Efisiensi Kerja Pada Departemen S-1 Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

TUGAS AKHIR

EFISIENSI KERJA PADA DEPARTEMEN S-1 AKUNTANSI FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

OLEH :

DIAN NITA GINTING 092102069

PROGRAM STUDI DIPLOMA III AKUNTANSI F A K U L T A S E K O N O M I

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA MEDAN

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA FAKULTAS EKONOMI

MEDAN

PERSETUJUAN ADMINISTRASI AKADEMIK

NAMA MAHASISWA : DIAN NITA GINTING

NIM : 092102069

PROGRAM STUDI : DIPLOMA III AKUNTANSI

JUDUL TUGAS AKHIR :

EFISIENSI KERJA PADA

DEPARTEMEN S-1 AKUNTANSI

FAKULTAS EKONOMI

UNIVERSITAS SUMATERA

UTARA

Tanggal : ...2012 Dosen Pembimbing Tugas Akhir

NIP. 19600110 198603 1 003 Drs. Zainal Bahri Torong, M.Si, Ak

Tanggal : ...2012 Ketua Prodi Diploma III Akuntansi

NIP.131 127 370 Drs. Rustam, M.Si, Ak

Tanggal : ...2012 Dekan Fakultas Ekonomi USU

NIP. 19550810 198303 1 004 Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA FAKULTAS EKONOMI

MEDAN

PENANGGUNG JAWAB TUGAS AKHIR

NAMA MAHASISWA : DIAN NITA GINTING

NIM : 092102069

PROGRAM STUDI : DIPLOMA III AKUNTANSI

JUDUL TUGAS AKHIR :

EFISIENSI KERJA PADA

DEPARTEMEN S-1 AKUNTANSI

FAKULTAS EKONOMI

UNIVERSITAS SUMATERA

UTARA

Medan, ... 2012

(DIAN NITA GINTING) 092102069

KATA PENGANTAR

Puji dan Syukur penulis ucapkan kepada Tuhan Yang Maha Esa, karena atas berkat, penyertaan, dan kekuatan dari-Nya penulis dapat menjalani hari-hari serta perkuliahan sampai pada akhirnya dapat menyelesaikan Tugas Akhir ini sebagai salah satu syarat untuk memperoleh gelar pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

Adapun Tugas Akhir ini berjudul “EFISIENSI KERJA PADA BAGIAN

DEPARTEMEN S-1 AKUNTANSI FAKULTAS EKONOMI

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA”. Penulis menyadari sepenuhnya bahwa tulisan ini masih jauh dari sempurna, serta tidak luput dari kekurangan, baik dari materi tulisan maupun dari segi teknik penulisan.

Penulis menyadari bahwa terwujudnya tulisan ini bukanlah berdasarkan kemampuan penulis semata-mata. Melainkan berkat bimbingan, bantuan, dan dorongan berbagai pihak baik berupa bantuan moril maupun material yang tidak ternilai harganya. Pada kesempatan penulis menyampaikan rasa hormat dan terimakasih serta penghargaan yang setinggi-tingginya kepada :

1. Bapak Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec selaku Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.ss

2. Bapak Drs. Rustam, M.Si, Ak sebagai Ketua Prodi Diploma III Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang telah memberikan waktu serta masukan dalam penyelesain Tugas Akhir ini.

3. Bapak Drs. Zainal Bahri Torong, M.Si, Ak selaku Dosen Pembimbing yang telah banyak meluangkan waktu dalam membimbing penulis dalam penyelesaian Tugas Akhir ini.

4. Bapak Drs. Firman Syarif, M.Si, Ak selaku Ketua Program Studi S1 Akuntansi FE USU yang telah memberikan kesempatan kepada penulis untuk melakukan magang sebagai dasar dalam penyusunan Tugas Akhir. 5. Bapak Drs. Hasan Sakti Siregar, M.Si, Ak selaku Dosen Wali selama

mengikut i masa perkuliahan di Fakultas Ekonomi USU

6. Bapak dan Ibu Dosen serta pegawai Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang turut mendukung segala urusan perkuliahan dan administrasi penulis selama mengikuti perkuliahan.

7. Kedua orang tua penulis Azis Ginting dan Arihta Kacaribu yang sangat penulis banggakan yang menyayangi penulis dan telah mengorbankan segala-galanya baik moril maupun materil demi anak-anaknya, memperhatikan, dan memenuhi segala keperluan penulis, serta selalu sabar memberi semangat, motivasi serta doa buat penulis.

8. Tidak lupa juga kepada Kakak dan Abang penulis yang telah meberi segala perhatian dan semangat kepada penulis.

9. Terimakasih kepada Abangku yang tersayang Erwinta Tarigan, SH yang telah memberikan semangat kepada penulis baik kasih, buah pikiran, serta perharian dari awal perkuliahan hingga akhir studi penulis.

10. Kepada sahabat-sahabatku Dana, Santy, Kak Meta, Astri, Ayu, Mona

11. Terimakasih kepada Abang dan Kakak senior yang telah mendukung penulisan Tugas Akhir ini.

Penulis menyadari sepenuhnya bahwa Tugas akhir ini jauh dari kesempurnaan. Hal ini disebabkan karena keterbatasan yang dimiliki oleh penulis. Oleh karena itu, saran dan kritik yang bersifat membangun dari pembaca sangat diharapkan. Namun penulis berharap Tugas Akhir ini dapat memberikan manfaat untuk menambah pengetahuan dan wawasan berpikir bagi setiap orang yang membaca. Terimakasih.

Medan, Februari 2012

DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR ... i

DAFTAR ISI ... . iv

DAFTAR TABEL... vi

DAFTAR GAMBAR... . vii

BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Masalah ... 1

B. Perumusan Masalah ... 5

C. Tujuan Penelitian... 5

D. Manfaat Penelitian... 6

E. Rencana Penulisan…... 6

1. Jenis Data... 7

2. Teknik Pengumpulan Data... 7

3. Metode Analisa... 8

F. Sistematika Penulisan... 9

BAB II PROFIL INSTANSI A. Sejarah FE USU... 11

B. Jenis Usaha... 13

C. Struktur Organisasi…... 14

BAB III PEMBAHASAN

A. Tata Kerja dan Penerapan Efisiensi Kerja Departemen S1-Akuntansi Fakultas Ekonomi USU... 22 B. Faktor yang Mendukung Efisiensi Kerja Departemen S1-Akuntansi Fakultas Ekonomi USU... 28

C. Upaya Peningkatan Efisiensi Kerja Departemen

S1-Akuntansi Fakultas Ekonomi USU... 33

BAB IV PENUTUP

A. Kesimpulan... 40 B. Saran... 41

DAFTAR TABEL

Nomor Judul Hal.

DAFTAR GAMBAR

Nomor Judul Hal.

2.1 Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi USU 16 2.2 Struktur Organisasi Departemen S-1 Akuntansi FE USU 19

BAB I PENDAHULUAN

A. LATAR BELAKANG

Efisiensi kerja merupakan suatu prinsip dasar untuk melakukan setiap kegiatan suatu organisasi dengan tujuan untuk dapat memperoleh hasil yang dikehendaki dengan usaha yang seminimal mungkin sesuai dengan standar yang ada. Usaha yang seminimal mungkin dikaitkan dalam hubungannya dengan pemakaian tenaga jasmani, pikiran, waktu, ruang, benda, dan uang. Dengan kata lain efisiensi kerja merupakan pelaksanaan cara-cara tertentu dengan tanpa mengurangi tujuannya dan merupakan cara yang termudah mengerjakannya, termurah biayanya, tersingkat waktunya, teringan bebannya, dan terpendek jaraknya.

Pengertian efisiensi menurut Sedarmayanti (2001:112) pada prinsipnya adalah perbandingan terbaik antara hasil yang diperoleh dengan kegiatan yang dilakukan. Bekerja dengan efisien adalah bekerja dengan gerakan, usaha, waktu dan kelelahan yang sedikit mungkin. Dengan menggunakan cara kerja yang sederhana, penggunaan alat yang dapat membantu mempercepat penyelesaian tugas serta menghemat gerak dan tenaga, maka seseorang dapat dikatakan bekerja dengan efisien dan memperoleh hasil yang memuaskan. Tujuan utama pekerjaan kantor adalah untuk mencapai efektivitas dan efisiensi kerja Dalam pelaksanaan suatu pekerjaan sering dijumpai kendala-kendala yang dapat mempengaruhi kelancaran aktivitas kerja. Diantaranya

dapat berupa sistem, prosedur atau cara kerja yang kurang efisien dalam melaksanakan pekerjaan.

