B. Faktor yang Mendukung Efisiensi Kerja Departemen S-1 Akuntansi
Fakultas Ekonomi USU
Beranjak dari pengertian efisiensi yang merupakan suatu azas tentang perbandingan terbaik antara suatu usaha dengan hasilnya, maka analisis yang
dilakukan penulis terhadap Departemen S-1 Akuntansi Fakultas Ekonomi USU berkaitan dengan faktor yang mendukung efisiensi kerja dapat dilihat dari:
1. Fasilitas Kerja
Di dalam menjalankan kegiatan, Departemen S-1 Akuntansi didukung oleh fasilitas sebagai berikut:
a. Komputer Komputer merupakan salah satu alat elektronik yang berfungsi untuk
mengolah data dengan menggunakan suatu program tertentu untuk menghasilkan informasi. Komputer sangat berperan penting untuk mengerjakan tugas-tugas kantor
untuk menghasilkan pekerjaan yang efektif dan efisien. Komputer sangat dibutuhkan dan berguna untuk menunjang tugas-tugas karyawan dikantor. Komputer yang ada di
Departemen S1-Akuntansi sejauh ini sangat mendukung kegiatan. Menurut hasil pengamatan penulis selama magang di Departemen ini komputer tersebut masih
berfungsi dengan baik. Ada beberapa manfaat dalam penggunaan komputer di Departemen S1-
Akuntansi. Diantaranya:
Universitas Sumatera Utara Universitas Sumatera Utara
a. Komputer dapat menyimpan banyak data, baik itu disket, CD, maupun di
Flash Disk dan dapat dilihat kembali apabila sewaktu-waktu diperlukan kembali sehingga dapat menghemat waktu dan tenaga.
b. Komputer dapat digunakan untuk mencari informasi mengenai berita-berita
yang dibutuhkan melalui iinternet. c.
Komputer juga dapat dipergunakan untuk mengirimkan informasi maupun data-data lainnya melalui penggunaan email.
b. Printer Printer merupakan fasilitas kantor yang digunakan untuk mencetak hasil
pengetikan baik itu berbentuk data, laporan maupun surat-surat yang diketik melalui komputer. Melalui printer hasil ketikan dapat dicetak dan diketahui dengan jelas dan
melalui printer data-data dapat diperbanyak selayaknya mesin photo copy. Namun, printer yang ada di Departemen S1-Akuntansi belum dikategorikan baik, karena
sering mengalami kendala dalam hal pencetakan. Hal ini membuat pekerjaan menjadi tidak efisien.
c.Beberapa fasilitas pendukung lain yang memegang peranan penting diantaranya: Flasdisk, map, kendali arsip,. buku agenda, buku ekspedisi, alat tulis
kantor, box file, filling cabinet, dan lain-lain. 2.
Kebersihan Untuk menjaga kebersihan ruangan penyimpanan arsip dan arsip-arsip yang
disimpan, pegawai yang bertugas mengurusi arsip membersihkan ruangan setiap harinya, serta merapikan dan membersihkan arsip dengan kain lap dan bulu ayam
Universitas Sumatera Utara Universitas Sumatera Utara
setiap seminggu sekali. Selain itu apabila ditemukan folder map yang rusak akan segera diganti.
3. Keamanan Untuk menjaga keamanan arsip, maka Departemen S-1 Akuntansi Fakultas
Ekonomi Universitas Sumatera Utara melakukan usaha-usaha sebagai berikut: a. Setiap pegawai wajib menjaga kerahasiaan arsip baik lisan maupun tulisan
didalam maupun diluar kantor. b. Tidak menyerahkan tugas yang berhubungan dengan arsip kepada yang
tidak berwewenang. c. Tidak diperbolehkan meletakkan arsip disembarangan tempat.
d. Tidak diperbolekan membawa arsip keluar kantor tanpa izin. e. Menyimpan arsip yang rahasia ditempat khusus.
f. Menghindari penyimpanan arsip yang berlebihan. g. Tidak membawa atau menyimpan arsip yang bersifat rahasia secara
terbuka. h. Tidak membiarkan orang yang tidak berkepentingan masuk keruangan
penyimpanan arsip. i. Tidak semua orang boleh meminjam arsip.
