Kantor Arsip dan Perpustakaan – 2014
1
RENJA SKPD KANTOR ARSIP DAN PERPUSTAKAAN TAHUN 2015
I. Pendahuluan 1.1. Latar Belakang
Arsip yang merupakan dokumen otentik dan legal tercipta karena pelaksanaan kegiatan pemerintahan dan pelaksanaan kehidupan kebangsaan. Arsip juga merupakan akuntabilitas
kinerja aparatur yang dapat dijadikan sebagai saksi abadi terhadap keberhasilan dan kegagalan tugas aparatur negara. Arsip juga dapat dijadikan sebagai budaya dan sejarah. Untuk itu arsip
harus diselamatkan dan dikelola dengan baik. Kantor Arsip dan Perpustakaan Kota Payakumbuh berdasarkan Peraturan Daerah
Kota Payakumbuh nomor 04 tahun 2008 tentang Organisasi dan Tata Kerja Inspektorat dan Lembaga Teknis dilingkungan Pemerintah Kota Payakumbuh, berarti pelaksanaan tugas
pemerintah maupun pembangunan di bidang kearsipan dan perpustakaan harus lebih berdaya guna dan berhasil guna secara efektif dan efisien.
Usaha yang dapat dilakukan kearah itu adalah dengan meningkatkan volume kerja serta kerjasama yang terkoordinir dan bertanggung jawab, baik antara SKPD atau unit kerja di
dalam Kota Payakumbuh, Propinsi Sumatera barat maupun diluar Propinsi Sumatera Barat. Program kegiatan kantor Arsip dan Perpustakaan tahun 2015 ini dibuat berpedoman kepada
Peraturan daerah Kota Payakumbuh nomor 04 tahun 2008 dan Peraturan Walikota Payakumbuh nomor 66 tahun 2008 tentang Tugas Pokok, Fungsi dan Uraian Tugas Kantor
Arsip dan Perpustakaan kota payakumbuh. Organisasi ini bertujuan agar pengelolaan arsip dan pengelolaan perpustakaan
terinventarisir secara baik, jelas dan akurat sehingga sewaktu-waktu dibutuhkan dapat dipenuhi dengan cepat.
Dalam pengelolaan arsip dan perpustakaan kantor ini dari tahun ke tahun sudah mengalami peningkatan baik dari segi pemenuhan sarana dan prasarana, pencapaian target
kinerja maupun anggaran yang dibutuhkan seperti : 1.
Pengelolaan Arsip Kantor Arsip dan Perpustakaan urusannya mengelola arsip dan perpustakaan
dalam perjalanannya banyak menemui kesulitan yang harus dicarikan solusinya seperti :
a. Belum punyanya gedung kantor yang memenuhi standar.
b. Belum adanya tenaga pengamanpenjaga kantor
c. Masih kurangnya pemahaman pengelola arsip pada setiap unit kerja terhadap
arti pentingnya arsip, sehingga arsip yang akan dipilah pengelola Kantor Arsip dan Perpustakaan dalam bentuk karungan.
d. Belum cukup tersedianya tenaga arsiparis baik di Kantor Arsip dan
perpustakaan maupun pada unit kerja lainnya.
Kantor Arsip dan Perpustakaan – 2014
2
Walaupun demikian sesuai dengan keterbatasan sarana dan prasarana serta personil, secara bertahap kami telah berupaya untuk melaksanakan pengelolaan arsip yang
berada pada unit kerja di lingkungan Pemerintah Kota Payakumbuh melalui kegiatan pemilahan arsip.
Arsip-arsip SKPD yang telah dipilah dari tahun 2005 sampai dengan tahun 2013 sebanyak 30 SKPD, dalam kurun waktu tersebut telah terealisasi 4.182 box
dan 25.712 berkas. Namun belum seluruhnya arsip-arsip SKPD tersebut diserahkan ke Kantor Arsip dan Perpustakaan.
Arsip tersebut telah kami simpan di box arsip dan roling packlemari dorong yang saat ini telah memenuhi 3 tiga ruang kelas.
Untuk menampung arsip hasil pilahan 30 unit kerja dan Badan Usaha Milik Daerah BUMD serta arsip-arsip Komisi Pemilihan Umum KPU yang belum
diserahkan ke Kantor Arsip dan Perpustakaan sangat dibutuhkan ruang penyimpanan arsip yang memenuhi standardepo arsip.
Untuk lebih meningkatkan pengelolaan arsip-arsip Pemerintah Payakumbuh di masa yang akan datang, kedepan diharapkan :
1. Terlaksananya pembangunan gedung kantor dan depo arsip 2. Perlunya peningkatan SDMAparatur dalam bentuk Bimtek Kearsipan.