Banyak kantor yang memiliki modal dan tenaga kerja yang lengkap tetapi tidak dapat mencapai tujuan yang telah ditentukan semula. Hal ini dapat terjadi karena kurang baiknya pelaksanaan penerapan tata kerja pada kantor tersebut. Oleh karena itu organisasi yang ingin mencapai tujuan dan hasil yang memuaskan harus mampu melalui penerapan tata kerja dengan tepat, sesuai standartisasi dan pengendalian kerja dengan tepat.

Sumber utama efisiensi sebenarnya ada dalam diri individu masing- masing pegawai, karena dengan akal pikiran dan pengetahuan yang ada, pegawai mampu menciptakan cara kerja yang efisien. Unsur- unsur efisien itu antara lain kesadaran, keterampilan atau skill, disiplin yang dimiliki oleh pegawai serta kerja sama yang baik antara pegawai dengan ruang lingkup pekerjaannya. Namun untuk lebih meningkatkan jiwa efisiensi dalam diri tiap pegawai maka dibuatlah peraturan yang mengikat yaitu berupa penerapan tata kerja di perusahaan. Jika penerapan tata kerja telah diterapkan maka diharapkan setiap pegawai wajib mematuhi tata keja tersebut, karena jika suatu peraturan yang telah disepakati dilanggar maka akan dikenakan sanksi. Dalam meningkatkan efisiensi kerja di perusahaan atau organisasi yang pertama sekali dilakukan adalah dengan menerapkan tata kerja yang baik. Selain untuk menetapkan disiplin kerja, penerapan tata kerja juga berfungsi untuk memudahkan dalam pembagian tugas dan tanggung jawab dalam bekerja.

Adanya kemungkinan yang akan timbul dalam penyelenggaraan penerapan tata kerja yang tidak efisien dapat mengakibatkan sulitnya pimpinan dalam mengambil keputusan yang cepat dan tepat bila terjadi suatu masalah sehingga dapat terjadi penyimpangan, penyalahgunaan kekuasaan dan sulitnya melakukan pengawasan dan pemeriksaan dengan cepat.

Efisiensi itu sendiri merupakan suatu usaha untuk memberantas pemborosan bahan dan tenaga kerja maupun gejala-gejala yang merugikan. Menurut Achmad (2007), efisensi artinya perbandingan terbaik antara usaha yang telah dikorbankan dengan hasil yang dicapai. Pengertian efisiensi pada prinsipnya merupakan perbandingan terbaik atau rasionalitas antara hasil yang diperoleh (Output) dengan kegiatan yang dilakukan serta sumber-sumber dan waktu yang dipergunakan (Input).

Salah satu dimensi penting dalam sebuah lembaga adalah adanya tata kerja yang teratur, terencana, dan tersusun dengan rapi agar memudahkan dalam pengawasan dan monitoring terhadap hasil yang telah dicapai dan tercipta suatu efisiensi dalam melaksanakan pekerjaan yang bersangkutan. Dalam hal ini dapat dikatakan bahwa pekerjaan kantor adalah sesuatu yang mencerminkan ”wajah” mekanisme kerja sebuah organisasi tertentu.

Dengan menggunakan cara kerja yang sederhana, penggunaan alat yang dapat membantu mempercepat penyelesaian tugas serta menghemat gerak dan tenaga, maka seseorang dapat dikatakan bekerja dengan efisien dan memperoleh hasil yang memuaskan. Setiap pegawai yang tidak menyukai penghamburan akan bekerja dengan efisien. Pegawai yang efisien tidak akan mengeluh walaupun banyak yang

harus dikerjakannya, akan tetapi pegawai yang tidak efisien akan mengeluh walaupun sedikit yang dikerjakannya. Karena itu penerapan tata kerja yang efisien hendaknya diterapkan secara terus-menerus agar jiwa efisiensi benar- benar terbentuk dalam diri setiap pegawai. Demikian halnya pada Departemen S1-Akuntansi, efisiensi kerja akan terlihat ketika pegawai mengerjakan pekerjaannya. Apakah pekerjaan itu dikerjakan sesuai standar baik itu waktu maupun alatnya. Cara bekerja yang efisien telah diterapkan oleh di Departemen S1-Akuntansi untuk semua jenis pekerjaan, baik itu pekerjaan yang besar maupun pekerjaan yang kecil dengan menggunakan cara kerja yang sederhana, dengan menggunakan alat yang dapat membantu mempercepat penyelesaian pekerjaan, serta menghemat gerak dan tenaga. Pelaksanaan efisiensi tidak hanya dikalangan ”atas” saja, tetapi juga meliputi tingkat pekerjaan kalangan ”bawah”. Misalnya ketika pegawai menginput nilai mahasiswa yang terdapat di KHS ke dalam Kartu Evaluasi Studi Mahasiswa, akan dikatakan efisien jika waktu yang digunakan dalam menginput data tersebut sesuai dengan waktu yang disediakan.

Berdasarkan uraian di atas, maka penulis merasa tertarik untuk menulis Laporan Tugas Akhir dengan judul “EFISIENSI KERJA PADA DEPARTEMEN S-1 AKUNTANSI FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA”.

B. Perumusan Masalah

Berdasarkan dengan latar belakang yang diuraikan diatas, maka terdapat perumusan masalah yang menjadi objek penelitian, yakni

1. Bagaimana tata kerja dan penerapan efisiensi kerja pada Departemen S-1 Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara?

2. Faktor-faktor apa saja yang mempengaruhi efisiensi kerja pada Departemen S-1 Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara?

3. Bagaimana cara meningkatkan efisiensi kerja pada Departemen S-1 Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara?

C. Tujuan Penelitian

Adapun yang menjadi tujuan dari penulisan Tugas Akhir ini adalah:

1. Untuk mengetahui tata kerja penerapan efisiensi kerja pada Departemen S1- Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

2. Untuk memahami faktor apa saja yang mempengaruhi efisiensi kerja pada Departemen S-1 Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

3. Untuk mengetahui cara dalam meningkatkan efisiensi kerja pada Departemen S-1 Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

D. Manfaat Penelitian

Adapun manfaat penelitian ini adalah :

1. Bagi Peneliti

a. Menambah pengetahuan peneliti dalam bidang yang diteliti baik secara teoritis maupun aplikasi.

b. Sebagai bahan referensi bagi peneliti-peneliti lain yang tertarik pada objek yang sama.

c. Memberikan gambaran sedekat mungkin dengan kenyataan, tentang bagaimana penerapan tata kerja itu yang sesungguhnya.

2. Bagi Instansi

Memberikan bahan pertimbangan bagi kantor dalam melaksanakan kerja.

E. Rencana Penulisan

Penelitian ini dilakukan di Departemen S1-Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Jl. T.M. Hanafiah Kampus USU Medan pada tanggal 01-14 Agustus 2011. Untuk lebih jelasnya jadwal kegiatan ini dapat dilihat pada Tabel 1.1 berikut ini :

Tabel 1.1 Jadwal Kegiatan

NO KEGIATAN MINGGUKE

1 2 3

1 Persiapan 2 Pengumpulan

Data 3 Penulisan

Laporan

Dalam kegiatan Pengumpulan Data, Penulis melakukan riset selama beberapa minggu di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

1. Jenis Data

Adapun jenis data yang digunakan dalam penulisan tugas akhir ini adalah : a) Data Primer yaitu data yang di peroleh langsung dari instansi tersebut,

dalam hal ini Departemen S-1 Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang dikoordinir oleh bagian umum.

b) Data Sekunder yaitu data yang diperoleh dari dokumen buku atau pun sumber pustaka Departemen S-1 Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

Dalam rangka mengumpulkan bahan-bahan atau data-data baik secara teori maupun praktek yang berguna untuk menyelesaikan tugas akhir ini, maka penulis menggunakan metode sebagai berikut :

a. Interview (wawancara) yaitu dengan melakukan observasi secara langsung melalui staff tersebut ataupun dengan pihak yang bersangkutan di Departemen S-1 Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. b. Metode Penelitian Pustaka artinya penelitian yang dilakukan melalui beberapa

sumber bacaan seperti buku-buku bacaan maupun website yang memberikan gambaran tentang masalah yang dihadapi, untuk memperoleh data atau bahan yang bersifat teori ilmiah.

