General Ledger Otomatis dengan Pemrosesan Batch dan File Sekuensial.

Taeng Lumbantoruan : Penerapan Sistem Informasi Akuntansi Dengan Sistem Batch Sebagai Pendukung Pengambilan Keputusan Manajemen Pada PT.Capella Medan, 2007. USU Repository © 2009 Proses atau cara kerja setiap run Sumber : Widjajanto Nugroho,2001.Sistem Informasi Akuntansi, Erlangga Jakarta. hal. 74

2. Sistem Pelaporan Buku Besar Umum dengan Sistem Batch

Organisasi yang menggunakan buku besar umum semata-mata untuk pelaporan keuangan akan menemukan bahwa suatu sistem batch, yang menggunakan file sekuensial, memenuhi kebutuhannya dan menyediakan tingkat keamanan yang tinggi. Sistem seperti itu sederhana cara operasinya, dan mengontrol akses ke buku besar umum juga mudah dilakukan. Keunggulan terbesar sistem ini terletak pada kontrolnya. Voucer jurnal dari departemen operasi dapat disetujui, divalidasi dan diseimbangkan sebelum memasukkan mereka kebuku besar umum. Karena perubahan buku besar merupakan proses batch di akhir hari atau periode dan seluruh buku besar direproduksi kembali setiap hari atau periode. Pada peristiwa pemrosesan kesalahan yang secara material mempengaruhi buku besar umum, saldo hari sebelumnya tersedia sebagai informasi pendukug backup. Dalam pelaporan buku besar umum dengan sistem batch dapat dilakukan dengan:

a. General Ledger Otomatis dengan Pemrosesan Batch dan File Sekuensial.

Keunggulan terbesar dari kontrol ini terletak pada kontrolnya. Pada peristiwa pemrosesan kesalahan yang secara material mempengaruhi buku besar umum, saldo hari sebelumnya tersedia sebagai informasi pendukung backup . dan sistem ini dapat mendukung pihak manajemen dengan laporan rangkuman umpan balik terbatas tentang aktivitas transaksi. Taeng Lumbantoruan : Penerapan Sistem Informasi Akuntansi Dengan Sistem Batch Sebagai Pendukung Pengambilan Keputusan Manajemen Pada PT.Capella Medan, 2007. USU Repository © 2009 Berikut ini adalah gambar flowchart yang menunjukkan pemrosesan buku besar umum dengan sistem batch file sekuensial Pemrosesan Data Tahap I Prosedur Harian Tahap II Prosedur Akhir Periode Gambar 2.4 : Flowchart Pemrosesan Batch dan File Sekuensial Sumber: A.Hall, James 2001, Sistem Informasi Akuntansi, Buku Satu, Edisi Ketiga, Salemba Empat, Jakarta. hal.447 Sistem Penjualan Voucer Jurnal Sistem Penerimaan Kas Voucer Jurnal Sistem Pembelian Voucer Jurnal TPS Lainnya Voucer Jurnal Sortir Dan Gabungan File Transaksi VJ File Induk Buku Besar umum Lama Memperbaharui Buku Besar Umum File Transaksi VJ File Induk Buku Besar umum Baru Laporan Rangkuman 1 2 Grup Pelaporan Keuangan Dep. Buku Besar Umum Tahap III Prosedur Pelaporan Keuangan Buku Besar Umum Gambar 2.5 : Flowchart Pemrosesan Batch dan File Sekuensial Dari flowchart diatas dapat dilihat bahwa frekuensi pembaruan updating buku besar umum memiliki implikasi kontrol. Pembaruan yang tidak teratur harian atau mingguan membatasi pihak manajemen pada File Induk Buku Besar umum Baru 2 Siapkan Neraca Percobaan Neraca Percobaan Siapkan Jurnal Penyesuaian Dan Penutupan Voucer Jurnal Siapkan File Voucer Jurnal Penyesuaian Dan Penutupan File Transaksi Voucer Jurnal File Induk Buku Besar umum Lama Memperbaharui Buku Besar Umum dan siapkan NP Disesuaikan, laporan Keuangan dan pasca Penutupan File Induk Buku Besar umum Baru NP Disesuaikan Laporan Keuangan NP Pasca penutupan NP Disesuaikan Laporan Keuangan NP Pasca penutupan 1 Laporan Rangkuman Diperiksa Laporan Rangkuman File pemeriksaan akhir periode untuk keseluruhan operasi. Teknik file sekuensial mendesak dibuatnya seluruh induk buku besar umum yang diperbaharui satu demi satu. Namun demikian, ketika buku besar umum diperbaharui secara teratur setiap setelah satu batch, manajemen dapat memonitor seluruh proses dan mengevaluasi apakah kontrol internal berfungsi seperti yang dimaksudkan. b. General Ledger Otomatis dengan Pemrosesan Batch dan File Akses Langsung. Sistem ini memampukan pemakai akhir memperbaharui buku besar setelah setiap satu batch transaksi diproses. Sistem ini tidak menciptakan kembali buku besar setiap waktu ia diperbaharui. Penggunaan file akses langsung memberikan manfaat tambahan bagi pelaporan manajemen. Teknik ini lebih memberikan laporan yang tepat waktu kepada manajemen. Karena sebagian informasi datang dari file database buku besar umum, penggunaan pendekatan akses langsung memfasilitasi akses manajemen ke data-data penting ini. Untuk lebih memahami dapat dilihat pada gambar flowchard berikut: Keuangan Akhir Periode Dep. Pemrosesan Data Prosedur Harian Pembaharuan Buku Besar Umum dan Pelaporan Grup Pelaporan Keuangan Dep. Buku Besar Umum Sistem Penjualan Sistem Penerimaan Kas Sistem Pembelian TPS Lainnya File Induk BBU File Transaksi VJ File Induk BBU File Induk BBU File Induk BBU Memperbaharui Buku Besar Umum File Transaksi VJ Sistem Pelaporan Manajemen MRS File Lain- lainnya Laporan Manajemen 1 2 Siapkan Jurnal Penyesuaian Dan Penutupan 1 Laporan Manajemen Laporan Manajemen Laporan Manajemen 1 Laporan Rangkuman Diperiksa Laporan Rangkuman File Gambar 2.6 : Flowchart Pemrosesan Batch dan File Akses Langsung A.Hall, James 2001, Sistem Informasi Akuntansi, Buku Satu, Edisi Ketiga, Salemba Empat, Jakarta.hal.448

3. Sistem Pelaporan Manajemen