4. Pemakaian Ruang
Pemakaian ruang selalu dikaitkan dengan tata ruang. Tata ruang kantor berupa pengaturan dan penyusunan seluruh peralatan dan perlengkapan kantor mulai dari
mesin yang digunakan di kantor sampai perabot kantor pada tempat yang tepat,
Universitas Sumatera Utara Universitas Sumatera Utara
sehingga para pegawai dapat bekerja dengan baik, nyaman, leluasa, dan bebas untuk bergerak guna tercapainya suatu efisiensi kerja.
Memungkinkan pemakaian ruang kerja secara efisien merupakan salah satu tujuan dari pengaturan tata ruang kantor. Pada Departemen S-1 Akuntansi Fakultas
Ekonomi USU dalam rangka menerapkan efisiensi kerja dalam pekerjaan kantor hal tersebut dapat dilihat dari:
a. Tata ruang kantor yang dipergunakan pada Departemen S-1 Akuntansi Fakultas Ekonomi USU dilengkapi dengan Air Conditioner AC .
Pengaturan ruangan dilakukan sedemikian rupa sehingga lalu lintas warkat dapat ditempuh dengan jarak yang singkat. Pada umumnya di
ruangan Departemen S-1 Akuntansi Fakultas Ekonomi USU setiap komputer diletakkan di atas meja kerja pegawai dan lemari untuk tempat
berkas-berkas atau warkat diletakkan disamping meja kerja atau dibelakang meja kerja.
b. Berkas atau file-file yang tidak dipakai lagi segera dibuang. Misalnya, arsip-arsip yang dianggap tidak perlu lagi segera dimusnahkan.
c. Alat atau perlengkapan kantor letaknya dekat dengan pegawai yang menggunakannya. Misalnya, benda-benda kecil yang sering dipakai
adalah alat-alat tulis. Pada Departemen S-1 Akuntansi Fakultas Ekonomi USU alat-alat tulis secara umum setiap pegawai meletakkannya diatas
meja kerja mereka dengan rapi. 5.
Disiplin Waktu
Universitas Sumatera Utara Universitas Sumatera Utara
Pemakaian waktu pada Departemen S-1 Akuntansi Fakultas Ekonomi USU selalu diusahakan seproduktif mungkin. Pada pekerjaan kantor di bagian Departemen
S-1 Akuntansi Fakultas Ekonomi USU hal ini dapat dilihat dari: a. Pada Departemen S-1 Akuntansi Fakultas Ekonomi USU selalu disusun
rencana kerja dimana rencana kerja tersebut disesuaikan dengan pemakaian waktu. Dan setiap rencana kerja yang dibuat pada Departemen S-1 Akuntansi
Fakultas Ekonomi USU selalu diikuti dengan pembuatan jadwal kegiatan berupa pengumuman.
b. Disiplin kerja dalam organisasi sangat memegang peranan penting. Disiplin kerja merupakan ketaatan, kepatuhan untuk mengikuti aturan yang menjadi
tanggung jawab pegawai. Disiplin sangat berkaitan dengan kewenangan, apabila kewenangan tidak dijalankan dengan semestinya maka disiplin itu
akan hilang, dan tujuan yang diharapkan tidak akan tercapai. Disiplin kerja di Fakultas Ekonomi USU adalah :
1 Masuk kerja pukul 08.15 2 Pulang kerja pukul 14.00
Para pegawai yang bekerja di Departemen Fakultas Ekonomi USU sudah taat dengan peraturan yang ada. Komunikasi antara pimpinan dengan para pegawai juga
terlihat baik. Pimpinan melihat secara langsung apakah kedisiplinan sudah terlaksana dengan baik. Pimpinan secara langsung memberikan teguran kepada pegawai yang
bekerja bermalas-malasan dan yang tidak bekerja pada saat jam kerja. Jadi komunikasi antara pimpinan dengan pegawai terjalin hubungan kerja yang baik yang
Universitas Sumatera Utara Universitas Sumatera Utara
pada akhirnya pelaksanaan pekerjaan dapat dilakukan seefektif dan seefisien mungkin.
Universitas Sumatera Utara Universitas Sumatera Utara
C. Upaya Meningkatkan Efisiensi Kerja pada Departemen S-1 Akuntansi
Kategori