3. Metode Analisa

Data yang diperoleh akan disusun secara sistematis dan kemudian dianalisa secara kualitatif untuk menjawab permasalahan yang dikemukakan. Adapun metode yang digunakan adalah .

a. Metode deskriptif yaitu metode atau cara menganalisis data yang ditujukan untuk memecahkan masalah yang terjadi dengan jalan mengklarifikasikan data tersebut sehingga dapat memberikan gambaran yang lengkap mengenai Departemen S-1 Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. b. Metode deduktif yaitu bagaimana mengambil suatu kesimpulan khusus yang

berlaku umum Departemen S-1 Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara berdasarkan teori yang diterima secara umum sebagai suatu kebenaran, mengadakan perbandingan antar teori dengan kenyataan akan

dapat diketahui penyimpangan dan selanjutnya membuat kesimpulan, memberikan saran mengatasi masalah yang ada.

F. Sistematika Penulisan

Tugas Akhir ini dibagi atas 4 bab dan setiap bab nya dibagi atas beberapa sub bab antara lain:

BAB I : PENDAHULUAN

Dalam bab ini, Penulis menjelaskan latar belakang penelitian, perumusan masalah, tujuan, manfaat penelitian jadwal penelitian dan sistematika penulisan.

BAB II : PROFIL INSTANSI

Dalam bab ini, Penulis menjelaskan mengenai sejarah ringkas Fakultas Ekonomi USU dan bagian Departemen Akuntansi, struktur organisasi, Job Description, jenis kegiatan, kinerja usaha terkini, dan rencana kegiatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

BAB III : PEMBAHASAN

Dalam bab ini, menjelaskan hasil penelitian mengenai segala sesuatu yang berhubungan dengan judul tugas akhir. Pembahasan berupa Bagaimana Tata Kerja dan Efisiensi Kerja pada Departemen S1-Akuntansi FE USU, Faktor-Faktor yang Mempengaruhi Efisiensi Kerja pada Departemen S1- Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, dan Bagaimana

NMeningkatkan Efisiensi pada Departemen S1-Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

BAB IV : PENUTUP

Dalam bab ini, menjelaskan tentang kesimpulan yang merupakan inti dari pembahasan penelitian dan saran yang merupakan masukan yang membangun bagi Departemen S1- Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

BAB II

PROFIL INSTANSI

A. Sejarah Ringkas Fakultas Ekonomi USU

Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara didirikan tahun 1959 di Darussalam (Universitas Syah Kuala) Kota Kuraja (Banda Aceh). Yayasan Universitas Sumatera Utara sendiri pada waktu itu berada di kota Medan, namun Fakultas Ekonomi yang berada di Kutaraja (Banda Aceh) tetap memakai nama di bawah panji Universitas Sumatera Utara. Ini menunjukkan bahwa pada waktu itu teknik operasional berada di Kutaraja, sedangkan penyelesaian administrasinya tetap berada di bawah Presiden Universitas Sumatera Utara (istilah untuk nama pimpinan pada waktu itu).

Selanjutnya Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang berkedudukan di Kutaraja (sekarang Banda Aceh) memisahkan diri dari Universitas Sumatera Utara dan bergabung dengan Universitas Syiahkuala, maka memperoleh status negeri dengan surat keputusan menteri Perguruan Tinggi dan Ilmu Pengetahuan R.I No.64/1961 tentang Penegerian Fakultas Ekonomi yang diselenggarakan oleh Yayasan Sumatera Utara dan masuk ke dalam lingkungan Universitas Sumatera Utara tanggal 24 November 1961 dimana surat berlaku terhitung mulai 01 Oktober 1961.

Sesuai dengan Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan R.I No 0535/0/1983, tanggal 08 Desember 1983, Keputusan Dirjen. Pendidikan tinggi

No.131/DIKTI/Kep/1984, dan disusul Surat Keputusan 23/DIKTI/Kep/1987 No.25/DIKTI/Kep/1987 dan No.26/DIKTI/Kep/1987, Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara mengasuh dua jenjang Program Pendidikan, yaitu Program Pendidikan Strata-1 Program Pendidikan D-III. Program Pendidikan Strata-1 meliputi 3(tiga) Departemen, yaitu :

a. Departemen Ekonomi Pembangunan b. Departemen Manajemen

c. Departemen Akuntansi

Sedangkan Program Diploma-III terdiri dari : a. Jurusan Kesekretariatan

b. Jurusan Keuangan c. Jurusan Akuntansi

Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara di Medan mulai menerima Mahasiswa pada bulan Agustus 1961.

Visi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Visi Fakultas Ekonomi Sumatera Utara adalah menjadi salah satu Fakultas Ekonomi terkemuka yang dikenal unggul dan mampu memenuhi kebutuhan pasar dalam persaingan global.

Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah sebagai berikut: a. Menghasilkan lulusan yang mempunyai karakter dan kompetensi dalam bidang

b. Meningkatkan kualitas proses belajar mengajar dengan pemberdayaaan peningkatan kualifikasi dan kualitas dosen.

c. Mengembangkan dan meningkatkan pelaksanaan dharma penelitian dan pengabdian sebagai upaya meningkatkan mutu keilmuan dan sumber pendanaan fakultas dalam status PT. BHMN.

d. Senantiasa berusaha meningkatkan pelayanan kepada Mahasiswa selaku pelanggan (customer) dan Stakeholders lainnya.

e. Meningkatkan jaringan dan kerjasama dengan institusi swasta dan pemerintahan serta organisasi profesional dan lembaga lain terkait yang bertaraf nasional dn internasional.

Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara :

a. Menghasilkan lulusan yang berkualitas dan mampu bersaing serta menyesuaikan diri terhadap perkembangan nasional dan internasional.

b. Menjadi lembaga yang berkemampuan melaksakan penelitian-penelitian dan pengabdian kepada masyarakat dan responsive terhadap perkembangan atau perubahan.

B. Jenis Usaha

Fakultas adalah unsur pelaksana akademik yang melaksanakan dan mengembangkan pendidikan, penelitian, pengabdian atau pelayanan masyarakat dan pembinaan civitas akademik. Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara merupakan sebuah instansi yang menghasilkan jasa pendidikan non-profit (tidak

berorientasi pada perolehan laba), seperti perusahaan penghasil jasa pada umumnya yang bertujuan menghasilkan laba bagi perusahaan.

Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara lebih berorientasi pada pelayanan pendidikan yang bermutu dan berkualitas, melakukan penelitian-penelitian yang bermanfaat bagi ilmu pengetahuan serta melakukan kegiatan sosial berupa pengabdian kepada masyarakat sesuai dengan Tri Dharma Perguruan Tinggi : Penyelenggaraan Pendidikan, Pengabdian Penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat.

Dengan demikian, diharapkan lulusan-lulusan dari Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah lulusan yang mempunyai kualitas yang baik dan mampu bersaing di lapangan pekerjaan nantinya.

C. Struktur Organisasi

Struktur Organisasi diperlukan untuk membedakan batas-batas wewenang dan tanggung jawab secara sistematis yang menunjukkan adanya hubungan atau keterkaitan antara setiap bagian untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

Menurut Achmad Zaenudin ( 2007 : 118 ), struktur organisasi berfungsi untuk menyelenggarakan tugas dengan tujuan yang diinginkan. Dengan struktur organisasi masing-masing pegawai tahu akan tugas, wewenang, dan tanggung jawab sehingga pegawai tersebut dengan sendirinya mengerjakan tugas yang dibebankan kepadanya dengan baik dan tanggung jawab akan lancar hendaknya pegawai ditempatkan pada tempat dan tugas yang sesuai dengan bakat, pendidikan, pengalaman, dan keahlian fisiknya.

Demi tercapainya tujuan umum suatu instansi diperlukan suatu wadah untuk mengatur seluruh aktivitas maupun kegiatan instansi tersebut. Pengaturan ini dihubungkan dengan pencapaian instansi yang telah diteapkan sebelumnya. Wadah tersebut disusun dalam suatu struktur organisasi alam instansi.

Melalui struktur organisasi yang baik, pengaturan pelaksanaan dapat diterapkan, sehingga efisiensi dan efektivitas kerja dapat diwujudkan melalui kerja sama dengan koordinasi yang baik sehingga tujuan perusahaan dapat dicapai.

Menurut The Liang Gie ( 2001 : 114 ) suatu instansi terdiri dari berbagai unit kerja yang dapat dilaksanakan persorangan, maupun kelompok kerja yang berfungsi melaksanakan serangkaian kegiatan tertentu dan mencakup tata hubungan secara vertikal melalui saluran tunggal.

