BAB III PEMBAHASAN
A. Tata Kerja dan Penerapan Efisiensi Kerja Departemen S-1 Akuntansi
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Berjalannya suatu sistem, prosedur, dan aktivitas yang dilakukan pada Departemen S-1 Akuntansi Fakultas Ekonomi USU harus sesuai dengan standar
yang ada. Standar tersebut telah diatur berdasarkan job description yang telah diuraikan pada bab sebelumnya. Penulis juga mengamati struktur organisasi dan
uraian tugas pada Departemen S-1 Akuntansi Fakultas Ekonomi USU serta melihat bahwa pembagian tugas dan tanggung jawab dari masing-masing bagian berjalan
dengan teratur dan baik. Menurut Sedarmayanti, 2001:134 tata kerja adalah cara-cara pelaksanaan
kerja yang seefisien mungkin atas sesuatu tugas dengan mengingat segi-segi tujuan, peralatan, fasilitas, tenaga kerja, waktu, ruang dan biaya yang tersedia. Prosedur kerja
adalah rangkaian tata kerja yang berkaitan satu sama lain sehingga menunjukkan adanya suatu urutan tahap demi tahap serta jalan yang harus ditempuh dalam rangka
penyelesaian sesuatu bidang tugas. Jadi dengan adanya tata kerja menjadikan pelaksanaan fungsi manajemen dan kebijaksanaan pimpinan menjadi lebih terarah,
terkoordinir dan terkontrol dengan baik.
Universitas Sumatera Utara Universitas Sumatera Utara
Mengingat pentingnya tata kerja sebagaimana telah diuraikan, maka dalam teknik penyusunan dan penentuan tata kerja harus dipakai dalam setiap instansi
hendaknya dapat dipenuhi prinsip-prinsip sebagai berikut : a.
Tata kerja harus disusun dengan memperhatikan segi-segi tujuan, fasilitas, peralatan, material, biaya, dan waktu, yang tersedia serta segi luas, macam,
dan sifat dari tugas atau pekerjaan. b.
Untuk mempersiapkan segala sesuatunya dengan tepat maka terlebih dahulu dipersiapkan penjelasan tentang tujuan pokok organisasi, skema organisasi
berikut klasifikasi jabatan dan analisis jabatannya, unsur-unsur kegiatan di dalam organisasi dan lainnya.
c. Hendaknya ditentukan satu pokok bidang tugas yang akan dibuat bagan
prosedurnya. d.
Perlu didaftar secara rinci tentang pekerjaan yang harus dilakukan berikut lamanya waktu yang diperlukan untuk melaksanakan bidang tugas termaksud.
e. Dalam penetapan urutan tahap demi tahap dari rangkaian pekerjaan, maka
antara tahap yang satu dengan tahap berikutnya harus terdapat hubungan yang sangat erat yang keseluruhannya menuju ke satu tujuan.
f. Setiap tahap harus merupakan suatu kerja nyata dan perlu untuk pelaksanaan
dan penyelesaian seluruh tugas atau pekerjaan yang dimaksudkan. g.
Perlu ditetapkan tentang kecakapan dan keterampilan tenaga kerja yang diperlukan untuk penyelesaian bidang tugas termaksud.
Universitas Sumatera Utara Universitas Sumatera Utara
h. Tata kerja harus disusun secara tepat sehingga memiliki stabilitas dan
fleksibilitas. Pelayanan yang dilakukan oleh Departemen S1- Akuntansi Fakultas Ekonomi
Universits Sumatera Utara terdiri dari seluruh pekerjaan perkantoran yang dilakukan untuk mendukung tercapainya tujuan pokok Departemen S1- Akuntansi Fakultas
Ekonomi Universits Sumatera Utara. Adapun tata kerja Yang diterapkan oleh Departemen S1- Akuntansi Fakultas
Ekonomi Universits Sumatera Utara meliputi pembagian kerja dalam hal penyusunan rencana kerja Departemen, pengolahan data mahasiswa S1 Akuntansi, reguler,
ekstensi, alumni, mengolah data mahasiswa, pengarsipan dokumen mahasiswa, penyimpanan surat masuk dan keluar sehingga segala sesuatu dpat terkontrol oleh
pimpinan dalam hal ini adalah Ketua Program Studi. Departemen S1-Akuntansi pada intinya bertugas memberikan pelayanan
berupa keterangan-keterangan dan kegiatan pengesahan dokumen-dokumen yang berhubungan dengan kegiatan akademikbmahasiswa S1, alumni, ekstensi. Tugas
pelayanan yang berupa keterangan –keterangan berwujud enam perbuatan, yaitu : 1.
Menghimpun yaitu kegiatan-kegiatan mencari dan mengusahakan tersedianya segala keterangan yang tadinya belum ada atau berserakan dimana-mana
sehingga siap untuk dipergunakan bilamana diperlukan. Seluruh keterangan yang berhubungan dengan kegiatan akademik mahasiswa disimpan dalam
benttuk database dan arsip mahasiswa. Apabila sewaktu-waktu mahasiswa
Universitas Sumatera Utara Universitas Sumatera Utara
memerlukannya, maka pegawai dapat dengan mudah dan cepat menemukan, dan waktu yang diperlukan dalam menemukan data tersebut cukup singkat.
