen Ekonomi Pembangunan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara juga menerapkan bagaimana sistem penyampaian informasi baik dan benar dengan melalui berbagai prosedur antar lain:

1. Dimulai dengan penetapan gagasan atau ide – ide yang dilakukan oleh pihak pengirim berita.

2. Pengiriman informasi, gagasan yang merupakan message yang telah disusun dalam bentuk simbol, sandi, kode – kode, dengan melalui saluran media komunikasi baik secara lisan maupun tertulis, vertikal maupun horizontal, formal maupun informal.

3. Penerimaan berita oleh pihak penerima berita (komunikan). Pihak komunikan kemudian mengadakan interpretasi (decoding) terhadap berita yang diterima, yang dilanjutkan dengan suatu tindakan atau respon.

Perlu diketahui, bahwa untuk memperoleh pengertian yang sama terhadap berita yang dikirim, maka antara pegawai Ekonomi Pembangunan Fakultas

Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang selaku komunikator dengan pihak komunikan selalu berusaha menjelaskan suatu berita secara singkat dan sangat jelas sehinga pihak komunikator dengan komunikannya mempunyai tafsiran yang sama terhadap berita tersebut agar tidak terjadi kesimpangsiuran berita atau kesalahpahaman terhadap berita yang disampaikan.

3.7. Penerapan Etika Komunikasi Pada Departemen Ekonomi Pembangunan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Etika komunikasi yang diterapkan Pada Departemen Ekonomi Pembangunan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara sudah relatif efektif, sehingga para karyawan merasa terlindungi oleh pimpinan. Apabila suatu waktu ada masalah yang tidak terpecahkan, maka karyawan dapat bertanya langsung kepada pimpinannya, dan pimpinan akan memberikan penjelasan atau bimbingan sehingga karyawan akan mendapat arahan secara langsung.

Selain memberikan perintah, pimpinan juga selalu mengusahakan agar setiap karyawan dapat bekerja sama dengan sebaik-baiknya. Demikian juga untuk memecahkan persoalan-persoalan di dalam organisasi. Komunikasi yang baik dan harmonis sangat perlu dijaga baik oleh pemimpin maupun oleh karyawan karena komunikasi mempunyai peranan yang sangat penting untuk mencapai tujuan perusahaan.

Dengan adanya etika komunikasi pada Departemen Ekonomi Pembangunan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, maka efisiensi kerja dapat berjalan dengan lancar.

40

3.8. Hambatan-Hambatan Penerapan Etika Komunikasi Dalam Kantor Pada Departemen Ekonomi Pembangunan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

1. Hambatan yang bersifat teknis antara lain:

a. Kurangnya sarana dan prasarana yang diperlukan oleh organisasi. Misalnya sambungan telepon antara pegawai dengan pimpinan tidak tersedia. Sehingga kadangkala menghambat penyampaian komunikasi antara pegawai dengan pimpinan maupun sebaliknya.

b. Kondisi fisik yang tidak memungkinkan terjadinya komunikasi yang efektif. Hal seperti ini jarang sekali terjadi di Depertemen Ekonomi Pembangunan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

c. Penguasaan teknik dan metode berkomunikasi yang kurang memadai. 2. Hambatan perilaku, seperti:

a. Prasangka yang didasarkan pada emosi. b. Ketidakmauan untuk berubah.

c. Sifat yang egosentris.

Ada kalanya hambatan perilaku seperti diatas terjadi pada proses komunikasi antara pemimpin dengan pegawai atau sebaliknya.

3. Hambatan struktur, yaitu rintangan yang disebabkan oleh adanya perbedaan tingkat, perbedaan job dalam struktur organisasi. Misalnya antara Pegawai dengan Pimpinan, Kadang kala pegawai merasa sungkan untuk menyapa pimpinan terutama ketika berada diluar kantor.

4.1. KESIMPULAN

Adapun kesimpulan yang dapat diperoleh yaitu:

1. Pelaksanaan Etika Komunikasi Pada Departemen Ekonomi Pembangunan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yaitu dengan adanya kejelasan, contohnya, pihak komunikator atau para pegawai dan atasannya di Departemen Ekonomi Pembangunan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara sudah mampu menuangkan isi hatinya, apa yang menjadi maksud tujuannya, yaitu dengan menuangkan dalam bentuk berita, dengan cara mempergunakan kata-kata yang sedemikian rupa sehingga jelas dan mudah dimengerti oleh pihak yang menerima.

2. Pelaksanaan Etika Komunikasi Pada Departemen Ekonomi Pembangunan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yaitu dengan konsekuensi dan keseimbangan, Keterangan-keterangan yang disampaikan pegawai dengan atasannya tidak bertentangan satu dengan lainnya

3. Keseragaman, tata bahasa yang digunakan oleh Pegawai maupun pimpinan sudah tepat.

4. Penerapan Etika Komunikasi Pada Departemen Ekonomi Pembangunan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara sudah efektif sehingga para karyawan merasa terlindungi oleh pimpinan.

43

4.2. SARAN

Adapun saran yang dapat penulis uraikan yaitu:

1. Sebaiknya hubungan komunikasi antara pimpinan dan pegawai harus tetap dibina dengan cara pemimpin harus tetap bersifat terbuka, dalam arti pemimpin harus selalu supel, mau bergaul dengan bawahan sehingga antara atasan dengan bawahan seperti hubungan ayah dengan anak. Untuk itu, usaha-usaha di luar kedinasan, harus dilaksanakan dengan sebaik-baiknya, misalnya dengan mengadakan anjangsana (open house) kepada para bawahan secara kontinu dan merata.

2. Menjaga kerjasama yang baik di antara pihak pimpinan maupun antar pegawai yaitu dengan memberikan goodwill, pengertian, dan kepercayaan antar pegawai, karena tanpa adanya kerjasama yang baik tidak akan mencapai hasil kerja yang diharapkan.

3. Alat-alat komunikasi yang sudah ada hendaknya dapat dipelihara dan dijaga dengan baik agar dapat memperlancar arus informasi yang dibutuhkan Pada Departemen Ekonomi Pembangunan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

4. Untuk mendukung Penerapan Etika Komunikasi Pada Departemen Ekonomi Pembangunan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara harus dengan menggunakan informasi dan teknik penyampaian yang mudah untuk ditanggapi, berusaha agar informasi tersebut menimbulkan makna sama bagi si penerima.

Gunawan, Jiwanto. 1985. “Komunikasi dalam Organisasi”. Yogyakarta: Kanisius

Juwono, Suhardiman. 1972. “Pokok – pokok Komunikasi Administrasi” . Yogyakarta: Khalin Pustaka

id.wikipedia.org/wiki/Etika_komunikasi_persuasif

Purwanto, Djoko. 2003. “ Komunikasi Bisnis” . Jakarta: Gelora Aksara Pratama Purwanto, Djoko. 2006. “Komunikasi Bisnis”. Jakarta: Erlangga

Wursanto, Ignatius. 1999. “ Etika Komunikasi Kantor” . Yogyakarta: Kanisius www.bukabuku.com/browse/.../etika-komunikasi.html