Gambar 2.1

Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Sumber: Buku Pedoman dan Informasi Fakultas Ekonomi USU 2010 - 2011

Rektor dan Pembantu Rektor Dekan dan Pembantu Dekan Dewan Pertimbangan Ketua dan Sekretaris Departemen Kepala Bagian Tata Usaha Fakultas Unit Penunjang Fakultas Ketua Program Studi Inter Ketua Lab/ Study bengkel Ketua Program Studi Intra

Kepala Sub Bagian Tata Usaha

Departemen

Kepala Sub Bagian Tata Usaha Fakultas

PIMPINAN FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

Dekan : Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec

Pembantu Dekan I : Fahmi Natigor Nasution,SE,M.Acc,Ak Pembantu Dekan II : Drs. Arifin Lubis,M.M,Ak

Pembantu Dekan III : Ami Dilham, SE,M.Si

DEWAN PERTIMBANGAN FAKULTAS

Ketua : Drs M. Lian Dalimunte, MEc. Acc, Ak Sekretaris : Wahyu Ario Pratomo, SE, Mec

ANGGOTA

Prof. Dr. Ade Fatma Lubis, MBA, MAFIS Prof. Dr. Ritha F. Dalimunthe, SE, M.Si Prof. Dr. Azhar Maksum, M. Ec. Acc Prof. Drs. Robinson Tarigan, MRP Prof. Dr. Ramli, Ms

Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M. Ec Drs. Arifin Hamzah, MM, Ak Ami Dilham, SE, M.Si

Drs. Arifin Akhmad, M.Si, Ak Drs. Raja Bongsu Hutagalung, M.

DEPARTEMEN

Ekonomi Pembangunan

Sekretaris Departemen : Drs. Syahrir Hakim Nst, M.Si Ketua Prodi : Irsyad Lubis, SE, M.Soc, SC, Ph.D Sekretaris Prodi : Paidi Hidayat, SE, M.Si

Manajemen

Ketua Departemen : Dr. Isfenti Sadali, SE, ME Sekretaris Departemen : Dra. Marhayanie, M.Si Ketua Prodi : Dr. Endang Sulistia Rini, M.Si

Akuntansi

Ketua Departemen : Dr. Syafrudin Ginting, SE, Ak, MAFIS, CPA Sekretaris Departemen : Drs. Hotmal Ja’far, MM, Ak

Ketua Prodi : Drs. Firman Syarif, M. Si, Ak Sekretaris Prodi : Drs. Mutia Ismail, MM, Ak

Gambar 2.2

Struktur Organisasi Departemen S-1 Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Sumber : Departemen S-1 Akuntansi Fakultas Ekonomi USU KETUA DEPARTEMEN S1 AKUNTANSI

Drs. Syafruddin Ginting, S. SE.AK,MAFIS, CPA

SEKRETARIS DEPARTEMEN Drs. Hotmal Djafar, MM, AK

KETUA PROGRAM STUDI S1 AKUNTANSI

Drs. Firman Syarif, Msi, AK

SEKRETARIS PROGRAM STUDI Dra. Mutia Ismail, MM, AK

STAF

Rayaken Br Ginting, SE

STAF

D. Job Description

Pada Uraian berikut ini dapat dilihat job description bagian Departemen S-1 Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dengan urutan jabatan sebagai berikut :

Ketua Departemen

1. Membuka sidang ujian komprehensif

2. Menandatangani DP3 dosen yang akan naik golongan atau pangkat 3. Menandatangani proposal yang telah ada pembimbing dan pembanding 4. Menandatangani KRS dan KHS mahasiswa

5. Menandatangani persetujuan mahasiswa yang akan seminar proposal 6. Menandatangani skripsi yang telah di perbanyak mahasiswa

7.Menghadiri pertemuan rapat fakultas atau rapat dosen yang berhubungan dengan Departemen Akuntansi

8. Kegiatan akademik yang berhubungan dengan Departemen Akuntansi dan lain-lain yang berhubungan dengan Departemen Akuntansi.

Sekretaris Departemen

1. Mengoreksi judul Outline mahasiswa

2. Mengoreksi skripsi yang akan diuji atau diperbanyak

3. Pendelegasian tugas dari ketua departemen dan lain-lain yang berhubungan dengan Departemen Akuntansi.

Staf

2. Mengarsip surat masuk atau keluar

3. Memberikan KRS dan KHS kepada mahasiswa

4. Menstempel skripsi mahasiswa yang telah di tandatangani oleh Ketua Departemen Akuntansi

5. Menstempel persetujuan seminar proposal mahasiswa

6. Menstempel skripsi mahasiswa yang akan di uji / di perbanyak

7. Memasukkan nilai ujian semester mahasiswa ke kartu evaluasi belajar 8. Mengetik daftar alumni Departemen Akuntansi

9. Menstempel KRS / KHS mahasiswa

10. Mengerjakan Dikti untuk Departemen Akuntansi

11. Membuat transkip sementara mahasiswa yang akan ujian komprehensif 12. Mengetik transkip asli dan SKTL mahasiswa yang telah selesai / tamat.

BAB III PEMBAHASAN

A. Tata Kerja dan Penerapan Efisiensi Kerja Departemen S-1 Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Berjalannya suatu sistem, prosedur, dan aktivitas yang dilakukan pada Departemen S-1 Akuntansi Fakultas Ekonomi USU harus sesuai dengan standar yang ada. Standar tersebut telah diatur berdasarkan job description yang telah diuraikan pada bab sebelumnya. Penulis juga mengamati struktur organisasi dan uraian tugas pada Departemen S-1 Akuntansi Fakultas Ekonomi USU serta melihat bahwa pembagian tugas dan tanggung jawab dari masing-masing bagian berjalan dengan teratur dan baik.

Menurut Sedarmayanti, (2001:134) tata kerja adalah cara-cara pelaksanaan kerja yang seefisien mungkin atas sesuatu tugas dengan mengingat segi-segi tujuan, peralatan, fasilitas, tenaga kerja, waktu, ruang dan biaya yang tersedia. Prosedur kerja adalah rangkaian tata kerja yang berkaitan satu sama lain sehingga menunjukkan adanya suatu urutan tahap demi tahap serta jalan yang harus ditempuh dalam rangka penyelesaian sesuatu bidang tugas. Jadi dengan adanya tata kerja menjadikan pelaksanaan fungsi manajemen dan kebijaksanaan pimpinan menjadi lebih terarah, terkoordinir dan terkontrol dengan baik.

Mengingat pentingnya tata kerja sebagaimana telah diuraikan, maka dalam teknik penyusunan dan penentuan tata kerja harus dipakai dalam setiap instansi hendaknya dapat dipenuhi prinsip-prinsip sebagai berikut :

a. Tata kerja harus disusun dengan memperhatikan segi-segi tujuan, fasilitas, peralatan, material, biaya, dan waktu, yang tersedia serta segi luas, macam, dan sifat dari tugas atau pekerjaan.

b. Untuk mempersiapkan segala sesuatunya dengan tepat maka terlebih dahulu dipersiapkan penjelasan tentang tujuan pokok organisasi, skema organisasi berikut klasifikasi jabatan dan analisis jabatannya, unsur-unsur kegiatan di dalam organisasi dan lainnya.

c. Hendaknya ditentukan satu pokok bidang tugas yang akan dibuat bagan prosedurnya.

d. Perlu didaftar secara rinci tentang pekerjaan yang harus dilakukan berikut lamanya waktu yang diperlukan untuk melaksanakan bidang tugas termaksud. e. Dalam penetapan urutan tahap demi tahap dari rangkaian pekerjaan, maka

antara tahap yang satu dengan tahap berikutnya harus terdapat hubungan yang sangat erat yang keseluruhannya menuju ke satu tujuan.

f. Setiap tahap harus merupakan suatu kerja nyata dan perlu untuk pelaksanaan dan penyelesaian seluruh tugas atau pekerjaan yang dimaksudkan.

g. Perlu ditetapkan tentang kecakapan dan keterampilan tenaga kerja yang diperlukan untuk penyelesaian bidang tugas termaksud.

h. Tata kerja harus disusun secara tepat sehingga memiliki stabilitas dan fleksibilitas.

Pelayanan yang dilakukan oleh Departemen S1- Akuntansi Fakultas Ekonomi Universits Sumatera Utara terdiri dari seluruh pekerjaan perkantoran yang dilakukan untuk mendukung tercapainya tujuan pokok Departemen S1- Akuntansi Fakultas Ekonomi Universits Sumatera Utara.