3. Penambahan jumlah personil kantor Arsip dan perpustakaan dengan tenaga yang kapabel, terutama tenaga Arsiparis dan Pustakawan. Disamping itu juga
diharapkan tersedianya minimal 1 satu orang tenaga arsiparis pada setiap unit kerja.
2. Perpustakaan
Perpustakaan Umum Daerah Kota payakumbuh yang sudah ada sebelum dibentuknya kantor Arsip dan Perpustakaan meman3g sering berpindah-pindah lokasi.
Sejak menjadi bagian urusan Kantor Arsip dan perpustakaan daerah, unit perpustakaan sebelumnya berada di Balaikota Bukit Sibaluik, kemudian pindah ke eks
SD Negeri 07 Kubu Gadang, sekarang berada di gedung eks. Dinas Kesehatan Kota. Sejalan dengan kepindahan Kantor Arsip dan Perpustakaan ke Jalan Soekarno-
Hatta Np. 175 eks gedung DKK, keberadaan perpustakaan umum daerah diharapkan semakin diminati masyarakat Kota Payakumbuh, lebih-lebih dengan semakin
bertambahnya keberadaan Perguruan Tinggi di kota Payakumbuh. Dengan segala keterbatasan, kami telah mencoba meningkatkan minat dan budaya
baca dengan menambah koleksi buku-buku dan mengadakan kerjasama dengan Badan Perpustakaan Propinsi Sumatera Barat dalam bentuk pembinaan-pembinaan terhadap
taman-taman bacaan dan perpustakaan yang ada di Kota Payakumbuh. Taman-taman bacaan dan perpustakaan yang ada saat ini :
- Taman bacaan 6 buah yakni : 1.
Taman Bacaan Seroja di Kec. Payakumbuh Timur 2.
Taman Bacaan Bunga Mawar di Kec. Payakumbuh Utara.
Kantor Arsip dan Perpustakaan – 2014
3
3. Taman Bacaan Fatwa Bunda di Kec. Payakumbuh barat.
4. Taman Bacaan Nagari Koto Nan Gadang.
5. Taman Bacaan Karang Taruna di Kelurahan Koto panjang Payobasung.
6. Taman bacaan Iqra’ di kelurahan payobasung.
- Perpustakaan yang dibina saat ini 35 buah. Dalam rangka meningkatkan minat dan budaya baca kantor Arsip dan
Perpustakaan selalu menambah koleksi buku-buku perpustakaan bik yang bersumber dari unit-unit kerja yang ada di Kota Payakumbuh, kerjasama dengan
Badan Pustaka Sumatera barat, sumbangan masyarakat dan melalui pengadaan langsung yang dibiayai APBD Kota Payakumbuh.
- Tahun 2005 : 3772 eksemplar - Tahun 2006 : 1744 eksemplar
- Tahun 2007 : - - Tahun 2008 : 2500 eksemplar. Total keseluruhan sampai dengan 31 Desember 2013
± sebanyak 17.200 eksemplar atau ± 11.100 judul.
Sejalan dengan kemajuan ilmu pengetahuan dan dalam upaya mencerdaskan masyarakat, pada tahun anggaran 2014 dan tahun 2015 kantor Arsip dan Perpustakaan
kembali mengusulkan kegiatan pengadaan bahan perpustakaan.
Landasan Hukum
1. Undang-undang No. 43 Tahun 2007 tenang Kearsipan
2. Undang-undang No. 43 Tahun 2009 tentang perpustakaan
Masud dan Tujuan
Penyusunan Rencana Kerja Kantor Arsip dan Perpustakaan Tahun 2015 dimaksudkan untuk sinergitas antara Perencanaan, Penganggaran, Pelaksanaan dan Pelayanan serta mewujudkan
efesiensi dan efektifitas pengelolaan arsip dan perpustakaan
Sistematika Penulisan Bab I Pendahuluan
1.1 Latar Belakang
1.2 Landasan Hukum
1.3 Maksud dan Tujuan
1.4 Sistematika Penulisan
Bab II Evaluasi Pelaksanaan Rencana kerja
Evaluasi Pelaksanaan Rencana Kerja Analisis Kinerja Pelayanan
Isu-isu Penting Penyelenggaraan Tugas dan Fungsi
Kantor Arsip dan Perpustakaan – 2014
4
Bab III Tujuan, Sasaran, Program dan Kegiatan 3.1 Tujuan Pembangunan
3.2 Sasaran dan Program Tahun 2014
3.3 Program dan Kegiatan Bab IV Penutup
II. Evaluasi Pelaksanaan Renja SKPD 2013 2.1