2. Mengetik yaitu kegiatan membubuhkan dengan berbagai peralatan tulis.
Keterangan-keterangan yang dibutuhkan sehingg berwujud tulisan yang dapat dibaca, dikirim, dan disimpan, ada pun waktu yang diperlukan pegawai dalam
mengetik satu lembar surat lebih kurang sepuluh menit surat umum. Sedangkan untuk surat lainnya seperti undangan diperlukan waktu tiga hari
dimulai dari pembuatan undangan hingga pengiriman. Pegawai bisa menyelesaikan tugas dengan efisien apabila dalam kondisi tersebut didukung
oleh sarana penunjang kerja yang baik seperti printer. Karena kondisi printer di Departemen S1-Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
kurang baik, penyelesaian pembuatan surat sering terkendalai, hal ini membuat kerja pergawai tidak efisien dalam membuat surat.
3. Mengolah yaiutu bermacam-macam kegiatan mengerjakan keterangan-
keterangan dengan maksud menyajikannya dalam bentuk yang lebih berguna. Dalam mengolah data, departemen membuat standar kerja dengan
menentukan waktu tiga hari dalam pembuatan transkrip nilai. Prosedur dimulai dari pengesahan PD I, Ketua Program Studi, dan Dekan.
4. Mengesahkan yaitu kegiatan menyetempel dan memeberi tanda keterangan
bahwa dokumen telah masuk ke Departemen maupun Ketua Program Studi. Untuk pengesahan dokumen tersebut dapat diselesaikan tergantung keadaan
Ketua Departemen atau Ketua Program Studi sedang berada di tempat.
Universitas Sumatera Utara Universitas Sumatera Utara
Dengan demikian dokumen dapat langsung disahkan tanpa harus menunggu berhari-hari. Ini artinya, Ketua Departemen juga harus mendukung sistem
kerja yang ada supaya pekerjaan tersebut dapat dikatakan efisien. 5.
Mengirim yaitu kegiatan menaruh dengan berbagai cara dan alat dari satu pihak kepada pihak lain. Dalam hal pengiriman surat, biasanya pegawai
membutuhkan waktu sat hari. Dalam pengiriman surat, sejauh ini dapat dikatakan efisien karena didukung oleh keberadaan dosen Departemen S1-
Akuntansi, dan staf lainnya. 6.
Menyimpan yaitu kegiatan menaruh dengan berbagai cara dan alat ditempat tertentu yang aman. Dokumen mahasiwa disimpan oleh pegawai dalam arsip.
Untuk menemukan data mahasiswa yang telah disimpan di dalam arsip hanya membutuhkan waktu tiga menit karena arsip di Departemen ini telah disusun
dan ditata dengan baik sehingga mempermudah kerja pegawai. Berdasarkan pengamatan di lapangan, kinerja pegawai di S1-Akuntansi sudah
relatif baik, hal ini terlihat dari kepuasan mahasiswa akuntansi terhadap pelayanan yang diberikan. sebagian besar mahasiwa mengatakan bahwa pegawai bisa
menyelsaikan pekerjaan sesuai standar yang telah ditentukan. Misalnya dalam pembuatan Transkrip Nilai dan SKTL hanya membutuhkan waktu lebih kurang dari
tiga hari. Akan tetapi hal ini juga harus didukung dengan keberadaan pimpinan di Fakultas baik itu PD 1, Ketua Depatemen, dan Dekan. Namun, jika pimpinan fakultas
tidak ada di tempat, maka kemungkinan SKTL akan didapat dalam waktu lebih dari tiga hari.
Universitas Sumatera Utara Universitas Sumatera Utara
Berdasarkan teori dan data serta hasil praktek kerja lapangan selama di Departemen S-1 Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, dapat
dilihat bagaimana sistem kearsipan dan peralatan yang digunakan di Departemen S-1 Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
Sistem kearsipan dan peralatan pada Departemen S-1 Akuntansi Fakultas Ekonomi USU sudah cukup tersedia seperti:
1. Lemari penyimpanan arsip sudah memadai. 2. Meja dan kursi arsiparis yang tersedia dalam keadaan layak.
3. Adanya fasilitas komputer yang sangat diperlukan seorang arsiparis dalam melaksanakan kegiatan pengarsipan.
4. Seluruh file disimpan didalam folder yang dalam kondisi layak. 5. Adanya daftar indeks arsip.
6. Ruangan arsiparis yang terawat dengan bersih. 7. Selain lemari arsip juga tersedia filling cabinet untuk menyimpan arsip arsip lama.
8. Melakukan update data seperti nilai mahasiswa per semester.
Universitas Sumatera Utara Universitas Sumatera Utara
B. Faktor yang Mendukung Efisiensi Kerja Departemen S-1 Akuntansi
Kategori