Adapun tata kerja Yang diterapkan oleh Departemen S1- Akuntansi Fakultas Ekonomi Universits Sumatera Utara meliputi pembagian kerja dalam hal penyusunan rencana kerja Departemen, pengolahan data mahasiswa S1 Akuntansi, reguler, ekstensi, alumni, mengolah data mahasiswa, pengarsipan dokumen mahasiswa, penyimpanan surat masuk dan keluar sehingga segala sesuatu dpat terkontrol oleh pimpinan dalam hal ini adalah Ketua Program Studi.

Departemen S1-Akuntansi pada intinya bertugas memberikan pelayanan berupa keterangan-keterangan dan kegiatan pengesahan dokumen-dokumen yang berhubungan dengan kegiatan akademikbmahasiswa S1, alumni, ekstensi. Tugas pelayanan yang berupa keterangan –keterangan berwujud enam perbuatan, yaitu : 1. Menghimpun yaitu kegiatan-kegiatan mencari dan mengusahakan tersedianya

segala keterangan yang tadinya belum ada atau berserakan dimana-mana sehingga siap untuk dipergunakan bilamana diperlukan. Seluruh keterangan yang berhubungan dengan kegiatan akademik mahasiswa disimpan dalam benttuk database dan arsip mahasiswa. Apabila sewaktu-waktu mahasiswa

memerlukannya, maka pegawai dapat dengan mudah dan cepat menemukan, dan waktu yang diperlukan dalam menemukan data tersebut cukup singkat. 2. Mengetik yaitu kegiatan membubuhkan dengan berbagai peralatan tulis.

Keterangan-keterangan yang dibutuhkan sehingg berwujud tulisan yang dapat dibaca, dikirim, dan disimpan, ada pun waktu yang diperlukan pegawai dalam mengetik satu lembar surat lebih kurang sepuluh menit (surat umum). Sedangkan untuk surat lainnya seperti undangan diperlukan waktu tiga hari (dimulai dari pembuatan undangan hingga pengiriman). Pegawai bisa menyelesaikan tugas dengan efisien apabila dalam kondisi tersebut didukung oleh sarana penunjang kerja yang baik seperti printer. Karena kondisi printer di Departemen S1-Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara kurang baik, penyelesaian pembuatan surat sering terkendalai, hal ini membuat kerja pergawai tidak efisien dalam membuat surat.

3. Mengolah yaiutu bermacam-macam kegiatan mengerjakan keterangan-keterangan dengan maksud menyajikannya dalam bentuk yang lebih berguna. Dalam mengolah data, departemen membuat standar kerja dengan menentukan waktu tiga hari dalam pembuatan transkrip nilai. Prosedur dimulai dari pengesahan PD I, Ketua Program Studi, dan Dekan.

4. Mengesahkan yaitu kegiatan menyetempel dan memeberi tanda keterangan bahwa dokumen telah masuk ke Departemen maupun Ketua Program Studi. Untuk pengesahan dokumen tersebut dapat diselesaikan tergantung keadaan Ketua Departemen atau Ketua Program Studi sedang berada di tempat.

Dengan demikian dokumen dapat langsung disahkan tanpa harus menunggu berhari-hari. Ini artinya, Ketua Departemen juga harus mendukung sistem kerja yang ada supaya pekerjaan tersebut dapat dikatakan efisien.

5. Mengirim yaitu kegiatan menaruh dengan berbagai cara dan alat dari satu pihak kepada pihak lain. Dalam hal pengiriman surat, biasanya pegawai membutuhkan waktu sat hari. Dalam pengiriman surat, sejauh ini dapat dikatakan efisien karena didukung oleh keberadaan dosen Departemen S1-Akuntansi, dan staf lainnya.

6. Menyimpan yaitu kegiatan menaruh dengan berbagai cara dan alat ditempat tertentu yang aman. Dokumen mahasiwa disimpan oleh pegawai dalam arsip. Untuk menemukan data mahasiswa yang telah disimpan di dalam arsip hanya membutuhkan waktu tiga menit karena arsip di Departemen ini telah disusun dan ditata dengan baik sehingga mempermudah kerja pegawai.

Berdasarkan pengamatan di lapangan, kinerja pegawai di S1-Akuntansi sudah relatif baik, hal ini terlihat dari kepuasan mahasiswa akuntansi terhadap pelayanan yang diberikan. sebagian besar mahasiwa mengatakan bahwa pegawai bisa menyelsaikan pekerjaan sesuai standar yang telah ditentukan. Misalnya dalam pembuatan Transkrip Nilai dan SKTL hanya membutuhkan waktu lebih kurang dari tiga hari. Akan tetapi hal ini juga harus didukung dengan keberadaan pimpinan di Fakultas baik itu PD 1, Ketua Depatemen, dan Dekan. Namun, jika pimpinan fakultas tidak ada di tempat, maka kemungkinan SKTL akan didapat dalam waktu lebih dari tiga hari.

Berdasarkan teori dan data serta hasil praktek kerja lapangan selama di Departemen S-1 Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, dapat dilihat bagaimana sistem kearsipan dan peralatan yang digunakan di Departemen S-1 Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

Sistem kearsipan dan peralatan pada Departemen S-1 Akuntansi Fakultas Ekonomi USU sudah cukup tersedia seperti:

1. Lemari penyimpanan arsip sudah memadai.

2. Meja dan kursi arsiparis yang tersedia dalam keadaan layak.

3. Adanya fasilitas komputer yang sangat diperlukan seorang arsiparis dalam melaksanakan kegiatan pengarsipan.

4. Seluruh file disimpan didalam folder yang dalam kondisi layak. 5. Adanya daftar indeks arsip.

6. Ruangan arsiparis yang terawat dengan bersih.

7. Selain lemari arsip juga tersedia filling cabinet untuk menyimpan arsip arsip lama. 8. Melakukan update data seperti nilai mahasiswa per semester.

B. Faktor yang Mendukung Efisiensi Kerja Departemen S-1 Akuntansi Fakultas Ekonomi USU

Beranjak dari pengertian efisiensi yang merupakan suatu azas tentang perbandingan terbaik antara suatu usaha dengan hasilnya, maka analisis yang dilakukan penulis terhadap Departemen S-1 Akuntansi Fakultas Ekonomi USU berkaitan dengan faktor yang mendukung efisiensi kerja dapat dilihat dari:

1. Fasilitas Kerja

Di dalam menjalankan kegiatan, Departemen S-1 Akuntansi didukung oleh fasilitas sebagai berikut:

a. Komputer

Komputer merupakan salah satu alat elektronik yang berfungsi untuk mengolah data dengan menggunakan suatu program tertentu untuk menghasilkan informasi. Komputer sangat berperan penting untuk mengerjakan tugas-tugas kantor untuk menghasilkan pekerjaan yang efektif dan efisien. Komputer sangat dibutuhkan dan berguna untuk menunjang tugas-tugas karyawan dikantor. Komputer yang ada di Departemen S1-Akuntansi sejauh ini sangat mendukung kegiatan. Menurut hasil pengamatan penulis selama magang di Departemen ini komputer tersebut masih berfungsi dengan baik.

Ada beberapa manfaat dalam penggunaan komputer di Departemen S1-Akuntansi. Diantaranya:

a. Komputer dapat menyimpan banyak data, baik itu disket, CD, maupun di Flash Disk dan dapat dilihat kembali apabila sewaktu-waktu diperlukan kembali sehingga dapat menghemat waktu dan tenaga.

b. Komputer dapat digunakan untuk mencari informasi mengenai berita-berita yang dibutuhkan melalui iinternet.

c. Komputer juga dapat dipergunakan untuk mengirimkan informasi maupun data-data lainnya melalui penggunaan email.

b. Printer

Printer merupakan fasilitas kantor yang digunakan untuk mencetak hasil pengetikan baik itu berbentuk data, laporan maupun surat-surat yang diketik melalui komputer. Melalui printer hasil ketikan dapat dicetak dan diketahui dengan jelas dan melalui printer data-data dapat diperbanyak selayaknya mesin photo copy. Namun, printer yang ada di Departemen S1-Akuntansi belum dikategorikan baik, karena sering mengalami kendala dalam hal pencetakan. Hal ini membuat pekerjaan menjadi tidak efisien.

c.Beberapa fasilitas pendukung lain yang memegang peranan penting diantaranya: Flasdisk, map, kendali arsip,. buku agenda, buku ekspedisi, alat tulis kantor, box file, filling cabinet, dan lain-lain.

2. Kebersihan

Untuk menjaga kebersihan ruangan penyimpanan arsip dan arsip-arsip yang disimpan, pegawai yang bertugas mengurusi arsip membersihkan ruangan setiap harinya, serta merapikan dan membersihkan arsip dengan kain lap dan bulu ayam

setiap seminggu sekali. Selain itu apabila ditemukan folder map yang rusak akan segera diganti.

3. Keamanan

Untuk menjaga keamanan arsip, maka Departemen S-1 Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara melakukan usaha-usaha sebagai berikut:

a. Setiap pegawai wajib menjaga kerahasiaan arsip baik lisan maupun tulisan didalam maupun diluar kantor.

b. Tidak menyerahkan tugas yang berhubungan dengan arsip kepada yang tidak berwewenang.

c. Tidak diperbolehkan meletakkan arsip disembarangan tempat. d. Tidak diperbolekan membawa arsip keluar kantor tanpa izin. e. Menyimpan arsip yang rahasia ditempat khusus.

f. Menghindari penyimpanan arsip yang berlebihan.

g. Tidak membawa atau menyimpan arsip yang bersifat rahasia secara terbuka.

h. Tidak membiarkan orang yang tidak berkepentingan masuk keruangan penyimpanan arsip.

i. Tidak semua orang boleh meminjam arsip. 4. Pemakaian Ruang

Pemakaian ruang selalu dikaitkan dengan tata ruang. Tata ruang kantor berupa pengaturan dan penyusunan seluruh peralatan dan perlengkapan kantor mulai dari mesin yang digunakan di kantor sampai perabot kantor pada tempat yang tepat,

sehingga para pegawai dapat bekerja dengan baik, nyaman, leluasa, dan bebas untuk bergerak guna tercapainya suatu efisiensi kerja.

Memungkinkan pemakaian ruang kerja secara efisien merupakan salah satu tujuan dari pengaturan tata ruang kantor. Pada Departemen S-1 Akuntansi Fakultas Ekonomi USU dalam rangka menerapkan efisiensi kerja dalam pekerjaan kantor hal tersebut dapat dilihat dari:

a. Tata ruang kantor yang dipergunakan pada Departemen S-1 Akuntansi Fakultas Ekonomi USU dilengkapi dengan Air Conditioner (AC) . Pengaturan ruangan dilakukan sedemikian rupa sehingga lalu lintas warkat dapat ditempuh dengan jarak yang singkat. Pada umumnya di ruangan Departemen S-1 Akuntansi Fakultas Ekonomi USU setiap komputer diletakkan di atas meja kerja pegawai dan lemari untuk tempat berkas-berkas atau warkat diletakkan disamping meja kerja atau dibelakang meja kerja.

b. Berkas atau file-file yang tidak dipakai lagi segera dibuang. Misalnya, arsip-arsip yang dianggap tidak perlu lagi segera dimusnahkan.

c. Alat atau perlengkapan kantor letaknya dekat dengan pegawai yang menggunakannya. Misalnya, benda-benda kecil yang sering dipakai adalah alat-alat tulis. Pada Departemen S-1 Akuntansi Fakultas Ekonomi USU alat-alat tulis secara umum setiap pegawai meletakkannya diatas meja kerja mereka dengan rapi.

Pemakaian waktu pada Departemen S-1 Akuntansi Fakultas Ekonomi USU selalu diusahakan seproduktif mungkin. Pada pekerjaan kantor di bagian Departemen S-1 Akuntansi Fakultas Ekonomi USU hal ini dapat dilihat dari:

a. Pada Departemen S-1 Akuntansi Fakultas Ekonomi USU selalu disusun rencana kerja dimana rencana kerja tersebut disesuaikan dengan pemakaian waktu. Dan setiap rencana kerja yang dibuat pada Departemen S-1 Akuntansi Fakultas Ekonomi USU selalu diikuti dengan pembuatan jadwal kegiatan berupa pengumuman.

b. Disiplin kerja dalam organisasi sangat memegang peranan penting. Disiplin kerja merupakan ketaatan, kepatuhan untuk mengikuti aturan yang menjadi tanggung jawab pegawai. Disiplin sangat berkaitan dengan kewenangan, apabila kewenangan tidak dijalankan dengan semestinya maka disiplin itu akan hilang, dan tujuan yang diharapkan tidak akan tercapai. Disiplin kerja di Fakultas Ekonomi USU adalah :

1) Masuk kerja pukul 08.15 2) Pulang kerja pukul 14.00

Para pegawai yang bekerja di Departemen Fakultas Ekonomi USU sudah taat dengan peraturan yang ada. Komunikasi antara pimpinan dengan para pegawai juga terlihat baik. Pimpinan melihat secara langsung apakah kedisiplinan sudah terlaksana dengan baik. Pimpinan secara langsung memberikan teguran kepada pegawai yang bekerja bermalas-malasan dan yang tidak bekerja pada saat jam kerja. Jadi komunikasi antara pimpinan dengan pegawai terjalin hubungan kerja yang baik yang

pada akhirnya pelaksanaan pekerjaan dapat dilakukan seefektif dan seefisien mungkin.

C. Upaya Meningkatkan Efisiensi Kerja pada Departemen S-1 Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Menyelesaikan tugas adalah salah satu faktor kunci sukses penting untuk kebanyakan pegawai. Tugas yang harus diselesaikan merupakan proses yang kompleks atau tugas sederhana. Tapi keduanya memerlukan pemikiran, perencanaan, dan waktu untuk penyelesaian.

Ada berbagai cara sebagai pedoman yang dipakai untuk mengukur apakah efisiensi terjadi dalam suatu pekerjaan. beberapa langkah yang dapat dilakukan untuk mengukur tingkat kinerja pegawai menurut Fuad Gani (2008:122) ada beberapa cara:

1. Menentukan standar atau ukuran baku yang akan dijadikan pedoman. Dalam hal ini standar digunakan dalam penyelesaian tugas secara efisien di Departemen S1-Akuntansi seperti membuat surat ndangan, membuat arsip, dan surat lainnya.

2. Mengukur atau menilai kegiatan yang sedang dijalankan atau hasil kegiatan yang dilakukan oleh pimpinan. Dalam hal ini dilakukan oleh Ketua Departemen Prodi S1-Akuntansi. Dari temuan di lapangan dan berdasarkan pengalaman mahasiswa, ternyata ada beberapa keluhan yang dialami oleh mahasiswa dalam pengurusan transkrip nilai. Dimana transkrip nilai sangat lama untuk didapatkan, hal ini dipengaruhi oleh sarana penunjang yang kurang baik. Untuk penyelesaian transkrip nilai membutuhkan waktu tiga hari, faktanya lebih dari standar waktu yang ada. Dimulai dari pengetikan, pengesahan oleh PD 1, Ketua Departemen, dan

Dekan. Jika printer dalam kondisi bagus dan pimpinan berada di tempat sudah pasti pekerjaan ini dikategorikan efektif.

Adapun bentuk pelayanan kepda mahasiswa adalah sebagai berikut:

a. Pemberian transkrip nilai hingga pengesahan membutuhkan waktu tiga hari b. Pendaftaran seminar proposal, dan sidang memerlukan waktu satu hari c. Pembrian KHS dan KRS memerlukan waktu satu hari

d. Menemukan arsip dalam file lima menit.

3. Memperbaiki penyimpangan yang terjadi agar semua kegiatan berjalan sesuai prinsip awal. Menurut penulis, penyimpangan yang terjadi bukan karena kinerja pegawai, tetapi karena sarana yang tidak bagus sehingga tidak sesuai dengan standar yang telah ditentukan.

Untuk mengontrol semua kegiatan dan kinerja pegawai Departemen S1-akuntansi, supervisi atau pimpinan akan memperoleh informasi baik berupa lisan maupun dari sumber lain seperti pengamatan atau survei tentang informasi kinerja pegawai.

Menurut Reksohadiprawito (2000), pedoman dalam pengukuran efisiensi kerja yaitu :

1. Jika dua macam tindakan akan memberikan hasil yang sama dalam rangka tujuan, organisasi, maka salah satu harus dipilih yaitu yang mengakibatkan pendekatan biaya-biaya yang paling sedikit.

2. Jika dua macam tindakan mengakibatkan pengeluaran biaya-biaya yang sama, maka salah satu harus dipilih yaitu yang memberikan hasil yang lebih banyak.

Sementara menurut Ackoff (1999) bahwa terdapat 6 (enam) cara pengukuran efisiensi yang paling umum, yaitu :

1. Berpegang teguh pada faktor "waktu" yang konstan, kemudian mengukur persentase hasil pekerjaan yang diselesaikan.

2. Berpegang pada faktor "biaya" yang konstan, kemudian mengukur persentase hasil pekerjaan yang diselesaikan.

3. Berpegang pada faktor "metode kerja" yang konstan, kemudian mengukur persentase hasil pekerjaan yang diselesaikan.

4. Menetapkan hasil pekerjaan yang harus diselesaikan, kemudian mengukur waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan pekerjaan tersebut.

5. Menetapkan hasil pekerjaan yang harus diselesaikan, kemudian mengukur biaya yang dibutuhkan untuk menyelesaikan pekerjaan tersebut.

6. Menetapkan hasil pekerjaan yang harus diselesaikan, kemudian mengukur metode kerja yang dibutuhkan untuk menyelesaikan pekerjaan tersebut.

Berpedoman dari pengukuran efisiensi maka penilaian prestasi kerja merupakan salah satu indikator dalam meningkatkan efisiensi kerja. Prestasi kerja adalah hasil kerja yang diperoleh melalui fungsi-fungsi pekerjaan tertentu atau kegiatan selama tempo waktu tertentu dimana hasil kerja yang dicapai dalam melaksanakan tugas yang dibebankan kepadanya yang dipengaruhi oleh kecakapan, pengalaman, keterampilan dan kesungguhan pegawai yang bersangkutan. Program penilaian prestasi kerja yang efektif memberikan pedoman dan landasan bagi pimpinan organisasi untuk menaikkan gaji dan penaikan jabatan. Penilaian prestasi kerja adalah proses mengevaluasi seberapa baik pegawai mengerjakan pekerjaan mereka ketika dibandingkan dengan satu set standar, dan kemudian mengkomunikasikannya dengan para pegawai ( Robert, 2002 : 81). Manfaat dari penilaian prestasi kerja pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara antara lain :

1. Mendorong peningkatan prestasi kerja pegawai.

2. Sebagai bahan pengambilan keputusan dalam pemberian imbalan. 3. Untuk kepentingan mutasi pegawai.

4. Guna menyusun program pendidikan dan pelatihan. 5. Membantu para pegawai menentukan rencana kariernya.

Sasaran penilaian prestasi kerja pada Fakultas Ekonomi USU adalah : 1. Hukuman

Dengan adanya sanksi atau hukuman yang diberikan atas pelanggaran terhadap disiplin kerja maka pegawai akan lebih disiplin. Sebab secara psikologis

pegawai akan merasa takut untuk melanggar peraturan-peraturan yang ada. Sanksi hukuman berperan penting dalam memelihara kedisiplinan pegawai, oleh karena itu hukuman harus jelas dan benar-benar dilaksanakan untuk peningkatan disiplin pegawai dan peningkatan kinerja pegawai, diantaranya adalah sebagai berikut:

a. Teguran lisan.

b. Mendapat surat peringatan dari pimpinan.

c. Jika tidak datang maka absen kerja di-black list oleh Pembantu Dekan II. d. Jika ada kesalahan yang fatal akan dilakukan mutasi.

2. Motivasi

Motivasi sangat penting diberikan kepada setiap pegawai karena hal ini akan membuat pegawai lebih giat dalam bekerja dan lebih antusias dalam mencapai hasil yang optimal.

3. Mutasi

Pegawai yang berprestasi rendah akan dimutasikan ke pekerjaaan yang lebih rendah jabatannya sebaliknya pegawai yang berprestasi tinggi akan dimutasikan ke pekerjaan yang lebih tinggi jabatannya dari sebelumnya. Mutasi harus didasarkan pada indeks prestasi yang dapat dicapai oleh pegawai yang bersangkutan. Hal tersebut dapat diketahui dengan adanya pemberitahuan dari Biro Rektor berupa Surat Mutasi.

Metode lain dalam meningkatkan efisiensi kerja dapat dilakukan dengan menggunakan Tes Skala Kematangan Aspek Efisiensi Kerja yang bertujuan

mengukur seberapa baikkah pegawai dalam menuntaskan suatu pekerjaan secara benar, namun dengan waktu yang lebih cepat, dan pemakaian sumber daya yang lebih hemat. Dalam dunia kerja, baik untuk pegawai negeri maupun pegawai swasta, efisiensi adalah karakter penting yang harus dimiliki oleh setiap pekerja, karena tujuan organisasi dapat dicapai dengan lebih cepat dan lebih hemat. Demikian halnya denga Departemen S1-Akunransi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara layak untuk melakukan metode ini sebagai alat ukur dalam menilai kinerja pegawai apakah pekerjaan sudah dikategikan efisien atau belum efisien.

Contoh soal TSK Aspek Efisiensi Kerja

Setiap hari, saya masuk kantor paling cepat dibandingkan pegawai lainnya. Yang saya lakukan setelah tiba di kantor adalah:

a. Membaca koran

b. Santai di luar kantor menikmati udara pagi c. Mengobrol dengan rekan kerja

d. Membuat rencana kerja

e. Mengerjakan pekerjaan yang tertunda kemarin

Seluruh pekerjaan telah selesai saya kerjakan namun jam kerja pada hari ini masih tersisa dua jam lebih, maka:

a. Mumpung masih di kantor ada fasilitas internet, maka saya pergunakan untuk mengakses situs jejaring sosial facebook

b. Setelah lelah bekerja hari ini, saya rasa tak ada salahnya saya mengobrol dengan rekan-rekan kerja lain untuk sekedar mengisi waktu.

c. Saya lebih suka membaca tabloid infotainment d. Saya pergunakan untuk chatting dengan kawan lama

e. Saya pergunakan untuk membaca buku-buku pengembangan diri.

Dan yang tidak kalah pentingnya adalah peningkatan sarana penunjang, seperti printer. Menurut pengamatan penulis, pentingnya peningkatan kualitas printer yang ada sebab dalam memberikan pelayanan kepada mahasiswa tidak terlepas dari kertas

print-out. Dengan demikian pekerjaan di Departemen S1-Akuntansi Fakultas Ekonomi USU dapat diketegorikan efisien.

BAB IV PENUTUP

A. Kesimpulan

Dalam bab ini penulis akan mencoba untuk memberikan kesimpulan dan saran yang mungkin dapat bermanfaat pada Bagian Departemen S1-Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. Adapun kesimpulan yang dapat diambil oleh penulis adalah sebagai berikut:

1. Efisiensi kerja merupakan suatu prinsip dasar untuk melakukan setiap kegiatan suatu organisasi dengan tujuan untuk dapat memperoleh hasil yang dikehendaki dengan usaha yang seminimal mungkin sesuai dengan standar yang ada.

2. Efisiensi adalah perbandingan terbaik antara hasil yang diperoleh dengan kegiatan yang dilakukan. Bekerja dengan efisien adalah bekerja dengan gerakan, usaha, waktu dan kelelahan yang sedikit mungkin.

3. Dengan pengamatan di lapangan, kinerja pegawai di S1-Akuntansi sudah relatif baik, hal ini terlihat dari kepuasan mahasiswa akuntansi terhadap pelayanan yang diberikan.

4. Faktor yang mendukung efisiensi kerja Departemen S-1 Akuntansi Fakultas Ekonomi USU berupa fasilitas kerja, kebersihan, keamanan, tata ruang, dan disiplin waktu.

5. Upaya meningkatkan efisiensi kerja pada Departemen S-1 Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dengan mengontrol semua kegiatan dan kinerja pegawai Departemen S1-akuntansi, supervisi atau pimpinan akan memperoleh informasi baik berupa lisan maupun dari sumber lain seperti pengamatan atau survei tentang informasi kinerja pegawai.

B. Saran

Dari kesimpulan di atas, penulis memberikan saran-saran yang diharapkan dapat berguna bagi Departemen S1-Akuntansi Fakultas Ekonomi USU dalam rangka penerapan efisiensi kerja dalam pekerjaan kantor dan bagi peneliti selanjutnya. Adapun saran-saran tersebut adalah :

1. Disamping adanya perencanaan dalam mendukung terciptanya efisiensi kerja perlu diikuti dengan pengawasan yang baik. Oleh karena itu disarankan kepada Departemen S1-AkuntansiFakultas Ekonomi USU agar sistem pengawasan dan evaluasi perlu dilaksanakan lebih baik lagi sehingga dapat dicegah kesalahan-kesalahan pada saat melakukan pekerjaan atau bahkan penundaan pengerjaan yang mengakibatkan pemborosan waktu, tenaga, serta usaha.

2. Departemen S1-Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara hendaknya menambah fasilitas sarana kantor seperti printer. Agar tidak menyebabkan sulitnya kegiatan untuk mencetak file atau dokumen karena printer yang tersedia hanya satu, sementara pegawai pada perlengkapan juga sering menggunakan mesin print yang ada dibagian Departemen S1-Akuntansi Fakultas Ekonomi USU.

3. Setiap anggota atau pegawai Departemen S1-Akuntansi Fakultas Ekonomi hendaknya saling bekerja sama satu sama lain, dengan demikian tata kerja yang ada di Departemen ini akan dikategorikan efisien.

4. Ada baiknya Departemen S1-Akuntansi melakukan penilaian kinerja setiap periodenya dengan menggunakan metode yang ada, dengan demikian Departemen ini akan mampu menilai apakah tata kerja yang dilaksanakan selama ini sudah dikategorikan efisien atau tidak.

DAFTAR PUSTAKA

Achmad, Zaenudin. 2007. Manajemen Perkantoran. Jakarta :Mitra Wacana Media. Ackoff, Russel. 1999. The Design of Sosial Research. Jakarta : Penerbit Prenhalindo. Gie, The Liang. 2007. Administrasi Perkantoran Modern, Edisi Keempat Cetakan

Kedelapan. Yogyakarta : Penerbit Liberty.

Liang Gie, The. 1997. Efisiensi Kerja Bagi Pembangunan Negara. Yogyakarta : Penerbit Gajah Mada University Press.

Miranda, Widjaja Tunggal. 2003. Istilah Penting Manajemen MutuI. Jakarta : Penerbit Harvarindoa.

Pedoman & Informasi Fakultas Ekonomi USU Tahun 20010-2011. Medan : USU Press.

Reksohadiprawito, Munawardi. 2000. Tingkah Laku Manusia dan Organisasi.

Yogyakarta : Penerbit BPFE UGM.

mengukur seberapa baikkah pegawai dalam menuntaskan suatu pekerjaan secara benar, namun dengan waktu yang lebih cepat, dan pemakaian sumber daya yang lebih hemat. Dalam dunia kerja, baik untuk pegawai negeri maupun pegawai swasta, efisiensi adalah karakter penting yang harus dimiliki oleh setiap pekerja, karena tujuan organisasi dapat dicapai dengan lebih cepat dan lebih hemat. Demikian halnya denga Departemen S1-Akunransi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara layak untuk melakukan metode ini sebagai alat ukur dalam menilai kinerja pegawai apakah pekerjaan sudah dikategikan efisien atau belum efisien.

Contoh soal TSK Aspek Efisiensi Kerja

Setiap hari, saya masuk kantor paling cepat dibandingkan pegawai lainnya. Yang saya lakukan setelah tiba di kantor adalah:

a. Membaca koran

b. Santai di luar kantor menikmati udara pagi c. Mengobrol dengan rekan kerja

d. Membuat rencana kerja

e. Mengerjakan pekerjaan yang tertunda kemarin

Seluruh pekerjaan telah selesai saya kerjakan namun jam kerja pada hari ini masih tersisa dua jam lebih, maka:

a. Mumpung masih di kantor ada fasilitas internet, maka saya pergunakan untuk mengakses situs jejaring sosial facebook

c. Saya lebih suka membaca tabloid infotainment d. Saya pergunakan untuk chatting dengan kawan lama

e. Saya pergunakan untuk membaca buku-buku pengembangan diri.

Dan yang tidak kalah pentingnya adalah peningkatan sarana penunjang, seperti printer. Menurut pengamatan penulis, pentingnya peningkatan kualitas printer yang ada sebab dalam memberikan pelayanan kepada mahasiswa tidak terlepas dari kertas

print-out. Dengan demikian pekerjaan di Departemen S1-Akuntansi Fakultas

Ekonomi USU dapat diketegorikan efisien.

BAB IV PENUTUP

A. Kesimpulan

Dalam bab ini penulis akan mencoba untuk memberikan kesimpulan dan saran yang mungkin dapat bermanfaat pada Bagian Departemen S1-Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. Adapun kesimpulan yang dapat diambil oleh penulis adalah sebagai berikut:

1. Efisiensi kerja merupakan suatu prinsip dasar untuk melakukan setiap kegiatan suatu organisasi dengan tujuan untuk dapat memperoleh hasil yang dikehendaki dengan usaha yang seminimal mungkin sesuai dengan standar yang ada.

2. Efisiensi adalah perbandingan terbaik antara hasil yang diperoleh dengan kegiatan yang dilakukan. Bekerja dengan efisien adalah bekerja dengan gerakan, usaha, waktu dan kelelahan yang sedikit mungkin.

3. Dengan pengamatan di lapangan, kinerja pegawai di S1-Akuntansi sudah relatif baik, hal ini terlihat dari kepuasan mahasiswa akuntansi terhadap pelayanan yang diberikan.

4. Faktor yang mendukung efisiensi kerja Departemen S-1 Akuntansi Fakultas Ekonomi USU berupa fasilitas kerja, kebersihan, keamanan, tata ruang, dan disiplin waktu.

5. Upaya meningkatkan efisiensi kerja pada Departemen S-1 Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dengan mengontrol semua kegiatan dan kinerja pegawai Departemen S1-akuntansi, supervisi atau pimpinan akan memperoleh informasi baik berupa lisan maupun dari sumber lain seperti pengamatan atau survei tentang informasi kinerja pegawai.

B. Saran

Dari kesimpulan di atas, penulis memberikan saran-saran yang diharapkan dapat berguna bagi Departemen S1-Akuntansi Fakultas Ekonomi USU dalam rangka penerapan efisiensi kerja dalam pekerjaan kantor dan bagi peneliti selanjutnya. Adapun saran-saran tersebut adalah :

1. Disamping adanya perencanaan dalam mendukung terciptanya efisiensi kerja perlu diikuti dengan pengawasan yang baik. Oleh karena itu disarankan kepada Departemen S1-AkuntansiFakultas Ekonomi USU agar sistem pengawasan dan evaluasi perlu dilaksanakan lebih baik lagi sehingga dapat dicegah kesalahan-kesalahan pada saat melakukan pekerjaan atau bahkan penundaan pengerjaan yang mengakibatkan

2. Departemen S1-Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara hendaknya menambah fasilitas sarana kantor seperti printer. Agar tidak menyebabkan sulitnya kegiatan untuk mencetak file atau dokumen karena printer yang tersedia hanya satu, sementara pegawai pada perlengkapan juga sering menggunakan mesin print yang ada dibagian Departemen S1-Akuntansi Fakultas Ekonomi USU.

3. Setiap anggota atau pegawai Departemen S1-Akuntansi Fakultas Ekonomi hendaknya saling bekerja sama satu sama lain, dengan demikian tata kerja yang ada di Departemen ini akan dikategorikan efisien.

4. Ada baiknya Departemen S1-Akuntansi melakukan penilaian kinerja setiap periodenya dengan menggunakan metode yang ada, dengan demikian Departemen ini akan mampu menilai apakah tata kerja yang dilaksanakan selama ini sudah dikategorikan efisien atau tidak.

DAFTAR PUSTAKA

Achmad, Zaenudin. 2007. Manajemen Perkantoran. Jakarta : Mitra Wacana Media. Ackoff, Russel. 1999. The Design of Sosial Research. Jakarta : Penerbit Prenhalindo. Gie, The Liang. 2007. Administrasi Perkantoran Modern, Edisi Keempat Cetakan

Kedelapan. Yogyakarta : Penerbit Liberty.

Liang Gie, The. 1997. Efisiensi Kerja Bagi Pembangunan Negara. Yogyakarta : Penerbit Gajah Mada University Press.

Miranda, Widjaja Tunggal. 2003. Istilah Penting Manajemen MutuI. Jakarta : Penerbit Harvarindoa.

Pedoman & Informasi Fakultas Ekonomi USU Tahun 20010-2011. Medan : USU Press.

Reksohadiprawito, Munawardi. 2000. Tingkah Laku Manusia dan Organisasi. Yogyakarta : Penerbit BPFE UGM.